淺談高原地區(qū)水利水電項目施工單位檔案管理中存在的問題及對策

張 義，勾中剛，陳 坤，陳立成

(1.中國水利水電第七工程局有限公司，四川 成都 610213；2.華電西藏能源有限公司大古水電分公司，西藏 山南 856000)

水利水電項目存在建設(shè)周期長、投資力度大、中間環(huán)節(jié)多的特點，而在高原地區(qū)建設(shè)的水利水電工程很大程度上會受到晝夜溫差大、輻射強、氧氣稀薄等環(huán)境因素的影響，導(dǎo)致施工進度緩慢、工期延長、成本增加。而施工單位作為工程建設(shè)的執(zhí)行者往往會把更多的資源和精力投入到實體工程建設(shè)中，而忽略無形工程的管理。檔案資料是工程建設(shè)歷史的重現(xiàn)，以自身的書面性、真實性以及客觀性，令其成為最具信服力和法律意義的證據(jù)。同時，也為工程建設(shè)提供寶貴的經(jīng)驗，有任何工程問題都可從中窺知答案。而檔案管理工作是保證檔案資料得到有效收集、整理和保護的重要手段。它雖身處幕后，但發(fā)揮的作用卻無可替代，建立一個可靠且健全的檔案管理系統(tǒng)，一套長期有效的檔案管理機制，對整個項目建設(shè)的管理和運營起著舉足輕重的作用。

1 高原地區(qū)水利水電項目施工單位檔案管理中存在的問題

1)只重視實體工程建設(shè)，忽視檔案管理的作用。水利水電項目建設(shè)的特點是建設(shè)周期長、投資力度大、中間環(huán)節(jié)多。高原地區(qū)特有的氣候條件會把水利水電工項目的特點進一步放大，導(dǎo)致項目成本增加，工期延長。為了實現(xiàn)建設(shè)項目的利益最大化，施工單位往往會投入大量人力、物力到實體工程建設(shè)中，而輕視檔案資料的整理收集工作，檔案管理觀念淡薄。甚至有的單位未把檔案管理工作提上日程，未配置分管領(lǐng)導(dǎo)及專職檔案人員，無責(zé)任心。未有效建立健全檔案管理機制，未根據(jù)項目變化及時修訂檔案資料，檔案內(nèi)容陳舊，使“事先介入、事中控制、事后嚴把驗收關(guān)”項目檔案的要求得不到落實。

2)管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。因為檔案管理工作處于工程最末端，有的施工單位因節(jié)約成本的原因，大力裁減檔案管理人員數(shù)量，導(dǎo)致檔案管理部門未配置專業(yè)檔案人員，即使配置也為兼職檔案人員。高原地處偏遠，因交通不便，培訓(xùn)成本高，施工單位本身人員缺乏、工期緊等因素，平時檔案管理工作中，未聘請檔案管理方面的專家到項目部對檔案管理人員進行培訓(xùn)和交流，同時也不注重組織本單位人員到檔案管理做的好的單位借鑒管理經(jīng)驗，提高專業(yè)素質(zhì)。項目檔案管理人員大多存在流動性大的特點，崗位人員更換頻繁。且大多在施工單位擔任檔案管理人員的為新分配的大學(xué)生，對施工單位的工作職責(zé)和范圍不了解，且沒有任何工作經(jīng)驗。導(dǎo)致出現(xiàn)新舊檔案人員交接工作不到位，或檔案人員不熟悉檔案管理歸類、編輯和整理工作等問題。使得建設(shè)單位不能盡指導(dǎo)之責(zé)，其他單位也不能有效的開展工作，嚴重影響檔案管理工作的質(zhì)量。

施工單位技術(shù)人員是檔案資料形成的主要生成者。但是相關(guān)技術(shù)人員在填寫資料的過程中，未認真研讀水利水電工程單元工程施工質(zhì)量驗收評定標準和水電建設(shè)項目文件收集與檔案整理等相關(guān)規(guī)范，導(dǎo)致資料填寫不合規(guī)，驗收評定表格多次更改，檔案資料的出錯率和更改率極高。使得檔案資料的真實性、準確性和完整性均不能得到保證。

