精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用
——基于X 醫(yī)院

文淑瓊

（廣東省婦幼保健院 511400）

引言

作為醫(yī)院內(nèi)部管理工作的重要構(gòu)成之一，檔案管理的精細(xì)化程度在集大程度上影響著醫(yī)院的規(guī)范化管理。目前，我國(guó)大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理模式仍屬于粗放型，時(shí)常出現(xiàn)檔案丟失或者是損毀的不良情況，給醫(yī)院的長(zhǎng)久發(fā)展造成了不小的阻礙。而X醫(yī)院在開(kāi)展檔案精細(xì)化管理模式之后，不僅在檔案管理水平上得到了突破，而且為醫(yī)院綜合管理能力的發(fā)展提供了強(qiáng)大助力?，F(xiàn)對(duì)X醫(yī)院的檔案精細(xì)化管理模式進(jìn)行探討。

一、醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)展意義

一般情形下，醫(yī)院檔案主要記錄的是日常工作的相關(guān)內(nèi)容，可以為醫(yī)務(wù)工作者開(kāi)展醫(yī)療服務(wù)提供一定的借鑒。因此，提升檔案管理能力和水平，能夠促進(jìn)醫(yī)療服務(wù)順利、有序的開(kāi)展，能夠?yàn)獒t(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供強(qiáng)大保障。和其他事業(yè)單位存在一定差異的是，醫(yī)院的檔案多記錄于紙張、光盤(pán)以及電子硬盤(pán)之中，而記錄的格式多以視頻和音頻為主[1]。實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，能夠讓醫(yī)護(hù)人員在回顧醫(yī)療行為的情況下順利完成學(xué)術(shù)研究與交流，對(duì)于提升醫(yī)院的診療水平具有不可替代的作用。與此同時(shí)，檔案還可以被用作為某種證據(jù)，以保障醫(yī)院的合法利益不受侵害，此舉還能維護(hù)醫(yī)院和諧、穩(wěn)定的發(fā)展。

精細(xì)化管理理念的提出者是美國(guó)學(xué)者泰勒。隨后這一理念逐漸流向各國(guó)，并被各國(guó)學(xué)以致用，例如在上世紀(jì)七十年代，日本提出的“精益生產(chǎn)”理念就是精細(xì)化管理理念的眼神與擴(kuò)展[2]。X醫(yī)院將精細(xì)化管理理念付諸于檔案管理這一實(shí)踐過(guò)程中，完成了對(duì)檔案科學(xué)、合理的分類管理，在優(yōu)化了管理流程之后實(shí)現(xiàn)了管理效率的進(jìn)一步增長(zhǎng)。與此同時(shí)，X醫(yī)院還引入了信息化管理技術(shù)，為檔案管理提供了先進(jìn)的技術(shù)支持，為發(fā)揮檔案管理的效益提供了相應(yīng)的保障。

二、醫(yī)院檔案管理工作中存在的漏洞

（一）檔案管理體制尚未得到完善 為了追求經(jīng)濟(jì)效益，眾多醫(yī)院仍處在重點(diǎn)關(guān)注經(jīng)營(yíng)管理的階段，制定和實(shí)施的管理制度通常無(wú)法給到檔案管理相應(yīng)的支持。這一忽略檔案管理重要性的做法，導(dǎo)致檔案管理人員難以規(guī)范、有序的開(kāi)展相關(guān)工作，進(jìn)而對(duì)檔案管理的實(shí)際效果產(chǎn)生了一定的破壞。情況較為嚴(yán)重時(shí)，醫(yī)療服務(wù)本來(lái)的秩序也會(huì)受到干擾，醫(yī)院的發(fā)展動(dòng)力也會(huì)得到削減。

（二）未采用先進(jìn)的管理方式 部分醫(yī)院內(nèi)的檔案管理模式仍屬于粗放型管理，致使檔案管理工作十分缺乏具體而又有針對(duì)性的標(biāo)準(zhǔn)，一旦出現(xiàn)管理上的混亂就會(huì)嚴(yán)重破壞醫(yī)院的工作秩序。與此同時(shí)，醫(yī)院其他部門(mén)的工作人員并不了解檔案管理，或者是對(duì)該項(xiàng)工作缺乏足夠的重視程度，因而難以在部門(mén)合作中實(shí)現(xiàn)融洽配合，導(dǎo)致檔案的收集和整理工作存在一定的難度[3]。

