醫(yī)院辦公室行政管理中的問(wèn)題及提升措施

趙 勇

遼寧省阜新市精神病防治院機(jī)關(guān)，遼寧阜新 123000

醫(yī)院辦公室屬于綜合部門(mén)，是醫(yī)院連接上級(jí)與下級(jí)、內(nèi)部與外部的重要樞紐，具有重要協(xié)調(diào)作用。辦公室工作效率與管理水平，對(duì)部門(mén)運(yùn)轉(zhuǎn)效能造成直接影響。所以為做好辦公室工作，必須合理把控社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，立足于整體發(fā)展戰(zhàn)略與格局規(guī)劃，強(qiáng)化職工的工作熱情與積極性，提升思想覺(jué)悟。

1 新形勢(shì)下辦公室職能轉(zhuǎn)變

1.1 注重識(shí)人用人

識(shí)人用人屬于領(lǐng)導(dǎo)管理的重要內(nèi)容，優(yōu)質(zhì)的領(lǐng)導(dǎo)人員能深度挖掘人才，發(fā)揮出人才的作用價(jià)值，促進(jìn)人才成長(zhǎng)，實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步。識(shí)人屬于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于下屬職工能力的認(rèn)知，包括職工能力、技術(shù)水平、成長(zhǎng)空間與擅長(zhǎng)領(lǐng)域[1]。用人主要是按照員工特點(diǎn)，社區(qū)擔(dān)任最合適的工作崗位，注重職工需求與情緒。對(duì)于職工出現(xiàn)的普遍需求問(wèn)題，需要制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，以此提升工作積極性。醫(yī)院還當(dāng)為醫(yī)護(hù)人員營(yíng)造廣闊的發(fā)展空間，將職工成長(zhǎng)作為團(tuán)隊(duì)職責(zé)。

1.2 加大人才培養(yǎng)力度

提升辦公室管理效率，必須遵循以人為本原則，不斷加大人才培養(yǎng)力度，同時(shí)給予員工充分學(xué)習(xí)空間，提供發(fā)展條件。利用激勵(lì)機(jī)制可提升員工的積極性，確保其全面投入到崗位工作中。合理安排工作任務(wù)，發(fā)揮人才的技能水平，實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置[2]。利用合作機(jī)制，可促進(jìn)辦公室人員與其他部門(mén)人員的溝通交流，全面提升自我。

1.3 注重服務(wù)決策科學(xué)化

全面圍繞醫(yī)院各項(xiàng)工作，準(zhǔn)確判斷醫(yī)院發(fā)展形勢(shì)，合理應(yīng)用質(zhì)量管理工具，深入分析醫(yī)院發(fā)展的優(yōu)勢(shì)與不足，研究醫(yī)院發(fā)展思路與路徑，幫助領(lǐng)導(dǎo)人員做出科學(xué)決策，從根本上促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展[3]。

2 當(dāng)前醫(yī)院辦公司行政管理工作存在的問(wèn)題

2.1 管理流程不科學(xué)

醫(yī)院內(nèi)部行政管理體系不科學(xué)，是引起醫(yī)院行政管理工作混亂的主要原因，主要體現(xiàn)在以下方面：首先，行政管理流程設(shè)置不合理，在具體管理體制設(shè)置中，沒(méi)有明確劃分各部門(mén)、各科室的職能，醫(yī)院科研管理、人事管理及后勤管理等工作流程未清晰明確[4]。其次，各部門(mén)管理、組織流程銜接不暢，尤其在遇到復(fù)雜工作時(shí)，工作流程不科學(xué)引起的漏洞表現(xiàn)就非常明顯。

2.2 現(xiàn)代化管理方法缺乏

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代化管理手段、技術(shù)不斷出現(xiàn)，目前諸多醫(yī)院行政管理人員在進(jìn)入崗位前，并未對(duì)行政管理知識(shí)、方法等進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，管理經(jīng)驗(yàn)不足，在醫(yī)院各部門(mén)協(xié)同、配合工作中，管理人員無(wú)法綜合考量[5]；在人員配置方面，存在年齡分配不合理，統(tǒng)籌管理中堅(jiān)力量較缺乏。多數(shù)行政管理人員在進(jìn)入工作崗位后，只是按部就班工作，面對(duì)工作室缺乏學(xué)習(xí)意識(shí)與創(chuàng)新意識(shí)，尤其近年來(lái)在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展背景下，諸多管理方法不斷涌現(xiàn)，而管理人員因自身學(xué)習(xí)意識(shí)不足、思維陳舊，對(duì)先進(jìn)、優(yōu)秀的管理經(jīng)驗(yàn)不能主動(dòng)學(xué)習(xí)，導(dǎo)致醫(yī)院辦公室管理工作效率無(wú)法提高[6]。

