手術(shù)室設(shè)備管理軟件開發(fā)需求調(diào)研與分析*

韋 欣 龔茹潔* 錢蒨健

醫(yī)院手術(shù)室設(shè)備對(duì)患者的治療以及醫(yī)院的必要工作密不可分且十分重要，一旦設(shè)備發(fā)生故障不僅對(duì)整個(gè)醫(yī)院的醫(yī)療水平帶來不利影響，還會(huì)增加患者治療時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)程度[1]。1996年，國(guó)外頒布了《醫(yī)療設(shè)備安全規(guī)范》，明確了其在醫(yī)療設(shè)備安全管理中對(duì)護(hù)理實(shí)踐的要求[2]。我國(guó)2017版“患者十大安全目標(biāo)”要求加強(qiáng)醫(yī)學(xué)裝備安全管理與監(jiān)管制度，完善醫(yī)學(xué)裝備維護(hù)和故障的及時(shí)上報(bào)、維修流程[3]。面對(duì)復(fù)雜的醫(yī)療設(shè)備管理和維修工作，做好符合醫(yī)院管理要求和國(guó)家法規(guī)的基礎(chǔ)上滿足臨床需求，是設(shè)備科管理者亟待解決的重要問題[4]。目前，醫(yī)院設(shè)備管理存在管理難、質(zhì)量控制難和維修難三大難點(diǎn)，越來越多的醫(yī)療設(shè)備應(yīng)用于臨床手術(shù)中，傳統(tǒng)的管理模式已無法解決設(shè)備管理面臨的難題，迫切需要開發(fā)專門的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，依靠計(jì)算機(jī)、信息通訊及相應(yīng)控制技術(shù)，有效促進(jìn)醫(yī)療設(shè)備管理和維修的規(guī)范化和科學(xué)化[5]。為此，本研究通過對(duì)手術(shù)室設(shè)備相關(guān)管理人員的訪談?wù){(diào)研，了解設(shè)備管理的需求，避免以往傳統(tǒng)管理模式的缺陷，提升新管理方案的效率以及科學(xué)性，為設(shè)計(jì)適合醫(yī)院的手術(shù)室設(shè)備管理軟件提供依據(jù)。

1 軟件開發(fā)需求研究資料與方法

1.1 研究資料

2018年4-10月，采用目的性抽樣方法，選取上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬瑞金醫(yī)院設(shè)備科和手術(shù)室工作人員25名，最終訪談21名。其中男性2名，女性19名；工齡6～33年；大專2名，本科17名，碩士2名；護(hù)士17名，教學(xué)干事1名，護(hù)士長(zhǎng)2名，設(shè)備科長(zhǎng)1名；初級(jí)職稱5名，中級(jí)職稱13名，高級(jí)職稱3名。

1.2 納入與排除標(biāo)準(zhǔn)

(1)納入標(biāo)準(zhǔn):①醫(yī)院工作時(shí)間≥5年；②工作涉及手術(shù)室設(shè)備管理與應(yīng)用；③知情并愿意分享表達(dá)自己對(duì)手術(shù)室設(shè)備管理的真實(shí)想法；④有良好的自我表達(dá)能力與理解力。

(2)排除標(biāo)準(zhǔn):工勤人員、外科醫(yī)生和麻醉醫(yī)生。

1.3 研究方法

1.3.1 資料收集方法

采用半結(jié)構(gòu)、面對(duì)面和個(gè)體深入訪談的形式進(jìn)行資料收集。訪談前與受訪者進(jìn)行充分溝通，介紹本研究的目的和方法，告知受訪者在訪談過程中會(huì)全程進(jìn)行錄音，承諾使用編碼代替?zhèn)€人資料，且研究資料僅供本次研究使用，對(duì)個(gè)人隱私進(jìn)行保密，并簽署知情同意書。根據(jù)課題前期調(diào)研與文獻(xiàn)回顧結(jié)果以及質(zhì)性訪談相關(guān)原則[6]制訂半結(jié)構(gòu)式訪談提綱，訪談中，研究者依據(jù)訪談提綱對(duì)受訪者進(jìn)行提問，并對(duì)題項(xiàng)與方式進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，同時(shí)對(duì)部分內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)?shù)淖芳釉儐枴?/p>

訪談內(nèi)容主要圍繞以下問題展開:①日常臨床工作中對(duì)設(shè)備引進(jìn)、試用、購買、維修、保養(yǎng)以及報(bào)廢等環(huán)節(jié)，作為一線工作人員操作有何困難；②日常臨床工作中對(duì)設(shè)備引進(jìn)、試用、購買、維修、保養(yǎng)以及報(bào)廢等環(huán)節(jié)，作為管理人員操作有何困難；③若通過軟件數(shù)字化管理手術(shù)室設(shè)備，對(duì)于該軟件希望達(dá)到何種功能；④對(duì)于軟件達(dá)到的功能，與傳統(tǒng)工作流程相比，希望改善哪些環(huán)節(jié)或操作流程。

