計算機(jī)辦公自動化的發(fā)展及創(chuàng)新研究

楊 軍

（淮陰工學(xué)院，江蘇 淮安 223003）

0 引言

計算機(jī)辦公自動化指的是將日益發(fā)展成熟的計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于辦公領(lǐng)域，從而使得以往的雜多繁亂的辦公工作更加條理化，提高工作效率，不斷滿足現(xiàn)代化社會發(fā)展下對于辦公工作的快節(jié)奏需要。在科技不斷發(fā)展，信息化逐漸應(yīng)用于社會的方方面面的情況之下，計算機(jī)辦公自動化自然也是一種不能抵擋的發(fā)展大潮流，對于快速地提高辦公效率而言，具有以往辦公形式不能具有的強(qiáng)大優(yōu)勢。因此需要對它的應(yīng)用、發(fā)展以及創(chuàng)新作出進(jìn)一步探索研究，以求能夠不斷促進(jìn)其更好更快速地更新發(fā)展以及應(yīng)用，不斷造福于辦公領(lǐng)域。

1 計算機(jī)辦公自動化概述

計算機(jī)辦公自動化是計算機(jī)技術(shù)在辦公領(lǐng)域的應(yīng)用形式，各行業(yè)領(lǐng)域辦公中針對行政管理、人力資源管理等辦公工作特點(diǎn)設(shè)計開發(fā)計算機(jī)軟件系統(tǒng)，計算機(jī)辦公自動化核心內(nèi)涵是通過計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用提高辦公效率，降低人力成本，通過自動化辦公系統(tǒng)對企事業(yè)單位辦公活動規(guī)范，針對不同企事業(yè)單位辦公需求，需改進(jìn)辦公系統(tǒng)，計算機(jī)辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用存在差異性。

當(dāng)前辦公業(yè)務(wù)開展中計算機(jī)辦公自動化應(yīng)用廣泛，由于計算機(jī)辦公表現(xiàn)顯著優(yōu)勢，計算機(jī)辦公自動化應(yīng)用可在內(nèi)部使用通信平臺實(shí)現(xiàn)信息交流。計算機(jī)辦公自動化應(yīng)用使辦公業(yè)務(wù)流程自動化，體現(xiàn)為實(shí)現(xiàn)協(xié)同工作，對辦公流程更好的監(jiān)控，方便對公文處理，有效提升辦公效率。通過信息發(fā)布平臺構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)文檔管理自動化。計算機(jī)辦公自動化實(shí)現(xiàn)信息集成，有利于促進(jìn)實(shí)現(xiàn)分布式辦公。分布式辦公可以使辦公更具有保障，其中部分環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題不會影響其他方面，保障辦公業(yè)務(wù)更好的開展。

為實(shí)現(xiàn)計算機(jī)辦公自動化，應(yīng)保證滿足一定條件。需要具備專業(yè)技術(shù)人員，計算機(jī)辦公自動化中要求專業(yè)技術(shù)人員熟練掌握計算機(jī)自動化技術(shù)，對辦公自動化實(shí)現(xiàn)提供建議。辦公操作人員要具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，及良好的心理素質(zhì)與豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，有利于辦公自動化的開展。計算機(jī)辦公自動化實(shí)現(xiàn)對領(lǐng)導(dǎo)干部有一定要求，要求領(lǐng)導(dǎo)干部發(fā)揮自身作用提升管理水平，為計算機(jī)辦公自動化實(shí)現(xiàn)提供更高的環(huán)境支持。

