鐵路運(yùn)輸企業(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)共享的研究

許凌云 中國(guó)鐵路上海局集團(tuán)有限公司滬杭（滬寧）（寧杭）客專(zhuān)公司

財(cái)務(wù)共享服務(wù)是依托計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，通過(guò)優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程，從而實(shí)現(xiàn)提升管理效率、創(chuàng)造價(jià)值，從市場(chǎng)角度為企業(yè)內(nèi)、外部提供專(zhuān)業(yè)化服務(wù)的財(cái)務(wù)集中管控的模式。實(shí)施財(cái)務(wù)共享具有實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型、降低管理成本、提升管理效率和創(chuàng)造企業(yè)價(jià)值等作用。21 世紀(jì)初，我國(guó)開(kāi)始引入該模式，近年來(lái)發(fā)展迅猛，目前國(guó)資委下屬50%以上大型企業(yè)集團(tuán)采用了財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式。

多年來(lái)，上海局作為行業(yè)排頭兵，財(cái)務(wù)管理長(zhǎng)期致力于服務(wù)企業(yè)精細(xì)化管理，財(cái)務(wù)管理效果突出，為上海局實(shí)行率先發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。本文以上海局為例進(jìn)行實(shí)施財(cái)務(wù)共享研究。

1 鐵路運(yùn)輸企業(yè)財(cái)務(wù)管理面臨的挑戰(zhàn)

隨著上海局集團(tuán)化、多元經(jīng)營(yíng)的發(fā)展和現(xiàn)代企業(yè)制度的建立、完善，現(xiàn)有的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理模式已漸漸不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展，面臨諸多挑戰(zhàn)。一是業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)分離，不能有效支撐企業(yè)發(fā)展。財(cái)務(wù)人員長(zhǎng)期被大量報(bào)銷(xiāo)、支付、核算、報(bào)表編制等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)耗費(fèi)有限的能力和精力，制約了本應(yīng)發(fā)揮的業(yè)務(wù)支持和戰(zhàn)略推進(jìn)能力。二是分散式財(cái)務(wù)核算，不能滿足現(xiàn)代集團(tuán)化企業(yè)的集約高效發(fā)展戰(zhàn)略和加強(qiáng)經(jīng)營(yíng)管控能力需求。三是重核算、輕管理，不能滿足集團(tuán)化發(fā)展需要。四是信息系統(tǒng)存在“孤島”現(xiàn)象，數(shù)據(jù)決策支持功能薄弱，不能充分發(fā)揮數(shù)據(jù)價(jià)值。

2 鐵路運(yùn)輸企業(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)共享的意義

上海局積極響應(yīng)“交通強(qiáng)國(guó)、鐵路先行”的歷史使命，堅(jiān)定不移地推動(dòng)創(chuàng)新和高質(zhì)量發(fā)展。財(cái)務(wù)共享服務(wù)是財(cái)務(wù)管理模式的創(chuàng)新，實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)有利于推動(dòng)財(cái)務(wù)職能轉(zhuǎn)變、降低管理成本、提高管理效率和為企業(yè)創(chuàng)造新的價(jià)值。一是推動(dòng)財(cái)務(wù)職能轉(zhuǎn)變。在信息化、智能化等先進(jìn)技術(shù)的支撐下，實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)有助于形成企業(yè)戰(zhàn)略財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)和共享財(cái)務(wù)三維價(jià)值驅(qū)動(dòng)的財(cái)務(wù)管理新模式，推動(dòng)財(cái)務(wù)部門(mén)從會(huì)計(jì)核算向管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)變。財(cái)務(wù)人員深入業(yè)務(wù)端，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的緊密融合，財(cái)務(wù)人員應(yīng)轉(zhuǎn)變?yōu)樯a(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程的“調(diào)度人”和企業(yè)發(fā)展方向的“引領(lǐng)者”，為企業(yè)提供價(jià)值增值服務(wù)。二是降低企業(yè)管理成本、提升管理效率。通過(guò)業(yè)務(wù)處理流程的再造與標(biāo)準(zhǔn)化建立，進(jìn)一步推動(dòng)財(cái)務(wù)管理的專(zhuān)業(yè)化分工，提高人員專(zhuān)業(yè)能力，減少“數(shù)據(jù)孤島”，減少冗余人員與數(shù)據(jù)交換進(jìn)程，從而提高業(yè)務(wù)處理和管理效率。三是創(chuàng)造企業(yè)新的價(jià)值。財(cái)務(wù)共享服務(wù)能夠讓企業(yè)將有限的資源集中投放到增加核心價(jià)值、發(fā)展核心競(jìng)爭(zhēng)力業(yè)務(wù)活動(dòng)方面，促進(jìn)企業(yè)創(chuàng)造新價(jià)值。