本研究訪談中對(duì)受訪者不進(jìn)行任何干預(yù)和引導(dǎo)，不作任何評(píng)價(jià)，尊重被調(diào)研者的觀點(diǎn)與看法。每次個(gè)體訪談時(shí)間控制在30～60 min以內(nèi)，每日訪談1名管理人員，為防止影響當(dāng)日的資料整理，訪談全程使用軟件錄音，訪談?wù)咄疥P(guān)注受訪者語速、表情及動(dòng)作變化，及時(shí)進(jìn)行書面記錄，對(duì)一些模糊不清的闡述內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)確認(rèn)并澄清。

1.3.2 資料分析方法

訪談結(jié)束后立即使用訊飛聽見軟件進(jìn)行自動(dòng)轉(zhuǎn)換，并根據(jù)錄音結(jié)合訪談現(xiàn)場(chǎng)內(nèi)容進(jìn)行修正，及時(shí)整理出第一份書面訪談文件，得到受訪者確認(rèn)后立即開始分析。通過Nvivo 12.0版定性數(shù)據(jù)分析軟件進(jìn)行主題分析。

采用Colaizzi的現(xiàn)象學(xué)7步分析方法進(jìn)行分析[7]:①仔細(xì)閱讀所有訪談?dòng)涗?；②分析選取有重要意義的陳述；③對(duì)反復(fù)出現(xiàn)的有意義的觀點(diǎn)進(jìn)行編碼；④將編碼后的觀點(diǎn)匯集；⑤寫出詳細(xì)、無遺漏的描述；⑥辨別出相似觀點(diǎn)，升華出主題概念；⑦返回受訪者處求證。

2 軟件開發(fā)需求調(diào)研結(jié)果

本研究依據(jù)個(gè)體訪談資料分析結(jié)果，結(jié)合目前醫(yī)院的各類客觀因素，進(jìn)行歸納總結(jié)，最終得到本次調(diào)研的主題，見表1。

表1 調(diào)研結(jié)果主題

設(shè)計(jì)開發(fā)適合醫(yī)院手術(shù)室設(shè)備管理軟件時(shí)，需兼顧手術(shù)室設(shè)備日常使用狀態(tài)、手術(shù)室設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)與報(bào)修情況以及手術(shù)室設(shè)備管理控制與報(bào)表功能，提升設(shè)備管理效率。

2.1 手術(shù)室設(shè)備日常使用

2.1.1 定位設(shè)備方位與狀態(tài)

有4位受訪者認(rèn)為，手術(shù)室工作范圍較大，涉及不同樓宇及不同的樓層，易出現(xiàn)設(shè)備尋找方面的困難，很多時(shí)候查詢?cè)O(shè)備原始方位時(shí)，需要通過手術(shù)排班推測(cè)設(shè)備所在位置。受訪者談到超聲外科吸引器(cavitron ultrasonic surgical aspirator，CUSA)等特殊且稀有設(shè)備使用時(shí)，容易產(chǎn)生設(shè)備尋找方面問題，甚至可能影響后續(xù)手術(shù)安排，需要與手術(shù)醫(yī)生協(xié)調(diào)手術(shù)順序等情況。因此，在后續(xù)軟件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)開發(fā)中，要對(duì)設(shè)備方位及使用狀態(tài)有系統(tǒng)性管理；19%的受訪者建議對(duì)后續(xù)設(shè)備管理軟件開發(fā)設(shè)計(jì)內(nèi)容中，需增加設(shè)備定位狀態(tài)功能，需要包含設(shè)備的物理位置以及使用狀態(tài)等信息。

2.1.2 設(shè)備便捷化與數(shù)字化記錄

有6位受訪者認(rèn)為，以往的紙質(zhì)記錄便利性不足，期望能以數(shù)字化方式完善設(shè)備記錄，減輕日常工作負(fù)擔(dān)，并能實(shí)時(shí)記錄。受訪者談到現(xiàn)有的紙質(zhì)記錄式管理存在一定的弊端，期望設(shè)計(jì)開發(fā)的軟件能改善現(xiàn)有紙質(zhì)管理記錄不全等問題；常規(guī)設(shè)備的序列號(hào)數(shù)字較多，字母較小，人工輸入核對(duì)容易出錯(cuò)，耗費(fèi)手術(shù)室護(hù)士過多的時(shí)間與精力，期望能以認(rèn)可的電子標(biāo)簽二維碼等形式進(jìn)行設(shè)備管理與記錄。整理受訪者敘述訪談內(nèi)容，29%的受訪者認(rèn)為，設(shè)備管理軟件開發(fā)設(shè)計(jì)內(nèi)容中需增加便利化的菜單與功能設(shè)計(jì)，減少設(shè)備使用記錄的輸入，并將所有設(shè)備工作記錄實(shí)時(shí)記錄于軟件中。