3)下屬施工隊伍密切配合不夠。施工單位下屬施工隊伍不重視團隊建設(shè)，缺乏專業(yè)的管理人員，且因無法適應(yīng)高原氣候等原因，致使出現(xiàn)管理人員更換頻繁、技術(shù)不過關(guān)等問題。施工隊伍不清楚自身檔案管理職責(zé)，在檔案管理上與施工單位處于脫節(jié)狀態(tài)，檔案資料質(zhì)量低下，資料缺項漏項，現(xiàn)場驗收評定工作滯后的現(xiàn)象常有發(fā)生，對出現(xiàn)的檔案資料問題不及時整改和對上協(xié)調(diào)溝通。

4)檔案管理機制不完善。檔案資料涉及面廣且繁雜，有的施工單位年度計劃和總結(jié)中看不到有關(guān)檔案工作的內(nèi)容，未編制檔案管理辦法等相關(guān)管理文件，或已編制但未落實，檔案管理機制不完善，信息系統(tǒng)建設(shè)不同步，使得建設(shè)單位監(jiān)督困難，不能統(tǒng)管全局，掌控工作進程。各部門的兼職檔案人員因沒有完善的檔案管理機制的約束，存在責(zé)任心不足，不配合檔案管理部門工作的現(xiàn)象，使得檔案管理資料出現(xiàn)收集不及時、歸檔不達標等問題。等工程項目完工需要辦理竣工驗收手續(xù)時，才組織人力、物力、突擊補充檔案資料，令工程竣工檔案處于“事后算總賬”的被動局面[1]。

2 高原地區(qū)水利水電項目施工單位檔案管理工作的對策

水利水電項目施工單位檔案管理工作上存在問題的主要原因之一是由于單位內(nèi)部重視程度不夠，未建立高效的檔案管理機制；二是受資源投入、人員編制等因素的影響。檔案管理工作的好壞是直接決定工程能否順利完成竣工驗收、達標投產(chǎn)和工程創(chuàng)優(yōu)的關(guān)鍵。在高原地區(qū)水利水電工程項目施工單位檔案管理相對于安全管理、質(zhì)量管理、工程進度管理、資金控制等，仍處于弱勢且被邊緣化的狀態(tài)，急需采取措施和對策，加強檔案管理。

1)提高重視度，加強檔案隊伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)水平。檔案管理工作是一項要求專業(yè)素質(zhì)極高的工作，從檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計、編研到提供利用等都有一套理論和工作方法。專兼職檔案人員只有學(xué)會這些理論、方法和工作程序才能提高工作效率，保證檔案工作質(zhì)量。施工單位要從實際出發(fā)，及時配置高原地區(qū)水利水電工程專業(yè)知識和檔案管理專業(yè)知識過關(guān)且業(yè)務(wù)能力過硬的檔案管理人員。為了保證檔案管理人員的穩(wěn)定性，施工單位要采取必要措施，穩(wěn)住人心，做到在薪酬和職稱評定等方面不歧視。此外施工單位要加強專兼職人員的技能培訓(xùn)，通過崗位練兵、自主學(xué)習(xí)等方式不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。同時施工單位要多與其他單位交流學(xué)習(xí)，特別是要把檔案分管領(lǐng)導(dǎo)請出去，學(xué)習(xí)考察其他單位的好經(jīng)驗，在實踐中鍛煉和完善隊伍建設(shè)，培養(yǎng)造就一批復(fù)合型的高素質(zhì)人才，為檔案管理工作的開展打下基礎(chǔ)。

