新時(shí)期做好水利工程檔案工作對(duì)策

徐 華

（山東省調(diào)水工程運(yùn)行維護(hù)中心膠州管理站，山東 膠州 266300）

水利工程檔案是工程建設(shè)和運(yùn)行過程中形成的真實(shí)記錄，是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，做好水利檔案工作對(duì)于水利事業(yè)的健康發(fā)展具有十分重要的歷史參考價(jià)值和現(xiàn)實(shí)借鑒意義。新形勢(shì)下，重視檔案管理工作，提升檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化已勢(shì)在必行。

1 堅(jiān)持依法治檔，提高檔案管理水平

要改變檔案工作普遍存在的“說起來重要、做起來次要、忙起來忘掉”的不良做法，必須深入學(xué)習(xí)宣傳貫徹《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《山東省檔案工作條例》，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。實(shí)際工作中，要做好以下幾點(diǎn)：首先，要健全組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，將水利檔案工作納入正規(guī)化管理軌道。要成立有分管領(lǐng)導(dǎo)任組長，辦公室牽頭、相關(guān)科室及人員為成員的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，形成全局工作有人管、面上工作有人抓、具體工作有人干的工作機(jī)制。同時(shí)，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，成立專門檔案機(jī)構(gòu)—綜合檔案室，配備專職檔案工作人員，統(tǒng)一制定檔案工作目標(biāo)和措施，將檔案工作納入系統(tǒng)化管理軌道，明確職責(zé)，各負(fù)其責(zé)，各司其職。其次，要增強(qiáng)檔案法制觀念，加大水利檔案管理監(jiān)督執(zhí)法力度。通過大力學(xué)習(xí)宣傳檔案法律法規(guī)，提高單位全員對(duì)檔案和檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，并可以通過檔案典型實(shí)例，來增強(qiáng)工作人員對(duì)檔案所發(fā)揮的價(jià)值和作用的直觀認(rèn)識(shí)，從而形成一種人人關(guān)心檔案、支持檔案、利用檔案、保護(hù)檔案的良好氛圍和自覺行為。另外，水利行政管理部門要定期單獨(dú)或與檔案行政主管部門聯(lián)合開展檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查，要根據(jù)《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，對(duì)那些水利檔案工作開展不力的要跟蹤指導(dǎo)、幫助，對(duì)存在問題的要限制整改。其三，要加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案人員整體素質(zhì)。利用上崗培訓(xùn)、以會(huì)帶訓(xùn)、繼續(xù)教育、學(xué)術(shù)討論會(huì)、外出參觀交流等多形式、多渠道，加強(qiáng)對(duì)專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和教育培訓(xùn)，不斷提高他們的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能，以適應(yīng)和滿足新形勢(shì)下檔案工作發(fā)展的需要。同時(shí)，要盡量確保檔案工作人員的相對(duì)穩(wěn)定性，力爭建設(shè)一支政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、專業(yè)水平優(yōu)的檔案人才隊(duì)伍。

2 突出歸檔重點(diǎn)，加強(qiáng)檔案規(guī)范化建設(shè)