2.3 部門(mén)間職責(zé)交叉重疊

在醫(yī)院辦公室行政管理工作中，要求各部門(mén)明確分工，清晰劃分部門(mén)職責(zé)，但實(shí)際管理中，仍存在部門(mén)職責(zé)重疊劃分情況，尤其是在遇到工作任務(wù)含糊不清時(shí)，易出現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)多部門(mén)進(jìn)行同一份工作，導(dǎo)致人力資源的浪費(fèi)[7]?；虺霈F(xiàn)一份工作安排時(shí)，往往出現(xiàn)多個(gè)部門(mén)相互推諉情況，對(duì)工作分配不配合或任務(wù)無(wú)法分配情況，均因部門(mén)職責(zé)劃分不清引起。

2.4 缺乏醫(yī)院激勵(lì)機(jī)制

對(duì)于醫(yī)院辦公室行政管理工作者而言，多數(shù)人員薪資待遇相對(duì)較低，導(dǎo)致很多行政管理人員在工作中缺乏主動(dòng)性、積極性，面對(duì)工作比較懈怠。原因在于醫(yī)院獎(jiǎng)懲機(jī)制設(shè)置不合理，如在遇到復(fù)雜的管理工作時(shí)，安排給工作能力突出、經(jīng)驗(yàn)豐富的管理人員完成，但完成后對(duì)其沒(méi)有相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)措施；同時(shí)，對(duì)在工作崗位中存在懈怠，引起管理事故發(fā)生，并出現(xiàn)推卸責(zé)任情況時(shí)，也沒(méi)有針對(duì)性懲處措施[8]。均可導(dǎo)致辦公室行政管理人員在工作中積極性不高，工作懶散等情況出現(xiàn)，影響辦公室行政管理效率。

3 提升醫(yī)院辦公室行政管理效率的有效措施

3.1 應(yīng)用DISC 性格測(cè)評(píng)挖掘人才

DISC理論：DISC理論屬于人類(lèi)行為語(yǔ)言理論，注重研究人的行為語(yǔ)言。該理論認(rèn)為人類(lèi)性格主要包括支配型、謹(jǐn)慎型、穩(wěn)健型與影響型，不同人的性格組成包括兩種以上特質(zhì)，只有掌握人物性格，才可做好管理工作。

DISC 的作用分析：通過(guò)DISC 測(cè)評(píng)結(jié)果顯示，測(cè)評(píng)方式可為醫(yī)院人事篩選、錄取與崗位設(shè)置提供參考依據(jù)，同時(shí)可應(yīng)用于日常管理情境中，包括溝通、決策、授權(quán)與激勵(lì)[9]。工作崗位不同，職能與需求差異較大，所以醫(yī)院對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)與員工的能力要求不同。按照不同情境，不同性格人會(huì)產(chǎn)生不同意圖、行為、反饋方式。通過(guò)此種測(cè)評(píng)方式，可幫助管理人員準(zhǔn)確了解職工，全面提升管理效率與效益。

DISC 也可作為人際關(guān)系用語(yǔ)，確保員工能夠深入了解自身，按照幫助對(duì)象的性格與行為規(guī)律進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，更好地應(yīng)對(duì)環(huán)境變化，同時(shí)明確交流溝通與互動(dòng)需求。從某種角度看，DISC 屬于自我認(rèn)知與人際交往的重要工具，可確保上級(jí)與下級(jí)溝通的順利性，減少?zèng)_突矛盾[10]。此外，DISC 還可使團(tuán)隊(duì)成員建立團(tuán)結(jié)意識(shí)，實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展，全面發(fā)揮出團(tuán)隊(duì)人員的潛能。DISC 還能幫助了解服務(wù)對(duì)象的特點(diǎn)與需求信息，不斷提升服務(wù)品質(zhì)。

