尹府水庫(kù)工程技術(shù)檔案管理探討

李輝光，侯 真，姜海瑞

（平度市尹府水庫(kù)管理中心，山東 平度 266745）

尹府水庫(kù)位于平度市東部，大沽河水系小沽河支流豬洞河中下游，控制流域面積178 km2，總庫(kù)容 1.445 8 億 m3，興利庫(kù)容 0.738 億 m3，是一座集防洪、養(yǎng)殖、灌溉和城市供水于一體的大（2）型水利樞紐。自建庫(kù)以來(lái)，水庫(kù)管理單位一直重視工程技術(shù)檔案的管理，堅(jiān)持“依法治檔”，充分發(fā)揮工程技術(shù)檔案對(duì)水庫(kù)運(yùn)行管理的服務(wù)作用，多次被山東省檔案局評(píng)為檔案管理“一級(jí)管理單位”。

1 工程技術(shù)檔案的搜集

工程技術(shù)檔案是直接記敘和反映工程建設(shè)生產(chǎn)活動(dòng)的文字、圖表、照片、錄像等材料。主要有水庫(kù)工程規(guī)劃設(shè)計(jì)原始資料，包括水庫(kù)工程所在河流和地區(qū)的水文氣象、地質(zhì)、地貌以及人口、土地、耕地、經(jīng)濟(jì)、文化等自然條件和社會(huì)歷史現(xiàn)狀的基本資料、工程規(guī)劃資料、工程技術(shù)設(shè)計(jì)書(shū)和設(shè)計(jì)圖紙等；水庫(kù)工程施工及維修加固資料，包括測(cè)繪設(shè)計(jì)施工、基礎(chǔ)處理、質(zhì)檢記錄、批準(zhǔn)文件、竣工驗(yàn)收資料等；水庫(kù)工程觀測(cè)及生產(chǎn)運(yùn)用指標(biāo)資料，包括歷年降雨、徑流、洪水特征值、水庫(kù)庫(kù)容、供水量及工程巡查檢測(cè)資料等；其他有關(guān)資料，包括管理制度、規(guī)程預(yù)案及各種計(jì)劃、考核資料等。

2 技術(shù)文件資料的歸檔整理

工程技術(shù)檔案是靠工程技術(shù)文件材料的積累、歸檔形成的，要及時(shí)把工作和生產(chǎn)活動(dòng)中形成的、已經(jīng)辦理結(jié)束或告一段落的具有保存價(jià)值的技術(shù)文件資料，收集整理移交給檔案室。凡是在當(dāng)前和今后具有查考依據(jù)作用的技術(shù)文件材料，都應(yīng)劃入歸檔范圍。包括上級(jí)機(jī)關(guān)的指示、決議、通知、通報(bào)及單位的請(qǐng)示、決議、防汛總結(jié)、電話記錄等文件；工程運(yùn)行管理中形成的調(diào)度運(yùn)用計(jì)劃、運(yùn)行記錄、年度財(cái)務(wù)報(bào)表、各種觀測(cè)匯編資料等；防汛歲修、除險(xiǎn)加固計(jì)劃、設(shè)計(jì)計(jì)劃、施工記錄和總結(jié)材料等。

根據(jù)技術(shù)文件材料形成過(guò)程的特點(diǎn)，歸檔時(shí)間一般分為隨時(shí)歸檔和定期歸檔兩種。按階段歸檔，如水文觀測(cè)資料等；按年度歸檔，如運(yùn)行管理和調(diào)度形成的技術(shù)文件材料、水情記載等；一項(xiàng)工程在結(jié)束通過(guò)鑒定驗(yàn)收后歸檔；專業(yè)性會(huì)議，應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)歸檔；設(shè)備、儀器、圖紙、說(shuō)明書(shū)等，在購(gòu)回驗(yàn)收后歸檔。

歸檔工作由各業(yè)務(wù)技術(shù)人員承擔(dān)。工程任務(wù)結(jié)束后，將需歸檔的文件材料收集齊全、核對(duì)正確，向檔案室移交。接收檔案必須履行移交手續(xù)，填寫(xiě)移交單，并簽字蓋章。歸檔技術(shù)文件材料，字跡要清楚，簽署應(yīng)完備；層次分明，符合其形成規(guī)律；必須準(zhǔn)確反映水庫(kù)管理單位的生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況和歷史過(guò)程。

