關(guān)于科技檔案信息化建設(shè)的探討

◎陸夢漪

（上海市科技成果檔案資料館 上海 200000）

科技檔案信息化建設(shè)，以科技檔案內(nèi)容管理和利用為核心，使用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)等現(xiàn)代化手段，并以現(xiàn)代管理學(xué)為理念，整理、開發(fā)、利用有效的科技信息資源?？萍紮n案作為極具特色的檔案類別，在知識性、專業(yè)性和開發(fā)應(yīng)用等方面具有自身的優(yōu)勢；應(yīng)加快信息化建設(shè)，讓科技檔案事業(yè)為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展服務(wù)發(fā)揮更大作用。

一、科技檔案信息化建設(shè)的概念

科技檔案是檔案中的獨特類別，是在自然科學(xué)發(fā)展、生產(chǎn)技術(shù)進(jìn)步、科技信息建設(shè)等等活動中形成的應(yīng)該歸檔保存的圖紙、表格、視頻材料、文字材料、計算材料等科技文件材料?？萍紮n案是生產(chǎn)建設(shè)、科研進(jìn)步、科技發(fā)展的重要基礎(chǔ)，有利于提高科技成果轉(zhuǎn)化率，促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展，提高社會經(jīng)濟(jì)效益。

科技檔案有以下四個明顯特征：第一，強(qiáng)調(diào)專業(yè)性。專業(yè)性作為科技檔案的突出特征之一，是科技檔案實現(xiàn)管理科學(xué)化的重要基礎(chǔ)，在科技檔案形成過程及具體內(nèi)容中有明顯體現(xiàn)。第二，種類繁多。在眾多檔案類別中，科技檔案具有復(fù)雜、繁多的類型，并且在內(nèi)容與形式中以多樣化呈現(xiàn)。第三，有成套體系?？萍紮n案大多以一門獨立的科技項目為中心，向外輻射出相關(guān)體系，同時內(nèi)部又具有極高的完整性?？萍嘉募蠖喟凑找?guī)律排列，從而形成一個完整的成套體系。第四，具有現(xiàn)實意義?？萍紮n案內(nèi)容隨著時代的發(fā)展而改變，其中不僅包括科技工作的歷史軌跡，而且包括正在運行的科技工作、科技項目現(xiàn)狀，內(nèi)容顯示出很強(qiáng)的現(xiàn)實使用性。

科技檔案信息化建設(shè)主要包括以下三個方面：第一，數(shù)字化。數(shù)字化處理檔案是一種新型的檔案信息管理模式，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為以數(shù)字化形式存儲的檔案信息，用網(wǎng)絡(luò)相互連接，再利用計算機(jī)系統(tǒng)錄入科技信息，進(jìn)而建立起一個完整的科技信息庫，方便后續(xù)對資源的查找與使用，對實現(xiàn)資源共享有著積極意義。第二，網(wǎng)絡(luò)化，即通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺對科技檔案進(jìn)行傳輸處理，從而加強(qiáng)科技檔案信息化的便攜程度，提高科技信息管理與利用的效率。第三，標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)化通過建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范來實現(xiàn)，即各個部門參照統(tǒng)一要求進(jìn)行科技檔案信息化建設(shè)，進(jìn)而實現(xiàn)科技檔案在信息化系統(tǒng)中的資源共享與信息交互。

二、目前存在的主要問題

由于科技檔案本身特征的特殊性，其信息化建設(shè)同樣具有特殊性。從總體看，科技檔案信息化建設(shè)存在以下幾個突出問題：

第一，缺乏統(tǒng)一的業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)?？萍紮n案內(nèi)容專業(yè)復(fù)雜，不同專業(yè)的科技檔案在內(nèi)容、特點和管理要求等方面各不相同。規(guī)范體系建設(shè)是檔案信息化項目實施的基礎(chǔ)和保障。目前，科技檔案信息化建設(shè)在總體上還處在探索階段，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，導(dǎo)致科技檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)大量異構(gòu)現(xiàn)象；不同單位、不同行業(yè)、不同專業(yè)的科技檔案信息系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與數(shù)據(jù)接口，通用性、兼容性差，成為難以實現(xiàn)信息交互的“信息孤島”。這種狀況使科技檔案信息的資源開發(fā)與共享效率降低，增加檔案管理信息系統(tǒng)搭建、維護(hù)的成本，制約檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展。