水利部門要根據(jù)本系統(tǒng)、本行業(yè)、本部門的工作職能和中心工作，在做好文書、會(huì)計(jì)、聲像等常規(guī)門類檔案工作的基礎(chǔ)上，要突出抓好專業(yè)檔案即工程檔案管理，特別是要把抓好工程檔案材料的收集工作作為重中之重。水利工作面廣量大，每年都有新的工作、新的工程項(xiàng)目，隨之產(chǎn)生大量的基礎(chǔ)檔案材料。為做好檔案收集工作，首先，應(yīng)成立檔案收集工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由主要負(fù)責(zé)同志任組長，分管檔案工作的負(fù)責(zé)人為副組長，由一名專職檔案員、多名相關(guān)業(yè)務(wù)科室兼職檔案員為成員，齊心協(xié)力共同做好檔案工作。其次要做好“賬內(nèi)”和“賬外”檔案資料的收集。建立健全收發(fā)文登記制度，將收到的文件按簽收、登記、審核、擬辦、承辦程序辦理，年終按登記簿向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、科室和有關(guān)人員收集歸檔；發(fā)文按擬稿、審核、簽發(fā)、油印、登記、分發(fā)等程序辦理，做好“賬外”資料的收集，還要求檔案人員要走出檔案室，并充分了解各業(yè)務(wù)科室從項(xiàng)目研究立項(xiàng)、擬定方案到工作過程中的重要業(yè)務(wù)活動(dòng)，從重大項(xiàng)目的研究立項(xiàng)、擬定方案到工作過程中資料的收集、歸檔、整理等環(huán)節(jié)，力爭提前介入，積極參與研究，主動(dòng)作為，確保工程項(xiàng)目檔案資料的完整、齊全、系統(tǒng)。另外，對(duì)應(yīng)歸檔的工程檔案資料，要嚴(yán)格按照國家有關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，分門別類，科學(xué)整理，規(guī)范管理，確保其歸檔率完整率達(dá)到100%。

3 加強(qiáng)硬件建設(shè)，夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)

新形勢(shì)下，水利部門要積極創(chuàng)造條件，優(yōu)先支持檔案工作的發(fā)展，積極推行文書、科技、會(huì)計(jì)、聲像、實(shí)物檔案等及圖書、資料一體化綜合管理模式。要加大資金投入，建立能滿足檔案工作長期發(fā)展的檔案專用庫房、閱覽室、辦公室及展廳等，配備微機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、去濕機(jī)、密集架等現(xiàn)代化檔案設(shè)施設(shè)備，使檔案安全保管條件達(dá)到“九防”要求。建立健全文件材料收集、歸檔、保管、保密、編目、鑒定銷毀、查閱利用、檔案設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)、重大活動(dòng)檔案登記等制度，不斷完善管理措施，做到有章可循，依法治檔。要加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)步伐，按照數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)以前形成的各門類檔案要積極開展數(shù)字化掃描工作，早日完成數(shù)字化任務(wù)，對(duì)新產(chǎn)生形成的檔案材料，要注重電子文件和電子檔案的收集歸檔工作，不斷提高檔案工作信息化、現(xiàn)代化管理水平。

4 強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提升檔案服務(wù)質(zhì)量

圍繞中心、主動(dòng)服務(wù)是檔案部門和檔案人員的宗旨所在，充分發(fā)揮水利檔案的潛在價(jià)值和現(xiàn)實(shí)作用使之服務(wù)于水利事業(yè)的健康發(fā)展是做好水利檔案工作的根本目的。一是要搞好檔案信息資源的開發(fā)利用。為更好的提供利用檔案，及時(shí)編制各種檔案檢索目錄，編制全宗指南、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯集、重要文件匯集、利用效果實(shí)例匯編等編研資料，開展多層次、立體化的檔案利用活動(dòng)。二是要建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)。充分利用辦公自動(dòng)化和內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，將檔案的各種檢索目錄輸入計(jì)算機(jī)，按照數(shù)字檔案室建設(shè)建立目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)本系統(tǒng)、本部門檔案信息資源共享共用，便于及時(shí)高效的為領(lǐng)導(dǎo)決策、工作查考、項(xiàng)目建設(shè)及業(yè)務(wù)科室的科研等提供有效的檔案信息支撐。三是要增強(qiáng)服務(wù)觀念。檔案人員要面向查閱者、面向基層、面向水利事業(yè)發(fā)展大局，與時(shí)俱進(jìn)，主動(dòng)作為，使檔案資料由死材料變?yōu)榛钚畔?；采取定向服?wù)、跟蹤服務(wù)、菜單式服務(wù)等形式，充分發(fā)揮檔案材料為水利工作和水利工程建設(shè)保駕護(hù)航的作用，力爭實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)形式多樣化、服務(wù)內(nèi)容精準(zhǔn)化、服務(wù)效果優(yōu)質(zhì)化。