新冠疫情下的采購(gòu)工作應(yīng)對(duì)策略

毛硯杰（中國(guó)中材國(guó)際工程股份有限公司（南京），江蘇 南京 211100）

0 前言

隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來越劇烈，加之2020年初突如其來的新冠疫情給不同行業(yè)的企業(yè)發(fā)展均帶來了前所未有的危機(jī)和挑戰(zhàn)。在這一歷史性的特殊時(shí)刻，企業(yè)如何度過難關(guān)，并從中找到機(jī)會(huì)，為今后的發(fā)展方向提前做出規(guī)劃和準(zhǔn)備，是當(dāng)下大家最關(guān)心的問題。而采購(gòu)是整個(gè)企業(yè)的源頭，對(duì)企業(yè)具有重要的作用，特別是在工程建設(shè)行業(yè)，采購(gòu)工作不僅關(guān)乎工程成本，更與建設(shè)周期、設(shè)備質(zhì)量緊密相連，而這些都是一個(gè)優(yōu)秀工程項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵所在。從目前的形勢(shì)來看，傳統(tǒng)的采購(gòu)方式、以及對(duì)供應(yīng)商的管理已經(jīng)不能適應(yīng)未來市場(chǎng)的發(fā)展。本文將采購(gòu)工作分為公司內(nèi)部協(xié)調(diào)環(huán)節(jié)和采購(gòu)與供應(yīng)商的銜接兩部分，闡述疫情下采購(gòu)工作的具體優(yōu)化措施。

1 采購(gòu)工作的基本要求

采購(gòu)是指企業(yè)在一定的條件下從供應(yīng)市場(chǎng)獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為企業(yè)資源，以保證企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營(yíng)活動(dòng)正常開展的一項(xiàng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。簡(jiǎn)單的說就是根據(jù)五適（適時(shí)，適地，適價(jià)，適量，適質(zhì)）原則展開工作，力求做到設(shè)備的性能準(zhǔn)確、供給及時(shí)，質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。工程公司的設(shè)備采購(gòu)的一般流程：工程設(shè)計(jì)-設(shè)備采購(gòu)-合同執(zhí)行-設(shè)備監(jiān)造-設(shè)備發(fā)運(yùn)-現(xiàn)場(chǎng)安裝調(diào)試。

采購(gòu)部與公司各部門關(guān)系密切，涉及設(shè)計(jì)部、財(cái)務(wù)部、質(zhì)量安全管理部門、現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目部等多個(gè)部門。要想保證采購(gòu)設(shè)備滿足工程項(xiàng)目需要，就必須要求采購(gòu)人員有良好的協(xié)調(diào)能力。

2 采購(gòu)部與公司其它各部門之間協(xié)調(diào)環(huán)節(jié)

2.1 加強(qiáng)與設(shè)計(jì)部門溝通

采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)變化隨時(shí)提供有關(guān)設(shè)備規(guī)格、性能、價(jià)格等最新資訊，供設(shè)計(jì)人員在設(shè)計(jì)設(shè)備參數(shù)時(shí)參考。采購(gòu)部門應(yīng)與設(shè)計(jì)部門經(jīng)常交換資訊，盡早掌握設(shè)計(jì)部門有關(guān)設(shè)備的采購(gòu)計(jì)劃，使采購(gòu)部門有充裕的時(shí)間尋求供貨商來源及議價(jià)。若采購(gòu)計(jì)劃的數(shù)量或規(guī)格有任何的改變，彼此均應(yīng)迅速通知對(duì)方，及時(shí)調(diào)整。

設(shè)備進(jìn)入采購(gòu)階段，采購(gòu)人員要組織供貨商、設(shè)計(jì)人員進(jìn)行技術(shù)交流，準(zhǔn)確的確認(rèn)采購(gòu)設(shè)備的規(guī)格、型號(hào)、性能、數(shù)量等關(guān)鍵參數(shù)。

簽訂合同后采購(gòu)人員要及時(shí)把供貨商提供的設(shè)備圖紙?zhí)峤唤o設(shè)計(jì)人員進(jìn)行審查、確認(rèn)，審查合格后返回給設(shè)備制造商，開始生產(chǎn)設(shè)備，保證采購(gòu)設(shè)備性能參數(shù)準(zhǔn)確性。

這樣，即使疫情再有反復(fù)或?qū)碓儆龅揭恍┩话l(fā)性的重大事件，我們都可以隨時(shí)隨地的開展工作。

2.2 積極與財(cái)務(wù)部門協(xié)調(diào)