（三）信息化設(shè)施的配備不足 在醫(yī)院服務(wù)能力得到快速提升的情況下，醫(yī)院內(nèi)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息量也在不斷增多，這就導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理工作面臨著更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。還需要提及的是，由于醫(yī)院自身不重視檔案管理，因此在該工作上的投入力度較低，并沒(méi)有構(gòu)建完善的信息化檔案管理系統(tǒng)，使檔案管理始終停留在較為落后的水平上。

三、精細(xì)化管理理念用于檔案管理的若干對(duì)策探討

（一）完善檔案管理體制 醫(yī)院內(nèi)的檔案管理工作如若得不到制度層次的支持與規(guī)范，就難以對(duì)工作人員形成約束力，十分不利于日常檔案管理工作的有效開(kāi)展。因此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)以融入精細(xì)化管理理念的方式完善現(xiàn)有的檔案管理體制，在確保管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)管理效率的穩(wěn)步增長(zhǎng)。具體來(lái)講，醫(yī)院方面應(yīng)當(dāng)建立并不斷完善崗位責(zé)任制，清晰劃分每一位管理人員的崗位職責(zé)和相關(guān)義務(wù)。此舉能夠塑造并強(qiáng)化管理人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)自身行為的約束力。與此同時(shí)，醫(yī)院方面應(yīng)當(dāng)構(gòu)建合理的檔案管理規(guī)范，明確在檔案收集、整理以及查閱等方面的實(shí)際要求，并敦促檔案管理人員以此為基礎(chǔ)開(kāi)展相關(guān)工作，確保檔案管理能夠朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。

（二）創(chuàng)新檔案管理方式 屬于粗放型管理類型的檔案管理模式較為傳統(tǒng)，會(huì)對(duì)當(dāng)下的檔案管理工作產(chǎn)生較多限制，且容易因?yàn)闄n案管理標(biāo)準(zhǔn)的混亂，導(dǎo)致工作人員多憑借主觀性隨意對(duì)檔案進(jìn)行管理。一旦檔案發(fā)生丟失或者是損毀以及泄露等問(wèn)題，就會(huì)使得醫(yī)院的管理工作陷入被動(dòng)，難以維護(hù)正常的工作秩序。因此，應(yīng)當(dāng)將精細(xì)化管理理念融于醫(yī)院內(nèi)的檔案管理工作中，當(dāng)工作人員學(xué)習(xí)并理解了新的管理理念之后，就能以此為基礎(chǔ)對(duì)落后的管理辦法進(jìn)行揚(yáng)棄或創(chuàng)新。舉例來(lái)講，可進(jìn)行以下操作：一，在收集醫(yī)院檔案時(shí)，通常會(huì)面臨著數(shù)量龐大的數(shù)據(jù)資料，此時(shí)應(yīng)當(dāng)根據(jù)劃分好的類型依次進(jìn)行收集和記錄，并準(zhǔn)確標(biāo)記出檔案收集相關(guān)信息；二，在將檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，首先需要將同類型的文件歸置在一起，其次應(yīng)該對(duì)內(nèi)部差異進(jìn)行排序，確保歸檔工作的規(guī)范性。與此同時(shí)，在歸檔過(guò)程中應(yīng)指派專人進(jìn)行監(jiān)管，避免整理工作出現(xiàn)混淆等情況；三，如有他人前來(lái)借閱醫(yī)院檔案，應(yīng)當(dāng)出示部門(mén)批條或其他有效支持[4]。在借閱過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)對(duì)借閱信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，明確每一份借出檔案的具體去向，避免出現(xiàn)歸檔不及時(shí)或者是無(wú)法溯源等問(wèn)題。

