高校科研財務一體化管理模式研究

郭菲

【摘 要】 科研經(jīng)費是高校重要的資金來源，建立高效便捷的科研經(jīng)費管理模式能為教學、科研活動的開展提供保障。針對高校科研經(jīng)費管理現(xiàn)狀及存在的問題，提出了科研財務一體化協(xié)同管理模式。通過對確立一體化平臺架構和協(xié)同管理目標、明確部門管理職責和權限、管理流程優(yōu)化三個層面的分析，推行科研財務全生命周期協(xié)同管理和監(jiān)督平臺，覆蓋科研管理從項目申報、評審、立項、執(zhí)行到驗收等全部過程，優(yōu)化系統(tǒng)登錄、財務立項、預算管理、費用管理、核算管理、票據(jù)管理、結題結賬流程。最后論述了科研財務一體化平臺的實施保障，從平臺規(guī)劃與開發(fā)、信息安全與內(nèi)控保障、平臺初始化和后期維護四個方面提出建議，對實現(xiàn)科研經(jīng)費管理數(shù)字化、規(guī)范化、精細化、人性化具有一定的借鑒意義。

【關鍵詞】 科研經(jīng)費管理; 財務信息化; 財務一體化

【中圖分類號】 G475;C931.6 ?【文獻標識碼】 A ?【文章編號】 1004-5937（2020）01-0099-04

隨著高?？蒲许椖拷?jīng)費的逐年增加，國家先后出臺了一系列關于科研經(jīng)費管理的文件。在《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等的政策若干意見》中提出對科研經(jīng)費要放管結合、優(yōu)化服務，擴大高校、科研院所在科研項目資金的管理權限，既要為科研人員營造良好的研究環(huán)境，也要加強科研經(jīng)費的事中事后監(jiān)管;《關于開展解決科研經(jīng)費‘報銷繁有關工作的通知》提到要建立高效便捷的科研經(jīng)費報銷管理機制，加強科研項目和經(jīng)費全過程管理信息化建設，促進項目管理、經(jīng)費管理、網(wǎng)上審批、財務報銷、信息查詢等管理一體化，推行“一站式”服務，切實提高報銷效率和便捷化水平?？蒲胸攧找惑w化管理模式已經(jīng)成為了必然，高校需要統(tǒng)籌規(guī)劃，整合現(xiàn)有資源并重新梳理科研項目和經(jīng)費管理流程，通過信息化手段建立科研、財務、院系和課題負責人共享的信息平臺，實現(xiàn)科研項目和經(jīng)費全過程數(shù)字化、規(guī)范化、精細化、人性化的管理，覆蓋項目申報、評審、立項、執(zhí)行到驗收各個過程，達到提高管理水平，提升服務質量的目的。

一、高?？蒲薪?jīng)費管理現(xiàn)狀及存在的問題

在傳統(tǒng)的科研經(jīng)費管理中，課題負責人將申報材料提交到科研管理部門，經(jīng)審批予以立項;課題負責人持項目合同和預算明細到財務管理部門，財務管理部門設立項目經(jīng)費核算賬號;課題負責人通過財務查詢項目到款信息并入賬和報銷，財務管理部門對科研經(jīng)費的收入、預算、成本、分配進行監(jiān)管，并編制財務分析報告進行信息公開;課題負責人將審計材料交給審計部門，審查項目的經(jīng)費來源、到款情況、預算執(zhí)行情況等后辦理項目驗收、結題。傳統(tǒng)的科研經(jīng)費管理存在以下問題：

（一）高校科研管理缺乏整體性

當前的高?？蒲薪?jīng)費管理過程中，科研管理部門負責項目申報和科研成果管理;財務管理部門負責項目經(jīng)費的管理和監(jiān)管并提供審計報表;課題負責人負責項目執(zhí)行情況。由于三者之間的“明確”分工，導致學?？蒲泄芾淼恼w性被分割[1]。

（二）部門信息“孤島”，跨部門業(yè)務效率低

高校科研管理部門和財務管理部門之間的信息系統(tǒng)各自獨立使用，缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準，信息共享程度低，不利于跨部門業(yè)務。課題負責人浪費大量時間在部門間的溝通中，立項、預算申報、預算調(diào)整、結題等活動都需要經(jīng)過兩個甚至多個部門的審批，影響課題執(zhí)行進度，沒有真正做到為科研人員營造良好的環(huán)境[2]。

（三）科研經(jīng)費管理缺乏合同管理機制

隨著對科研經(jīng)費管理要求不斷的提高以及政府會計的改革，傳統(tǒng)的科研管理流程缺乏合同管理規(guī)范和制度，不能明確權責依據(jù)和時點要求，入賬和外轉賬務處理缺乏依據(jù)。

（四）信息化的滯后影響財務人員工作效率

大量重復、手動錄入，核對檢查和統(tǒng)計報表等工作浪費了財務人員的時間成本，而且簡單依靠財務人員的輸入、復核的管理模式的出錯率依然很高，高校應該思考通過信息化技術減少財務人員工作量的方案。