2 計算機(jī)辦公自動化的發(fā)展現(xiàn)狀

2.1 實(shí)現(xiàn)了對辦公文檔的集中有效管理

計算機(jī)辦公自動化首先能夠?qū)崿F(xiàn)對于辦公文檔的集中高效管理，同時也是計算機(jī)辦公自動化的基本功能之一。利用計算機(jī)技術(shù)，辦公領(lǐng)域能夠高速便捷地實(shí)現(xiàn)對文檔的集中存儲與管理，即使文檔數(shù)量非常的龐大，也能輕易實(shí)現(xiàn)，是以往的辦公工作中難以想象的，同時對于減輕人力檔案管理的工作量具有無法替代的作用。計算機(jī)辦公自動化不僅僅能夠?qū)崿F(xiàn)對于繁多資料的快速安全存儲，有效避免了紙質(zhì)文檔損壞引起的缺失與數(shù)據(jù)不全，更重要地是它能夠分門別類地進(jìn)行管理，便于以后在需要的時候能夠快速地進(jìn)行提取，大大提高了工作效率。同時能夠?qū)σ恍┖唵蔚臄?shù)據(jù)資料進(jìn)行分析，因此對管理人員的分析決策也能夠提供一些數(shù)據(jù)支持與建議作用。

2.2 促進(jìn)了企業(yè)內(nèi)部的信息交流與共享

如今在企業(yè)各項(xiàng)工作的開展過程中，實(shí)現(xiàn)信息的共享，合作交流共同發(fā)展是一個大趨勢，以往單打獨(dú)斗的形式越來越越難以適應(yīng)當(dāng)今社會的發(fā)展變化。計算機(jī)辦公自動化對于促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部信息的交流互動具有重要的作用，通過計算機(jī)技術(shù)，企業(yè)可以搭建一個供內(nèi)部人員進(jìn)行資料傳輸與信息交流的平臺。在專業(yè)人員的維護(hù)下，能夠安全穩(wěn)定的存在，對于實(shí)現(xiàn)信息在企業(yè)內(nèi)部的便捷迅速的交流，提高信息傳遞效率具有重要的作用。

2.3 實(shí)現(xiàn)了對工作的實(shí)時監(jiān)督管理

對于辦公工作的整個過程進(jìn)行監(jiān)督一直以來都是一個非常具有難度的事情。缺乏監(jiān)督管理會使管理人員喪失對于工作進(jìn)度的具體把握，不利于他們對辦公人員的工作進(jìn)行督促，從而使辦公人員的具體工作效率成為一個不可控的因素。計算機(jī)辦公自動化很好的解決了這個問題，通過計算機(jī)技術(shù)，可以對辦公人員的工作進(jìn)行實(shí)時的監(jiān)督管理，能夠?qū)k公人員的具體工作完成形成及時有效地督促，有利于辦公人員工作效率的提高，而且使得針對對辦公人員的績效考核有了具體的依據(jù)資料。在實(shí)際運(yùn)用過程中需要充分考慮辦公人員的素質(zhì)，制定合理的管理制度實(shí)現(xiàn)對辦公人員的有效管理，使計算機(jī)辦公自動化能夠取得更加滿意的效果。

3 計算機(jī)辦公自動化的創(chuàng)新策略

3.1 升級文檔管理功能，形成系統(tǒng)

目前計算機(jī)辦公自動化的應(yīng)用中，最重要的功能之一就是實(shí)現(xiàn)了文檔的安全有效管理，給辦公帶來了極大的便利。但是這一功能還存在著一定的缺陷，像是未能形成有效的文檔管理系統(tǒng)，像是目前的文檔管理未能根據(jù)企業(yè)的不同文檔管理需要進(jìn)行調(diào)整，因此造成了不需要的功能過多，界面繁雜，其便捷性還有待進(jìn)一步的提高。針對這一問題，可以以企業(yè)為單位，根據(jù)不同的文檔存儲利用要求，與之形成對應(yīng)的文檔管理系統(tǒng)，去除不需要的功能，優(yōu)化文檔管理界面，使之變得更加的簡單快捷。

3.2 提升網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，提高員工的網(wǎng)絡(luò)安全意識

