談信息時(shí)代電大系統(tǒng)檔案管理中存在的問題及對策

邢建民

目前計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用，在檔案管理中由于計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化技術(shù)的應(yīng)用，使傳統(tǒng)的檔案管理有了極大的改變，依靠現(xiàn)代化的技術(shù)手段，使工作效率和工作質(zhì)量得到大幅度提升，但同時(shí)隨著應(yīng)用范圍的不斷擴(kuò)大，存在的問題也日益凸顯，本文就存在的問題以及解決的有效對策，進(jìn)行分析和探討。

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷深入發(fā)展，社會科技水平和發(fā)展水平不斷提升，信息公開和信息管理在各個(gè)領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用。檔案管理具有工作量大，復(fù)雜性高的特點(diǎn)，通過信息技術(shù)的應(yīng)用，使檔案管理的工作質(zhì)量和效率得到了較大的提高。由于應(yīng)用時(shí)間較短，在實(shí)際應(yīng)用過程中仍有不少問題，其中在電大系統(tǒng)檔案管理中就存在著標(biāo)準(zhǔn)程度低等問題，因此需要對具體問題進(jìn)行分析和研究，從而找到有效解決的策略和方法，使信息技術(shù)在檔案管理中能夠充分發(fā)揮其作用。

1 電大系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)狀

電大系統(tǒng)在管理、教學(xué)和其他工作活動(dòng)中形成了大量的教學(xué)檔案、文書檔案、聲音檔案、學(xué)生檔案以及電子檔案等多種有價(jià)值的資料和數(shù)據(jù)，通過現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用和支持電大系統(tǒng)檔案，采用立體辦學(xué)網(wǎng)絡(luò)，各類電子檔案和海量數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)了全國各地城鄉(xiāng)的覆蓋，充分利用各類檔案資料，通過電大系統(tǒng)檔案管理工作，為社會提供各類服務(wù)。在目前的電大系統(tǒng)檔案管理工作中仍存在著分散管理、各自為重、傳統(tǒng)手工管理模式的情況，同時(shí)檔案管理系統(tǒng)缺乏縱向橫向的聯(lián)系和溝通，局限于省級，缺乏從上至下的統(tǒng)一化管理架構(gòu)，在資源共享規(guī)范化管理方面存在著這不足，另外相關(guān)的管理人員在人力和綜合素養(yǎng)方面都較為薄弱，不少檔案管理人員都屬于兼職掛靠的形式，這些現(xiàn)狀都無法適應(yīng)海量的檔案數(shù)據(jù)管理以及龐大的辦學(xué)模式。

2 檔案管理中存在的問題

2.1 通用性缺乏

在檔案管理系統(tǒng)中普遍存在著軟件不統(tǒng)一的情況，由于在計(jì)算機(jī)采用的軟件和型號上存在的差異，提高了研發(fā)工作的難度 ;對辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和電子政務(wù)系統(tǒng)因無法實(shí)現(xiàn)研發(fā)的統(tǒng)一化，使軟件間的通用性較差，使檔案信息無法實(shí)現(xiàn)共享，對檔案信息化建設(shè)和發(fā)展起到制約作用。

由于缺乏全系統(tǒng)檔案管理的架構(gòu)，以及從上至下的檔案管理平臺，檔案信息無法實(shí)現(xiàn)共享，得不到最大范圍內(nèi)的應(yīng)用和發(fā)揮。沿用傳統(tǒng)的管理模式存在著各自為政，缺乏縱向集中和橫向交流的情況。即使擁有完善的教學(xué)教務(wù)管理軟件，但因開發(fā)語言、標(biāo)準(zhǔn)不同，造成綜合利用和集中管理上的的困難，所以在軟件設(shè)計(jì)中需要解決支持?jǐn)?shù)據(jù)互通相關(guān)技術(shù)。