第二，科技檔案信息高度分散，資源集成嚴(yán)重不足?？萍紮n案是各單位在生產(chǎn)、技術(shù)、建設(shè)、科研等科技活動中產(chǎn)生的，其形成特點具有分散性。加強(qiáng)檔案信息整合、形成規(guī)模化的檔案信息資源，已經(jīng)成為檔案信息化建設(shè)的重要任務(wù)，并在多年的努力中取得了長足進(jìn)展。各地的綜合檔案館普遍加大館藏檔案數(shù)字化及其數(shù)據(jù)庫建設(shè)，很多機(jī)關(guān)單位也在檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)方面取得成效，但是在科技檔案信息集成和數(shù)據(jù)庫建設(shè)方面的努力明顯不夠。無論是單位之間還是部門之間、地區(qū)之間，都缺乏有效的溝通和組織協(xié)調(diào)，缺乏合作意識和有效的工作機(jī)制，致使大量科技檔案信息仍然處在高度分散自流狀態(tài)，未成為規(guī)?；?、系統(tǒng)化的信息資源，還不能進(jìn)入先進(jìn)的信息化和網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)運行。這種狀況嚴(yán)重影響科技檔案信息資源開發(fā)的深度、廣度，影響科技檔案利用的整體效果和效益。

第三，科技檔案信息化專業(yè)人才嚴(yán)重缺乏。目前，科技檔案人員一般只掌握最基本的檔案管理知識與技能，少數(shù)人員具備基本的檔案管理軟件操作能力，十分缺乏信息技術(shù)的研發(fā)能力；大多數(shù)計算機(jī)公司或者信息技術(shù)專業(yè)人員雖然掌握系統(tǒng)開發(fā)、程序維護(hù)、技術(shù)調(diào)整等信息技術(shù)專業(yè)技能，但是他們?nèi)狈萍紮n案特殊性的深入了解和科技檔案信息化建設(shè)的實踐積累。目前檔案界普遍研發(fā)和應(yīng)用的檔案通用系統(tǒng)和技術(shù)只適合于普通檔案，很難利用計算機(jī)等信息技術(shù)解決十分復(fù)雜多樣的科技檔案。

三、主要對策措施

（一）加快科技檔案信息化統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的制定

要加快科技檔案信息化統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的制定，合理利用現(xiàn)有科技信息，開發(fā)利用現(xiàn)有科技資源。標(biāo)準(zhǔn)化作為科技檔案信息化建設(shè)的第一步，是科技檔案信息化建設(shè)必不可少的條件。如今關(guān)于普通檔案的信息化統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)較多，適于科技檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范比較匱乏。檔案界特別是檔案行政管理部門要加快科技檔案信息化管理研究，針對科技檔案的特殊性制訂、出臺相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，如不同技術(shù)領(lǐng)域或不同專業(yè)特點的科技檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)、科技檔案信息交換格式標(biāo)準(zhǔn)、科技檔案信息數(shù)據(jù)變更操作規(guī)范等等，加快形成科技檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，保障科技檔案信息化建設(shè)能夠在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范下有效推進(jìn)。

檔案采集是建立檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的前提。應(yīng)用檔案采集系統(tǒng)，通過對紙質(zhì)檔案掃描從而實現(xiàn)紙質(zhì)化檔案數(shù)字化處理。檔案采集系統(tǒng)包括采集、整理、審核、分類等功能，憑借現(xiàn)代化計算機(jī)信息技術(shù)，在設(shè)定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)下，可實現(xiàn)多人多客服端同時對不同檔案信息進(jìn)行采集，從而實現(xiàn)檔案采集高效化與標(biāo)準(zhǔn)化。在此基礎(chǔ)上，結(jié)合科技檔案資源，制定統(tǒng)一的科技檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，不斷擴(kuò)大數(shù)據(jù)庫范圍，加快對目錄數(shù)據(jù)庫及全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與容量擴(kuò)充。此外，減少科技檔案資源的分散建設(shè)、重復(fù)建設(shè)，充分發(fā)揮信息資源建設(shè)的整體優(yōu)勢與整合效益，為行業(yè)性、區(qū)域性科技檔案信息資源的共建共享創(chuàng)造良好條件。