3.2 加強(qiáng)溝通技巧

通過(guò)溝通可將思想情感與信息傳遞給他人，實(shí)現(xiàn)理解效果。因此溝通要素包括明確目標(biāo)、理解效果、思想情感與信息溝通。溝通方式主要包括語(yǔ)言，如書(shū)面語(yǔ)言、口頭語(yǔ)言和肢體語(yǔ)言。通過(guò)高效溝通可建立動(dòng)力系統(tǒng)、角色系統(tǒng)、能力系統(tǒng)，確保員工可及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作價(jià)值。能力系統(tǒng)對(duì)醫(yī)院培訓(xùn)教育與外出進(jìn)修，可為員工提供發(fā)展平臺(tái)。動(dòng)力系統(tǒng)隊(duì)對(duì)應(yīng)醫(yī)院績(jī)效分配、激勵(lì)獎(jiǎng)勵(lì)措施。角色系統(tǒng)對(duì)應(yīng)員工對(duì)崗位角色的認(rèn)知與接納。

醫(yī)院辦公室管理人員必須經(jīng)常與員工溝通，幫助員工了解工作價(jià)值與意義。在當(dāng)前發(fā)展中，通過(guò)工作與設(shè)計(jì)可達(dá)到完美效果。將工作遇到的問(wèn)題告訴他人，在工作操作中鍛煉能力，積累人脈。通過(guò)職場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)可知，為提升團(tuán)隊(duì)效率，必須提升員工能力水平，此時(shí)就要應(yīng)用溝通技巧達(dá)成目的。溝通不僅作為加強(qiáng)感情的方式，也可促進(jìn)員工進(jìn)步。所以通過(guò)溝通方式可以營(yíng)造和諧的工作環(huán)境，為醫(yī)院發(fā)展提供源動(dòng)力。

3.3 建立良好的工作環(huán)境

工作環(huán)境屬于復(fù)雜概念，涉及到集體氣氛、員工感情、集團(tuán)管理與工作格調(diào)。建立良好的人際關(guān)系，營(yíng)造和諧的工作環(huán)境，可不斷提升職工的安全感，防止出現(xiàn)矛盾沖突，將個(gè)人時(shí)間與精力應(yīng)用于工作中，同時(shí)可提升員工對(duì)于醫(yī)院的認(rèn)同感與歸屬感，將工作作為提升自我能力的途徑。梅奧人際關(guān)系理論對(duì)于現(xiàn)代人際關(guān)系的發(fā)展影響比較大，該理論認(rèn)為職工屬于追求多種需求的人員，為提升工作熱情和積極性，必須采用人性化管理方式，充分肯定員工所創(chuàng)造的價(jià)值，以此發(fā)揮出創(chuàng)新創(chuàng)造力[11]。

3.4 提升領(lǐng)導(dǎo)水平，建立優(yōu)質(zhì)團(tuán)隊(duì)

領(lǐng)導(dǎo)力是領(lǐng)導(dǎo)人員綜合素質(zhì)的評(píng)定，屬于團(tuán)隊(duì)核心。領(lǐng)導(dǎo)力必須在科學(xué)管理基礎(chǔ)上，集中表現(xiàn)出事物看法與處理方式，主要為領(lǐng)導(dǎo)人員工作期間的處理方式與工作方向。所以必須全面提升醫(yī)院管理層的領(lǐng)導(dǎo)力，才可以建立全新思維模式，不斷提升管理效率與效益。

3.5 建立和完善管理制度

醫(yī)院辦公室必須探索新型管理制度，建立橫向管理機(jī)制，全面拓展和擴(kuò)充原有制度內(nèi)容，高效調(diào)控與引導(dǎo)辦公室人員，確保職工可明確崗位職責(zé)與要求。在出現(xiàn)管理問(wèn)題時(shí)，辦公室人員應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記錄處理過(guò)程，優(yōu)化改善處理措施，以免再次發(fā)生同類(lèi)問(wèn)題[12]。醫(yī)院辦公室應(yīng)當(dāng)在現(xiàn)有制度上深入探索，不斷細(xì)化制度內(nèi)容。如在原有管理制度中，只是規(guī)定辦公室人員不能在上班期瀏覽無(wú)關(guān)網(wǎng)頁(yè)，不能隨意玩手機(jī)，但在制度中沒(méi)有提出違反規(guī)定的處理措施。所以醫(yī)院辦公室必須完善現(xiàn)有管理制度，詳細(xì)規(guī)定職工違反條例的懲罰措施，可使職工直觀(guān)感受到違反制度的后果，以此強(qiáng)化責(zé)任感，全面提升醫(yī)院辦公室行政效能。

