辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對策研究

劉智信

辦公室行政管理精細(xì)化發(fā)展是推動企業(yè)穩(wěn)定運(yùn)行的必要手段，有助于行政工作模式適應(yīng)現(xiàn)代化社會建設(shè)。本文先分析當(dāng)前辦公室行政管理精細(xì)化工作中存在的不足，并提出細(xì)化崗位職責(zé)、創(chuàng)設(shè)管理目標(biāo)、深化協(xié)同意識、樹立企業(yè)文化四個(gè)辦公室行政管理精細(xì)化的思路和對策。

辦公室行政管理相比于其他部門在工作性質(zhì)、內(nèi)容方面更加復(fù)雜，為提升其工作效率和質(zhì)量，應(yīng)朝著精細(xì)化的方向發(fā)展。企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身在發(fā)展過程中的實(shí)際情況制定辦公室行政管理精細(xì)化的對策，希望能夠降低工作中對人力資源的浪費(fèi)，既能夠提升企業(yè)綜合實(shí)力，又能夠保證其經(jīng)濟(jì)效益。

精細(xì)化工作中的問題

第一，考核管理量化性不足?？己斯芾淼牧炕瘯苯佑绊戅k公室行政管理的工作效率，在工作量化過程中，沒有結(jié)合實(shí)際工作內(nèi)容，過于看重業(yè)務(wù)績效，忽視企業(yè)文化、工作風(fēng)氣等方面的建設(shè)，導(dǎo)致辦公室行政管理工作缺乏實(shí)踐性。第二，管理目標(biāo)不明確。多數(shù)辦公室行政管理工作都缺乏明確的目標(biāo)，在績效考核制度設(shè)計(jì)的時(shí)候，沒有結(jié)合員工日常工作中的多種因素，崗位職責(zé)和責(zé)任目標(biāo)不匹配的情況屢見不鮮。一旦在工作中遇到問題，責(zé)任推諉的情況時(shí)有發(fā)生，不利于辦公室行政管理的有序進(jìn)行。第三，協(xié)同辦公系統(tǒng)不完善。現(xiàn)階段辦公室行政管理工作系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)存在缺陷，嚴(yán)重影響各部門工作人員對系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的利用，降低部門之間信息溝通和傳遞的及時(shí)性，無法保證辦公室行政管理工作的精細(xì)化發(fā)展。

精細(xì)化工作的思路與對策

細(xì)化辦公室行政崗位職責(zé)

統(tǒng)一的考核標(biāo)準(zhǔn)是細(xì)化辦公室行政崗位職責(zé)的有效手段，能夠?qū)崿F(xiàn)行政工作精細(xì)化的目標(biāo)，約束工作人員日常行為規(guī)范，確保在工作中出現(xiàn)問題，能夠第一時(shí)間找到相關(guān)負(fù)責(zé)人并落實(shí)責(zé)任，盡快解決問題，提升工作效率和質(zhì)量。首先，應(yīng)明確責(zé)任制管理體系，確保辦公室行政工作人員的管理職能，避免因工作復(fù)雜、瑣碎而降低工作質(zhì)量，還會影響其工作積極性。辦公室行政工作人員的日常工作應(yīng)由專人整理并進(jìn)行邏輯化拆分，確保對工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)做以嚴(yán)格把控，降低工作中出現(xiàn)失誤的概率。同時(shí)，管理人員應(yīng)站在宏觀的角度運(yùn)籌帷幄，合理規(guī)劃辦公室各項(xiàng)事務(wù)，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，降低對人力資源的浪費(fèi)，助推辦公室行政工作的順利開展。

其次，要確保辦公室行政管理的標(biāo)準(zhǔn)化和流程化，根據(jù)行政工作的目標(biāo)、內(nèi)容、任務(wù)等因素為工作人員規(guī)劃工作界面?；谕晟瓶己酥贫鹊那疤嵯拢瑢ΜF(xiàn)有工作職責(zé)進(jìn)行二次精細(xì)化處理，保證每項(xiàng)工作完成的質(zhì)量和效率，并及時(shí)通過考核系統(tǒng)對行政工作人員的業(yè)務(wù)情況進(jìn)行客觀評價(jià)，直接與每月薪資水平掛鉤，確保其能夠?qū)⒏嗟臒崆橥度氲焦ぷ髦?，?jiān)持認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。同時(shí)，要定期向行政工作人員傳達(dá)近期的工作目標(biāo)，且將其傳輸?shù)絻?nèi)部辦公系統(tǒng)和制定責(zé)任說明書，通過多種方式幫助工作人員充分認(rèn)識到自身職責(zé)權(quán)限。

最后，企業(yè)在開展辦公室行政管理精細(xì)化工作時(shí)，應(yīng)先分析各個(gè)崗位的工作職能，做好行政工作人員的調(diào)度與管理，確保不同類型、職業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)水平的工作人員能夠在相應(yīng)的崗位發(fā)揮其最大作用，真正實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理的精細(xì)化。另外，辦公室要強(qiáng)化對工作人員行政工作能力的指導(dǎo)，開展日常工作內(nèi)容的量化考核，為控制整個(gè)工作進(jìn)度的合理性提供便利，確保工作目標(biāo)和工作進(jìn)度的有序進(jìn)行。

創(chuàng)設(shè)清晰明確的管理目標(biāo)