（二）突出檔案信息化的個性化功能建設(shè)

要關(guān)注科技檔案的特點，突出檔案信息化的個性化功能建設(shè)。與其他檔案相比，科技檔案的顯著特點是動態(tài)性，即科技檔案不僅反映科技對象、科技活動的過去，而且還反映科技對象發(fā)展運行的現(xiàn)在和將來。檔案管理部門要充分了解科技檔案信息化管理的特殊性，遵循科技檔案形成、管理的客觀規(guī)律，確立科技檔案信息動態(tài)管理、跟蹤管理的理念，在檔案信息的采集、存儲、備份和“三性”（完整性、真實性、可靠性）檢驗等方面，充分滿足科技檔案信息管理的個性功能需求。個性化功能建設(shè)是科技檔案信息化建設(shè)中必須高度重視的最重要、最緊迫的課題和任務(wù)。

檔案信息化的個性化功能建設(shè)不僅要關(guān)注其動態(tài)性，滿足檔案管理的個性功能需求，同時還要實現(xiàn)強(qiáng)大的檔案信息化查閱功能。數(shù)字化科技檔案查閱系統(tǒng)在組織系統(tǒng)專網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上，搭載B/S（瀏覽器/服務(wù)器），可對系統(tǒng)內(nèi)所有檔案進(jìn)行全面掃描；在查閱過程中，加密用戶信息，保證數(shù)據(jù)安全傳輸，為用戶查檔、閱檔、提檔提供全面服務(wù)，滿足用戶及檔案管理工作人員的個性化需求。

（三）加強(qiáng)科技活動電子文件的歸檔與管理

大力加強(qiáng)科技活動電子文件的歸檔與管理。電子文件歸檔管理是檔案信息化建設(shè)的重要任務(wù)，已經(jīng)引起檔案界的高度關(guān)注。但是從現(xiàn)狀看，此項工作大多聚焦在機(jī)關(guān)和管理活動，如目前檔案界普遍關(guān)注和大力推進(jìn)辦公自動化系統(tǒng)產(chǎn)生的電子公文歸檔管理工作，而對科技活動中產(chǎn)生的電子文件的歸檔管理關(guān)注和研究甚少，導(dǎo)致此項工作嚴(yán)重滯后。由此可見，加強(qiáng)科技活動電子文件管理是推進(jìn)科技檔案信息化建設(shè)必不可少的步驟之一。近年來，一些單位比較重視檔案數(shù)字化工作，對包括科技檔案在內(nèi)的各類檔案材料進(jìn)行數(shù)字化處理，形成了一定規(guī)模的科技檔案數(shù)字資源，這對科技檔案信息化建設(shè)也是必要的。例如，大連市檔案局與有關(guān)單位共同研發(fā)“數(shù)碼照片檔案知識管理系統(tǒng)”，通過該系統(tǒng)對照片檔案進(jìn)行收集、分類、整理；科技檔案中不乏照片檔案，充分利用“數(shù)碼照片檔案知識管理系統(tǒng)”，將照片檔案數(shù)碼化、電子化，有利于保存照片檔案信息的完整性，提高科技檔案中照片檔案的安全性，實現(xiàn)現(xiàn)代化的科技檔案管理。

解決電子文件的歸檔管理問題要從源頭抓起，以電子文件的歸檔管理為重點，在科技工作中推行數(shù)字環(huán)境下的文檔一體化。特別要高度關(guān)注科技活動及其產(chǎn)生的電子文件的復(fù)雜性，關(guān)注科技電子文件生成環(huán)境和電子數(shù)據(jù)的復(fù)雜性、豐富多樣性，研究各類適用的業(yè)務(wù)方法和技術(shù)措施，在體制、機(jī)制、制度、技術(shù)等方面形成有力的保障體系，切實推動科技電子文件歸檔管理工作的有效開展。