3 鐵路運(yùn)輸企業(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)共享途徑

上海局規(guī)?；慕?jīng)營(yíng)、同質(zhì)化的業(yè)務(wù)、系列化的制度及強(qiáng)有力的人才隊(duì)伍等都為實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)創(chuàng)造了條件，通過(guò)調(diào)整財(cái)務(wù)組織架構(gòu)、再造業(yè)務(wù)流程、整合信息系統(tǒng)、完善流程制度、強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防范等策略，推動(dòng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)有效實(shí)施。

3.1 財(cái)務(wù)組織架構(gòu)的調(diào)整

重構(gòu)上海局集團(tuán)財(cái)務(wù)管理組織架構(gòu)，形成共享財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)和戰(zhàn)略財(cái)務(wù)的職能專(zhuān)業(yè)化組織框架。上海局集團(tuán)財(cái)務(wù)屬于戰(zhàn)略財(cái)務(wù)，側(cè)重于從上海局集團(tuán)的戰(zhàn)略管理，對(duì)上海局集團(tuán)財(cái)務(wù)活動(dòng)的長(zhǎng)短期規(guī)劃進(jìn)行客觀評(píng)估和決策，確定對(duì)企業(yè)最有利的財(cái)務(wù)戰(zhàn)略方案；上海局各站段財(cái)務(wù)屬于業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)，側(cè)重于企業(yè)詳細(xì)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，協(xié)同業(yè)務(wù)部門(mén)，承擔(dān)所有單據(jù)財(cái)務(wù)方面的初審職能；上海局集團(tuán)共享財(cái)務(wù)，側(cè)重于經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)記錄和費(fèi)用控制職能，對(duì)納入共享業(yè)務(wù)范圍的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)進(jìn)行集中核算，對(duì)大數(shù)據(jù)在各站段間進(jìn)行共享。

3.2 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心地點(diǎn)和業(yè)務(wù)范圍的選擇

考慮現(xiàn)有企業(yè)管理模式和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)條件，上海局財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)設(shè)在集團(tuán)本部，此外考慮到多元經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)多樣性和特殊性，應(yīng)設(shè)置多元經(jīng)營(yíng)分中心。實(shí)施初期，財(cái)務(wù)共享中心可先設(shè)立綜合部和核算部，綜合部主要負(fù)責(zé)制度建設(shè)和維護(hù)、流程優(yōu)化和完善、信息系統(tǒng)和主數(shù)據(jù)維護(hù)以及檔案管理等工作；核算部主要負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)核算和報(bào)表生成工作。后期根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需要，分設(shè)或增設(shè)相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦管理部門(mén)。

業(yè)務(wù)范圍選擇遵循先易后難、總結(jié)推廣、持續(xù)優(yōu)化的原則，選擇重復(fù)性高、流程容易標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)作為試點(diǎn)，比如費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、資金結(jié)算等業(yè)務(wù)，試點(diǎn)成功后逐步推廣至收入核算、成本核算、采購(gòu)核算、固定資產(chǎn)核算、在建工程核算、投資核算等業(yè)務(wù)模塊，并及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，持續(xù)優(yōu)化流程與標(biāo)準(zhǔn)。

3.3 設(shè)計(jì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)業(yè)務(wù)流程

建立科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)流程是財(cái)務(wù)共享服務(wù)實(shí)現(xiàn)高效運(yùn)作的前提。本文重點(diǎn)闡述費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、資金結(jié)算等業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)。

