水利工程竣工驗收中檔案管理問題與對策

徐 華

（山東省調(diào)水工程運行維護中心膠州管理站，山東 膠州266300）

水利工程檔案管理工作的開展，能夠為水利工程相關(guān)工作提供有效的數(shù)據(jù)信息支持，比如結(jié)合檔案信息資料，了解水利工程的設(shè)計情況、施工情況及竣工驗收質(zhì)量等。為了進一步提升水利工程竣工驗收檔案管理工作的質(zhì)量，針對水利工程竣工驗收中檔案管理存在的問題進行分析探究。

1 存在的問題

水利工程竣工驗收工作中檔案管理存在的問題，會影響整體工作的質(zhì)量及效果。總結(jié)起來，具體問題如下：

1.1 文件形式有待規(guī)范

在水利工程竣工驗收檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)切實保證檔案文件信息的規(guī)范性。但目前有些水利檔案的部分原始資料缺乏規(guī)范的書寫格式；存在檢驗記錄簽章不夠齊全的狀況，在竣工圖方面也缺乏規(guī)范性；有的還存在未能將設(shè)計變更等相關(guān)內(nèi)容體現(xiàn)出來的問題。這些問題將對水利工程建設(shè)項目的驗收及交付造成一定影響，不利于保障整體檔案管理工作的質(zhì)量。

1.2 文檔歸檔不夠齊全

在檔案管理工作開展過程中，有些水利工程建設(shè)項目缺乏項目前期文件及資料，或出現(xiàn)工程文件原始資料缺失、遺漏等狀況，亦或者缺乏相關(guān)文件的批復(fù)程序文件。此外，文檔存儲處于分散狀態(tài)，不利于文檔的管理及利用。顯然，在水利檔案信息資料歸檔證據(jù)不夠齊全的情況下，便難以體現(xiàn)檔案信息資料的規(guī)范性及真實性，進而難以為水利工程提供客觀、科學(xué)的檔案信息支持，不利于水利工程可持續(xù)發(fā)展。

1.3 文件整編不夠規(guī)范

文件整編，是水利工程竣工驗收檔案管理的重要環(huán)節(jié)。然而，基于具體管理工作開展過程中，一些水利工程建設(shè)項目存在較多的問題，如檔案管理人員組卷缺乏合理性；相關(guān)信息資料在分類方面不夠科學(xué)；未能根據(jù)相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求進行卷內(nèi)目錄的編寫，且備考表不規(guī)范等[1]。當(dāng)以上文件整編作業(yè)不夠規(guī)范科學(xué)的情況下，會使水利工程建設(shè)項目驗收工作的質(zhì)量受到影響。

1.4 聲像材料歸檔存在一定難度

在水利工程竣工驗收檔案管理工作中，聲像材料歸檔是非常重要的一項工作。但是，由于部分聲像材料缺失，或者在缺乏有效管理的情況下，出現(xiàn)內(nèi)容不齊全及缺乏文字說明的情況。此外，部分聲像材料的保管環(huán)境差，防潮、防腐、避光等工作落實不到位。這顯然會影響水利工程竣工驗收整體檔案管理工作的質(zhì)量。

2 解決問題的對策

如前所述，水利工程竣工驗收中檔案管理存在的問題較多。結(jié)合多年的工作經(jīng)驗，究其原因，發(fā)現(xiàn)主要為：一是相關(guān)部門及人員的檔案管理意識淡??；二是水利檔案管理體系不夠完善；三是管理人員綜合素質(zhì)水平有待提升；四是檔案信息化管理水平有待提升等。具體解決對策如下：

2.1 加強相關(guān)人員的檔案管理意識

為了提升水利工程竣工驗收檔案管理工作的效率及質(zhì)量，有必要加強相關(guān)人員的檔案管理意識。一方面，水利工程檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)，有必要把檔案管理工作看成是一項系統(tǒng)化的工作，確保各環(huán)節(jié)管理工作充分落實到位[2]。另一方面，保證水利工程項目的實施與檔案管理工作之間的步調(diào)一致，針對水利工程從設(shè)計、施工、管理、質(zhì)量驗收等各個環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的檔案信息資料，要加強采集、分析、整理、儲存及管理。此外，增強檔案管理人員檔案管理意識，加強檔案管理部門和其他部門，比如設(shè)計部門、施工部門等的溝通協(xié)作，確保檔案管理工作的協(xié)調(diào)性及完整性。