（四）強(qiáng)化科技檔案信息資源的深度開發(fā)和共享

與普通檔案不同，科技檔案具有很強(qiáng)的知識性，是科技成果的重要載體，而科技知識、科技成果具有很強(qiáng)的通用性和推廣應(yīng)用價值，這就決定了科技檔案利用服務(wù)具有廣闊的空間，科技檔案在廣泛的利用服務(wù)中能夠產(chǎn)生巨大的社會和經(jīng)濟(jì)效益。以往，受制于傳統(tǒng)落后的手段和方法，科技檔案信息很難被深度開發(fā)并廣泛應(yīng)用，而信息化建設(shè)在一定程度上促進(jìn)科技檔案信息的有效利用。一方面，研發(fā)檔案信息智能化開發(fā)系統(tǒng)，對科技檔案信息資源進(jìn)行深層次加工編研工作，為利用者提供集約化的科技檔案信息和知識的編研成果材料；另一方面，著力加強(qiáng)科技檔案遠(yuǎn)程服務(wù)和信息共享，充分利用各類計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺，建設(shè)跨單位、跨部門、跨行業(yè)、跨地區(qū)的科技檔案信息遠(yuǎn)程利用服務(wù)機(jī)制，最大限度地發(fā)揮科技檔案信息推廣應(yīng)用的價值和作用。

日趨成熟的OA辦公系統(tǒng)，在檔案管理中的應(yīng)用越來越廣泛。OA系統(tǒng)即辦公自動化系統(tǒng)，可利用計算機(jī)技術(shù)對科技檔案信息進(jìn)行收集、存儲等數(shù)字化處理，建立數(shù)據(jù)庫，在大數(shù)據(jù)背景下實現(xiàn)科技檔案的信息資源共享。OA系統(tǒng)針對不同的環(huán)境與設(shè)備采取不同的措施，既實現(xiàn)信息資源的共享，又保障信息傳輸安全。

（五）提高檔案人員的信息技術(shù)專業(yè)水平

要不斷提高檔案人員的信息技術(shù)專業(yè)水平，建設(shè)高水平、高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊。科技檔案信息化具有很高的專業(yè)性、技術(shù)性，對工作人員的信息技術(shù)專業(yè)能力、信息資源整合能力以及檔案管理能力都有嚴(yán)格要求。就目前情況來看，檔案管理團(tuán)隊狀況與工作要求有較大的差距，突出表現(xiàn)在信息化技術(shù)知識和能力欠缺，特別是在信息化與科技檔案管理特性的銜接方面能力嚴(yán)重不足。檔案管理部門應(yīng)重視人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，加強(qiáng)專職檔案人員隊伍建設(shè)。

一是加強(qiáng)現(xiàn)職檔案人員的信息化專業(yè)知識培訓(xùn)工作，帶領(lǐng)工作人員深入學(xué)習(xí)信息化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、管理技術(shù)等專業(yè)技術(shù)的有關(guān)知識；利用科學(xué)檔案本身的特色來吸引高素質(zhì)的綜合型專業(yè)人才，通過對數(shù)字檔案館建設(shè)與維護(hù)，重點培養(yǎng)具有檔案資源開發(fā)與利用、系統(tǒng)建設(shè)與維護(hù)、數(shù)字檔案分類與管理等綜合能力的復(fù)合型人才；二是積極開展多形式的工作交流，邀請專家進(jìn)行經(jīng)驗分享與交流，學(xué)習(xí)科技檔案信息化建設(shè)的經(jīng)驗與策略；三是配合檔案管理部門積極引進(jìn)信息化專業(yè)人才，創(chuàng)造培養(yǎng)人才的有利條件，用事業(yè)留人、用感情留人、用適當(dāng)?shù)拇隽羧?，努力打造一個適于檔案人才生存與發(fā)展的環(huán)境。