淺論企業(yè)辦公室加強學(xué)習(xí)，全面提升綜合管理水平的目的、意義及措施

楊 虹

（金川集團公司集團，甘肅 金昌 737100）

金川集團辦公室秉承“辦公室工作無小事，辦公室工作零差錯”的工作理念，多年來，緊跟公司發(fā)展改革步伐，內(nèi)抓管理、外樹形象，多措并舉加強員工培訓(xùn)，逐步實現(xiàn)了員工職業(yè)素養(yǎng)的整體提升和工作水平的全面提高，切實做好了辦公室各項管理和服務(wù)工作，經(jīng)過多年不斷地探索和實踐，積累了扎實的經(jīng)驗，為企業(yè)辦公室通過加強學(xué)習(xí)全面提升綜合管理水平做出了效果明顯的探索。

1 目的及意義

企業(yè)辦公室是一個綜合辦事機構(gòu)，是一個單位的信息中心、參謀總部和后勤基地，處在承上啟下、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外的樞紐地位，在日常管理中起著舉足輕重的作用。近年來，隨著企業(yè)提質(zhì)增效、轉(zhuǎn)型升級步伐的加快，辦公室業(yè)務(wù)悄然發(fā)生著深刻的變化，這就對企業(yè)辦公室從業(yè)員工的知識層次、專業(yè)技能、人格品德提出了更高的要求，對辦公室在崗員工提出了極大的挑戰(zhàn)，為了應(yīng)對變化，提高員工及團隊共同的學(xué)習(xí)能力，提高團隊整體效能的最佳途徑就是通過強化學(xué)習(xí)，讓每位員工超越自我的認知能力、思維方式、心理定勢，然后達到思維的變化、行為方式的改變、態(tài)度的變化，最后達到員工與企業(yè)共同提高的目標。簡單論述，就是通過學(xué)習(xí)，突破員工對自己能力原有的認知，改變安于現(xiàn)狀的思維模式，最后改變一成不變的行為方式，通過組織培訓(xùn)和自覺學(xué)習(xí)，最終達到提高員工個人業(yè)務(wù)技能以適應(yīng)崗位變化的要求，同時使企業(yè)辦公室的整體管理水平逐年提高，最終達到企業(yè)辦公室員工個人與團隊共同成長的目的，同時也是加強學(xué)習(xí)的意義所在。

2 落實措施

企業(yè)辦公室應(yīng)將學(xué)習(xí)貫穿于日常工作之中，并持之以恒地抓好落實，運用多種措施持續(xù)推進。

2.1 營造學(xué)習(xí)氛圍，激勵引導(dǎo)員工個人積極學(xué)習(xí)

每一個團隊都是由每一位個體組成，個體的進度決定了團隊的步伐，首先要充分激發(fā)團隊個人的學(xué)習(xí)熱情，變被動學(xué)習(xí)為主動學(xué)習(xí)，才能最終獲得學(xué)習(xí)型團隊的成功創(chuàng)建。為引導(dǎo)、培養(yǎng)員工正確的學(xué)習(xí)理念，企業(yè)辦公室需通過各種形式，及時將企業(yè)愿景、企業(yè)文化、經(jīng)營理念、經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營宗旨、市場形式傳達下去，讓全體員工知曉、了解、掌握，引導(dǎo)員工明白為適應(yīng)企業(yè)提質(zhì)增效、轉(zhuǎn)型升級的需要，必須提升團隊與個人業(yè)務(wù)技能，強調(diào)不斷學(xué)習(xí)的必要性與緊迫性，鼓勵員工撰寫論文、參加比賽、考取資質(zhì)等，并將個人學(xué)習(xí)結(jié)果運用于企業(yè)內(nèi)部職位晉升、評先樹優(yōu)、績效考核、人員任用等，促使員工努力學(xué)習(xí)以更好地規(guī)劃職業(yè)生涯。

2.2 搭建學(xué)習(xí)平臺，組織構(gòu)建學(xué)習(xí)體系

在形成了濃厚的學(xué)習(xí)氛圍之后，應(yīng)及時通過形成完善的學(xué)習(xí)制度鞏固前期的創(chuàng)建成果，同時構(gòu)建學(xué)習(xí)型體系為員工搭建學(xué)習(xí)平臺，提供學(xué)習(xí)機會。金川集團公司辦公室的做法值得借鑒，具體為：