2.2 管理制度缺乏

電大系統(tǒng)中各辦學(xué)單位都根據(jù)自身情況和特點(diǎn)，制定出相關(guān)的管理制度和人員工作職責(zé)等，但對檔案管理缺乏相應(yīng)的重視，關(guān)于檔案管理的人員職責(zé)、目標(biāo)考核等管理制度較少，完善的檔案管理制度更是缺乏，也就造成了管理中資料檔案缺失、資料不全等問題，對檔案管理工作造成了不利的影響。

2.3 專業(yè)素質(zhì)較差

隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，對傳統(tǒng)檔案管理造成了極大的影響，同時(shí)也對相關(guān)的工作人員提出了更高的要求，需要對計(jì)算機(jī)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)予以了解，能夠熟練使用計(jì)算機(jī)，在操作相關(guān)軟件的同時(shí)，還能夠及時(shí)處理和解決基本操作方面的問題。但在實(shí)際的檔案管理工作中，相關(guān)工作人員的綜合素養(yǎng)不足，使信息時(shí)代檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展受到了影響。另外在復(fù)合型人才方面也極為缺乏，管理人員隊(duì)伍也存在著不穩(wěn)定的現(xiàn)狀，由于對檔案工作的不重視，造成相關(guān)人員的工作政策不能配套，人員流動(dòng)率較高。

2.4 保密性、安全性不強(qiáng)

在目前的檔案管理工作模式中，通過信息化技術(shù)手段，使工作效率得到有效提升，但同時(shí)在保密性和安全性上的存在隱患，給病毒和網(wǎng)絡(luò)黑客的入侵提供了機(jī)會，而一旦檔案管理系統(tǒng)受到攻擊會影響整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行，甚至導(dǎo)致癱瘓和重要資料數(shù)據(jù)的丟失，因此檔案管理的保密性和安全性受到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不利的影響。同時(shí)，因技術(shù)水平和投入經(jīng)費(fèi)等原因，也造成對計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中無法有效發(fā)揮其作用。

3 管理中問題解決對策

3.1 頂層架構(gòu)建設(shè)

電大系統(tǒng)具有覆蓋全國的特性，因此需要針對其全系統(tǒng)檔案管理進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)計(jì)，包括軟件功能、信息采集范圍、信息公開范圍等進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)、規(guī)劃，使全系統(tǒng)性的檔案管理制度進(jìn)行健全和完善，對適用于信息時(shí)代電大特性的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行研發(fā)，并進(jìn)行向下的大力推廣應(yīng)用，使所有資料數(shù)據(jù)都能被輸入檔案管理系統(tǒng)，在全國范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源共享，同時(shí)根據(jù)下級單位的相關(guān)信息，使辦學(xué)情況的監(jiān)督和跟進(jìn)得以實(shí)現(xiàn)。

3.2 宣傳加強(qiáng)

為了使電大系統(tǒng)的檔案管理工作順利開展，需要提高對相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員的重視度，在企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃中，將檔案工作也一并納入考慮，對檔案管理所需要的人員數(shù)據(jù)以及支撐經(jīng)費(fèi)等，通過議事日程進(jìn)行確定和落實(shí)，同時(shí)為檔案管理事業(yè)發(fā)展提供有力的物質(zhì)保證和人力支持。另外，還需加大對檔案工作的宣傳力度，通過典型事例宣傳參觀學(xué)習(xí)和會議等方式是，確保企業(yè)各個(gè)層次的工作人員都能對檔案管理的重要性進(jìn)行充分認(rèn)識，了解日常工作、生活與檔案管理之間的密切關(guān)系，是相關(guān)人員對檔案管理工作予以支持，使全員檔案意識格局得以建立和提升。通過發(fā)表信息、檢索工具、舉辦檔案展覽等方式，使大家的興趣得以激發(fā)，積極對現(xiàn)存檔案內(nèi)容與檔案作用進(jìn)行了解，并擴(kuò)大其利用范圍。