（三）提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)水平 從實(shí)際情況來(lái)看，醫(yī)院檔案管理人員之間的綜合素質(zhì)水平存在較大差異，部分檔案管理人員并不具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和能力，難以有效保障檔案管理的實(shí)際效果。為此，培養(yǎng)員工的綜合素養(yǎng)，是提升檔案管理工作質(zhì)量及效率的必要措施。具體來(lái)講，可開(kāi)展以下幾方面的內(nèi)容：一，在選拔檔案管理人才時(shí)，應(yīng)當(dāng)考慮到該工作的專業(yè)性。該專業(yè)出身的應(yīng)聘者本身具備一定的專業(yè)知識(shí)與技能，能夠符合該崗位的工作要求，在保障工作質(zhì)量方面具有更多的自主性，因此需要多招聘專業(yè)對(duì)口人才。其次，應(yīng)當(dāng)對(duì)招聘者的職業(yè)素養(yǎng)、道德和法律意識(shí)進(jìn)行全面評(píng)估，只有符合要求的應(yīng)聘者才能上崗；二，醫(yī)院方面應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理部門(mén)的工作人員組織技術(shù)培訓(xùn)，培訓(xùn)方式可分為兩種：一是按需培訓(xùn)，即針對(duì)崗位需求進(jìn)行有針對(duì)性的培養(yǎng)；二是專項(xiàng)培訓(xùn)，即著重培養(yǎng)某些檔案管理相關(guān)的專業(yè)能力。在展開(kāi)培訓(xùn)之前，還應(yīng)該對(duì)工作人員的實(shí)際工作能力進(jìn)行考慮和分析，在明確工作人員的不足之處滯后，再采取有效的培訓(xùn)方案；三，醫(yī)院方面應(yīng)當(dāng)考究自身績(jī)效考核體系的完善程度，將考核內(nèi)容置于檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)之中，并建立規(guī)范且有效的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)。具體來(lái)講，應(yīng)當(dāng)對(duì)工作人員的檔案管理水平、服務(wù)態(tài)度、責(zé)任意識(shí)以及犯錯(cuò)情況等內(nèi)容進(jìn)行綜合考評(píng)，采取相對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，在不打擊員工積極性的同時(shí)進(jìn)一步約束工作人員的行為。

（四）加大信息化設(shè)施建設(shè)力度 在大數(shù)據(jù)時(shí)代的浪潮之中，醫(yī)院所需要處理的數(shù)據(jù)信息量也在快速擴(kuò)張，如果延用以往的粗放型檔案管理模式就難以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院發(fā)展的現(xiàn)代化要求。針對(duì)這一情況，醫(yī)院方面應(yīng)當(dāng)加大信息化設(shè)施的建設(shè)力度，構(gòu)建檔案信息化管理系統(tǒng)，培養(yǎng)檔案管理人員通過(guò)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的批量化管理操作，在提升數(shù)據(jù)處理速度的同時(shí)，提高檔案管理的可靠性。與此同時(shí)，檔案管理人員可以在建立數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上，針對(duì)其他部門(mén)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限[5]。各部門(mén)都能夠獲取到權(quán)限內(nèi)的數(shù)據(jù)信息，在保障了數(shù)據(jù)安全的同時(shí)也提高了醫(yī)院的信息化管理水平。此外，醫(yī)院方面還可以引入云存儲(chǔ)和云備份等技術(shù)用以存儲(chǔ)檔案信息，同時(shí)還需要指派專業(yè)人員進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，一旦系統(tǒng)受到破壞，應(yīng)立即進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)，避免數(shù)據(jù)發(fā)生丟失或合適泄露，此舉能夠?yàn)楸Ｕ蠑?shù)據(jù)信息的安全和維護(hù)醫(yī)院的正常運(yùn)作提供重要支持。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)由傳統(tǒng)的粗放型管理逐步向精細(xì)化管理方向進(jìn)行過(guò)渡和發(fā)展。只有實(shí)現(xiàn)對(duì)各個(gè)工作環(huán)節(jié)的管理與控制，并將責(zé)任義務(wù)明確劃分至個(gè)人，才能在約束員工行為的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理工作的穩(wěn)定開(kāi)展。