計算機(jī)辦公自動化的另一個重要功能就是實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部信息地交流與溝通，增強(qiáng)了企業(yè)內(nèi)部員工的互動交流。與此同時由于員工的網(wǎng)絡(luò)安全意識相對較差，信息交流平臺的安全系數(shù)較低，也使得計算機(jī)辦公自動化存在巨大的網(wǎng)絡(luò)安全隱患，給企業(yè)信息安全的保障帶來了極大挑戰(zhàn)。因此需要通過員工身份密碼認(rèn)證、開啟防火墻等技術(shù)方法增強(qiáng)平臺的安全性，除此之外，企業(yè)需要重視員工的網(wǎng)絡(luò)安全意識培養(yǎng)，除了對員工的計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)外，增強(qiáng)其計算機(jī)知識，還要定期為員工進(jìn)行計算機(jī)安全普及，提高他們網(wǎng)絡(luò)安全意識，使得員工能夠更安全地利用計算機(jī)辦公自動化，更便捷地工作。

3.3 完善監(jiān)督管理機(jī)制，提高監(jiān)督的有效性

雖然計算機(jī)辦公自動化應(yīng)用在一定程度上使管理人員對于員工的工作過程更加了解，但是由于監(jiān)督管理尚未納入系統(tǒng)之中，管理機(jī)制不完善，在系統(tǒng)中缺乏相關(guān)制度規(guī)章依據(jù)，所以造成了實(shí)際的監(jiān)管效率其實(shí)很低?？梢酝ㄟ^將相關(guān)規(guī)章制度與獎懲辦法納入計算機(jī)辦公系統(tǒng)中，使得管理人員能夠在監(jiān)督的基礎(chǔ)之上，根據(jù)規(guī)章制度進(jìn)行有效的管理獎懲，對一些辦公進(jìn)度落后的事物，也可以給予相應(yīng)提示，達(dá)到管理監(jiān)督的實(shí)際督促作用。

4 計算機(jī)辦公自動化發(fā)展趨勢

計算機(jī)辦公自動化應(yīng)用中，為使其作用更好的發(fā)揮，需要重視相關(guān)問題的解決，未來計算機(jī)辦公自動化發(fā)展將保持高速發(fā)展態(tài)勢，高度融合項(xiàng)目工作管理，人才能力培養(yǎng)表現(xiàn)多元化。目前社會各領(lǐng)域計算機(jī)辦公自動化深入發(fā)展，計算機(jī)辦公自動化發(fā)展應(yīng)不斷完善相關(guān)技術(shù)，計算機(jī)技術(shù)發(fā)展加快促使辦公自動化實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展，新技術(shù)不斷應(yīng)用才能確保計算機(jī)辦公自動化更好的適應(yīng)需求。

計算機(jī)辦公自動化發(fā)展對程序要求較高，實(shí)際辦公業(yè)務(wù)開展中，辦公人員操作能力是重要的影響因素，計算機(jī)辦公自動化發(fā)展中應(yīng)注重多元化人才能力培養(yǎng)，重視人才專業(yè)知識能力培養(yǎng)，更好的滿足實(shí)際需求。目前計算機(jī)辦公自動化發(fā)展到較為完善階段，今后發(fā)展中應(yīng)注意與實(shí)際工作情況密切配合。企事業(yè)單位應(yīng)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，使企業(yè)管理能力得以提升。

5 結(jié)束語

計算機(jī)辦公自動化是時代發(fā)展的產(chǎn)物，對于提高工作效率具有不可替代的作用?，F(xiàn)代企事業(yè)單位辦公中應(yīng)用計算機(jī)實(shí)現(xiàn)辦公自動化成為必然趨勢，應(yīng)提高對計算機(jī)在辦公應(yīng)用中的重視，認(rèn)識到計算機(jī)辦公自動化的優(yōu)勢，加大相關(guān)投入。計算機(jī)辦公自動化應(yīng)用中應(yīng)根據(jù)單位需求進(jìn)行創(chuàng)新，設(shè)計開發(fā)應(yīng)體現(xiàn)辦公效率提升的優(yōu)勢。與此同時，針對其應(yīng)用發(fā)展中存在的問題，需要加強(qiáng)認(rèn)識，不斷提出創(chuàng)新策略，促使其不斷發(fā)展完善。