技術(shù)檔案的整理包括系統(tǒng)整理和編目。系統(tǒng)整理是將技術(shù)文件材料進(jìn)行分類(lèi)，并按規(guī)定將所屬文件依次排列使之條理化、系統(tǒng)化。編目即遵循技術(shù)檔案形成的規(guī)律，保持科技文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，根據(jù)便于保管和利用的原則編制檔案目錄。水庫(kù)技術(shù)檔案可根據(jù)重要文獻(xiàn)、水文、測(cè)量及地質(zhì)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工及竣工、生產(chǎn)管理等內(nèi)容來(lái)進(jìn)行分類(lèi)編目整理。

3 技術(shù)檔案的保管

檔案管理人員接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，辦理交接手續(xù)，對(duì)接受的技術(shù)檔案，應(yīng)分類(lèi)編目、登記和進(jìn)行必要的加工處理，力求做到簡(jiǎn)明、方便使用；技術(shù)檔案保管要設(shè)置專室、專柜、排架方法，要科學(xué)和便于查找，辦公與檔案庫(kù)房分開(kāi)，庫(kù)房要防火、防盜、防潮、防鼠、防塵、防蟲(chóng)、防水、防光、防高溫，并具備齊全的消防器材；要定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，防止缺、損、霉、爛、蟲(chóng)蛀鼠咬等，對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，維護(hù)檔案的完整與安全。

對(duì)必須進(jìn)行修改的工程技術(shù)檔案，應(yīng)由原項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或技術(shù)負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)，經(jīng)技術(shù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后及時(shí)到檔案部門(mén)修改；管好檔案的目的是便于利用，必須建立健全各項(xiàng)檔案管理制度，加強(qiáng)和充實(shí)檔案管理機(jī)構(gòu)，不斷提高管理水平。

4 技術(shù)檔案的保存期限鑒定

確定檔案資料的保存期限，銷(xiāo)毀失去利用價(jià)值的檔案，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真的鑒定。技術(shù)檔案的管理期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。凡是在反映工程運(yùn)行管理活動(dòng)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)等方面具有長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值的技術(shù)檔案，應(yīng)列為永久保存；凡在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)（15年以上）具有利用價(jià)值的技術(shù)檔案應(yīng)列為長(zhǎng)期保存；凡短期內(nèi)有參考價(jià)值的技術(shù)檔案，列為短期保存；凡是介于兩種保管期現(xiàn)之間的檔案，其保管期限一律從長(zhǎng)。

水庫(kù)管理中心建立技術(shù)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀制度。鑒定工作由管理中心領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員參加的鑒定小組組織，依據(jù)《檔案保管期限表》對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，寫(xiě)出鑒定報(bào)告，注明鑒定意見(jiàn)，由小組負(fù)責(zé)人簽名，并且注明鑒定日期。對(duì)已過(guò)保管期限的檔案，檔案管理人員逐步進(jìn)行詳細(xì)審查，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的，造具清冊(cè)，由鑒定小組鑒定確認(rèn)后，經(jīng)單位分管工程技術(shù)檔案的領(lǐng)導(dǎo)審批銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，指定專人監(jiān)銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。

5 技術(shù)檔案的現(xiàn)代化管理

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，加強(qiáng)技術(shù)檔案現(xiàn)代化管理工作勢(shì)在必行。要努力提高技術(shù)檔案的現(xiàn)代化管理水平，使檔案現(xiàn)代化管理工作與單位的辦公現(xiàn)代化管理工作同步發(fā)展；要努力實(shí)現(xiàn)對(duì)新技術(shù)檔案數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)管理，并逐步提高利用計(jì)算機(jī)管理歷史檔案數(shù)據(jù)的比重，利用新的科學(xué)技術(shù)手段，爭(zhēng)取實(shí)現(xiàn)對(duì)所有的技術(shù)檔案信息的計(jì)算機(jī)管理，不斷推動(dòng)提高水庫(kù)工程管理規(guī)范化水平。