2.1.3 設(shè)備信息與患者信息關(guān)聯(lián)

有5名受訪者希望設(shè)備管理可以與患者信息關(guān)聯(lián)，同時(shí)將每個(gè)房間的常用設(shè)備進(jìn)行模塊化管理，方便記錄。受訪者談到設(shè)備記錄要關(guān)聯(lián)患者信息，通過掃描、感應(yīng)等方式完成記錄與患者匹配，減少人為輸入，避免輸入錯(cuò)誤。整理受訪者訪談內(nèi)容，24%的受訪者認(rèn)為，設(shè)備管理軟件開發(fā)設(shè)計(jì)內(nèi)容中需增加設(shè)備信息與患者關(guān)聯(lián)功能，作為患者手術(shù)信息追溯的內(nèi)容之一。

2.2 手術(shù)室設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)與報(bào)修

有8名受訪者希望使用軟件對(duì)設(shè)備的維護(hù)、保養(yǎng)進(jìn)行提示，且這些環(huán)節(jié)能在軟件中得到體現(xiàn)，并能全程記錄。受訪者談到軟件設(shè)計(jì)可依據(jù)設(shè)備保養(yǎng)周期進(jìn)行定時(shí)提醒保養(yǎng)，并記錄相關(guān)工程師信息方便溝通預(yù)約；設(shè)備故障應(yīng)可以在線通知相關(guān)工程師，便于描述故障情況與機(jī)器錯(cuò)誤代碼等，并對(duì)后續(xù)保養(yǎng)及維修過程進(jìn)行記錄，便于統(tǒng)計(jì)。整理受訪者訪談內(nèi)容，38%的受訪者認(rèn)為設(shè)備管理軟件開發(fā)設(shè)計(jì)內(nèi)容中需增加設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)模塊，并進(jìn)行定期的系統(tǒng)提示，可全程記錄設(shè)備使用周期內(nèi)的各類保養(yǎng)維修數(shù)據(jù)。

2.3 手術(shù)室設(shè)備管理控制與報(bào)表

有6名受訪者希望設(shè)備全周期信息能在軟件中記錄，且能對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析匯總。受訪者談到系統(tǒng)應(yīng)可記錄每臺(tái)設(shè)備的各類信息，包括進(jìn)入臨床使用的時(shí)間，配套合約、清單及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，使用情況、存放、維護(hù)、保養(yǎng)、維修及報(bào)廢記錄，并可對(duì)上述記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，定制報(bào)表。整理受訪者訪談內(nèi)容，29%的受訪者認(rèn)為，設(shè)備管理軟件開發(fā)設(shè)計(jì)內(nèi)容中需增加設(shè)備各類信息的統(tǒng)計(jì)功能，便于不同的職能科室人員調(diào)取設(shè)備使用信息，方便各類設(shè)備購置、報(bào)廢及購置維保等決策的制定，為各類決策的制定提供數(shù)據(jù)參考。

3 討論

3.1 設(shè)備掃碼確認(rèn)與定位

調(diào)研顯示，當(dāng)前的手術(shù)室設(shè)備管理方式較為落后，且對(duì)護(hù)士而言工作量巨大，確需一個(gè)更為有效便捷的方案進(jìn)行設(shè)備的使用與管理。醫(yī)療設(shè)備管理和維修系統(tǒng)在醫(yī)院信息系統(tǒng)(hospital information system，HIS)中占主要地位，建立設(shè)備管理系統(tǒng)應(yīng)充分考慮各科室設(shè)備管理特點(diǎn)，并結(jié)合計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，因此，聽取臨床一線手術(shù)室護(hù)士與管理者的意見非常必要[8]。隨著現(xiàn)代社會(huì)與醫(yī)院中掃碼行為的增多，護(hù)士對(duì)條碼管理的方式比較能接受，許多受訪者均建議使用條碼作為設(shè)備管理的載體[9]。醫(yī)院各種醫(yī)療設(shè)備不斷增加，手術(shù)區(qū)域不斷擴(kuò)大，手術(shù)室設(shè)備管理呈放置分散和流動(dòng)性大現(xiàn)象，讓護(hù)士在諸多手術(shù)室中找到手術(shù)需要的設(shè)備，會(huì)變得愈來愈難[10]。對(duì)于設(shè)備管理者，有限可用的手術(shù)室設(shè)備存在不夠用現(xiàn)象，需要合理安排使用的先后順序[11]。故迫切需要對(duì)設(shè)備進(jìn)行動(dòng)態(tài)化實(shí)時(shí)管理與監(jiān)控，了解手術(shù)設(shè)備當(dāng)前使用情況，并估算可提供給另外一臺(tái)手術(shù)使用的時(shí)間等情況。

