企業(yè)人事檔案的規(guī)范化管理策略分析

劉靜

國(guó)網(wǎng)寧夏電力有限公司營(yíng)銷服務(wù)中心（計(jì)量中心） 寧夏 銀川 750001

引言

在企業(yè)人力資源管理工作中，人事檔案管理是一項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容，將直接對(duì)員工自身利益產(chǎn)生影響。在現(xiàn)今企業(yè)發(fā)展中，在人事檔案工作開展的規(guī)范性存在不足，并因此對(duì)實(shí)際工作開展效果產(chǎn)生了影響。對(duì)此，即需要能夠?qū)υ擁?xiàng)工作引起重視，以科學(xué)措施的應(yīng)用提升工作規(guī)范化水平。

1 目前存在問題

在現(xiàn)今企業(yè)的人事檔案管理工作開展中，還存在著一定的問題，其主要表現(xiàn)在：

1.1 檔案材料不完整

在現(xiàn)今很多企業(yè)在發(fā)展當(dāng)中，存在長(zhǎng)時(shí)間沒有整理歸檔人事材料的情況，使很多員工在基本信息方面都存在不準(zhǔn)確的問題，在收集人事資料時(shí)，更多的對(duì)結(jié)論性材料具有重視，而在員工技術(shù)能力、成長(zhǎng)資料方面材料在收集中則存在不足，因完整性缺乏情況的存在，無(wú)法以公正、客觀的方式為企業(yè)人才任用提供參考，沒有充分發(fā)揮出技術(shù)應(yīng)用價(jià)值。在近年來(lái)人力資源管理信息化發(fā)展中，人才開發(fā)、績(jī)效管理在企業(yè)發(fā)展中具有了更大的影響力，并使得傳統(tǒng)人事檔案管理無(wú)法有效的滿足企業(yè)發(fā)展需求。在人事檔案中，因缺少細(xì)致的崗位變更材料以及考核評(píng)定資料，則將因此對(duì)企業(yè)人力資源管理產(chǎn)生較大的影響[1]。

1.2 管理專業(yè)性差

對(duì)于人事檔案管理來(lái)說，其是一項(xiàng)具有較強(qiáng)規(guī)范性以及政策性的工作，不僅需要設(shè)置專門的管理部門，對(duì)于工作人員素質(zhì)也具有較高的要求。但就目前來(lái)說，很多企業(yè)并沒有對(duì)專門的人事檔案管理部門進(jìn)行設(shè)置，也沒有設(shè)置專門的人員進(jìn)行管理，在從事該項(xiàng)工作的人員中，往往缺少檔案專業(yè)背景，對(duì)于檔案操作情況存在不夠熟悉、不夠規(guī)范的情況，僅僅能夠進(jìn)行檔案的簡(jiǎn)單收集分類，并沒有對(duì)該項(xiàng)工作的重要性形成充分認(rèn)識(shí)。此外，在場(chǎng)所建設(shè)方面也存在不足，部分企業(yè)較多的將庫(kù)房作為檔案是進(jìn)行使用，該情況的存在，則使得很多檔案室內(nèi)部設(shè)備較為陳舊，在防潮、防火等方面無(wú)法滿足標(biāo)準(zhǔn)要求，無(wú)法保障檔案的安全性以及完整性，很可能使檔案材料出現(xiàn)損壞丟失的情況。同時(shí)，對(duì)于那些有價(jià)值的檔案，沒有得到有效的保管，而沒有價(jià)值的資料則存在長(zhǎng)期保存的情況，也將對(duì)企業(yè)的健康發(fā)展造成了阻礙。

1.3 信息化建設(shè)滯后

在現(xiàn)今信息化、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展中，使得信息化技術(shù)也逐漸應(yīng)用在檔案管理當(dāng)中。從目前來(lái)說，很多企業(yè)在信息化建設(shè)上存在不足，沒有做好檔案信息信息化的軟硬件建設(shè)，沒有科學(xué)使用檔案管理軟件進(jìn)行管理，并因此使該項(xiàng)工作無(wú)法對(duì)現(xiàn)代化發(fā)展需求進(jìn)行滿足。

2 規(guī)范化管理方式

2.1 完善制度建設(shè)

在發(fā)展當(dāng)中，供電企業(yè)需要當(dāng)檔案法相關(guān)要求進(jìn)行認(rèn)真貫徹，根據(jù)檔案規(guī)范管理需求，在充分聯(lián)系工作實(shí)踐的情況下，對(duì)各項(xiàng)檔案認(rèn)識(shí)檔案管理制度進(jìn)行制定與完善，保證該項(xiàng)工作能夠有章可循，使工作具有規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)化特點(diǎn)。同時(shí)，管理人員也需要結(jié)合檔案的分類、用品標(biāo)準(zhǔn)與檔案內(nèi)容規(guī)范整理人事檔案資料，積極使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)員工工作業(yè)績(jī)、成長(zhǎng)經(jīng)歷與個(gè)人資料等進(jìn)行全方位管理，及時(shí)做好更新，使該項(xiàng)工作能夠向著規(guī)范化方向發(fā)展，對(duì)“以我為主”的立卷歸檔原則進(jìn)行落實(shí)，保證該項(xiàng)工作能夠向著標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范化方向發(fā)展，為該項(xiàng)工作的良好完成打下重要基礎(chǔ)[2]。