對重要檔案陳列室、檔案展覽室等進(jìn)行設(shè)置，通過形象直觀的展示，向相關(guān)人員展示電大發(fā)展的歷史，同時(shí)從現(xiàn)實(shí)著手，為未來的發(fā)展而努力。另外檔案管理的目標(biāo)是提高檔案的利用率，因此需要檔案管理人員對創(chuàng)服務(wù)手段進(jìn)行創(chuàng)新，對檔案信息資源采取多渠道、多途徑地開發(fā)，更好地為教學(xué)、辦學(xué)和其他工作提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

3.3 制度健全，規(guī)范管理

在電大系統(tǒng)中，對檔案管理工作應(yīng)建立科學(xué)的管理體系和健全的管理制度，使檔案工作實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化，根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)，各級電大單位根據(jù)自身檔案管理工作的實(shí)際情況，制定出系統(tǒng)、完整、科學(xué)、切實(shí)可行的檔案管理制度，對相關(guān)管理人員的職責(zé)予以明確，對各部門、各類檔案材料實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一考核、統(tǒng)一管理，和其他工作實(shí)現(xiàn)同步發(fā)展。

3.4 專業(yè)人才培養(yǎng)力度加強(qiáng)

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，信息化技術(shù)應(yīng)用力度的加大，對檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)一化、集中化要求也越來越高，對檔案管理人員也提出了更高的要求，需要不斷的學(xué)習(xí)和提升，才能跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，使其在服務(wù)空間和服務(wù)內(nèi)容上有更好的發(fā)展。對于人手少、任務(wù)重的局面，需要對檔案管理人員加強(qiáng)相關(guān)基礎(chǔ)知識和最新管理規(guī)范的培訓(xùn)，根據(jù)單位的實(shí)際情況，展開相應(yīng)的培訓(xùn)工作，使檔案管理人員的思想意識能夠跟上時(shí)代發(fā)展的節(jié)奏，使檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率得以保證;另外還需對管理人員的管理技能和事業(yè)進(jìn)行拓寬，主要包括電子檔案管理、財(cái)務(wù)、法律等專業(yè)知識的涉獵，通過多視角多學(xué)科的培訓(xùn)，增強(qiáng)管理人員的檔案管理技能，對信息時(shí)代的檔案管理工作更為適宜。同時(shí)還就加強(qiáng)管理人員的職業(yè)道德教育，同時(shí)建立科學(xué)合理的激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)管理人員進(jìn)行創(chuàng)新，積極發(fā)揮自身的價(jià)值。

3.5 技術(shù)攻關(guān)力度加強(qiáng)

對于檔案管理系統(tǒng)還需要加大檔案信息化建設(shè)的投入，結(jié)合檔案管理的實(shí)際需求，與相關(guān)部門加強(qiáng)保持溝通和聯(lián)系，加大研究開發(fā)力度，使檔案信息化建設(shè)水平得到提高。一方面針對能夠使電子數(shù)據(jù)的自動(dòng)管理和接收得以實(shí)現(xiàn)的檔案管理軟件，進(jìn)行研發(fā)和技術(shù)攻關(guān);另一方面使紙質(zhì)檔案全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，有利于資源和數(shù)據(jù)的及時(shí)傳遞和利用，同時(shí)也能有效保護(hù)紙質(zhì)檔案;另外還需開發(fā)檔案信息資源管理軟件，能從海量信息中提煉出關(guān)鍵、有效的數(shù)據(jù)和資料，為社會需求和系統(tǒng)辦學(xué)提供更好的服務(wù)。

結(jié)束語：在信息化時(shí)代，檔案工作應(yīng)結(jié)合自身特點(diǎn)和發(fā)展現(xiàn)狀，對系統(tǒng)檔案管理工作進(jìn)行積極探索和應(yīng)用，對管理模式、服務(wù)內(nèi)容以及存在的問題進(jìn)行有針對性的調(diào)整和改進(jìn)，使電大系統(tǒng)檔案管理工作能夠與時(shí)俱進(jìn)符合時(shí)代的發(fā)展，同時(shí)也通過有效的解決對策推動(dòng)系統(tǒng)檔案管理工作。

（作者單位：咸陽師范學(xué)院）