事業(yè)單位人事檔案的管理與保密初探

烏蘭察布市外出務(wù)工人員服務(wù)中心 石慧

事業(yè)單位人事檔案管理是查詢職工個人履歷的依據(jù)，能夠直觀地反映出其選拔與培養(yǎng)的資格。數(shù)據(jù)表示，當(dāng)前我國有事業(yè)單位110 多萬個、從業(yè)人員3000 多萬人，集中了國內(nèi)30%以上的專業(yè)技術(shù)人才，分布于教育、衛(wèi)生、文化科技等領(lǐng)域，當(dāng)前各單位的人事檔案意識正不斷增強，為國家建設(shè)人才的培養(yǎng)奠定了基礎(chǔ)。

1 事業(yè)單位人事檔案管理與保密的重要性

檔案是國家發(fā)展的重要信息資源，在經(jīng)濟、文化全球化趨勢不斷增強的背景下，各國為增強自身核心競爭力，正抓緊進行人才資源的競爭，國家發(fā)展新形勢背景下，我國正進一步深化事業(yè)單位改革，切實轉(zhuǎn)變政府及相關(guān)部門的職能，旨在為社會大眾提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，其中人事檔案管理與保密工作是確保事業(yè)單位人才隊伍穩(wěn)健的重要依據(jù)。

事業(yè)單位人事檔案記錄著個人的社會經(jīng)歷、政治面貌、技術(shù)水平、工作表現(xiàn)、職務(wù)變動以及在職期間的重要工作記錄，一般會涉及國家、單位以及個人的機密，若無法進行有效的管理與保密工作，將會發(fā)生有損國家及單位的利益。檔案保密依托于先進且完善的管理工作，新時期檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)及各崗位職工應(yīng)提高對檔案管理與保密的重視程度，排查并解決信息安全隱患，為事業(yè)單位人才隊伍的先進性與純潔性提供有效保障[1]。

2 事業(yè)單位人事檔案高效管理的措施

2.1 建立科學(xué)的人事檔案管理機制

傳統(tǒng)檔案管理部門對人事檔案的管理較為分散化，在檔案收集、儲存、調(diào)用、增加等環(huán)節(jié)的工作實施方面效率相對較低，一方面會降低工作人員的工作熱情，另一方面也會由于檔案移交或滯留中存在問題，產(chǎn)生檔案丟失或破損的風(fēng)險。

針對這一問題，檔案部門應(yīng)積極建立起健全的人事檔案管理機制，使檔案工作程序化，這就需要管理人員發(fā)揮與時俱進的精神，將現(xiàn)代化管理理念引入人事檔案管理方面上來，將事業(yè)單位人事檔案從其他類別檔案中抽調(diào)出來進行針對性的管理，同時應(yīng)合理進行管理部門與崗位的劃分，避免檔案移交、審批等流程出現(xiàn)冗余，以此來提高管理工作的靈活性，有效提升檔案管理的效率，降低檔案損壞或丟失的概率。

2.2 制定人事檔案管理制度

檔案管理部門應(yīng)在健全的人事檔案管理機制基礎(chǔ)上，完善制定管理制度，從人事檔案收集、整理、移交、存儲等方面對檔案管理內(nèi)容、質(zhì)量、形式等進行全面的制度約束。需要對管理人員管理權(quán)限以及操作流程進行詳細(xì)的規(guī)定，以此來為工作人員有序開展檔案管理工作提供理論依據(jù)。

另外，應(yīng)對人事檔案的審批環(huán)節(jié)進行針對性的制度規(guī)范，將不同保密級別的檔案分類進行處理，要求管理人員仔細(xì)做好閱檔記錄，并按照閱檔順序?qū)n案進行集中管理，同時應(yīng)對檔案管理人員的工作行為進行強有力的約束，嚴(yán)格懲戒違反檔案管理規(guī)定的行為，并視情況大小追究其法律責(zé)任，以此來為從業(yè)人員形成警示。

2.3 進一步加強數(shù)字化檔案建設(shè)

當(dāng)前我國各地區(qū)、各級檔案信息化管理的建設(shè)規(guī)模越來越大，但在數(shù)字化檔案建設(shè)與發(fā)展過程中普遍存在的問題是，各單位對信息系統(tǒng)的維護與升級能力相對較弱，導(dǎo)致系統(tǒng)建設(shè)不夠完善，缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砹鞒毯托畔踩烙芰?，若不加以治理將降低事業(yè)單位人事檔案管理工作效率，并產(chǎn)生檔案信息安全風(fēng)險。

因此，檔案管理部門應(yīng)積極構(gòu)建完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，主動利用先進科學(xué)技術(shù)和信息化系統(tǒng)的配套軟件，調(diào)整檔案管理的方式方法，使數(shù)字化檔案的建設(shè)符合現(xiàn)代化人事檔案管理的要求?，q春市在事業(yè)單位數(shù)字化檔案建設(shè)方面，始終以與時俱進的態(tài)度，搭建數(shù)字化檔案查詢平臺，實現(xiàn)檔案接收、查閱、借閱、轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記電子化，并對檔案信息化管理系統(tǒng)以及腐熟設(shè)施進行優(yōu)化與升級，在辦公室、閱檔室、庫房安裝電子監(jiān)控，全面提升了檔案收集、審核、管理、利用的效率，為事業(yè)單位人事檔案管理提供了動力。