每一筆訂單，從訂購(gòu)到請(qǐng)款、付款、交貨，采購(gòu)部和財(cái)務(wù)部之間都有緊密的銜接。設(shè)備采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，供貨商財(cái)務(wù)狀況核查需要財(cái)務(wù)部門的緊密配合，同時(shí)采購(gòu)部門也擔(dān)任部分財(cái)務(wù)付款工作，通過兩部門之間協(xié)調(diào)與合作，按時(shí)給供貨商付款，通常能增進(jìn)采購(gòu)部和供貨商之間的買賣關(guān)系，促使雙方成為長(zhǎng)期的戰(zhàn)略合作伙伴。

采購(gòu)人員在議定價(jià)格時(shí)，要考慮付款方式以避免風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門應(yīng)與財(cái)務(wù)部門在資金調(diào)度與運(yùn)用、匯率與利率的價(jià)差、付款條件與額度等方面進(jìn)行積極溝通協(xié)調(diào)，確保采購(gòu)計(jì)劃順利進(jìn)行。

財(cái)務(wù)是與資金接觸最緊密、最直接的部門，尤其在每一筆款項(xiàng)的支出上都需要有大量依據(jù)，在以往工作人員要拿著單據(jù)找流程上各環(huán)節(jié)的員工、領(lǐng)導(dǎo)逐一簽字，耗費(fèi)時(shí)間較長(zhǎng)，工作效率較低，如關(guān)鍵的款項(xiàng)被耽誤，無法及時(shí)付出甚至?xí)绊懻麄€(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度。

網(wǎng)上的財(cái)務(wù)流程的建立，就更加適合疫情工作的需要，不僅是合同付款流程，招標(biāo)保證金的收取與退還、發(fā)票的開具等都可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)完成。并且付款進(jìn)度的管理、以及其他部門有財(cái)務(wù)方面的需求，也都可以從內(nèi)部財(cái)務(wù)平臺(tái)走相關(guān)流程。

2.3 主動(dòng)與質(zhì)量安全管理部門溝通

采購(gòu)人員應(yīng)主動(dòng)與質(zhì)量安全管理部門進(jìn)行溝通，了解質(zhì)量安全程序規(guī)范，熟悉設(shè)備制造標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求，協(xié)助質(zhì)量安全管理部門建立一套供貨商可執(zhí)行的質(zhì)量安全標(biāo)準(zhǔn)，使供貨商能夠提交相應(yīng)的質(zhì)量安全文件和檢驗(yàn)試驗(yàn)計(jì)劃。

在疫情下采購(gòu)部要提前將最終確認(rèn)的設(shè)備圖紙、質(zhì)量控制文件通過內(nèi)部平臺(tái)發(fā)給質(zhì)檢人員，質(zhì)檢人員根據(jù)接收到的要求在廠家嚴(yán)格檢查、把控，一旦發(fā)現(xiàn)問題，隨時(shí)上傳采購(gòu)，這樣我們就可以隨時(shí)掌握設(shè)備的進(jìn)度、質(zhì)量的詳細(xì)情況，也免去了質(zhì)檢人員不停的往返奔波，提供工作效率，降低了疫情下質(zhì)檢人員被感染的風(fēng)險(xiǎn)。

2.4 緊密與現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目部溝通、聯(lián)系

采購(gòu)部門采購(gòu)設(shè)備，現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目部安裝設(shè)備，兩部門關(guān)系密切卻有各自不同的立場(chǎng)。現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目部希望設(shè)備能夠按照施工安裝進(jìn)度到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，但設(shè)備采購(gòu)、制造、運(yùn)輸周期存在不統(tǒng)一性，很難確保設(shè)備進(jìn)場(chǎng)完全符合現(xiàn)場(chǎng)施工進(jìn)度，甚至設(shè)備會(huì)在現(xiàn)場(chǎng)造成積壓，這就要求采購(gòu)部門與現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目部做好協(xié)調(diào)工作，安排好設(shè)備到場(chǎng)時(shí)間?？梢杂檬謾C(jī)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議，不僅是采購(gòu)與現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目部，項(xiàng)目管理部、物流部、設(shè)計(jì)部都可以同時(shí)參與進(jìn)來，采購(gòu)部門應(yīng)在采購(gòu)?fù)瓿蓵r(shí)，將有關(guān)交貨時(shí)間與數(shù)量等資料通知現(xiàn)場(chǎng)，以便事先準(zhǔn)備設(shè)備所需的存放空間;而現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目部定期將施工進(jìn)度通知采購(gòu)部門，有利于采購(gòu)部門安排發(fā)貨時(shí)間。

2Department of R&D,Madhavbaug Cardiac Care Clinics and Hospital,Mumbai 400603,India.