2.2 加強(qiáng)檔案管理

為了能夠保證檔案管理效果，需要能夠從以下方面開展工作：第一，供電企業(yè)需要對(duì)專門的人事檔案管理部門進(jìn)行建立，對(duì)符合要求的檔案室進(jìn)行設(shè)置，保證檔案資料能夠更好保存。同時(shí)，對(duì)專門的人事檔案部門進(jìn)行設(shè)置，這也正是實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的前提與基礎(chǔ)。可以說，硬件設(shè)施的設(shè)置情況，將直接關(guān)系到檔案管理工作效果，在做好檔案室建設(shè)的同時(shí)，也需要做好能夠做好防火、防潮、防盜功能專用庫(kù)房的建設(shè)，并做好區(qū)域的設(shè)計(jì)分隔，有效的分隔辦公室、檔案室以及閱覽室；第二，在做好硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的基礎(chǔ)上，也需要做好專業(yè)檔案管理人員的招聘與選拔。對(duì)于檔案管理來(lái)說，其是一項(xiàng)具有較強(qiáng)專業(yè)性的工作，對(duì)工作人員的業(yè)務(wù)水平以及理論知識(shí)具有較高的要求，人員的素質(zhì)水平更是將關(guān)系到檔案工作開展質(zhì)量。在該種情況下，即需要能夠加強(qiáng)檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)，在提升隊(duì)伍素質(zhì)水平的情況下，保證企業(yè)能夠獲得快速的發(fā)展。對(duì)此，企業(yè)即需要對(duì)該方面工作引起重視，保證檔案的規(guī)范化管理，對(duì)管理人員做好技能培訓(xùn)、職業(yè)道德教育以及規(guī)章制度等相關(guān)的內(nèi)容的培訓(xùn)，以此實(shí)現(xiàn)檔案管理人員工作綜合能力與檔案管理業(yè)務(wù)水平的有效提升。

2.3 完善利用機(jī)制

檔案工作開展的目的，即是更好地進(jìn)行利用。具體來(lái)說，即是檔案的使用者通過管理系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行搜索與提取，以此對(duì)具體管理、工作的需求進(jìn)行滿足，這也正是充分利用檔案信息的過程。在企業(yè)發(fā)展當(dāng)中，檔案信息的完整性對(duì)企業(yè)文化建設(shè)、發(fā)展都具有十分重要的作用，在企業(yè)很多工作當(dāng)中，都需要具有可靠、完整的信息資源。通過人事檔案價(jià)值的充分發(fā)揮，則能夠在有效實(shí)現(xiàn)檔案管理目標(biāo)的情況下，使外部環(huán)境同人事檔案管理系統(tǒng)之間能夠進(jìn)行有效的溝通與聯(lián)系，而這也都同檔案的開發(fā)量用機(jī)制具有密切的聯(lián)系。對(duì)此，企業(yè)即需要能夠?qū)m合企業(yè)發(fā)展的檔案開發(fā)利用機(jī)制進(jìn)行建立，從以下方面入手開展工作：第一，要結(jié)合企業(yè)實(shí)際，對(duì)適合自身發(fā)展的檔案檢索體系進(jìn)行建立，結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)同傳統(tǒng)的人士檔案檢索系統(tǒng)，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)工具的應(yīng)用進(jìn)行檢索，能夠起到提升檢索速度的作用，更好地對(duì)檔案信息共享優(yōu)勢(shì)進(jìn)行發(fā)揮；第二，要做好科學(xué)咨詢服務(wù)體系的建設(shè)。作為檔案的管理人員，需要能夠充分了解人事檔案系統(tǒng)，對(duì)利用者在查閱資料時(shí)提出的問題及時(shí)進(jìn)行解決，保證管理系統(tǒng)能夠充分發(fā)揮效果，以此為企業(yè)的發(fā)展提供高效服務(wù)[3]。

3 結(jié)束語(yǔ)

在現(xiàn)今企業(yè)發(fā)展當(dāng)中，人事檔案管理是重點(diǎn)的工作內(nèi)容，對(duì)于企業(yè)發(fā)展具有重要的意義。面對(duì)目前工作開展中存在的問題，即需要能夠積極采取措施做好處理解決，做好相關(guān)制度體系以及基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，更好地提升企業(yè)管理水平。