高校檔案室建設(shè)與管理的現(xiàn)狀及措施

劉 凱

（山東財(cái)經(jīng)大學(xué)燕山學(xué)院 山東·濟(jì)南 250000）

隨著當(dāng)代我國經(jīng)濟(jì)和科技的高速發(fā)展，檔案相關(guān)工作的水平正處于不斷上升的狀態(tài)之中，隨之，高校檔案室的建設(shè)工作也得到了不斷壯大。對于高校來說，檔案室占據(jù)重要地位，其能夠?yàn)閹熒_展科研工作以及日常閱讀提供大量、寶貴的資源，并且在高校檔案室之中，檔案管理工作十分重要，其能夠?qū)Ω咝Ｕw建設(shè)和管理工作的水平起到直接反映的作用，所以有必要針對高校檔案室檔案建設(shè)與管理工作進(jìn)行強(qiáng)化。

1 高校檔案室檔案管理工作創(chuàng)新的重要性

在當(dāng)前信息時(shí)代的背景下，對數(shù)據(jù)進(jìn)行收集及分析均具有一定的復(fù)雜性，所以開展相應(yīng)的管理工作，必然需要將互聯(lián)網(wǎng)作為重要基礎(chǔ)。根據(jù)目前的情況來看，我國多個(gè)行業(yè)均已對信息技術(shù)進(jìn)行不同程度的應(yīng)用，作為在高校管理和發(fā)展中能夠起到重要影響作用的組織，高校檔案室有必要對大數(shù)據(jù)進(jìn)行充分應(yīng)用，以提升工作過程中的便捷性，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化以及效率和質(zhì)量的提升，可見對大數(shù)據(jù)進(jìn)行應(yīng)用，有利于推動(dòng)高校檔案室檔案管理工作的創(chuàng)新及發(fā)展。

2 高校檔案室檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1 缺乏檔案管理理念

當(dāng)前在高校檔案室的檔案管理工作之中，仍然存在不具有科學(xué)合理的檔案管理理念的情況，導(dǎo)致高校檔案室中的檔案管理工作質(zhì)量及效率均相對較低。以此為基礎(chǔ)，高校檔案室中存在領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作不重視，以及相關(guān)工作人員缺乏對于檔案管理工作的正確認(rèn)識等多方面情況，并且在開展檔案管理工作過程中，多數(shù)檔案管理工作人員認(rèn)為，該工作開展的重點(diǎn)在于對檔案進(jìn)行有效保管，而相對更重要的檔案收集工作以及檔案整理工作，卻在一定程度上被忽略，導(dǎo)致檔案管理工作的質(zhì)量難以得到提升；與此同時(shí)，錯(cuò)誤的檔案管理工作理念，導(dǎo)致檔案管理工作人員認(rèn)為自身工作不重要且得不到重視，從而不利于相關(guān)工作人員工作積極性的提升。進(jìn)而能夠?qū)е聶n案管理工作形成惡性循環(huán)。

2.2 缺乏檔案管理專業(yè)人才

根據(jù)目前的情況來看，我國多數(shù)高校檔案室之中都不具有檔案管理專業(yè)人才，在實(shí)際開展檔案管理工作過程中，有部分工作人員的專業(yè)技能水平不合格，甚至有一小部分工作人員從未接受過專業(yè)的工作培訓(xùn)，可見高校檔案室對于檔案管理工作相對不夠重視，也就導(dǎo)致檔案管理工作的質(zhì)量及效率難以得到提升。并且，因?yàn)闄n案管理專業(yè)人才較為缺乏，所以檔案管理工作過程中，時(shí)常出現(xiàn)由人為導(dǎo)致的失誤，嚴(yán)重限制了檔案管理工作的順利開展，更加不利于當(dāng)代檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化。

2.3 檔案管理軟件的發(fā)展較慢

雖然目前工作中所應(yīng)用的檔案管理軟件可以基本滿足檔案管理工作正常開展的各項(xiàng)需求，但是在我國社會(huì)、經(jīng)濟(jì)等各方面不斷發(fā)展的背景下，檔案管理軟件可能無法持續(xù)滿足檔案管理工作的開展和發(fā)展需求。對于這一情況的存在，還需要對檔案管理軟件進(jìn)一步的研究與開發(fā)，實(shí)現(xiàn)檔案管理軟件的不斷創(chuàng)新和進(jìn)步。