3.3.1 費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程

費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)包含對(duì)公、對(duì)私費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)。對(duì)公費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)，包括所有對(duì)公支付的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)，包括業(yè)務(wù)招待費(fèi)、車(chē)輛使用費(fèi)、辦公費(fèi)、修理費(fèi)、其他管理費(fèi)用等。對(duì)私費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)包括員工差旅費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、會(huì)議費(fèi)等。

核算主體費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)經(jīng)辦人在財(cái)務(wù)共享信息系統(tǒng)中發(fā)起報(bào)銷(xiāo)請(qǐng)求的同時(shí)，按不同業(yè)務(wù)需要提交費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)審批單、發(fā)票、會(huì)議通知、會(huì)議簽到表、出庫(kù)領(lǐng)用單、差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單等等。報(bào)銷(xiāo)經(jīng)辦人提交的電子單據(jù)、掃描的影像實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)匹配，生成報(bào)銷(xiāo)單實(shí)物條碼，通過(guò)特定的實(shí)物條碼與報(bào)銷(xiāo)單進(jìn)行關(guān)聯(lián)，并觸發(fā)審批流程。若不在預(yù)算范圍內(nèi)，則無(wú)法觸發(fā)審批流程。業(yè)務(wù)主管對(duì)經(jīng)辦人提交的報(bào)銷(xiāo)單據(jù)進(jìn)行審核，確保經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)符合集團(tuán)及部門(mén)相關(guān)管理規(guī)定，確保業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合規(guī)性。核算主體財(cái)務(wù)對(duì)報(bào)銷(xiāo)事項(xiàng)是否符合本單位內(nèi)部控制制度要求，是否符合預(yù)算和資金計(jì)劃進(jìn)行審核，并對(duì)掃描上傳系統(tǒng)的原始單據(jù)加蓋掃描章。核算主體領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)重要性原則和授權(quán)審批權(quán)限在財(cái)務(wù)共享信息系統(tǒng)上對(duì)報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)進(jìn)行審批。

業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批的電子單據(jù)和影像進(jìn)入財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的派工池，系統(tǒng)將單據(jù)分類(lèi)并隨機(jī)派發(fā)至核算部核算崗人員，由其進(jìn)行初審并制證。核算部核算崗人員在系統(tǒng)上對(duì)申請(qǐng)單和影像文件進(jìn)行審核，并根據(jù)會(huì)計(jì)政策、會(huì)計(jì)科目及核算規(guī)則編制會(huì)計(jì)憑證。核算部審核崗人員進(jìn)行復(fù)審，確保核算符合核算規(guī)則，確保財(cái)務(wù)報(bào)告真實(shí)、科目正確和金額準(zhǔn)確，共享中心審核崗審核通過(guò)后，系統(tǒng)正式生成憑證。對(duì)于大額報(bào)銷(xiāo)，需經(jīng)過(guò)共享中心負(fù)責(zé)人終審?fù)ㄟ^(guò)方可予以報(bào)銷(xiāo)。

3.3.2 資金收付管理流程

資金收付管理主要包含收款核算、付款核算等流程。

（1）收款核算流程

上海局各站段的收入主要為清算收入，定期由上海局財(cái)務(wù)部按預(yù)算額度、運(yùn)輸清算收入下?lián)苤粮鬟\(yùn)輸站段。

各站段確認(rèn)收到上海局財(cái)務(wù)部的款項(xiàng)時(shí)，根據(jù)收入通知書(shū)，將相關(guān)原始單據(jù)進(jìn)行掃描上傳，經(jīng)業(yè)務(wù)主管和領(lǐng)導(dǎo)審核通過(guò)后，由財(cái)務(wù)共享中心核算崗生成收款憑證，憑證生成后由共享中心核算崗位進(jìn)行檢查，主要檢查憑證附件的完整性、正確性，經(jīng)檢查無(wú)誤后，生成最終憑證。若遇到大額收款業(yè)務(wù)，經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)中心審核崗核算完畢后，還需財(cái)務(wù)共享中心負(fù)責(zé)人審批。

