關(guān)于電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理工作的研究

◎楊 早

（草堂科技產(chǎn)業(yè)基地發(fā)展有限公司 陜西 西安 710119）

提起電子政務(wù)，人們應(yīng)該都不陌生了，因為互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)滲透到生活的方方面面。2017年全國“兩會”政府工作報告首頁首次出現(xiàn)了二維碼，這是中國政府工作報告上第一次出現(xiàn)非文字類信息，打開二維碼，內(nèi)容附有視頻和圖解，形式活潑清新，讓人眼前一亮，無論是與會人員、中外記者或者想要了解政府工作報告的每一個人，通過掃描二維碼即可清楚地了解政府的工作。電子政務(wù)市場主要有硬件、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、軟件以及服務(wù)四個細(xì)分市場，電子政務(wù)在發(fā)展過程中逐漸從硬件市場轉(zhuǎn)變?yōu)檐浖胺?wù)市場，電子政務(wù)是指政府機(jī)關(guān)運用現(xiàn)代信息技術(shù)，通過政府網(wǎng)站將大量的行政管理和日常事務(wù)按設(shè)定的程序在網(wǎng)上實施，從而打破時間、空間的制約，全方位為社會和公民提供高效公開的政府服務(wù)。

一、利用電子政務(wù)系統(tǒng)檔案管理的必要性

推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，是發(fā)揮社會主義制度優(yōu)越性的必由之路。隨著國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，加快電子政務(wù)系統(tǒng)的建立，不僅意味著行政技術(shù)的提升，更是治理理念的升華。

利用電子政務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)檔案管理工作，是更好為人民服務(wù)的工作體現(xiàn)，根據(jù)我國《憲法》第二十七條第一款規(guī)定：“一切國家機(jī)關(guān)實行精簡的原則，實行工作責(zé)任制，實行工作人員的培訓(xùn)和考核制度，不斷提高工作質(zhì)量和工作效率，反對官僚主義?！蓖ㄟ^電子政務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)檔案管理工作，可以有效促進(jìn)檔案管理工作精準(zhǔn)合理地進(jìn)行，節(jié)約檔案管理的工作成本，及時跟進(jìn)各項管理服務(wù)。在這樣的管理背景下，有利于電子檔案的整合共享發(fā)展，相對集中式的電子檔案管理，可以實現(xiàn)多平臺之間的數(shù)據(jù)互動與共享，充分發(fā)掘和利用好檔案信息的價值，進(jìn)一步強化檔案信息服務(wù)的驅(qū)動力。

二、電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理工作存在的問題

（一）技術(shù)及管理方面的問題

如何更方便地管理電子檔案，應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)安全等威脅，是新時期面臨的巨大挑戰(zhàn)。電子檔案管理對于專業(yè)技術(shù)要求較高，技術(shù)的支撐是必不可少的，目前的電子檔案管理工作中存在各種問題：（1）技術(shù)缺乏導(dǎo)致電子檔案建立困難，后續(xù)維護(hù)難以持續(xù)，對于電子檔案管理的影響不可忽視。（2）電子文件歸檔和電子檔案移交過程不規(guī)范，影響了檔案管理的效率和質(zhì)量。（3）數(shù)據(jù)錄入、設(shè)備兼容、應(yīng)用軟件、信息聯(lián)網(wǎng)等軟、硬件設(shè)施，都亟待制定與訴訟檔案需求相匹配的參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)和設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)。（4）管理缺乏前瞻性，沒有建立一體化的檔案信息管理平臺，管理難以實現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展[1]。

