新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案信息化管理分析

◎劉 宇

（河北省承德市第三醫(yī)院 河北 承德 067050）

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院的日常工作也結(jié)合信息技術(shù)進行相應(yīng)轉(zhuǎn)變，使工作效率與管理效率得到提升。醫(yī)院檔案作為對醫(yī)院信息進行記錄的重要載體，也應(yīng)跟隨信息技術(shù)發(fā)展進行信息化的轉(zhuǎn)變，不僅能夠提高檔案使用效率，而且能夠提高醫(yī)院的工作效率。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)實際情況，積極尋找推動醫(yī)院檔案管理信息化的辦法，讓新醫(yī)改能夠得到更加全面的落實。

一、醫(yī)院檔案信息化管理建設(shè)的重要性

（一）提升檔案管理與查詢效率

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，醫(yī)院要想查詢檔案，需要特地來到檔案部門進行紙質(zhì)檔案調(diào)取，其效率很低，也給醫(yī)生的工作帶來諸多不便。醫(yī)院檔案信息化管理建設(shè)，可以在很大程度上提高檔案管理和查詢的效率，讓醫(yī)生能夠通過互聯(lián)網(wǎng)直接對病人的檔案進行調(diào)?。粰n案工作人員也可以充分利用目前的辦公軟件，來進行檔案信息整理和分類[1]。這樣可以在很大程度上提高效率，節(jié)省醫(yī)生進行檔案信息查找的時間，提升醫(yī)生工作效率。

（二）提升檔案保存的完整度

傳統(tǒng)的檔案管理模式中，由于信息技術(shù)不發(fā)達，檔案以紙質(zhì)形式為主，電子形式為輔。紙質(zhì)檔案要想獲得長久保存，需要有良好的存儲環(huán)境。然而目前許多醫(yī)院不具備符合檔案長期儲存的環(huán)境，如果檔案長期被放在陰暗潮濕環(huán)境中，非常容易導(dǎo)致檔案損壞現(xiàn)象發(fā)生。醫(yī)院檔案管理信息化實現(xiàn)了檔案的信息化與數(shù)據(jù)化存儲，使醫(yī)院檔案的保存受外部環(huán)境影響較小，提升了醫(yī)院檔案保存的完整度。

（三）提升檔案的調(diào)用效率

隨著我國醫(yī)療技術(shù)水平不斷提升，各大醫(yī)院主治范圍也在逐漸明確，許多患者在醫(yī)院醫(yī)治期間，會出現(xiàn)由于各種因素而進行轉(zhuǎn)院的現(xiàn)象。為了更好地幫助患者接受治療，醫(yī)院會為患者提供本院治療的檔案資料。傳統(tǒng)檔案管理中患者的資料大多都以紙質(zhì)形式為主，既不方便保存也不方便管理，可能會導(dǎo)致患者轉(zhuǎn)院期間出現(xiàn)檔案信息受損或丟失的現(xiàn)象。醫(yī)院檔案信息化的實現(xiàn)，可以借助互聯(lián)網(wǎng)進行檔案信息的轉(zhuǎn)移和儲存，保證了檔案的安全性，為幫助患者更好地接受治療，提高了檔案的調(diào)用效率。

二、醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）檔案部門分散，管理難度大

人事檔案管理、文書檔案管理、醫(yī)療檔案管理是醫(yī)院檔案管理工作的三大組成部分。這三個部門之間獨立工作，使得醫(yī)院檔案管理工作分散化，在進行醫(yī)院檔案信息匯集、整理和分類時，會出現(xiàn)很多問題，增加了醫(yī)院檔案管理工作難度，不利于醫(yī)院檔案工作順利開展[2]。

（二）檔案管理規(guī)模大，工作程序復(fù)雜

醫(yī)院檔案管理工作是一項工程量大、工作內(nèi)容多的工作，人事檔案管理部門、文書檔案管理部門和醫(yī)療檔案管理部門需要根據(jù)各部門針對工作內(nèi)容進行細致的工作分類。在這個過程中，所要記錄的信息十分復(fù)雜，各部門之間需要根據(jù)職能性質(zhì)進行工作內(nèi)容安排。人事檔案管理工作的復(fù)雜性相對較低，醫(yī)院的人員流動率較低，工作人員所需要收集和記錄的數(shù)據(jù)較為固定，工作難度較低。文書檔案管理部門是醫(yī)院檔案管理的核心部門，會對醫(yī)院發(fā)展時期產(chǎn)生的各種文件進行記錄，為醫(yī)院發(fā)展提供準確的數(shù)據(jù)，其工作內(nèi)容較多、復(fù)雜程度較高，工作存在一定難度。醫(yī)療檔案管理工作是一項工作內(nèi)容更為復(fù)雜的部門，不僅要對患者的信息進行記錄，還有記錄患者家屬信息進行記錄，需要工作內(nèi)容精細化設(shè)置。由此可見，傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理模式已經(jīng)不能滿足檔案管理工作需求，必須進行檔案管理信息化建設(shè)。