（五）數(shù)據(jù)缺乏整合性，影響分析決策

科研經(jīng)費管理更多關注的是日常的經(jīng)費收支會計核算，大量科研數(shù)據(jù)的沉淀，缺乏統(tǒng)一管理。這樣的管理方式導致多年來的數(shù)據(jù)缺乏銜接，沒有很好地匯總，決策者不能及時、準確地分析和預測，無月報、季報，只在年終按上級要求報決算，財務分析和決策往往流于形式。

（六）科研經(jīng)費管理內(nèi)控與風險意識不足

傳統(tǒng)的科研經(jīng)費管理缺乏流程化的電子審核簽批流程，往往會造成簡單程序復雜辦，復雜程序不知道找誰辦的情況，此外人為造成的財務風險不可避免。

（七）缺乏通用報表影響信息公開效果

財務管理系統(tǒng)缺乏科研經(jīng)費通用報表格式，很多報表需要通過智能報表調(diào)取，但數(shù)據(jù)如果跨年度或跨系統(tǒng)時，許多數(shù)據(jù)要通過手動處理，造成科研經(jīng)費信息公開不及時、不準確、不標準等情況。

二、科研經(jīng)費一體化協(xié)同管理

隨著科學技術的發(fā)展，高校的信息化軟硬件基礎建設基本成熟，正從數(shù)字化校園向智慧校園轉變。高校必須有效地利用現(xiàn)有的信息化資源，讓科技為人類服務，通過建設科研財務一體化平臺讓科研經(jīng)費管理從管理為主向服務為主的工作理念轉變，實現(xiàn)教師科研業(yè)務自助申請和查詢，提升科研項目服務質量及效果，實現(xiàn)科研項目從申報到結題的全過程管理和監(jiān)控?？蒲胸攧找惑w化平臺的建設首先要確立協(xié)同管理目標;其次明確各管理部門在整個科研管理中的職責和權限;然后根據(jù)使用、管理和監(jiān)督的權限對科研財務業(yè)務流程進行梳理，確定平臺的業(yè)務功能以及各個時間節(jié)點科研管理部門、財務管理部門、院系、課題負責人等的職責和權限;最后通過集成數(shù)據(jù)資源，讓信息流、業(yè)務流和財務流在整個生命周期有效地運轉，優(yōu)化科研經(jīng)費管理流程，提供更好的科研經(jīng)費服務。

（一）確立一體化平臺架構和協(xié)同管理目標

科研財務一體化平臺是一個多部門共同參與的協(xié)同管理平臺，科研、財務、院系、資產(chǎn)等部門必須要建立起協(xié)同管理機制。平臺不僅要面向用戶，同時要便于提高管理者的使用效率，降低管理成本。學校是科研經(jīng)費管理的責任主體，應設立科研財務一體化平臺領導小組，各部門合理分工，確立一體化平臺的對接方式和協(xié)同管理目標。圖1展示了通過數(shù)據(jù)交換中心方式建立的一體化平臺架構。業(yè)務發(fā)生的時候，通過接口數(shù)據(jù)交換，一體化平臺自動采集基礎數(shù)據(jù)、業(yè)務數(shù)據(jù)和報表數(shù)據(jù)，實現(xiàn)財務數(shù)據(jù)自動挖掘與整合。應用層預先設置科研經(jīng)費管理模塊，如立項申請、預算編制、預算調(diào)整、預開票據(jù)、中期檢查、延期申請、報銷申請、結題申請等，對數(shù)據(jù)進行處理和展示。通過數(shù)據(jù)的實時自動傳遞，消除了跨部門的信息滯后;通過電子簽批的控制，便于科研經(jīng)費的監(jiān)管;通過智能憑證自動生成會計分錄，提高財務人員的工作效率;通過通用報表設計，為使用者和管理者提供更加直觀的報表。

集成稅務開票和收據(jù)開票系統(tǒng)，課題負責人在一體化平臺中提交預開發(fā)票或收據(jù)申請，財務審核通過后，會計核算系統(tǒng)自動生成憑證，通過短信平臺通知科研人員到財務管理部門領取開具好的票據(jù)。

經(jīng)辦人通過一體化平臺選擇財務報銷模塊，跳轉到財務網(wǎng)上投遞界面填報日常報銷、酬金、差旅、資產(chǎn)等報銷信息，支持驗證電子發(fā)票、公務卡信息。投遞報銷前在財務核算系統(tǒng)自動凍結預算金額，其中資產(chǎn)的采購和驗收跳轉到資產(chǎn)管理系統(tǒng)，通過資產(chǎn)管理部門的審核后再凍結該資產(chǎn)金額。經(jīng)辦人持打印后的投遞單和原始票據(jù)到財務管理部門，財務核算人員通過物流系統(tǒng)透明化業(yè)務流程，并通過短信平臺為經(jīng)辦人發(fā)送短信提示業(yè)務信息。