（1）學(xué)習(xí)類型主要采取集中學(xué)習(xí)與分片學(xué)習(xí)相結(jié)合、集體學(xué)習(xí)與個人學(xué)習(xí)相補充。具體為：每月一次由辦公室主任及各內(nèi)設(shè)機構(gòu)負責(zé)人、相關(guān)員工參加的集中學(xué)習(xí)，各內(nèi)設(shè)機構(gòu)至少每月至少一次的自主選定學(xué)習(xí)時間的分片學(xué)習(xí)；根據(jù)工作及業(yè)務(wù)需要擇時進行集中培訓(xùn)，平時由員工個人自覺學(xué)習(xí)；在學(xué)習(xí)范圍方面采取部務(wù)會推薦與員工自行結(jié)合實際工作按需確定。學(xué)習(xí)內(nèi)容涉及公文處理、文件起草寫作、信訪接待、檔案管理、接待禮儀等多方面多專業(yè)。

（2）學(xué)習(xí)范圍實現(xiàn)點、線、面結(jié)合，學(xué)習(xí)規(guī)模進行大、中、小穿插。金川集團辦公室通過爭取參加大型培訓(xùn)、部務(wù)會學(xué)習(xí)交流、各內(nèi)設(shè)機構(gòu)自行組織等方式不定時進行各內(nèi)設(shè)機構(gòu)和員工個人參加的大、中、小型學(xué)習(xí)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)范圍覆蓋辦公室系統(tǒng)每位員工，實現(xiàn)了員工個人、內(nèi)設(shè)機構(gòu)、辦公室系統(tǒng)的點、線、面結(jié)合。學(xué)習(xí)內(nèi)容包括公司制度、領(lǐng)導(dǎo)講話、業(yè)務(wù)技能、國際國內(nèi)形式等，培訓(xùn)教材均由培訓(xùn)人員自行搜集、制作，并將以上各類學(xué)習(xí)產(chǎn)生的培訓(xùn)課件、資料、交流材料、心得體會、政策法規(guī)等材料經(jīng)過整理、編排形成學(xué)習(xí)材料按年度編印成冊下發(fā)至集團內(nèi)部人員參考學(xué)習(xí)。實現(xiàn)學(xué)習(xí)無死角，資源全共享。

（3）學(xué)習(xí)方法實現(xiàn)脫產(chǎn)培訓(xùn)、專項學(xué)習(xí)、業(yè)余學(xué)習(xí)相結(jié)合。金川集團辦公室借助公司培訓(xùn)平臺，重視各類培訓(xùn)機會，即使在業(yè)務(wù)繁忙、人員異常緊張的情況下，也以珍惜學(xué)習(xí)機會的態(tài)度，分配并督促、落實完成集團內(nèi)部各類脫產(chǎn)、半脫產(chǎn)等培訓(xùn)指標，鼓勵員工積極參加；各內(nèi)設(shè)機構(gòu)同時根據(jù)業(yè)務(wù)特點對本機構(gòu)員工組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)；同時對有利于員工崗位工作的培訓(xùn)指標與集團內(nèi)部培訓(xùn)機構(gòu)做以溝通爭取，保證滿足員工的學(xué)習(xí)愿望。各內(nèi)設(shè)機構(gòu)同時組織、鼓勵、要求本機構(gòu)員工進行業(yè)余學(xué)習(xí)，實現(xiàn)學(xué)習(xí)方法的多樣化。