（三）檔案管理封閉，借鑒價值低

傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理工作是以紙質(zhì)的方式，對醫(yī)院信息進行收集、整理、分類和入庫。在檔案資料入庫以后，三個部門之間獨立工作，沒有進行部門之間的交流，使醫(yī)院檔案管理工作缺乏相互借鑒，不利于醫(yī)院檔案管理工作的順利開展。傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理的方式，為檔案查找增加了很多難度，在進行相關(guān)檔案資料查找時需要花費一定的時間，增加了檔案管理工作人員的工作量，也不利于醫(yī)生根據(jù)相關(guān)的檔案信息進行學(xué)習(xí)，影響了醫(yī)院日常工作的順利開展。由此可見，醫(yī)院檔案管理信息化滿足了醫(yī)院進一步發(fā)展的需求。

三、推進醫(yī)院檔案管理信息化的對策

目前，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)還需要進一步提升，部分醫(yī)院依舊固守傳統(tǒng)的檔案管理方法，更新?lián)Q代意識不到位；檔案管理僅僅停留在檔案統(tǒng)計的層面，醫(yī)院科室與科室之間難以落實檔案互通，不同醫(yī)院之間的檔案流動也不順暢；醫(yī)院缺乏長久儲存檔案的條件，導(dǎo)致檔案儲存存在困難。因此必須針對問題，采取切實可行的措施，大力推進醫(yī)院檔案管理信息化發(fā)展。

（一）提升醫(yī)院檔案管理信息化意識

推動醫(yī)院檔案管理建設(shè)和發(fā)展，必須提升信息化管理意識。醫(yī)院應(yīng)當根據(jù)實際情況組織檔案管理人員進行培訓(xùn)，提升檔案管理人員的信息素養(yǎng)，讓檔案管理人員能夠充分利用信息化檔案設(shè)備開展檔案管理工作。醫(yī)院可以通過組織示范、開展講座和研討會等方式，讓檔案管理人員能夠了解和運用醫(yī)院信息化設(shè)備，并進行檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，改變檔案管理模式，把檔案管理信息化落實到實處[3]。

（二）提升醫(yī)院檔案管理技術(shù)水平

醫(yī)院可以通過多種方式引進既具備醫(yī)療知識、又懂得計算機信息技術(shù)的復(fù)合型人才，做好檔案管理人才儲備工作。醫(yī)院可以通過技術(shù)外包方法，聘請專業(yè)技術(shù)團隊，為醫(yī)院設(shè)計統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，推動醫(yī)院內(nèi)各個科室之間的信息交流速度，提高檔案使用效率。醫(yī)院可以基于本院檔案管理網(wǎng)絡(luò)與其它醫(yī)院進行互聯(lián)互通，通過聯(lián)合方式構(gòu)建醫(yī)院與醫(yī)院之間的檔案管理與分享網(wǎng)絡(luò)，增加醫(yī)生之間的交流，有助于提升醫(yī)生專業(yè)知識與能力。醫(yī)院要做好檔案管理網(wǎng)絡(luò)防火墻建設(shè)，避免因網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客等原因造成醫(yī)院檔案信息破損或丟失，保證檔案資料安全。

（三）提升檔案管理制度建設(shè)力度

良好的管理模式必須需要強有力的制度進行保障。醫(yī)院要根據(jù)實際情況，設(shè)置檔案提取和調(diào)用門檻。要求各個科室的醫(yī)生必須要滿足門檻要求，才可以對個人檔案和病人檔案進行調(diào)用，保障醫(yī)生和病人信息安全。醫(yī)院應(yīng)組織現(xiàn)有在崗工作人員進行計算機知識學(xué)習(xí)，以此提高工作人員的專業(yè)技能和專業(yè)素質(zhì)，為信息化檔案管理制度的落實夯實基礎(chǔ)，讓新醫(yī)改措施落實到位，為人民群眾提供更好的醫(yī)療服務(wù)。