（2）付款核算流程

付款核算是在費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、物資采購(gòu)申請(qǐng)基礎(chǔ)上進(jìn)行的資金支付，各站段付款經(jīng)辦人填制付款申請(qǐng)單并附相關(guān)原始單據(jù)，掃描后上傳至財(cái)務(wù)共享影像系統(tǒng)后，傳遞至業(yè)務(wù)主管審核付款業(yè)務(wù)發(fā)生的合同等相關(guān)文件，確認(rèn)付款業(yè)務(wù)的真實(shí)性，審批后傳遞至財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)主要檢查付款單據(jù)的完整性、真實(shí)性、合同與付款金額的匹配性，經(jīng)財(cái)務(wù)人員初步審核后，傳遞至單位領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)簽批后傳遞到共享中心。共享中心重點(diǎn)關(guān)注付款申請(qǐng)是否在已批預(yù)算內(nèi)，付款事項(xiàng)是否存在超出計(jì)劃金額及計(jì)劃內(nèi)事項(xiàng)交叉混用的情形。對(duì)于大額支付單據(jù)，需財(cái)務(wù)共享中心負(fù)責(zé)人簽批方可支付款項(xiàng)。

3.4 建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)信息系統(tǒng)

建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心基于強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)和信息系統(tǒng)。上海局現(xiàn)擁有鐵路專(zhuān)網(wǎng)通信網(wǎng)絡(luò)和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)信息系統(tǒng)可以現(xiàn)有的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)之上構(gòu)建。建設(shè)初期可納入費(fèi)用管理控制系統(tǒng) (以下簡(jiǎn)稱(chēng)費(fèi)控系統(tǒng))、影像系統(tǒng)，后期根據(jù)進(jìn)度、需求納入資金支付系統(tǒng)、預(yù)算管理系統(tǒng)、會(huì)計(jì)核算、稅務(wù)系統(tǒng)、成本系統(tǒng)、報(bào)表系統(tǒng)、運(yùn)營(yíng)管理系統(tǒng)等。本文先介紹費(fèi)控系統(tǒng)和影像系統(tǒng)。

3.4.1 費(fèi)用管控系統(tǒng)

費(fèi)控系統(tǒng)以預(yù)算控制為核心，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用的事前、事中、事后控制。費(fèi)控系統(tǒng)主要流程和功能如下：一是作業(yè)任務(wù)派工管理，財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)按派工規(guī)則自動(dòng)分配至作業(yè)崗，實(shí)現(xiàn)各崗位作業(yè)量均衡；二是費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)集中審核，實(shí)現(xiàn)跨機(jī)構(gòu)賬務(wù)審核處理；三是會(huì)計(jì)憑證集中記賬，對(duì)于審核通過(guò)的準(zhǔn)憑證能夠批量導(dǎo)入會(huì)計(jì)核算總賬模塊，形成最終結(jié)果；四是自動(dòng)生成集中付款信息；五是影像調(diào)閱，實(shí)現(xiàn)在線影像查閱以及流程中控制狀態(tài)的交互；六是績(jī)效管理管理，通過(guò)從共享系統(tǒng)中抽取數(shù)據(jù)，對(duì)業(yè)務(wù)量、時(shí)效、庫(kù)存等指標(biāo)進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控，形成員工績(jī)效考核數(shù)據(jù)；七是質(zhì)量管理管理，系統(tǒng)自動(dòng)制定質(zhì)量檢查計(jì)劃、選擇抽樣檢查范圍。質(zhì)檢人員按計(jì)劃進(jìn)行質(zhì)檢后反饋給原始處理人，系統(tǒng)自動(dòng)跟蹤修改結(jié)果并生成質(zhì)檢報(bào)告。

3.4.2 影像管理系統(tǒng)