3 采購(gòu)與供應(yīng)商的銜接

采購(gòu)與供貨商的關(guān)系是相互信任、共擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)、共享利益的合作伙伴關(guān)系。選擇優(yōu)秀的供貨商結(jié)成戰(zhàn)略伙伴關(guān)系對(duì)采購(gòu)方而言能夠保證設(shè)備供貨周期，保證設(shè)備和零部件質(zhì)量。通過與供貨商的技術(shù)溝通，可優(yōu)化技術(shù)設(shè)計(jì)方案，提高設(shè)備需求準(zhǔn)確率，可共享供貨商的技術(shù)新成果，從而保證設(shè)備質(zhì)量性能的先進(jìn)性。

3.1 選擇怎樣的供貨商結(jié)為合作伙伴關(guān)系

首先雙方必須都有強(qiáng)烈的合作愿望，同時(shí)供方還須做到質(zhì)量上乘、交付如期、服務(wù)到位、價(jià)格合理、風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)、技術(shù)先進(jìn)等條件，并且雙方必須恪守誠(chéng)實(shí)守信，建立加強(qiáng)信息交流與共享機(jī)制。

3.2 如何選取優(yōu)秀的供貨商

首先要搭建供貨商網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建立數(shù)據(jù)庫(kù)；對(duì)每個(gè)要購(gòu)買的設(shè)備，由采購(gòu)部經(jīng)市場(chǎng)調(diào)研后，公司成立一個(gè)由采購(gòu)、質(zhì)管、技術(shù)部門組成的供貨商評(píng)選小組；評(píng)選小組初審候選廠家后，由采購(gòu)部實(shí)地調(diào)查廠家，雙方協(xié)填調(diào)查表；對(duì)各候選廠家按照以下內(nèi)容逐條對(duì)照打分，并計(jì)算總分排序決定取舍，詳見如下：

（1）質(zhì)量水平：質(zhì)量認(rèn)證體系；

（2）交貨能力：交貨的及時(shí)性；

（3）價(jià)格水平：優(yōu)惠程度、消化漲價(jià)的能力；

（4）技術(shù)能力：工藝技術(shù)的先進(jìn)性、后續(xù)研發(fā)能力、產(chǎn)品設(shè)計(jì)能力；

（5）后援服務(wù)：零星訂貨保證、配套售后服務(wù)能力;

（6）人力資源：?jiǎn)T工素質(zhì)；

（7）現(xiàn)有合作狀況：合同履約率、合作年限、合作融洽關(guān)系。

核準(zhǔn)為優(yōu)秀供貨商的方可采購(gòu)，沒有通過的請(qǐng)其繼續(xù)改進(jìn)，保留其未來候選資格;每年對(duì)優(yōu)秀供貨商予以重新評(píng)估，不合要求的予以淘汰，從候選隊(duì)伍中再補(bǔ)充。各項(xiàng)考核達(dá)標(biāo)后，邀請(qǐng)廠家進(jìn)入公司平臺(tái)注冊(cè)。

3.3 如何管理優(yōu)秀供貨商

為了保證優(yōu)秀供貨商的利益和長(zhǎng)期合作關(guān)系，可通過建立供貨商激勵(lì)機(jī)制和供貨商評(píng)價(jià)制度進(jìn)行管理。對(duì)一些優(yōu)質(zhì)的供貨商，公司與之簽訂長(zhǎng)期供應(yīng)合作協(xié)議，在該協(xié)議中具體規(guī)定雙方的權(quán)利與義務(wù)、雙方互惠條件；對(duì)供貨商評(píng)定信用等級(jí)，根據(jù)等級(jí)實(shí)施不同的管理和優(yōu)惠政策。對(duì)最高信用的供貨商，可提供設(shè)備出廠免檢、優(yōu)先支付貨款、減免保證金等優(yōu)惠待遇；定期或不定期地對(duì)供貨商進(jìn)行評(píng)價(jià)，不合格的解除長(zhǎng)期供應(yīng)合作協(xié)議；對(duì)零部件供應(yīng)企業(yè)頒發(fā)生產(chǎn)配套許可證。同時(shí)對(duì)重要的供貨商要派遣專職檢驗(yàn)人員經(jīng)常對(duì)供貨商進(jìn)行質(zhì)量檢查，減少對(duì)個(gè)別供貨商大戶的過分依賴，分散采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。

