從“大總管”到“數(shù)據(jù)玩家”

張騫

作為學(xué)校資源中心主任，我成了老師們“最需要的人”。剛上任時(shí)我就在思考，該如何做好我的本職工作？我認(rèn)為：做好后勤保障，就是當(dāng)好學(xué)校的“大總管”，讓每一分錢都花在刀刃上！于是我這樣做：

扎緊入口，能不買則不買。比如：學(xué)校的形體老師和音樂老師為了授課便利申請購買拖拉音響。我想，若兩人的課不沖突，在和學(xué)?；顒?dòng)不沖突的情況下，是可以共用一個(gè)的，于是，只購買了一個(gè)。作為學(xué)校的“大總管”，學(xué)校所有物資我最清楚，所以采購時(shí)我把握一個(gè)原則——能省則省，能代替則代替，能共用則共用，做到物盡其用，做好節(jié)流，積少成多。對于消耗性物品，我也不會一次性發(fā)放很多，避免使用時(shí)大手大腳，沒有節(jié)約意識，造成不必要的浪費(fèi)，所以我連筆芯都是幾根幾根地發(fā)，用完再找我領(lǐng)。后來老師們給我取了個(gè)名字“張摳摳”，就是說我太摳門。

后來，在學(xué)期工作反思會上，老師們提出：這樣的物資使用方式雖然很節(jié)省，但是響應(yīng)太慢，給老師們的工作帶來很多不便。

為了方便管理，也讓老師們的需求能迅速得到響應(yīng)，學(xué)校適當(dāng)下放了一些經(jīng)費(fèi)使用權(quán)給班主任及教研組長，在適當(dāng)?shù)慕痤~內(nèi)，他們可以自行采購一些教育教學(xué)必需品，不需要走申報(bào)流程。這樣一來，老師們不會再為買幾張皺紋紙、一盒馬克筆來找我了。

流程簡化了，問題就變簡單了。但是新的問題來了：有的班級到了學(xué)期末給定的經(jīng)費(fèi)還沒有用完，就想方設(shè)法將錢用出去;有的老師采購時(shí)獲取的發(fā)票不正規(guī)，不符合報(bào)銷手續(xù)……這樣，不僅造成財(cái)務(wù)管理不規(guī)范，也造成了不必要的浪費(fèi)。我在想，是否可以嘗試用“大數(shù)據(jù)思維”來做事，使服務(wù)更精準(zhǔn)？

學(xué)校每學(xué)期都會用到一些日常的消耗品，如筆、筆芯、備課本、教研本、粉筆、卡紙等。經(jīng)過一年的物資保管和發(fā)放，我將前面老師領(lǐng)取和使用的情況進(jìn)行了一次數(shù)據(jù)分析，果然有“重大發(fā)現(xiàn)”。比如在筆芯的使用上，我發(fā)現(xiàn)語、數(shù)、英老師使用紅筆的數(shù)量更多，而高年段又比低年段多，語文老師比數(shù)學(xué)、英語教師多;綜合組老師使用黑筆的數(shù)量較多，老教師又比年輕老師用得多。在打印紙張的購買上，我發(fā)現(xiàn)開學(xué)第1-2周和學(xué)期末最后3周用紙量很大，且開學(xué)時(shí)A4紙用得多，學(xué)期末A3紙用得多……

通過這樣的數(shù)據(jù)分析，我意識到我可以把服務(wù)做得更精準(zhǔn)，比如按需將物資給老師們一次性發(fā)放到位，這樣既減輕了我的工作量，也給老師們節(jié)省了不斷領(lǐng)取物資的時(shí)間，且保證沒有浪費(fèi)。不僅如此，這些數(shù)據(jù)還可以在某種程度上為教務(wù)部門提供一些有價(jià)值的信息，比如某年級的語文組比其他年級語文組領(lǐng)取的紅筆數(shù)量明顯要多，說明這個(gè)年級學(xué)科的作業(yè)量可能過大，教務(wù)部門就可以介入管理。

通過前面幾次變革，我的工作效率得到了很大提高，可我還是一樣很忙。作為中層，我們一直秉承“管理即服務(wù)”的理念，希望老師們的需求能得到一站式服務(wù)。所以，只要有老師找到我，我都會盡力提供幫助，慢慢地我便成了學(xué)校的“萬金油”：

“張老師，我們班孩子的手被門夾破了。”

“張老師，我們班孩子受傷需要報(bào)保險(xiǎn)?！?/p>

“張老師，我們班孩子想坐校車。”

“張老師，我們班孩子想買一個(gè)書包?！?/p>

于是我又開始新的思考：為什么我會這么忙？

恰好這時(shí)，學(xué)校組織支持部門梳理各自崗位的服務(wù)對象和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。在梳理之前，我覺得我的服務(wù)對象就是全體老師和學(xué)生，但隨著梳理的深入，我才發(fā)現(xiàn)，我的忙，正是因?yàn)椴磺宄约旱姆?wù)對象是誰，不清楚我的責(zé)任邊界，以至于我做了別人的事，別人也做著我的事。雖然從服務(wù)角度去看是不錯(cuò)的，但從管理角度去看，這樣的方式不僅不高效，還容易引起不必要的忙亂，白白消耗溝通成本。

經(jīng)過梳理，我發(fā)現(xiàn)我為老師提供的主要服務(wù)內(nèi)容就是采購，而評價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)總結(jié)起來就是“物美價(jià)廉”加“及時(shí)到位”。能同時(shí)實(shí)現(xiàn)這兩個(gè)目標(biāo)，就需要各部門提前規(guī)劃所需物品，也讓我的工作前置?；诖?，我只需請各部門做好“采購預(yù)算”，這樣我就能提前了解各部門所需，從而將工作做好。于是，我便進(jìn)一步對自己的工作提高了要求——做好采購預(yù)算，理清工作規(guī)劃，即根據(jù)之前的物資使用情況，用大數(shù)據(jù)提前幫各部門（各發(fā)展中心以及各年級組、教研組）梳理一學(xué)期所需的開支種類和預(yù)計(jì)金額，供他們做規(guī)劃時(shí)參考。

回顧這一系列過程，我收獲的不僅僅是“如何把工作做好”這么簡單，最有價(jià)值的是思維方式的變化與提升——大數(shù)據(jù)思維、用戶思維、規(guī)劃意識、精準(zhǔn)定位意識……只有具備這些素養(yǎng)，才能將工作做到位，從而為老師們提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使后勤與前勤緊密相連。