3.6 提升綜合能力，適應(yīng)辦公室工作要求

由于醫(yī)院辦公室重要性較強(qiáng)，涉及工作比較多，對(duì)于工作人員的能力要求比較高，既要處理和日常事務(wù)，還需要不斷提升政治素養(yǎng)，確保辦公室工作方向的正確性。辦公室人員必須了解醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃與制度規(guī)定，思想行為與醫(yī)院發(fā)展總目標(biāo)一致，不斷擴(kuò)展知識(shí)面，提升技能水平，增加專(zhuān)業(yè)管理知識(shí)[13]。辦公室人員還應(yīng)當(dāng)保持良好的工作態(tài)度，積極探索主動(dòng)式服務(wù)途徑，全面提升行政事務(wù)工作效率。在工作之余還應(yīng)當(dāng)深入學(xué)習(xí)和研究新知識(shí)在工，規(guī)范服務(wù)方式。

3.7 基于人文環(huán)境提升行政效能

醫(yī)院需為辦公室人員提供優(yōu)質(zhì)的工作環(huán)境，營(yíng)造良好的工作氛圍，使辦公室職工可擺脫傳統(tǒng)思維模式，具備較多自主權(quán)，同時(shí)為職工提供發(fā)展空間。立足于人本理念，充分尊重和關(guān)心職工，管理人員市場(chǎng)與職工溝通交流，以此獲得支持與理解。醫(yī)院辦公室還應(yīng)當(dāng)定期開(kāi)展文化活動(dòng)，以此緩解職工工作壓力，全面提升工作效率與效益[14]。管理雙方必須具備統(tǒng)一思想，和平共處，這樣才能確保工作的協(xié)調(diào)性與一致性，從根本上提升員工工作熱情，發(fā)揮創(chuàng)造性，進(jìn)一步提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。

3.8 注重細(xì)節(jié)管理

在醫(yī)院辦公室管理工作中，必須牢記勤勞與勤勉，不斷增長(zhǎng)智慧提升技能水平，加強(qiáng)工作駕馭能力。辦公室職工還應(yīng)具備公證與公平理念，全面提升自身職業(yè)道德水平。辦公室職工不能以權(quán)謀私，注重工作的公益性質(zhì)。盡管醫(yī)院辦公室無(wú)法深入到醫(yī)療一線(xiàn)，而在日常工作中，必須做好公文處理、會(huì)議組織與后勤保障服務(wù)，確保醫(yī)療服務(wù)的有效開(kāi)展。辦公室職工還應(yīng)圍繞中心工作，全面發(fā)揮出粘合劑效應(yīng)。注重聯(lián)合多方力量，全面發(fā)揮出整體優(yōu)勢(shì)，確保各項(xiàng)工作都具備群眾支持。為全面做好醫(yī)院辦公室行政管理工作，必須立足于責(zé)任意識(shí)，注重創(chuàng)新改革，以此滿(mǎn)足崗位發(fā)展要求[15]。同時(shí)，醫(yī)院辦公室管理工作中還可應(yīng)用精細(xì)化管理方式。長(zhǎng)期以來(lái)，辦公室采用傳統(tǒng)管理模式，容易出現(xiàn)人員矛盾與管理效能低下問(wèn)題，無(wú)法有效保障醫(yī)療服務(wù)活動(dòng)。通過(guò)精細(xì)化管理模式能顯著提升醫(yī)院辦公室管理水平，還能有效梳理和協(xié)調(diào)不同部門(mén)的關(guān)系，以此確保辦公室管理工作的順利有效開(kāi)展。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，為全面提升醫(yī)院辦公室管理水平，首先應(yīng)當(dāng)提升行政管理能力，建立優(yōu)質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)，注重合理用人與善于用人。同時(shí)提升醫(yī)院辦公室管理人員的綜合素質(zhì)，優(yōu)化辦公室與其他部門(mén)的和諧關(guān)系，這樣才可確保醫(yī)院辦公室工作的有效開(kāi)展，為醫(yī)療服務(wù)活動(dòng)做好后勤保障。