2.2 構(gòu)建完善的水利檔案管理體系

水利工程竣工驗收檔案管理工作的開展，離不開水利檔案管理體系的支撐。因此，構(gòu)建完善的水利檔案管理體系顯得尤為重要。

對水利工程驗收檔案管理的目標(biāo)及規(guī)范要求加以明確，以水利工程項目的具體特征為依據(jù)，制定完善的檔案管理制度，并嚴格實施。

加強檔案管理部門建設(shè)，相關(guān)檔案的收集、歸檔，由專人負責(zé)，并實施統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)及統(tǒng)一管理，以此提升檔案管理工作的規(guī)范程度。

相關(guān)部門及單位，需對自身在檔案管理工作中的主要職責(zé)加以明確，嚴格落實檔案管理責(zé)任制，將責(zé)任落實到個人，確保檔案管理工作順利、有序地開展。

以檔案管理制度為依據(jù)，對檔案信息從“收集→歸檔→組卷→整編→移交”整個過程進行規(guī)范[3]。此外，將監(jiān)理單位的監(jiān)督及檢查作用發(fā)揮出來，加強檔案管理工作過程監(jiān)督，及時，改進不規(guī)范管理問題，從而提升水利工程竣工驗收檔案整體管理工作的規(guī)范化。

2.3 提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

在水利工程竣工驗收檔案管理工作過程中，檔案管理人員扮演著非常重要的角色。因此，需采取有效措施，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。一方面，定期加強檔案管理人員業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，通過培訓(xùn)，提升檔案管理人員在檔案收集、整編、歸檔、移交等方面的能力。另一方面，對檔案管理人員的檔案驗收及管理工作進行考核，將檔案管理工作與績效考核制度相掛鉤，針對表現(xiàn)優(yōu)異的檔案管理人員給予獎勵，對于表現(xiàn)不理想的人員給予一定的懲罰，以此約束、規(guī)范檔案管理人員行為。

2.4 加強檔案信息化管理建設(shè)

為了提升水利工程竣工驗收檔案管理工作的質(zhì)量及安全性，有必要加強檔案信息化管理建設(shè)。一方面，加大一定的資金投入，加強電子信息化檔案管理相關(guān)軟硬件設(shè)施設(shè)備建設(shè)，比如引進現(xiàn)代化電子信息化檔案管理系統(tǒng)，購置數(shù)量充足、性能優(yōu)良的檔案設(shè)施設(shè)備（計算機電腦、U 盤等），以此為檔案信息化管理提供基礎(chǔ)保障。

另一方面，加強管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，提升檔案管理人員的信息化管理技術(shù)能力，懂電子檔案管理信息技術(shù)方法，并嚴格按照規(guī)范流程做好電子信息化檔案管理工作。

此外，加強電子信息檔案維護管理，引進現(xiàn)代化管理技術(shù)，比如密鑰技術(shù)，對重要信息檔案進行加密處理，并設(shè)置訪問權(quán)限，避免不法分子竊取信息檔案的問題發(fā)生；同時，保證具備權(quán)限的人員能夠?qū)n案信息進行瀏覽、利用，進一步實現(xiàn)檔案信息資源共享。

3 結(jié) 語

綜上所述，對于水利工程管理單位來說，做好竣工驗收相關(guān)檔案管理工作非常關(guān)鍵。因此，在此項工作開展過程中，需明確現(xiàn)狀問題及產(chǎn)生的原因，進一步通過加強相關(guān)部門人員的檔案管理意識、構(gòu)建完善的水利檔案管理體系、提升檔案管理人員綜合素質(zhì)水平、加強檔案信息化管理建設(shè)等對策，促進水利工程竣工驗收檔案管理工作質(zhì)量的提升，進一步為水利事業(yè)可持續(xù)發(fā)展起到更好的憑證和依據(jù)作用。