傳統(tǒng)辦公室行政管理工作的目標(biāo)不明確，在制定管理制度時(shí)無法保證其針對性，難以建立清晰的精細(xì)化工作管理模式，在一定程度上降低了辦公室行政管理工作的效率和質(zhì)量。為此，辦公室行政管理人員應(yīng)基于高效化的角度開展日常工作，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)模糊而落后的管理模式，明確精細(xì)化管理工作的目標(biāo)，并對目標(biāo)從細(xì)節(jié)方面進(jìn)行量化，確保辦公室行政管理工作中的每個(gè)環(huán)節(jié)都能按照相應(yīng)的流程進(jìn)行，管理者可以對整個(gè)管理階段進(jìn)行全面掌控，為考核辦公室行政管理工作人員業(yè)務(wù)績效實(shí)際情況提供助力。另外，管理者在創(chuàng)設(shè)辦公室行政管理目標(biāo)時(shí)，應(yīng)站在企業(yè)發(fā)展全局的角度，不能完全憑借其工作經(jīng)驗(yàn)和主觀感受去制定，需要在創(chuàng)新行政管理工作理念的同時(shí)，發(fā)揮辦公室行政管理精細(xì)化工作的連續(xù)性，助推企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

深化辦公室協(xié)同工作意識

團(tuán)隊(duì)合作意識是保證辦公室行政管理工作協(xié)同效果的關(guān)鍵因素，需管理者加強(qiáng)重視，注重團(tuán)隊(duì)協(xié)作的精細(xì)化管理，確保各辦公室的行政管理工作人員在日常工作中能夠建立相互協(xié)調(diào)、合作與支持的工作關(guān)系，對于其他部門的工作能夠積極配合，保證辦公室行政工作的順利進(jìn)行。第一，管理者應(yīng)在企業(yè)內(nèi)部宣傳協(xié)同工作意識的重要性，為各個(gè)部門的及時(shí)溝通、協(xié)商提供基本保障，將行政管理工作中的每個(gè)細(xì)節(jié)都落實(shí)到位。例如，行政管理部門在開展文件資料派發(fā)、整理的工作時(shí)，單靠自己的力量是無法完成如此龐大工作量的，需要多個(gè)部門積極合作，由行政部門牽頭對工作內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化，并落實(shí)于各個(gè)部門，確保各項(xiàng)資源的合理使用，在控制工作資金成本的同時(shí)，提升辦公室行政管理工作效率。

第二，辦公室行政管理人員應(yīng)提高自身對企業(yè)的歸屬感和認(rèn)同感，在工作中構(gòu)建積極認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，基于全責(zé)分明的前提下落實(shí)日常工作內(nèi)容，在潛移默化中培養(yǎng)工作人員的職業(yè)規(guī)劃意識，為辦公室行政管理的精細(xì)化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。同時(shí)，要強(qiáng)化工作人員的服務(wù)意識，創(chuàng)設(shè)堅(jiān)定不移的工作作風(fēng)，在日常工作中積極弘揚(yáng)黨中央下發(fā)的政治思想，摒棄傳統(tǒng)工作模式中管理者“高高在上”指揮的情況，而是要深入員工中去幫助他們解決實(shí)際問題，強(qiáng)化管理者指導(dǎo)的作用，保證辦公室行政管理精細(xì)化的實(shí)施效果。

發(fā)揮企業(yè)文化的重要作用

企業(yè)文化是其發(fā)展建設(shè)的靈魂，會直接影響企業(yè)能否在激烈市場競爭中站穩(wěn)腳跟，有助于在日常工作中形成良好的風(fēng)氣，推動辦公室行政管理工作人員思想觀念從傳統(tǒng)向服務(wù)型方向轉(zhuǎn)變。第一，管理者應(yīng)充分了解辦公室行政管理部門中每一名員工的性格、態(tài)度、專業(yè)等因素，并能夠根據(jù)其實(shí)際情況進(jìn)行崗位調(diào)整，使崗位和員工的工作能力最大限度的契合，幫助其養(yǎng)成精細(xì)化工作的習(xí)慣。同時(shí)，可鼓勵(lì)辦公室工作人員對日常行政工作內(nèi)容進(jìn)行記錄和總結(jié)，在統(tǒng)一規(guī)章制度的基礎(chǔ)下分解細(xì)化工作內(nèi)容，在每月例會上對自己上月的工作情況進(jìn)行總結(jié)，發(fā)現(xiàn)自身問題，并制定下個(gè)月的工作目標(biāo)，將其與員工績效考核相結(jié)合，可以更加直觀而清晰的觀察到辦公室行政管理員工對精細(xì)化工作的落實(shí)情況。

第二，在日常工作中，應(yīng)堅(jiān)持“放大抓小”的理念，從細(xì)節(jié)方面對辦公室行政管理工作進(jìn)行約束，全面提升其管理效果和工作效率[3]。其中，“放大”是指管理層應(yīng)該拓寬在實(shí)際工作中對行政管理人員職責(zé)范圍的約束，在企業(yè)制定市場工作方案和宣傳推廣方案時(shí)，可與其共同商議，鼓勵(lì)辦公室行政管理工作人員放手去做，而管理者則是站在統(tǒng)籌的角度對具體工作細(xì)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，有助于培養(yǎng)在精細(xì)化行政工作中表現(xiàn)更加優(yōu)秀的員工。

綜上所述，辦公室作為企業(yè)行政管理的重要部門，具有工作內(nèi)容繁瑣、責(zé)任大的特征，在日常工作中，管理者要深化行政工作人員對精細(xì)化管理的認(rèn)識，全面提高其行政管理水平，有效處理行政工作中存在的細(xì)節(jié)問題，實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理的科學(xué)化和精細(xì)化，助推企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

（西藏大學(xué)）