2.4 信息化水平較低

根據(jù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果顯示，當(dāng)前我國已存的檔案信息數(shù)據(jù)庫約有4000個(gè)，并且其中的管理工作均十分順利，但是從實(shí)際上來看，我國信息化資源仍然存在數(shù)據(jù)庫內(nèi)容較少且數(shù)據(jù)重復(fù)的情況，由此可見，我國檔案管理工作的信息化水平仍然有必要得到進(jìn)一步提升。除以上之外，檔案管理工作信息化的實(shí)現(xiàn)，必須以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)，要求檔案管理工作人員必須能夠?qū)τ?jì)算機(jī)檢索技術(shù)進(jìn)行熟練應(yīng)用。但是根據(jù)實(shí)際情況來看，當(dāng)前諸多檔案管理工作人員存在專業(yè)素質(zhì)較低的情況，難以對計(jì)算機(jī)檢索技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行有效落實(shí)，也就難以促使信息化水平有效提升。

3 高校檔案室檔案建設(shè)與管理工作措施

3.1 加強(qiáng)對于檔案管理工作的重視

為了促使高校檔案室檔案管理工作能夠得到科學(xué)高效的實(shí)施，有必要強(qiáng)化對檔案管理工作的重視，并對檔案管理理念進(jìn)行明確。由此，要求高校檔案室各級工作人員，均能夠?qū)n案管理工作的重要性進(jìn)行充分認(rèn)識，提出科學(xué)的檔案管理工作理念，并對這一理念進(jìn)行切實(shí)落實(shí)。一般來說，可以成立特別領(lǐng)導(dǎo)小組，以對檔案管理工作進(jìn)行持續(xù)、有效的監(jiān)督，并定期或不定期的進(jìn)行檢查和抽查，以保障檔案管理工作能夠持續(xù)處于正常運(yùn)行的狀態(tài)。另外，檔案管理工作應(yīng)該能夠在工作人員之中得到積極的宣傳，以促使相關(guān)工作人員對于檔案管理工作具有更加深入和全面的了解，從而促使工作人員的工作積極性得到提升，有效打破傳統(tǒng)工作狀態(tài)中的惡性循環(huán)，使檔案管理工作中能夠具有更多的新思想、新創(chuàng)意和便利性。

3.2 強(qiáng)化人才儲(chǔ)備以及管理隊(duì)伍建設(shè)工作

要求高校檔案室檔案管理工作開展的過程中，由具有較高專業(yè)技能水平或?qū)I(yè)辦公經(jīng)驗(yàn)豐富的工作人員對檔案管理工作進(jìn)行負(fù)責(zé)，并盡可能保障工作人員的穩(wěn)定性，同時(shí)要求相關(guān)工作人員能夠具有較高的政治素養(yǎng)和檔案管理業(yè)務(wù)水平，且能夠?qū)τ?jì)算機(jī)進(jìn)行熟練應(yīng)用。為了實(shí)現(xiàn)有效的人才儲(chǔ)備和強(qiáng)化管理隊(duì)伍建設(shè)，有必要為相關(guān)工作人員提供更加良好的發(fā)展平臺以及更高的薪資待遇，以實(shí)現(xiàn)管理工作人員隊(duì)伍的凝聚力的強(qiáng)化，進(jìn)而能夠有效提升高校檔案室檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

3.3 強(qiáng)化信息化建設(shè)

促使高校檔案室檔案管理信息化水平的提升的主要目的，在于實(shí)現(xiàn)資源的合理利用，促使工作效率得到提升，同時(shí)提升檔案保存的便捷性，由此，對于檔案管理工作的要求也進(jìn)一步提高。為了對新要求進(jìn)行有效滿足，有必要進(jìn)一步強(qiáng)化高校檔案室檔案管理工作的信息化，所以首先需要高校檔案室能夠?qū)ヂ?lián)網(wǎng)標(biāo)準(zhǔn)化的信息化管理模式進(jìn)行建立，以保障檔案信息能夠得到及時(shí)準(zhǔn)確的更新，從而提升檔案的時(shí)效性；其次，要求高校檔案室能夠積極對新型的儲(chǔ)存工具進(jìn)行利用，以保障檔案資料能夠得到妥善的保存和管理；同時(shí)，還需要對先進(jìn)的掃描技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，及時(shí)將相關(guān)資料轉(zhuǎn)變成為數(shù)據(jù)資料，并進(jìn)行保存和備份，有利于提升檔案的安全性；最后，積極對信息處理技術(shù)進(jìn)行完善，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，從而促使檔案工作效率得到顯著提升。

4 結(jié)束語

根據(jù)上文，我國已經(jīng)基本進(jìn)入了信息化時(shí)代，對于檔案管理模式也就需要進(jìn)行一定的升級處理。在高校檔案室開展改革和創(chuàng)新工作的過程中，檔案管理工作方面必然存在諸多問題，為了促使高校檔案室能夠得到良好發(fā)展，有必要對檔案管理工作進(jìn)行進(jìn)一步強(qiáng)化，并且，只有及時(shí)對檔案管理工程中存在的問題進(jìn)行確認(rèn)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行有效解決，才能夠保障高校檔案室檔案管理工作的質(zhì)量和效率得到顯著提升。