影像管理系統(tǒng)是通過(guò)信息化手段解決流程審批及業(yè)務(wù)核算過(guò)程中原始憑證查閱、集中審核問(wèn)題。影像系統(tǒng)是對(duì)財(cái)務(wù)票據(jù)、憑證進(jìn)行數(shù)字化管理的一種手段，便于使用者集中保存、檢索和后續(xù)管理。本文以費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)為例，介紹影像系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程和功能：一是經(jīng)辦人通過(guò)報(bào)賬平臺(tái)錄入報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)信息，生成條形碼；二是通過(guò)掃描設(shè)備讀取報(bào)條形碼信息，自動(dòng)調(diào)出相應(yīng)的報(bào)銷(xiāo)單據(jù)；三是系統(tǒng)自動(dòng)或人工觸發(fā)掃描指令，經(jīng)辦人將原始單據(jù)掃描形成電子文檔；四是系統(tǒng)對(duì)電子文檔進(jìn)行加密，實(shí)現(xiàn)與電子報(bào)賬單據(jù)匹配；五是系統(tǒng)將加密后電子文檔、電子報(bào)賬單及匹配關(guān)系自動(dòng)傳送至服務(wù)器進(jìn)行存儲(chǔ)；六是審批人員或查詢?nèi)藛T通過(guò)報(bào)賬單據(jù)上的鏈接向系統(tǒng)發(fā)送查詢指令，系統(tǒng)按照電子報(bào)賬單和電子掃描文檔的匹配關(guān)系返回查詢結(jié)果。

4 鐵路運(yùn)輸企業(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)共享風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)

實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)是一個(gè)系統(tǒng)化、復(fù)雜化的變革過(guò)程，在準(zhǔn)備階段和實(shí)施初期會(huì)面臨較多的風(fēng)險(xiǎn)，上海局應(yīng)最大程度地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防范與風(fēng)險(xiǎn)控制，保障財(cái)務(wù)共享服務(wù)實(shí)施與運(yùn)營(yíng)。一是理念轉(zhuǎn)變風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)共享是一種集中管理模式，對(duì)鐵路現(xiàn)有的分布式業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)和分散式財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理模式形成較大的沖擊，如財(cái)務(wù)共享變革理念不能深入人心，就會(huì)無(wú)法達(dá)到預(yù)期效果甚至?xí)?dǎo)致失敗。首先應(yīng)成立高層管理人員領(lǐng)導(dǎo)的工作機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)共享建設(shè)和實(shí)施，帶頭積極宣貫財(cái)務(wù)共享的必要性和帶來(lái)的效益，為財(cái)務(wù)共享改革創(chuàng)造良好的內(nèi)部環(huán)境；其次，對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員和業(yè)務(wù)人員進(jìn)行大規(guī)模培訓(xùn)，堅(jiān)定改革決心和信心。二是流程變革風(fēng)險(xiǎn)，建立財(cái)務(wù)共享本身是一項(xiàng)流程再造的變革過(guò)程，核心就是固化流程標(biāo)準(zhǔn)。上海局各單位的實(shí)際情況不同，尤其是主業(yè)與多經(jīng)業(yè)務(wù)更是天壤之別，如一味求同，會(huì)使財(cái)務(wù)共享中心由于慣性而僵化或失去活力?？山Y(jié)合實(shí)際情況和經(jīng)營(yíng)需求，就多經(jīng)業(yè)務(wù)單獨(dú)建立分中心實(shí)施財(cái)務(wù)共享，另外構(gòu)建核算特殊通道和資金緊急通道，確保急事急辦有原則、有流程、有標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)保證特殊業(yè)務(wù)事項(xiàng)順利開(kāi)展。三是系統(tǒng)建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)。系統(tǒng)間對(duì)接不暢導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定性不足，例如銀企互聯(lián)系統(tǒng)接口不穩(wěn)定可能出現(xiàn)資金支付風(fēng)險(xiǎn)；系統(tǒng)管理不善導(dǎo)致數(shù)據(jù)安全性不足。首先要做好財(cái)務(wù)共享信息系統(tǒng)頂層設(shè)計(jì)，確定主數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)并對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行充分論證和規(guī)劃，確保系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)互相映射，保證財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)內(nèi)部有效對(duì)接，數(shù)據(jù)傳遞穩(wěn)定可靠；其次，建立系統(tǒng)賬號(hào)使用授權(quán)審批制和數(shù)據(jù)保全機(jī)制，防止非查詢?cè)L問(wèn)數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)信息丟失，確保數(shù)據(jù)安全。