高職院校內部控制制度的優(yōu)化措施探討

冼柏忠

高職院校在我國教育事業(yè)的發(fā)展過程中，肩負著培養(yǎng)社會所需求的技能型人才的使命，對于推動社會主義現(xiàn)代化進程具有不可替代的作用。因此，高職院校需要從內部控制制度方面入手，在新的發(fā)展時期做好內部約束工作，避免因風險事件或影響因素出現(xiàn)的各類管理問題。

1 引言

高職院校的教育規(guī)模不斷擴大，且相比于高等全日制院校，其入學門檻更低，也更能夠吸收眾多專業(yè)職業(yè)技術教育的學生和社會人士前來就學。但需要注意的是，高職院校當前的發(fā)展規(guī)模加大，辦學質量與自主招生規(guī)模也有了明顯提升，院校會涉及更多的社會經濟與經營活動，多元化的結構也需要內部控制制度進行不斷優(yōu)化。

2 高職院校內部控制存在的主要問題

2.1 缺乏內部控制意識

內部控制意識的缺乏主要表現(xiàn)為院校管理人員、教師并不熟悉學校內部的控制管理方案，說明相關文件的理念和行為要求并沒有深刻落實。從這一層次分析，說明高職院校在權責分配方面缺乏合理性，更加強調相關管理部門的審核和決策制度，必然導致權力過分集中的問題，在缺乏必要的權利制衡與監(jiān)督機制下，內部控制運行必然陷入僵局。

2.2 內部溝通機制不暢

內部溝通機制在相關政策的指導下需要借助控制制度來規(guī)范院校內的工作組織與編排程序，確保財務行為合理化、規(guī)范化，進而保障高校資產的安全性與內部制度的有效執(zhí)行。但在內部溝通機制不暢的前提下，無論是監(jiān)督反饋還是管理控制手段都無法起到良好的約束效果，在具體執(zhí)行環(huán)節(jié)也存在模糊之處。

2.3 預算業(yè)務與收支業(yè)務不合理

辦學規(guī)模的擴大必然導致收支業(yè)務增加，同時國家和地方的財政補貼也使得內部控制的資金內容變得更加復雜。以高職院校的后勤管理為例，業(yè)務控制活動涉及經營業(yè)務、管理業(yè)務與其它業(yè)務內容，部分高校在具體控制和執(zhí)行的過程中未明確不同業(yè)務間的關系，在控制手段的選擇上存在明顯偏差，也無法為院校發(fā)展提供制度保障。

2.4 風險控制力度不足

部分院校并沒有建立風險評估機制，缺乏風險控制能力。在風險事件的處理上，高職院校與一般企業(yè)具有明顯差異，無法通過成本、利潤、產值等量化指標來衡量管理工作的具體效益。對于學校而言，需要結合畢業(yè)生就業(yè)情況、招生比例、技術科研成果等指標來對院校經營活動中的風險進行分析研究，制定合理的應對措施。

3 高職院校內部控制制度的優(yōu)化措施

3.1 優(yōu)化內部控制環(huán)境

在構建了內部控制需要的人員組織與系統(tǒng)基礎之后，還需要從制度建設的角度來逐步改進，創(chuàng)造更好的內部控制環(huán)境。具體來看，需要從人員意識的角度進行研究，明確不同人員的責任、義務和權限，并在統(tǒng)一領導的基礎上結合授權層面的需求來規(guī)范和約束高職院校的內部行為。尤其是涉及經濟責任層面的行為時，還應該考慮到決策層對于優(yōu)化控制環(huán)境的作用，學校領導和部門主管領導應發(fā)揮其職責，對相關問題進行有效控制，改進高職院校的內控效果。從組織結構的角度而言，借助崗位責任制可以明確不同崗位可能出現(xiàn)的隱蔽性問題，借助合理的管理體系來推動標準化業(yè)務行為的建設，降低潛在的業(yè)務風險。

3.2 健全內部溝通機制

內部溝通機制的建設需要完善控制活動的各個環(huán)節(jié)。在圍繞當前內部控制的主要問題制定了專業(yè)的控制方案后，應強化溝通機制建設，以信息傳遞為主要目標，為內部控制的運行優(yōu)化創(chuàng)造有利條件。這樣一來，院校的經營和發(fā)展環(huán)節(jié)可以基于全過程的風險變化來調整內部控制方案。可以借助信息技術來構建溝通與管理機制，針對可能出現(xiàn)的管理問題進行有效干預。例如在固定資產的管理工作中，會涉及不同部門的工作，此時我們可以借助固定資產的相關識別系統(tǒng)建立信息系統(tǒng)平臺，及時掌握學校內部的資金狀況，針對其業(yè)務的處理展開風險監(jiān)督。所以，部門間的溝通機制建設工作至關重要，可隨時根據控制環(huán)境的變化對方案進行調整。

3.3 加強預算與收支控制

高職院校的預算與收支控制包含三個層次的內容。一是事前控制與預算編制，需要避免與實際工作相脫節(jié)，尤其是不同部門需要與其可能的支出項目相匹配。二是事中控制，即在預算執(zhí)行的過程中展開定期數據對比和分析，明確預算和實際支出產生差異的典型特征與影響因素，在后續(xù)的管控過程中進行改善。最后是事后分析，對于影響收支與預算的內容展開研究，為今后的預算收支控制工作提供參考和借鑒。需要注意的是，不得隨意對預算內容進行更改。

3.4 加強風險評估與規(guī)避

學校需要從自身發(fā)展狀態(tài)出發(fā)，合理地識別風險，強化風險控制與預警機制。例如學?？梢越I(yè)部門來負責風險評估工作，以專家調查法作為風險評價的基礎性保障，選擇是規(guī)避風險、轉移風險還是應對風險，更好地減少潛在損失。

4 結語

高職院校的進一步發(fā)展也使得內部控制制度需要更好地規(guī)避風險，推動內部控制有效性的提升。這也需要學校本身明確內控體系構建的基本原則，配合信息公開與其它制度，規(guī)范院校的經營與發(fā)展，必要時輔以各種社會監(jiān)督、行政監(jiān)督等手段，為工作的決策和執(zhí)行提供制度參考，打造現(xiàn)代化院校，在人才培養(yǎng)方面符合現(xiàn)代化需求。

（作者單位：梧州職業(yè)學院）