尤其是在疫情下，中、小企業(yè)成為受沖擊最嚴(yán)重的群體之一，為了避免供貨商突然中止合同，導(dǎo)致設(shè)備供應(yīng)鏈中斷，要掌握供貨商財(cái)務(wù)動(dòng)態(tài)、要求供貨商提供財(cái)務(wù)報(bào)告、資產(chǎn)負(fù)債表等文件、定期了解供貨商的生產(chǎn)狀況、實(shí)時(shí)監(jiān)控運(yùn)送環(huán)節(jié)。

3.4 采購(gòu)與供應(yīng)商工作方式的改變

將已有的供應(yīng)商平臺(tái)與公司內(nèi)部采購(gòu)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行對(duì)接，將以往的書面報(bào)價(jià)、郵件報(bào)價(jià)模式轉(zhuǎn)變?yōu)槠脚_(tái)報(bào)價(jià)，供應(yīng)商在平臺(tái)上注冊(cè)登錄后即可通過平臺(tái)完成報(bào)價(jià)，并上傳技術(shù)附件，采購(gòu)收到報(bào)價(jià)后，對(duì)商務(wù)部分進(jìn)行審核，技術(shù)部分再轉(zhuǎn)發(fā)設(shè)計(jì)部門評(píng)審。

4 疫情后及未來采購(gòu)工作的展望

我國(guó)自上世紀(jì)80年代改革開放以來，經(jīng)濟(jì)一直快速發(fā)展，尤其是加入WTO以后，我國(guó)的制造業(yè)更是高速發(fā)展，號(hào)稱“世界工廠”?？墒沁@次突如其來的疫情，讓各國(guó)停工停產(chǎn)，雖然我國(guó)疫情控制的較好，并率先復(fù)工復(fù)產(chǎn)，但其他國(guó)家的情況比較嚴(yán)重，產(chǎn)業(yè)鏈供需兩端都在遭受著不同程度的影響，對(duì)工程行業(yè)的沖擊也非常大。因此在這特殊的時(shí)刻，采購(gòu)工作的方式和方向也應(yīng)該作出及時(shí)的調(diào)整。

（1）工作方式的改變。在以往的工作中各部門對(duì)于比較重要的事通常采用面對(duì)面溝通，但是今后我們要加快完善網(wǎng)絡(luò)辦公的速度，采用網(wǎng)絡(luò)電話會(huì)議形式，既可降級(jí)風(fēng)險(xiǎn)，也是未來辦公的新方向。

要推廣采購(gòu)平臺(tái)建設(shè)，建設(shè)集投標(biāo)報(bào)價(jià)、合同簽訂、技術(shù)確認(rèn)、貨款支付、發(fā)票開具等相關(guān)環(huán)節(jié)為一體的綜合采購(gòu)平臺(tái)，能與供應(yīng)商在平臺(tái)上進(jìn)行充分互動(dòng)。這樣既可以對(duì)采購(gòu)的每一各環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控，又可以實(shí)施統(tǒng)一、快捷的管理。突如其來的疫情充分將傳統(tǒng)采購(gòu)方式的弊端暴露出來，我們要在疫情平穩(wěn)時(shí)期加快網(wǎng)絡(luò)化采購(gòu)的腳步，為將來突發(fā)狀況提前做好準(zhǔn)備。

（2）對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的把控。供貨商是面向全世界的，有國(guó)內(nèi)的也有國(guó)外的、有大型公司也會(huì)有中小企業(yè)。在簽訂合同前，采購(gòu)工作一定要細(xì)致，國(guó)外的供應(yīng)商要及時(shí)了解對(duì)方國(guó)家的疫情狀況，包括該國(guó)的物流、海關(guān)及其他相關(guān)聯(lián)的行業(yè)、部門的運(yùn)行情況，以及該廠家是否處于良性經(jīng)營(yíng)的狀態(tài)；國(guó)內(nèi)的供應(yīng)商，要了解對(duì)應(yīng)省份和地區(qū)的疫情狀況、該廠家是否處于良性運(yùn)營(yíng)，在付款前要提前做出調(diào)研，在確定廠家可以充分滿足交貨要求的前提下再付款，盡可能的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，并提前做好對(duì)突發(fā)狀況的處理預(yù)案。

縱觀全局，世界永遠(yuǎn)都是不斷的向前發(fā)展的，短期的小困難無法阻止整體向前的腳步，我們要不斷的反思總結(jié)，才能為將來的發(fā)展贏得更多的機(jī)遇。