事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題

瞿玲玲

(浙江省溫嶺市青少年宮 浙江臺(tái)州 317500)

有效地將信息化建設(shè)融入傳統(tǒng)的事業(yè)單位的檔案管理中，有利于提高事業(yè)單位的工作效率，也能推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，滿足人們的各種需求。也正因如此，做好事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)成了相關(guān)部門非常重要的任務(wù)。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

（一）檔案管理信息化建設(shè)的作用

傳統(tǒng)的檔案管理只是將資質(zhì)證明進(jìn)行適當(dāng)保存，但這種保存方法并不能實(shí)現(xiàn)永久保存，而采用信息化管理方式能有效解決這個(gè)問題。不僅如此，在日常的傳統(tǒng)檔案管理中，都需要進(jìn)行非常復(fù)雜的手續(xù)和過程，而通過信息化建設(shè)則能有效解決這些復(fù)雜的流程，而且通過手機(jī)的使用，也使人們減少了辦理復(fù)雜手續(xù)的時(shí)間，使人們辦理相關(guān)手續(xù)變得更加方便、快捷[1]。

（二）檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)

有效地進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)，能夠推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化處理，也有利于事業(yè)單位的公職人員對(duì)檔案進(jìn)行高效率的整理，采用信息化的檔案整理方式，能夠有效減輕復(fù)雜的流程，而且，只需上網(wǎng)查詢就能找到很多自己需要的內(nèi)容，這也為檔案管理工作者減輕了工作壓力。而且，采用信息技術(shù)的方式將檔案信息錄入電子系統(tǒng)，使工作人員的工作變得更加靈活，能有效推動(dòng)事業(yè)單位的信息化建設(shè)。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的問題

（一）信息管理系統(tǒng)更新較慢

雖然目前我國(guó)的事業(yè)單位檔案管理已經(jīng)建立了相對(duì)完善的管理系統(tǒng)，但在實(shí)際使用中總是出現(xiàn)一些問題，并沒有得到及時(shí)修復(fù)和改善，也沒有對(duì)相應(yīng)管理系統(tǒng)的軟件進(jìn)行升級(jí)和更新，這也為檔案管理工作人員帶來了很多不必要的麻煩，影響了檔案管理效率。

（二）信息化系統(tǒng)的使用效率較低

由于在事業(yè)單位檔案管理信息化的時(shí)間還比較短，很多工作人員還沒有很熟練地掌握檔案管理信息化的操作方式，這也使信息化平臺(tái)發(fā)揮出來的效率很低，不利于檔案信息資料的查詢和使用，也使信息化檔案管理的效率逐漸降低。

（三）工作人員的問題

很多情況下，由于工作人員的素質(zhì)跟不上，對(duì)信息化的檔案管理操作流程并不是很了解，經(jīng)常會(huì)在使用信息化系統(tǒng)進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理時(shí)出現(xiàn)一些問題，使得這些工作人員缺乏技術(shù)上的提高，而老一輩工作人員的信息化操作能力相對(duì)較低，而且對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的認(rèn)識(shí)也不足，導(dǎo)致工作人員的能力跟不上去，也大大降低了工作效率。

三、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）對(duì)于工作人員來說

在事業(yè)單位中，大部分工作人員仍然使用傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行工作。有關(guān)部門應(yīng)有效提高工作人員的信息化操作水平，這樣才能有效推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的效率，進(jìn)而加快工作速度。對(duì)于工作人員來說，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)他們的專業(yè)技能訓(xùn)練，培養(yǎng)他們的工作綜合素養(yǎng)，并要求他們適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，有效掌握信息化的檔案管理工作，進(jìn)而保證工作效率，減少不必要的問題出現(xiàn)。

（二）對(duì)于工作來說

要想對(duì)事業(yè)單位的檔案管理進(jìn)行有效的信息化建設(shè)，就必須充分加強(qiáng)對(duì)信息化平臺(tái)的構(gòu)建模式，進(jìn)而讓使用者充分體驗(yàn)到優(yōu)秀的服務(wù)。不僅如此，還應(yīng)積極宣傳信息化檔案管理的平臺(tái)和系統(tǒng)，提高社會(huì)知名度，讓人們體驗(yàn)到信息化建設(shè)帶來的便利及快捷。此外，還可以借鑒相關(guān)企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)，吸引相關(guān)企業(yè)技術(shù)人才進(jìn)行事業(yè)單位的檔案管理工作，進(jìn)而帶動(dòng)信息化操作能力不是很好的工作人員，進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案管理工作的信息化效率，以便深刻落實(shí)信息化的檔案管理工作。不僅如此，還應(yīng)當(dāng)引進(jìn)一批先進(jìn)的信息化管理設(shè)備，注重對(duì)檔案管理進(jìn)行保密工作，加強(qiáng)檔案的安全性和保密性，對(duì)不同的檔案的內(nèi)容及類型采用不同的加密方式，確保檔案的安全性，進(jìn)一步簡(jiǎn)化信息化檔案管理工作的流程[2]。

總而言之，有效進(jìn)行信息化的管理方式，對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行修改和完善，已成為時(shí)代發(fā)展的必然要求，并且，要想做好事業(yè)單位的檔案管理信息化，必須在每個(gè)方面都將相關(guān)工作做到最好，不僅要對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，還要對(duì)有關(guān)設(shè)備進(jìn)行升級(jí)和更新，進(jìn)一步提高工作人員的綜合素質(zhì)，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，進(jìn)而提高工作人員的工作效率，提高檔案管理信息化的效率。