信息化時代基層檔案管理工作規(guī)范化研究

（重慶市豐都縣委黨校，重慶 豐都 408200）

檔案作為一種信息資源，是工作與生產(chǎn)活動的真實記錄，是管理和業(yè)務(wù)信息的重要載體，也是社會歷史不斷發(fā)展的珍貴資料。在大數(shù)據(jù)智能化新時代，基層檔案管理工作也有了電子化，數(shù)字化等新的元素，為此，我們必須把適當改變傳統(tǒng)的檔案管理工作方式納入重要議事日程，強化領(lǐng)導(dǎo)、完善制度、科學(xué)管理，使基層檔案管理工作更加規(guī)范化，為社會各方面發(fā)展提供有力支撐。

1 基層檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 組織管理

一是成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，確定一名專兼職綜合檔案管理人員，保障工作經(jīng)費，做到責(zé)任到人；二是建立健全檔案工作制度，擬定檔案工作計劃，把檔案管理列入議事日程，并開展個人年度考核；三是注重檔案工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)，為檔案規(guī)范化管理夯實基礎(chǔ)。[1]

1.2 設(shè)施設(shè)備

絕大多數(shù)基層單位和組織按照《機關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》要求，設(shè)立了專門的檔案室，購置了桌柜、電腦及打印復(fù)印一體機、滅火器等設(shè)施設(shè)備，檔案管理基本達到了“九防”的要求。

1.3 業(yè)務(wù)建設(shè)

一是根據(jù)《機關(guān)檔案工作條例》、《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》要求，結(jié)合實際制定了《檔案管理規(guī)范制度》、《檔案分類方案》等制度；二是文書檔案按照相關(guān)標準進行立卷整理歸檔，并對其它門類和載體檔案分別按照各門類檔案規(guī)范要求進行整理歸檔。

1.4 檔案信息化建設(shè)

在加強紙質(zhì)檔案管理的同時，加快推進檔案信息化建設(shè)，配備專用電腦，使用檔案部門統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理軟件，對已經(jīng)形成的檔案建立數(shù)據(jù)庫，方便查詢。

1.5 檔案開發(fā)利用

一是進一步完善了檔案綜合利用制度，分別健全檔案查借閱、利用效果等登記冊；二是認真編制文書檔案《案卷目錄》、《歸檔文件目錄》等檢索工具，為安全保管和快捷準確提供檔案充分發(fā)揮作用。

2 基層檔案管理工作存在的主要問題

2.1 思想認識還不足

由于《檔案法》宣傳貫徹的力度不大、深度廣度不夠，全社會的檔案法律意識還不強，檔案工作在經(jīng)濟發(fā)展中的作用被忽視，基層對檔案管理工作的重視程度不高。截止調(diào)研時，仍有基層單位逾期檔案未移交進館，有的單位檔案并未實行集中統(tǒng)一管理，將部分檔案資料存放于分管領(lǐng)導(dǎo)處或者具體業(yè)務(wù)科室，少數(shù)業(yè)務(wù)科室人員把本職工作中形成的有價值檔案據(jù)為己有。甚至有的投資上億的重點工程雖已投入使用了好幾年，但相關(guān)的檔案資料還沒有移交進館。而一些農(nóng)村路橋、老舊小區(qū)、市政設(shè)施維修往往找不到圖紙，部分山林土地流轉(zhuǎn)程序也不到位，相關(guān)資料散放在農(nóng)村，這些檔案方面的問題無疑會給以后的工作，帶來極大的麻煩。

2.2 管理人員不專業(yè)

大多數(shù)基層單位缺乏有專業(yè)技術(shù)職稱的檔案員，特別是熟悉檔案管理、能進行檔案信息研究的人才十分緊缺。許多單位檔案工作由辦公室同志負責(zé)，由于身兼數(shù)職，花在檔案上的精力不夠，就無法保證檔案管理工作的有序開展。部分基層單位大量的項目資料堆積如山，檔案工作人員變動頻繁，有的剛接手檔案工作就調(diào)走或者調(diào)整了工作崗位，很容易造成單位檔案資料的缺失、遺漏、不齊全、不規(guī)范。此外，檔案管理人員大多是臨時上陣，缺乏專業(yè)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，缺少扎實的檔案學(xué)理論知識，不能適應(yīng)新時代檔案管理要求，從某種程度上阻礙了檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化。

2.3 體制機制不完善

部分基層單位受機構(gòu)編制及人員因素的制約，有的只是建立了一個綜合檔案室，把重要的文書、會計、業(yè)務(wù)和音像等方面檔案實行集中統(tǒng)一保管；而對短期工作記錄、臨時性文書等檔案資料，缺乏專責(zé)專室專人保管，這極易造成檔案管理的職能不明、分工不細、專業(yè)不精，從而影響檔案管理工作水平。同時，部分基層單位的檔案管理工作制度還不完善，檢查督促考核落實也不到位。截止調(diào)研時，一些行業(yè)主管部門對涉及檔案管理方面的制度、職責(zé)規(guī)定不全面，有些基層單位的檔案管理制度是自行研究制定，也未納入年度目標考核。

