水利工程檔案同步管理策略分析

劉雅琴，朱曉彤

（1.山東省調(diào)水工程運行維護中心濰坊分中心，山東 濰坊261041；2.山東省調(diào)水工程運行維護中心，山東 濟南250100）

1 工程檔案同步管理工作的基本目標

水利工程的檔案管理工作是一項長期的、系統(tǒng)的工作，牽涉的部門多，步驟繁雜，需要注意的細節(jié)也比較多，參加水利工程建設的各個部門必須積極配合，協(xié)同管理工程檔案。無論是項目承包單位、工程建設單位還是業(yè)主和政府部門都要為工程的水利檔案管理工作出謀劃策，相互促進水利工程檔案管理工作，提高和完善檔案管理體系，積極探索、創(chuàng)新檔案管理機制，把檔案管理工作納入到日常項目管理工作中。為創(chuàng)建科學、合理、翔實的工程檔案，檔案管理工作需如以下幾項目工作同步。

1.1 與水利工程項目設計同步

在水利工程項目設計的初期，一定要讓項目法人和建設單位檔案管理的相關人員全程參與和記錄，參加立項和招投標會議、工程進度會議，并且將有關內(nèi)容記錄下來，尤其是工期長、規(guī)模大的項目，一定要做好早期的檔案文件收集整理工作，便于日后使用和查閱。

1.2 與項目合同管理同步

在早期的工程建設階段和中期的工程施工階段會簽訂一些承建合同和協(xié)議，還有在施工過程中一些原材料的訂購合同、人員聘用方面的勞動合同等等，這些合同和協(xié)議都要向檔案管理部門提交數(shù)量明確、內(nèi)容齊全的正本和副本，明確提交時間，副本要注明相應正本的存放地點。管理人員要重視相關檔案的歸責問題，涉及工程建設方案、圖紙和設備使用資料，也要定期收集和整理。

1.3 與工程項目檢查工作同步

施工過程中會有各級主管部門組織專門的檢查人員定期去現(xiàn)場檢查工程進度，檢查施工過程中的質(zhì)量與安全等問題，并對施工質(zhì)量、進度、安全等進行全面考核，在此類檢查、巡視等過程中，檔案管理人員要全程跟蹤參與，及時記錄檢查、巡視過程和結(jié)果情況，并形成檔案資料，便于施工問題的反饋和日后整改工作。

1.4 與工程驗收工作同步

水利工程建設是分階段完成的，在每個階段的施工，都要進行質(zhì)量評估和一些收尾工作，要對同階段的工程檔案進行檢查，包括最后的竣工圖以及工程中的各種圖紙和財務記錄，竣工圖和財務記錄有不當之處的，不予驗收。一些重點水利工程項目需要重點檢查和驗收，要求在規(guī)定的時間內(nèi)完成檔案匯編和整理工作，因檔案問題未達到驗收標準的，要盡快完善檔案，工程暫時不能進行竣工驗收。

2 水利工程檔案同步管理方法

水利工程的檔案管理和工程項目的各階段進度一致，和合同管理以及查驗工作同步，是國家基礎設施建設工程新要求，也是目前山東省興建水利工程的明確要求，不僅符合水利可持續(xù)發(fā)展的方向，還有助于加快基礎設施建設的現(xiàn)代化進程。檔案管理部門一方面要強化檔案同步管理意識，一方面要與其他工程部門協(xié)調(diào)配合，主動溝通，對于工程建設中的實際問題及時給予反饋，不斷優(yōu)化現(xiàn)有的檔案管理制度，把握同步管理模式的實施細節(jié)。

2.1 加強宣傳，樹立全員同步管理意識

要根據(jù)國家相關的檔案管理法律政策進行檔案管理，比如《中華人民共和國檔案法》和《水利工程建設項目檔案管理規(guī)定》等方面的法律法規(guī)，讓檔案管理人員熟悉法律法規(guī)，最好將一些重要的規(guī)定匯編成冊，將檔案管理手冊發(fā)給職工，樹立職工檔案管理的法律意識，并且向職工宣傳檔案同步管理的重要意義，定期組織考核，考察職工的檔案管理理論知識和對檔案管理法規(guī)的熟悉程度。定期檢查檔案管理工作和工程其他工作的進度是否一致，強化職工的檔案同步管理意識。

2.2 建立健全檔案管理制度

擁有健全的水利檔案管理制度是進行水利檔案管理工作的基礎和保障。水利工程項目在前期招投標過程中應該對水利檔案的質(zhì)量標準做出規(guī)定，包括格式、提交日期以及不同檔案的固定內(nèi)容和條款，水利工程建設的檔案全部按照規(guī)定來填寫和提交。還可以制定專門的檔案規(guī)章制度，比如《檔案管理制度》《檔案借閱制度》《檔案整編操作規(guī)范》等等，將這些規(guī)章制度納入到工程建設規(guī)范體系之中，要求每一位工作人員都要遵守執(zhí)行。規(guī)定查閱、整理檔案庫房的固定時間，組成督導小組對檔案管理工作進行指導和檢查，檔案管理工作的現(xiàn)場也要定期派人監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題及時解決。

2.3 加強工程檔案過程管理

水利工程項目繁雜，參建部門較多，檔案管理工作要根據(jù)不同項目的內(nèi)容和特點，制定相應的檔案管理辦法。不同項目檔案的歸檔內(nèi)容和項目劃分都不相同，只有形成有針對性的檔案管理辦法，然后按部就班執(zhí)行，才能減少檔案管理環(huán)節(jié)的錯漏，保證檔案的真實和完整，要達到以上目的不僅需要檔案管理人員嚴格執(zhí)行檔案管理規(guī)定，其他部門人員也要熟悉檔案管理規(guī)定，按照規(guī)定提交檔案。

2.4 加強對檔案管理工作的監(jiān)督

檔案管理工作不僅要符合國家有關政策和企業(yè)的規(guī)章制度，還需對檔案管理部門的日常工作進行檢查和指導，督促其適應同步管理模式，及時和工程進度以及其他工程部門、財務部門及綜合部門對接，對目前的檔案管理模式進行整改，使之符合發(fā)展要求，對于檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時指出并給出整改意見，定期對檔案管理整改進度進行跟蹤，發(fā)現(xiàn)未按要求進行整改的，采取通報批評等懲罰措施。

2.5 加強對檔案管理的現(xiàn)代化建設

形成一套完善的檔案管理系統(tǒng)，在國家檔案建設管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行數(shù)字化管理。檔案管理模式從以檔案實體保管和利用為重點，專項檔案信息的數(shù)字化存儲和提供服務為重心，從而使檔案工作進一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化、社會化。保持網(wǎng)絡一體化、確保網(wǎng)絡安全。

3 結(jié) 語

為了適應新的時代形勢，提高水利基礎設施建設水平，要對水利工程的檔案管理工作進行優(yōu)化，樹立人員同步管理意識，建立健全相應的管理制度，重視日常的監(jiān)督工作，使水利工程檔案管理工作規(guī)范化、科學化，信息化。從而更好地為水利項目其他工作服務。