新時(shí)期人事檔案信息化管理與服務(wù)工作淺析

◎郁永娜

（山東交通技師學(xué)院 山東 臨沂 276000）

做好人事檔案管理與服務(wù)工作，對(duì)于推動(dòng)用人單位挖掘人才優(yōu)勢(shì)、促進(jìn)自身發(fā)展發(fā)揮著重要作用。企事業(yè)單位人事檔案信息越來(lái)越繁多，檔案管理難度越來(lái)越大，人工操作過(guò)程中也容易出現(xiàn)疏漏，影響到對(duì)人才的科學(xué)評(píng)估。因此必須采用現(xiàn)代技術(shù)手段，提升管理工作質(zhì)量和效率，提升人事檔案服務(wù)水平，使人事檔案能夠真實(shí)反映人才的實(shí)際情況，為企業(yè)用人提供重要依據(jù)。

一、人事檔案信息化的優(yōu)勢(shì)

為了在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中站穩(wěn)腳跟，企事業(yè)單位必須做好人事檔案信息化管理和服務(wù)工作，以發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)、實(shí)現(xiàn)自身可持續(xù)發(fā)展。人事檔案信息化的優(yōu)勢(shì)與重要性，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

第一，人事檔案信息化能夠提升企業(yè)檔案信息管理水平。利用現(xiàn)代技術(shù)措施，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理與服務(wù)，能夠?qū)崿F(xiàn)信息輸入的便捷化，有效減輕傳統(tǒng)檔案管理工作強(qiáng)度；能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案信息變動(dòng)的實(shí)時(shí)記載，避免傳統(tǒng)信息錄入出現(xiàn)缺檔和斷檔的情況發(fā)生。通過(guò)信息技術(shù)的數(shù)字處理功能，可以迅速及時(shí)地對(duì)相關(guān)人事檔案進(jìn)行科學(xué)高效處理，保證人事檔案信息的連續(xù)性和動(dòng)態(tài)性。

第二，提高檔案服務(wù)效率。信息化管理實(shí)現(xiàn)了檔案自動(dòng)化搜索，使檔案管理服務(wù)水平進(jìn)一步提升。利用信息技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)信息的快速查詢，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的高效管理。當(dāng)用人單位需要調(diào)取某個(gè)人的信息數(shù)據(jù)時(shí)，可以利用檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的搜索功能快速調(diào)取信息，從整體上提升服務(wù)效率。通過(guò)信息化管理，利用搜索工具，只需要鼠標(biāo)輕點(diǎn)，就能完成查詢工作，高速便捷，有利于為實(shí)現(xiàn)員工長(zhǎng)效培訓(xùn)和績(jī)效管理提供科學(xué)依據(jù)。

第三，信息化管理有利于人事檔案的保存，有利于保證檔案的真實(shí)性和完整性。紙質(zhì)物品的保存比較麻煩，且容易損壞。實(shí)現(xiàn)電子化管理，便于檔案保存，當(dāng)人事調(diào)動(dòng)時(shí)，新用人單位會(huì)直接接收電子檔案，方便快捷。之前人事檔案都是紙質(zhì)版，人們可以隨意書(shū)寫(xiě)自己的檔案，影響到其真實(shí)性。人事檔案一般包括履歷表、年度考核表、學(xué)歷、職稱等資料，將這些資料整合成電子版，并規(guī)定電子頁(yè)面的內(nèi)容，可以確保資料的完整性。

二、人事檔案信息化管理與服務(wù)對(duì)策

人事檔案管理與服務(wù)，對(duì)于企業(yè)任用人才和選拔人才發(fā)揮了重要作用。當(dāng)前企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的關(guān)鍵在于人才的競(jìng)爭(zhēng)，人才優(yōu)勢(shì)是企業(yè)發(fā)展的不竭動(dòng)力。人事檔案信息化管理工作，能夠更便捷地為企業(yè)提供人才信息、掌握人才優(yōu)勢(shì)。新時(shí)期人事檔案信息化管理與服務(wù)，應(yīng)采取以下對(duì)策。