3.2 設(shè)備維修與保養(yǎng)跟蹤

就目前手術(shù)室設(shè)備管理而言，每年的設(shè)備盤點(diǎn)清查工作耗費(fèi)了大量的人力，效率低下，影響設(shè)備管理效率[12]。保養(yǎng)維修等無法實(shí)現(xiàn)全過程控制，且常發(fā)生遺漏現(xiàn)象，存在一定的安全隱患，一旦發(fā)生設(shè)備安全事故，不僅影響患者檢查和治療，還易引起醫(yī)療糾紛。本研究顯示，被調(diào)研者希望在設(shè)備管理中能使用軟件達(dá)到各種管理功能，主要是設(shè)備的定期保養(yǎng)、維護(hù)提醒功能，利用軟件與網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫來系統(tǒng)管理設(shè)備并方便地完成盤點(diǎn)功能，且還能對(duì)設(shè)備維修提供整個(gè)流程的監(jiān)控，以及依據(jù)設(shè)備使用情況和投入的保修資金取舍設(shè)備的報(bào)廢與維修，為評(píng)估設(shè)備使用成本提供依據(jù)。

3.3 設(shè)備管理與HIS綁定

隨著手術(shù)室無菌物品追溯系統(tǒng)的使用，護(hù)士希望手術(shù)設(shè)備也能伴隨手術(shù)患者的信息一并記錄到HIS中，能夠客觀真實(shí)地記錄，為患者安全提供數(shù)字保障[13-14]。目前醫(yī)院的設(shè)備管理系統(tǒng)，局限于設(shè)備靜態(tài)數(shù)據(jù)的管理和一些簡(jiǎn)單的申報(bào)處理工作，缺乏購置后的設(shè)備使用、維護(hù)及維修等動(dòng)態(tài)分析，不能與HIS等模塊進(jìn)行有效對(duì)接，設(shè)備管理部門不能很好地掌握設(shè)備資產(chǎn)運(yùn)作情況，存在數(shù)據(jù)不能共享、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不相符現(xiàn)象。采用原有的手工登記及單機(jī)信息化管理方式已無法實(shí)現(xiàn)設(shè)備的動(dòng)態(tài)追蹤和實(shí)時(shí)管理。資產(chǎn)總賬不夠詳細(xì)，各種數(shù)據(jù)憑證零散，需要花費(fèi)大量的時(shí)間去對(duì)賬[15]。因此，本研究認(rèn)為，對(duì)設(shè)備的管理需要全生命周期的掌控，對(duì)設(shè)備的各項(xiàng)環(huán)節(jié)均可在系統(tǒng)中調(diào)取，并有完整的記錄。且能對(duì)設(shè)備使用中的所有信息進(jìn)行匯總，從而進(jìn)行系統(tǒng)的分析，通過分析設(shè)備使用情況數(shù)據(jù)確定設(shè)備是否足夠，以及申請(qǐng)?zhí)碇闷惹行枰氖中g(shù)設(shè)備，提高手術(shù)室設(shè)備管理效率，減少不必要的購置。

4 結(jié)語

醫(yī)院設(shè)備管理是醫(yī)院管理的重要內(nèi)容，通過訪談被調(diào)研者提出的各類管理需求，設(shè)計(jì)一款適合醫(yī)院手術(shù)室的設(shè)備管理方案，對(duì)手術(shù)室設(shè)備進(jìn)行規(guī)范化、制度化和科學(xué)化管理，減少設(shè)備損失和浪費(fèi)，提高設(shè)備利用率和完好率，降低設(shè)備運(yùn)行成本，使其發(fā)揮更大的效益[16-17]。訪談資料提示了醫(yī)院手術(shù)室設(shè)備管理的一些缺陷以及手術(shù)室各類相關(guān)人員對(duì)設(shè)備的使用、記錄、追溯、維保、維修及報(bào)廢等一系列管理手段的需求，整理分析具體的需求，便于更加貼切地設(shè)計(jì)出適用于醫(yī)院的設(shè)備管理軟件，形成更加科學(xué)的設(shè)備管理方案，從而保障設(shè)備安全有序使用，增加設(shè)備使用價(jià)值，延長(zhǎng)使用壽命，更好地為手術(shù)服務(wù)。本研究對(duì)于未開展的設(shè)備信息化管理方案，很多被調(diào)研者可能無法考慮到其后續(xù)問題與需求，這些需求需要在測(cè)試方案試用中再次通過質(zhì)性訪談的方式進(jìn)行獲取并彌補(bǔ)，從而形成完整的手術(shù)室設(shè)備管理方案。