深化企業(yè)檔案信息資源開發(fā)與利用工作的策略

郝春媛

(湖北清江水電開發(fā)有限責任公司，湖北 宜昌 443000)

1 深化企業(yè)檔案信息資源開發(fā)與利用工作的意義

企業(yè)檔案記錄著企業(yè)日常管理及生產(chǎn)活動的各方面內(nèi)容，并為企業(yè)決策和各項業(yè)務工作提供了參考、支撐、依據(jù)等豐富的檔案信息資源，其重要性不言而喻。由于檔案所承載的信息價值需要經(jīng)過利用才能實現(xiàn)，所以全面、有效地提供檔案利用服務是檔案管理工作最終目的。在檔案數(shù)字化與大數(shù)據(jù)信息時代，數(shù)字化的檔案載體以及“互聯(lián)網(wǎng)+”的信息高速，對檔案信息有著更加日趨廣泛的利用需求，對當前的檔案檢索和利用工作提出了更高的要求，結(jié)合時代發(fā)展需要，深化企業(yè)檔案信息資源開發(fā)與利用工作，提高檔案利用的全面性、系統(tǒng)性、完整性、便捷性，加強檔案數(shù)字化信息資源優(yōu)勢，以促進企業(yè)檔案信息化建設(shè)更好的發(fā)展。

2 檔案信息開發(fā)利用現(xiàn)存問題與原因

2.1 難以全面反映檔案價值的檔案著錄標引

檔案著錄是檔案利用的基礎(chǔ)工作，是在編制檔案目錄時，對檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。目前常見的檔案檢索方式，主要是對檔案著錄內(nèi)容進行的檢索。所以檔案著錄內(nèi)容是否全面完整，直接影響著檔案查找利用和檔案價值的反映。目前檔案著錄主要存在的問題是：①檔案工作人員依據(jù)現(xiàn)行的《檔案著錄規(guī)則》做出的著錄標引時常存在著錯標、漏標、粗標、過度標等問題[1]。②現(xiàn)行的檔案著錄規(guī)則層級結(jié)構(gòu)不能全方位的標識檔案內(nèi)容。

其中，造成錯標、漏標、粗標等問題的產(chǎn)生的原因，主要是檔案人員對《檔案著錄規(guī)則》理解認識的差異以及錄入錯誤。檔案層級結(jié)構(gòu)不能全方位標識，產(chǎn)生原因是缺少對檔案各方面元素的理解，特別是缺少檔案案卷之間存在的相關(guān)性，檔案文件之間的聯(lián)系性。因為著錄相關(guān)性、聯(lián)系性元素缺少標識，歸檔后的文件僅依靠基本的著錄標引，所以不能直接表達出記錄信息的系統(tǒng)性，不能全面反映檔案價值。

2.2 信息孤島中的檔案檢索

檔案檢索是指對檔案信息進行系統(tǒng)存儲和根據(jù)需要進行查找的工作，它是開展提供利用工作的基本手段，是開發(fā)檔案信息資源的必要條件。目前檔案檢索方式上有手工檢索和計算機檢索兩種方式，由于計算機技術(shù)的深入，在檔案管理系統(tǒng)運行環(huán)境下的計算機檢索方式已普遍使用。

但在大數(shù)據(jù)時代，這類依靠檔案系統(tǒng)的檢索，容易因為系統(tǒng)運行環(huán)境、系統(tǒng)接口不同、數(shù)據(jù)存儲格式等原因產(chǎn)生隔離，信息上缺少聯(lián)合，檔案難以流通，形成“檔案信息壁壘”，甚至形成“檔案信息孤島”，即檔案信息分散，存儲形式不同，多以局部范圍的應用模式存在，進而形成跨部門、跨地區(qū)、跨行業(yè)信息壁壘[2]。

2.3 編多研少的檔案編研工作

針對企業(yè)而言，檔案編研工作是立足企業(yè)需要，以服務企業(yè)決策和業(yè)務為目的，以館藏檔案文獻為主要物質(zhì)對象，在深入研究基礎(chǔ)上明確編研專題，對檔案文件進行收集、篩選、加工、編纂或撰寫成完整體系材料的過程，是檔案信息資源開發(fā)利用的一種重要形式，是檔案工作的重要組成部分，通過利用結(jié)果可以反映出檔案信息利用的深度。筆者對所在企業(yè)編研成果做出調(diào)查，得出企業(yè)編研特點：企業(yè)編研內(nèi)容豐富，但編研成果主要以材料匯編為主，企業(yè)檔案編研成果深度不足，多數(shù)編研成果屬于一次文獻編研，即主要是對檔案文件的直接匯編利用，而二次文獻、三次文獻編研的成果數(shù)量較少。造成編研成果深度不足的主要原因，是企業(yè)檔案編研過程中各部門聯(lián)合不足，對檔案內(nèi)容和特征進行篩選、提煉、綜合、歸納的能力不夠，易造成編研成果系統(tǒng)性不強。