6.稅票往來標記，票據(jù)管理優(yōu)化

稅務系統(tǒng)、發(fā)票系統(tǒng)、財務系統(tǒng)三者聯(lián)動，課題負責人通過一體化平臺預借發(fā)票或預開票據(jù)時，自動查詢并標記經(jīng)辦人是否有未核銷的發(fā)票或收據(jù)，控制票據(jù)預開數(shù)量;自動查詢項目余額并支持多個項目號扣除保證金，并返回一一對應地核銷代碼;通過聯(lián)動的表達方便財務管理人員對應收應付款的管理，根據(jù)標記的往來時間，催繳超期的發(fā)票和收據(jù)。

7.設計通用報表，結題結賬優(yōu)化

課題負責人通過一體化平臺的結題結賬模塊填寫結題（中期）財務驗收決算報告、項目結余資金使用申請表等材料，上傳結題驗收證明附件，經(jīng)院系、科研管理部門審批后，財務審核并進行賬務處理。課題負責人提交申請時，一體化平臺自動獲取并展示當期余額、暫付款、預約報銷情況、預算執(zhí)行情況等，在賬務審核前財務系統(tǒng)自動凍結相關賬戶。申請審批后，課題負責人可直接通過一體化平臺獲取結題報告、收入支出結余情況匯總表等，報表帶有單位Logo。

三、一體化平臺的實施保障

（一）總體規(guī)劃，定制開發(fā)

科研財務一體化平臺是高校全面信息化建設目標的一部分，應該充分利用學?，F(xiàn)有的網(wǎng)絡資源來建設，信息接口建設要符合學校數(shù)據(jù)交換平臺的要求，包括數(shù)據(jù)標準規(guī)格、網(wǎng)絡與硬件基礎設施、軟件與應用建設、信息管理機制等，契合學校構建安全、可靠、便捷的校園網(wǎng)絡環(huán)境[3]。學校信息網(wǎng)絡辦公室作為牽頭部門推進接口建設，科研管理部門、財務管理部門、資產(chǎn)部門應按照標準提供數(shù)據(jù)接口，建立聯(lián)絡機制?？蒲胸攧找惑w化平臺應結合學校管理需求，理清業(yè)務流程，財務、科研管理系統(tǒng)公司分別列出需要和可提供的數(shù)據(jù)單元，根據(jù)優(yōu)化的流程修改接口程序，對數(shù)據(jù)進行集成，打通數(shù)據(jù)孤島，實現(xiàn)項目信息集成、預算信息集成、來款集成、經(jīng)費認領集成、支出集成、合同管理系統(tǒng)集成、影像存儲集成等，在使用中建立長效機制，逐步完善。

（二）加強安全防范意識，建設內(nèi)部控制體系

科研財務一體化平臺一般是數(shù)據(jù)交換中心架構，通過中間數(shù)據(jù)平臺與財務管理系統(tǒng)和科研管理系統(tǒng)進行信息傳輸。網(wǎng)絡安全方面，高校應加強計算機病毒防范，修補系統(tǒng)漏洞;信息安全方面，中間數(shù)據(jù)平臺與各部門系統(tǒng)需要構建虛擬專用網(wǎng)絡、中轉站、防火墻;用戶安全方面，一體化平臺可以通過身份驗證方式登錄，通過對再造的流程建立全面權限框架，針對每個業(yè)務搭建風險控制矩陣，建立權限指引，對關鍵控制體系的發(fā)起、審核、審批、備案四種權限進行明確界定。

（三）一體化平臺初始化

1.項目信息對照

由于科研和財務管理平臺的數(shù)據(jù)標準不同，平臺上線前需要管理員設置信息對照表，包括部門編碼、項目類別、預算模板、科目對照。對于財務項目進行大類和預算模板管理的高校，需要將科研類別對照財務大類和預算模板。

2.項目信息完善

集成后的系統(tǒng)可以通過計算機匹配項目名稱、負責人、所屬部門等信息，但往往由于管理需要或人工錄入等原因會有項目信息不一致、不完整的情況，對于沒有匹配成功的項目需要管理人員查找原因，二次計算機匹配或人工匹配。

3.財務系統(tǒng)設置

一體化平臺支持系統(tǒng)自動立號、預算憑證轉入、會計智能憑證、預算凍結等管理操作，這就需要在財務核算系統(tǒng)定制開發(fā)科研項目立項模塊，預先設置立項編碼方案;財務管理部門提前細化所有類別會計分錄和篩選指定項目號（如科研提成基金號），整理成文檔，根據(jù)會計憑證的編碼規(guī)則，定制開發(fā)智能憑證。

（四）一體化平臺的維護與實施

科研財務一體化平臺的正常運行需要科研、財務和信息網(wǎng)絡部門的多方合作，需要懂業(yè)務、懂技術的復合型人才的加入。系統(tǒng)調(diào)試初期，必須對所有類型的科研項目進行測試，原型法調(diào)整程序;使用期間，數(shù)據(jù)同步過程出現(xiàn)的問題需要聯(lián)系多方診斷，系統(tǒng)開發(fā)公司有專人密切配合。為了保障一體化平臺的順利實施，高校應該編制流程圖和使用手冊，方便用戶操作。

【參考文獻】

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