2.4 信息化程度不高

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)普遍應(yīng)用到了各行各業(yè)，但檔案管理信息化建設(shè)步伐相對較慢：一是計算機設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等在檔案管理方面的應(yīng)用相對滯后，跟不上新時代高質(zhì)量發(fā)展的需要。而在檔案管理信息化中，由于缺少先進的設(shè)備，網(wǎng)絡(luò)沒有實現(xiàn)全覆蓋，導(dǎo)致信息資源無法共享，先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢沒有得到充分利用，安全性也得不到很好保障，這極大影響到檔案管理工作的信息化水平。二是檔案管理人員信息技術(shù)水平參差不齊，對信息化建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用不夠熟練，這也給檔案管理工作造成不便，一些基層單位館藏存量檔案數(shù)字化工作只完成了極少部分。[2]

3 規(guī)范基層檔案管理工作的對策建議

3.1 加強組織領(lǐng)導(dǎo)，提高思想認識

要切實從黨的事業(yè)和人民需要的大局出發(fā)，突破傳統(tǒng)方式、對標職責(zé)定位、轉(zhuǎn)變發(fā)展理念，使檔案工作逐步適應(yīng)時代需要。要把檔案工作發(fā)展列入發(fā)展規(guī)劃，列入本單位年度工作計劃，與其他工作同部署、同檢查、同考核。進一步完善檔案管理工作責(zé)任制，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，配備具體人員，形成各相關(guān)科室協(xié)同參與的管理網(wǎng)絡(luò)。單位主要領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案工作，定期聽取檔案工作匯報，著力解決本單位檔案管理工作遇到的困難和問題；分管領(lǐng)導(dǎo)要切實履行職責(zé)，加強協(xié)調(diào)、抓好落實；作為檔案管理工作人員，要切實做好檔案的存儲、收集、整理、上報等，力爭出色地完成檔案管理相關(guān)工作。

3.2 強化隊伍建設(shè)，提高綜合素質(zhì)

新時代對于檔案工作提出了新標準、新要求，要進一步提高檔案工作人員素質(zhì)，優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)、構(gòu)建成長平臺?；鶎訂挝灰Y(jié)合實際合理設(shè)置專兼職檔案崗位，選配能力強、素質(zhì)好、敢創(chuàng)新的年輕人。要完善用人機制，既為現(xiàn)有檔案人員提供升職機會，也為吸引社會人才提供有力支持。要著力引導(dǎo)檔案工作人員發(fā)揚愛崗敬業(yè)、無私奉獻的精神，開展檔案工作技術(shù)創(chuàng)新，才能讓他們正確理解自身肩負的責(zé)任，才能讓他們跟上新時代的前進步伐，也才能讓他們適應(yīng)當今社會需求。要通過現(xiàn)場講授、程序展示、實際操作等形式，對檔案人員進行培訓(xùn)，做到理論與實踐相結(jié)合，使他們在學(xué)中干、干中學(xué)，以干代訓(xùn)、以干促培，從而快速提升其檔案工作技能和水平。

3.3 完善規(guī)章制度，提高工作質(zhì)量

建立比較完善的工作流程及規(guī)章制度是檔案管理工作規(guī)范化的基礎(chǔ)和前提。在檔案管理工作中，要著眼本單位和檔案工作實際，規(guī)范檔案管理工作程序，提高相關(guān)技術(shù)含量，編寫歸檔范圍、時間、要求和檔案保管期限表、檔案分類方案。從檔案資料的收集、分類、整理、歸檔、交接、查（借）閱及銷毀全過程入手，建立標準化的檔案管理制度，比如立卷歸檔制度、檔案保管制度（包括保密制度）、機關(guān)檔案人員崗位責(zé)任制（包括職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)、考核和獎懲）等。進一步完善行文規(guī)則，做好文件資料的收發(fā)、傳閱、立卷、歸檔及收進移出登記等工作。形成相應(yīng)的安全措施，做到庫存檔案無霉變、無褪色、無沾污、無蟲蛀鼠咬，無遺失泄密、損壞，要保證電子檔案或者電子文件的完整、安全，從而使檔案管理更加規(guī)范化。

3.4 加快信息化建設(shè)，提高服務(wù)水平

要緊跟新時代檔案管理信息化建設(shè)的步伐，積極爭取和加大經(jīng)費投入，運用大數(shù)據(jù)智能化技術(shù)手段，將已歸檔的紙質(zhì)檔案資料信息化。要及時引進或研發(fā)檔案信息管理相關(guān)軟件，加強和規(guī)范檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，根據(jù)檔案利用工作的需要，通過局域網(wǎng)以數(shù)字化形式傳輸必要、及時、可靠、大量的基礎(chǔ)性原生檔案信息，充分實現(xiàn)檔案信息共享，切實提高檔案信息管理和檔案信息利用率。作為檔案管理人員，要能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，以更快、更好地管理和開發(fā)檔案資源，對網(wǎng)絡(luò)上的檔案信息，進行較快的判斷、鑒別、分析，從中篩選出有用的資源，為檔案需要者、利用者提供相對優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，切實提高檔案服務(wù)的效率和水平。