（4）學(xué)習(xí)方式實現(xiàn)課堂面授、專題講座、業(yè)務(wù)座談、在線學(xué)習(xí)互為補充。因員工學(xué)習(xí)能力不同，金川集團辦公室開展了課堂面授、專題講座、業(yè)務(wù)座談、在線學(xué)習(xí)等不同的學(xué)習(xí)方式，以適應(yīng)員工不同的需求，收到良好的效果。以課堂面授形式進行的學(xué)習(xí)，授課老師邀請集團辦公室系統(tǒng)在各崗位有建樹的優(yōu)秀員工人進行講授，鼓勵員工干得好的同時可以講出來，為員工提供了突破自我的平臺和機會，使員工得以展示和突破自我，同時因授課內(nèi)容緊扣辦公室工作實際，參訓(xùn)員工吸收較快，易于結(jié)合實際；專題講座則邀請集團公司財務(wù)管理、礦產(chǎn)資源、安全管理、保密工作、網(wǎng)絡(luò)信息等各領(lǐng)域?qū)＜疫M行講授，豐富和拓展了辦公室系統(tǒng)員工的知識范圍，使員工對于日常文印、接待、檔案管理等工作起到很好的支撐作用；業(yè)務(wù)座談剛由辦公室系統(tǒng)文秘、檔案、信訪、接待、外事等各單位崗位業(yè)務(wù)人員進行座談交流，使各單位互通有無、取長補短；同時金川集團辦公室鼓勵員工積極進行知名網(wǎng)校課程在線學(xué)習(xí)，使員工能夠隨時聽取業(yè)內(nèi)最高級別授課老師的在線授課。

（5）學(xué)習(xí)形式實現(xiàn)理論學(xué)習(xí)與實踐檢驗相結(jié)合。學(xué)習(xí)的成果最終將運用于工作實際，金川集團辦公室運用理論學(xué)習(xí)與實踐檢驗相結(jié)合的辦法使學(xué)習(xí)與實際工作有機結(jié)合。每一個崗位都能從學(xué)習(xí)中汲取到可用的于實際工作的知識，例如每一項接待任務(wù)都從布置會場到現(xiàn)場參觀，從參觀安排到規(guī)劃路線，均對接待崗位人員的安全意識、稿件組織、現(xiàn)場講解等實操能力的檢驗；同時在現(xiàn)場參觀環(huán)節(jié)，使員工學(xué)習(xí)和了解了單位工藝流程，更加有利于對現(xiàn)場接待的路線、時間等的把握；在日常工作中，領(lǐng)導(dǎo)也常常給員工“壓擔(dān)子”，促使員工立足崗位“干中學(xué)，學(xué)中干”，在實際工作中不斷學(xué)習(xí)提升自己的工作技能，進行有目標的滲透式學(xué)習(xí)。

（6）政治學(xué)習(xí)與業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)相結(jié)合。辦公室工作特點決定了從業(yè)人員不僅要有職業(yè)技能，還必須具有極高的政治素養(yǎng)。金川集團辦公室黨支部以“不忘實心 牢記使命”主題教育為契機，以強化黨員學(xué)習(xí)為工作中心，以“三會一課”為抓手，擬定全年學(xué)習(xí)計劃，堅持每月進行一次的支委會及黨小組學(xué)習(xí)，重點學(xué)習(xí)中央、省委、公司黨委上級領(lǐng)導(dǎo)重要講話精神，并經(jīng)常以學(xué)習(xí)筆記評比、知識問卷等形式進行督促，促使黨員干部帶頭引領(lǐng)全體員工堅持學(xué)習(xí)，使學(xué)習(xí)常態(tài)化、制度化，形成黨政齊抓共管、人人主動學(xué)習(xí)的良好氛圍。使辦公室員工政治修養(yǎng)及業(yè)務(wù)水平同步提升。

2.3 完善激勵約束機制，保證學(xué)習(xí)效果。

學(xué)習(xí)一定要與績效考核和薪酬管理緊密結(jié)合在一起，才能在真正意義上起到管理人、促進人、并使之自覺的學(xué)習(xí)并應(yīng)用于工作。為使真正落到實處，產(chǎn)生實際效益，防止流于形式，金川集團辦公室即建立了可以引導(dǎo)員工積極主動的激勵約束機制。

（1）在涉及職工切身利益方面進行激勵。金川集團辦公室在職位晉升、人員任用選拔方面均采用積分、競聘制，員工自身學(xué)習(xí)中取得的學(xué)歷證書、職稱資格、職業(yè)資質(zhì)、職業(yè)技能、獲獎?wù)撐木鰹榧臃猪椖糠e累，并根據(jù)積分排序結(jié)合業(yè)務(wù)能力打分，最終確定。通過創(chuàng)造均等的競爭機會，在客觀上為員工制造公平的激勵環(huán)境，同時公平地進行考核和評價，讓員工明確自身的實力和差距，正視自身不足，找出差距，更加促使員工努力學(xué)習(xí)、主動學(xué)習(xí)。