2)上行下效，健全管理體系。專業(yè)的檔案管理人員能快速有效地帶動檔案管理工作走上正軌，是保證檔案管理工作正常運行的關(guān)鍵。而完善檔案管理體系能約束檔案管理工作的橫向發(fā)展和提高工作效率，保證工作質(zhì)量和水平。在檔案管理體系中要明確檔案資料形成和管理的責(zé)任人或責(zé)任部門，完善考核制度，根據(jù)國家規(guī)范要求和工程實際情況，細化歸檔質(zhì)量要求和歸檔方法，確定歸檔范圍。同時從分管領(lǐng)導(dǎo)、部門至個人要量化責(zé)任指標，完善獎勵機制和約束機制，層層落實責(zé)任，起到上行下效的作用，同時堅持檔案“三納入”原則，保證檔案管理從始至終都處于可控狀態(tài)。在對下屬施工隊伍管理時，有必要采取行政管理、合同管理和項目管理相結(jié)合的方法，賦予檔案管理部門否決權(quán)。對施工隊伍檔案資料質(zhì)量差，存在的問題多次未整改或不整改，不配合檔案管理的現(xiàn)象可適當扣留部分結(jié)算款，等問題整改完畢后返還。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)每月進行一次內(nèi)部檔案資料的檢查，了解檔案管理工作的進程，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題，做到不留隱患，同時提高增加單位內(nèi)部執(zhí)行力。

3)實行前端控制、過程跟蹤、全程管控。高原地區(qū)施工很容易受天氣影響，水利水電項目建設(shè)由于工期長、建設(shè)規(guī)模大、單項工程多，且施工過程形成的文件材料收集整理工作又具有持續(xù)性，施工單位要實行全過程管控，建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。項目建設(shè)開始時，施工單位要對本單位技術(shù)人員以及下屬施工隊伍管理人員明確宣講檔案管理相關(guān)制度、以及文件形成、收集、整理的順序和范圍要求，保證本單位檔案的規(guī)范性和完整性。項目建設(shè)過程中，施工單位應(yīng)加強過程資料管控措施，抓住重點和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，特別是隱蔽工程驗收、缺陷處理、工程變更等方面的資料作為重點管控對象。同時多與建設(shè)單位項目負責(zé)人員、監(jiān)理工程師深入施工現(xiàn)場，實地監(jiān)督指導(dǎo)文件材料按規(guī)范要求形成。深化過程控制，建立單位內(nèi)部檔案工作信息的通報制度，實施全程跟蹤，強化對本單位檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)，做到事中管控[2]。

4)保證效率，加快信息化建設(shè)。檔案管理信息化建設(shè)不僅是為適應(yīng)目前網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，更是保證工作效率，利于全面管控和實現(xiàn)檔案資源共享的關(guān)鍵，這對于信息流通較慢的高原地區(qū)無疑是一大助力。施工單位應(yīng)配合建設(shè)單位在項目建設(shè)初期就建立規(guī)范的信息化檔案管理系統(tǒng)，統(tǒng)一電子文件歸檔標準，實現(xiàn)檔案資料數(shù)字化管理，方便參建各方在信息管理系統(tǒng)內(nèi)進行案卷編輯、整理和歸檔等工作，節(jié)約人力、物力和時間。同時施工單位也可通過比較和參考其他單位的檔案管理進度和方法，查找自身檔案工作漏洞，完善自我，并通過檔案信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)和其他單位進行資源共享，互通有無。在檔案信息管理系統(tǒng)中施工人員應(yīng)注意涉及隱蔽工程和機密的文件不上傳，嚴格驗證和控制上網(wǎng)人員的身份信息，做到不涉密，不泄密，保證檔案管理信息系統(tǒng)的安全。

3 結(jié) 語

高原地區(qū)水利水電工項目施工單位檔案管理仍處于弱勢狀態(tài)，存在諸多問題。想推動檔案管理質(zhì)量的提升，需要單位內(nèi)部重視檔案管理，并建立長期有效的管理機制，采取前端控制、過程跟蹤、全程管控的手段，進行全方位、全過程的管理。同時重視自身檔案工作中的細節(jié)，不斷完善和提升單位人員專業(yè)素養(yǎng)，才能保證檔案管理的真實性、完整性和及時性，為水利水電項目的建設(shè)夯實基礎(chǔ)。