綜上所述，目前企業(yè)檔案信息資源開發(fā)與利用情況從源頭上受限于檔案著錄，從利用過程受限于檔案檢索方式，同時還存在各部門聯(lián)合不足，資源整合不夠等原因的影響。針對以上不利因素，提出以下改進策略。

3 新形勢下深化企業(yè)檔案信息開發(fā)與利用的策略

1)完善檔案整理工作，全面檔案著錄標引。目前，我國檔案著錄規(guī)則在著錄層級上過于簡單，缺少更為細致的劃分[3]。在著錄標準完善的同時，應加強檔案人員素質(zhì)，做到全面檔案著錄和標引。通過完善檔案整理工作，整合資源，讓檔案工作者在檔案整理過程中，能夠充分了解到檔案所記載信息的各方面元素，理解與各項檔案資料的關(guān)聯(lián)性，繼而采用多樣化的標引手段，通過主題、次要主題、備注、參見等內(nèi)容，全面完整的表達出整理檔案的價值，并注明檔案之間的聯(lián)系關(guān)系。全面檔案著錄及多樣標引工作，主要是通過完善企業(yè)檔案整理工作來提升信息資源的利用效率。但由于著錄工作主要依靠檔案人員完成，這對人員的專業(yè)素質(zhì)提出較高的要求，存在一定的局限性。

2)檔案存量數(shù)字化與全文檢索方式。檔案數(shù)字化是對庫存檔案目錄信息、載體檔案通過計算機、掃描、數(shù)字成像等技術(shù)，把各種載體轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的檔案，把原本儲存在各種載體上的信息變成了機讀信息。數(shù)字化檔案具有保存空間小，查閱便捷等優(yōu)勢，特別在是大數(shù)據(jù)信息時代，數(shù)字化檔案所提供的可機讀信息，更是檔案發(fā)展的必然趨勢。同時，檔案數(shù)字化也將產(chǎn)生新的檔案檢索方式——全文檢索，即通過計算機直接檢索到數(shù)字化檔案的全文信息。全文檢索不同于對檔案著錄和標引的檢索，是直接針對檔案記錄信息的查找利用，通過全文檢索運算及邏輯運算系統(tǒng)，檔案檢索更加精準，信息利用更加直觀方便。

3)整合檔案信息，打破信息孤島，實現(xiàn)信息共享。在數(shù)字化與信息化的時代，隨著計算機網(wǎng)絡技術(shù)的不斷發(fā)展，在復雜多樣的系統(tǒng)里生成著越來越多的業(yè)務活動信息記錄，企業(yè)檔案通過傳統(tǒng)的檔案收集、整理、移交工作，只能收集到企業(yè)檔案信息源中的一部分資源，“信息孤島”現(xiàn)象容易發(fā)生?！靶畔⒐聧u”,指的是一個個相對獨立的不同類型的數(shù)字資源系統(tǒng)(即信息系統(tǒng))。檔案中的信息孤島產(chǎn)生的原因在于不同系統(tǒng)之間缺少聯(lián)通，而打破信息孤島就需要全面整合檔案信息資源。通常來說，檔案信息源主要涵蓋內(nèi)部資源、外部交換數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)采集數(shù)據(jù)等[4]。整合檔案信息，需要開發(fā)不同系統(tǒng)的信息聯(lián)系通道，實現(xiàn)內(nèi)部、外部數(shù)據(jù)的收集、整理、儲存。這樣才能打破檔案信息系

統(tǒng)的獨立性，并實現(xiàn)更廣泛的檔案信息共享。

4)聯(lián)合編研提高編研成果的深度和質(zhì)量。企業(yè)檔案人員應樹立超前服務和主動參與的意識，檔案編研工作應以企業(yè)的服務利用需求為目的，以企業(yè)的安全生產(chǎn)、科研技術(shù)為重點，在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上確定選題，要具有前瞻性和實用性。檔案編研工作獨立編研是發(fā)揮一己之長，聯(lián)合編研是發(fā)揮眾家所長，提高編研成果的深度和質(zhì)量，其內(nèi)驅(qū)力歸根到底還是在人的思想，檔案編研人員應以企業(yè)的長遠發(fā)展需要為大局；聯(lián)合企業(yè)內(nèi)部各方面需求和力量，在檔案深度開發(fā)與利用上下功夫，把編研成果的質(zhì)量放在首位，讓編研成果結(jié)合實際，綜合應用檔案信息資源，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營等業(yè)務工作中產(chǎn)生效益。