2.4 提高檔案管理人員的綜合能力

提升事業(yè)單位人事檔案管理工作的效果，與檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有著直接的聯(lián)系，事業(yè)單位人事檔案管理工作的特殊性不僅需要相關(guān)人員具有檔案專業(yè)素養(yǎng)，還需要具備較高的政治思想文化意識，這樣才能在工作中發(fā)揮自身地職業(yè)道德素養(yǎng)，完成自身責(zé)任使命，確保事業(yè)單位人事檔案管理工作得以有序進行。

檔案管理部門在進行人才聘用時，應(yīng)篩選出責(zé)任心強、事業(yè)心重、檔案管理專業(yè)能力強且具有較高政治思想覺悟的人才，并在日常工作之余加強對相關(guān)人員的崗位技能培訓(xùn)與政治思想教育，嚴(yán)格執(zhí)行考核制度，以此來提升檔案管理的效率，為檔案管理工作的穩(wěn)定開展提供保障[2]。

3 做好事業(yè)單位人事檔案保密工作的對策

事業(yè)單位人事檔案保密工作的執(zhí)行需要基于完善的檔案管理機制、制度以及管理人才隊伍才能得以有序開展，因此檔案部門應(yīng)切實做好以上提及的檔案管理工作，提升檔案保密效果。

3.1 規(guī)劃并嚴(yán)格管理涉密檔案等級

事業(yè)單位人事檔案內(nèi)容有涉密與非涉密之分，其中涉密文件對個人、單位及國家利益有著密切的聯(lián)系，需要嚴(yán)格把控此部分文件的管理工作，這就需要檔案管理部門在檔案保密工作上特別注意，對涉密檔案進行涉密等級劃分。

涉密等級需要基于合理且詳細(xì)的劃分標(biāo)準(zhǔn)進行整理與劃分，各類文件的涉密程度深淺不一，同時檔案保密期限、程度也會隨著時間的推移而產(chǎn)生變化。尤其是在人事檔案升密、降密與解密處理方面，管理人員需要根據(jù)涉密檔案的保密范圍以及時限對相關(guān)檔案進行實時的等級變化監(jiān)管，避免涉密檔案堆積給管理工作帶來不必要的壓力。

3.2 區(qū)分建設(shè)涉密與非涉密數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

檔案管理部門在進行信息化管理系統(tǒng)搭建的過程中，應(yīng)將系統(tǒng)劃分為涉密與非涉密兩個關(guān)聯(lián)性較小的系統(tǒng)模塊，明確區(qū)分支撐系統(tǒng)運行的網(wǎng)絡(luò)、計算機群組以及磁盤、硬盤等，對涉密數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)進行系統(tǒng)化的管理權(quán)限設(shè)置，并增加多長密鑰，防止黑客或不法分子對機密性檔案的入侵。

與此同時，應(yīng)建立專門的系統(tǒng)運維部門對計算機病毒進行定期查殺，排除安全漏洞，并在涉密系統(tǒng)群組處增加監(jiān)控設(shè)施，杜絕非涉密檔案管理人員使用涉密系統(tǒng)和設(shè)備，以防事業(yè)單位人事檔案涉密信息泄露或失竊，給國家、人民以及單位職工的利益帶來危害。

3.3 提升涉密檔案資料處理意識

檔案管理部門應(yīng)提升涉密檔案資料管理的意識，將保密工作當(dāng)作每一項工作開展前的首要準(zhǔn)則，以此來提升檔案保密工作的地位，切實提高檔案管理的安全性。檔案管理人員在進行涉密檔案整理時應(yīng)注重細(xì)節(jié)工作的處理，雖然當(dāng)前檔案管理已經(jīng)實現(xiàn)了無紙化保存與調(diào)用，但在檔案產(chǎn)生至資料存檔的過程中需要經(jīng)過多重人工辦理的程序，因此要加強對機要文件印制、保管、清理、歸檔、銷毀等工作的規(guī)范化執(zhí)行，尤其是對文件起草過程中所產(chǎn)生的機密性內(nèi)容進行毀滅性的粉碎，以此來降低機密文件外傳的概率[3]。

4 結(jié)語

綜上所述，相關(guān)部門應(yīng)健全檔案管理機制，完善管理制度，加強數(shù)字化檔案建設(shè)，提高檔案管理者的能力，同時在做好管理工作的基礎(chǔ)上，應(yīng)通過規(guī)劃檔案涉密等級，加強涉密庫房管理，區(qū)分建設(shè)涉密與非涉密數(shù)據(jù)系統(tǒng)以及提升涉密檔案管理意識的方式做好人事檔案保密工作，以此推動事業(yè)單位得以長效發(fā)展。