（二）信息數(shù)據(jù)缺乏安全保障

越是大數(shù)據(jù)時代，人們之間的隱私越裸露，電子政務(wù)系統(tǒng)中，信息和數(shù)據(jù)缺乏必要的保障?？梢韵胍?，通過不正當(dāng)渠道獲取的數(shù)據(jù)資源，很難被妥善保存，更談不上有效利用、合理利用、合法利用。信息泄露、信息販賣、“大數(shù)據(jù)殺熟”等事件時有發(fā)生，讓電子數(shù)據(jù)焦慮越來越重，一旦失去起碼的數(shù)據(jù)安全屏障，就難以建立數(shù)據(jù)信任，最終受損害的不僅是相關(guān)政務(wù)部門，更是一個應(yīng)用、一個行業(yè)乃至一個領(lǐng)域的數(shù)據(jù)體系，對于每一個人的影響都是不可忽視的。電子檔案面臨的安全問題究其原因，一方面是技術(shù)原因造成信息泄露和資源損失，使電子檔案管理工作難以為繼；另一方面是管理上的不到位造成的一些失誤，損害了檔案信息的價值和作用，當(dāng)然也存在天災(zāi)人禍造成問題等原因[2]。

三、電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理工作的開展對策

（一）提升技術(shù)水平，規(guī)范化管理

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理活動在深度和廣度方面都有了很大程度的提升，應(yīng)該說成功的電子檔案管理離不開信息技術(shù)的支撐。然而許多企事業(yè)單位的決策者由于缺乏對電子檔案管理共享內(nèi)涵的理解，錯誤地認(rèn)為成功的電子檔案管理只需要單方面的解決問題。事實上要想電子檔案管理水到渠成，必須聚焦于在規(guī)范化管理中進(jìn)行檔案價值挖掘，應(yīng)該規(guī)范檔案管理工作機(jī)制，夯實技術(shù)支持基礎(chǔ)，推進(jìn)電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理工作的規(guī)范化進(jìn)行[3]。

電子檔案的建成不是一蹴而就的，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化工作是電子檔案管理一項重要的中間環(huán)節(jié)，逐步生成電子檔案、實現(xiàn)檔案數(shù)字化。在電子檔案分類過程中要有專人進(jìn)行掃描和歸檔，實現(xiàn)電子檔案隨政務(wù)生成，檔案信息自動填回，以信息化助推檔案規(guī)范化管理。電子檔案生成必須保障其原始性，貯存、打開方式之間要互相支持。電子檔案建立和管理過程存在困難的單位主體，可以組織工作人員及時進(jìn)行學(xué)習(xí)，同時也可以將電子檔案管理工作外包，建立合理的檔案外包監(jiān)督管理制度，做好檔案管理外包的監(jiān)督工作，積極與外包單位的工程師配合，全面實現(xiàn)檔案管理的信息化和規(guī)范化。

（二）保障電子檔案的安全性

對于電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理工作，在研究和制定大數(shù)據(jù)發(fā)展政策的過程中，需要打破思想上的束縛，做到與時俱進(jìn)，與網(wǎng)俱進(jìn)；需要一個強有力的集中統(tǒng)一指揮與協(xié)調(diào)機(jī)制；需要處理好發(fā)展與安全的辯證關(guān)系[4]。想要切實保障檔案信息的安全，需要建立專門的檔案管理服務(wù)中心，由專業(yè)的管理人員進(jìn)行管理，同時要提高防范意識和防范能力，加強電子檔案的安全管理工作。首先要重視電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理工作，加強相關(guān)工作人員的思想重視程度，提高相關(guān)人員的安全意識，將責(zé)任落實到每一個人的身上，實現(xiàn)有效管理。其次是管理過程中要做好技術(shù)處理工作，按照規(guī)定制定監(jiān)督管理體系，必要時采取加密、隔離等措施，在儲存時設(shè)立加密程序，使用人員依據(jù)密令進(jìn)行使用，同時密令要實現(xiàn)動態(tài)更新，防止電子檔案被盜用和越權(quán)訪問，有效保障電子檔案的安全可用。最后要養(yǎng)成及時備份的好習(xí)慣，云存儲容量大、成本低，存儲設(shè)備根據(jù)需求合理分配空間，避免空間不足現(xiàn)象的發(fā)生。

四、結(jié)語

總之，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于電子政務(wù)檔案管理工作的重要性不言而喻，將政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理工作從現(xiàn)實生活中搬到網(wǎng)上，使檔案管理工作不受時間、地域的限制，改變了檔案管理工作的工作方式，精簡了工作流程，有效提升了檔案管理工作的工作效率，對于構(gòu)建電子政府、數(shù)字政府具有重要的現(xiàn)實意義。