（一）加大宣傳力度，提升服務(wù)質(zhì)量

做好人事檔案信息化管理與服務(wù)工作，提升檔案信息化管理水平，提升服務(wù)質(zhì)量，是當(dāng)前企業(yè)事業(yè)單位檔案管理工作的重中之重。要從實(shí)際出發(fā)，利用現(xiàn)代技術(shù)手段，切實(shí)推動(dòng)檔案信息化管理與服務(wù)工作良性發(fā)展；要使每個(gè)人都充分認(rèn)識(shí)到人事檔案信息化管理與服務(wù)工作的重要性，進(jìn)而更好地利用技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)管理與服務(wù)的信息化。一方面，用人單位領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備開(kāi)展人事檔案管理與服務(wù)工作的重要性；另一方面，應(yīng)通過(guò)多種方式保證檔案信息的完整性，以便為用人單位提供更為準(zhǔn)確的檔案信息資料，更好地服務(wù)于用人單位。

（二）開(kāi)發(fā)相關(guān)硬件和軟件系統(tǒng)

信息化時(shí)代背景下，各方面工作都要依托先進(jìn)技術(shù)手段。檔案管理工作涉及的數(shù)據(jù)信息較多，管理起來(lái)有一定難度，這就要建立起與之相匹配的硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)。檔案管理信息化，必須拓寬資金來(lái)源，擴(kuò)大資金供給，吸納社會(huì)資本，為軟件系統(tǒng)的建立奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。例如購(gòu)置檔案信息化管理工作所需要的計(jì)算機(jī)和掃描儀等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速準(zhǔn)確錄入，將檔案信息通過(guò)數(shù)據(jù)的形式保存起來(lái)，這樣在查找檔案過(guò)程中就會(huì)更加方便。

在軟件系統(tǒng)建設(shè)方面，可以通過(guò)擴(kuò)建數(shù)據(jù)庫(kù)、建立分享平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，這樣可以保證檔案信息在本單位內(nèi)部的流通。數(shù)據(jù)庫(kù)的建立要依托于信息技術(shù)，并結(jié)合現(xiàn)代管理需求和企業(yè)內(nèi)部需要實(shí)現(xiàn)信息的逐步完善和更新。但對(duì)于保密性較強(qiáng)和涉及個(gè)人隱私的檔案信息，要做好保密性工作，防止信息的外露。

（三）提升檔案管理人員的綜合能力

做好人事檔案的信息化管理工作，提升信息化服務(wù)水平，必須提升管理者的綜合能力。檔案管理人員要掌握現(xiàn)代技術(shù)，熟知人事檔案管理工作流程和相關(guān)注意事項(xiàng)，能夠借助信息技術(shù)快速準(zhǔn)確地對(duì)單位的人事檔案進(jìn)行科學(xué)管理，保證信息應(yīng)用的準(zhǔn)確性和安全性?？梢砸M(jìn)專業(yè)人才計(jì)劃，充分發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)，挖掘人才潛能，推動(dòng)檔案管理工作開(kāi)展；對(duì)于企業(yè)內(nèi)原有的管理人員，要通過(guò)培訓(xùn)方式提升其專業(yè)技能，要針對(duì)當(dāng)前現(xiàn)代管理方法和技巧做好內(nèi)部專業(yè)培訓(xùn)，以適應(yīng)不同層次的管理者的需求。同時(shí)企業(yè)要做好各項(xiàng)工作保證留住人才，建立一支專業(yè)化管理團(tuán)隊(duì)。

（四）確保人事檔案信息安全

要保證信息安全，建立起統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)法制化，規(guī)范計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)和信息共享范圍，進(jìn)一步明確數(shù)據(jù)權(quán)限，對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)都要做好動(dòng)態(tài)的監(jiān)督工作，防止信息的泄露。要注意做好技術(shù)更新工作。提升防護(hù)意識(shí)，拓展信息技術(shù)應(yīng)用，使檔案管理工作高效快捷。如果人事檔案管理者缺乏安全意識(shí)，有可能造成信息的泄露。部分電子文件在儲(chǔ)存的過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)更新版本情況，也會(huì)出現(xiàn)不兼容性，這種情況下保存的資料很有可能出現(xiàn)損毀。因此管理中要正確使用計(jì)算機(jī)的加密功能，要保證標(biāo)準(zhǔn)的一致性，劃分使用權(quán)限，做好檔案?jìng)浞莨ぷ?，確保電子檔案的完整性。

三、結(jié)語(yǔ)

人事檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)且復(fù)雜的工作，其中涉及各種資料信息，如果處理不當(dāng)將會(huì)造成數(shù)據(jù)信息的丟失，影響人事檔案信息的完整性。在實(shí)際管理過(guò)程中，要充分利用現(xiàn)代手段，提升檔案管理信息化水平，有效提升工作質(zhì)量，更好地為用人單位服務(wù)。