（2）對各內(nèi)設(shè)機構(gòu)學(xué)習(xí)情況進行約束性檢查。金川集團辦公室對各內(nèi)設(shè)機構(gòu)學(xué)習(xí)內(nèi)容、記錄及員工個人學(xué)習(xí)情況每季度定期做以檢查、考核，平時隨機進行抽查，并將結(jié)果在辦公室內(nèi)部予以通報，促使各內(nèi)設(shè)機構(gòu)積極組織員工學(xué)習(xí)。同時要求各內(nèi)設(shè)機構(gòu)結(jié)合工作實際，幫助員工規(guī)劃職業(yè)生涯，并關(guān)注員工個人學(xué)歷學(xué)習(xí)、論文撰寫、職稱評定等情況，提供一定的支持，幫助員工完成職業(yè)生涯規(guī)劃，做為激勵員工自主學(xué)習(xí)的措施。

3 效果分析

多年來，金川集團辦公室始終堅持注重培育學(xué)習(xí)型理念，完善學(xué)習(xí)制度，搭建學(xué)習(xí)平臺，構(gòu)建學(xué)習(xí)體系，實現(xiàn)了金川集團辦公室員工素質(zhì)的整體提升和工作水平的全面提高，為全面做好各項管理和服務(wù)工作提供支持和保障，使整個團隊和員工個人形成一種獨特的行為和思考方式，形成一個共同的價值觀，使個人愿景、團隊愿景與公司愿景目標一致，向著一個共同提高的目標，匯聚成一個穩(wěn)健提升管理的強大推動力。

（1）強化學(xué)習(xí)以來，金川集團辦公室屢獲公司級先進部室，部室管理大步提高。辦公室下設(shè)的檔案館、信訪室多次受到省局表彰，2008至2019年度連續(xù)獲得省級先進集體稱號，文書、秘書、車隊、龍首山莊等內(nèi)設(shè)機構(gòu)也分別獲得公司級先進集體；制作、搜集、印制學(xué)習(xí)材料共七冊，計90余篇文章，發(fā)放各單位1400冊用于學(xué)習(xí)。下發(fā)部室推薦的學(xué)習(xí)類書籍近200本，組織金川集團辦公室系統(tǒng)工作人員參加的公司級培訓(xùn)學(xué)習(xí)10次，參訓(xùn)人員達4000余人次，以部務(wù)會形式進行的學(xué)習(xí)100余次，以保密工作、礦產(chǎn)資源、信息管理、安全行車等為主題的專題講座10余次，以檔案管理、信訪維穩(wěn)、征集管理意見等為主題的座談會近10次。

（2）強化學(xué)習(xí)以來，經(jīng)粗略統(tǒng)計，金川集團辦公室系統(tǒng)員工通過參加培訓(xùn)、網(wǎng)上自學(xué)、單位提供學(xué)習(xí)機會等各種形式的學(xué)習(xí)近8000人次，企業(yè)辦公室有108人取得第二學(xué)歷，2人取得第三學(xué)歷，45人次取得高一級職稱證書，98人次取得計算機、英語等專業(yè)技能資質(zhì)，8人取得雙職稱高一級職業(yè)技能資質(zhì)，100余人次晉升職位，50余人次發(fā)生崗位變動調(diào)整或身份轉(zhuǎn)變， 10人晉升職務(wù)；員工撰寫、發(fā)表、獲獎各類論文80余篇。在職位晉升、職務(wù)任用、崗位變動等方面?zhèn)€人受益率達100%。

4 結(jié)束語

通過學(xué)習(xí)提升員工綜合素質(zhì)從而提高企業(yè)整體管理水平，是一個漫長的過程，是一個積累沉淀、緩慢提升的過程，不能操之過急一蹴而就，需要持之以恒長期耐心。上述可見，金川集團辦公室經(jīng)過多年扎扎實實點點滴滴的工作，將加強員工學(xué)習(xí)提升團隊整體管理水平的理念溶于團隊每一項工作、每一個崗位、每一位員工，使之日漸深入人心，成為凝聚員工提升自身的有效措施。