農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作績效評價研究

馬明遠 楊國航 耿東梅 吳瓊

摘要?農(nóng)業(yè)科技檔案管理作為現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技管理工作的重要組成部分，是科研活動的重要環(huán)節(jié)，綜合分析目前檔案評價體系基礎(chǔ)上，結(jié)合農(nóng)業(yè)科研院所科技檔案管理工作實際，探索建立了農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作績效評價指標體系，為長效推進農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作效率和質(zhì)量的穩(wěn)步提升提供參考和依據(jù)。

關(guān)鍵詞?農(nóng)業(yè)科技檔案;管理;績效評價

中圖分類號?G?271文獻標識碼?A

文章編號?0517-6611（2019）23-0264-02

doi：10.3969/j.issn.0517-6611.2019.23.076

開放科學(xué)（資源服務(wù)）標識碼（OSID）：

Research on Performance Evaluation of Agricultural Science and Technology Archives Management

MA Ming?yuan， YANG Guo?hang， GENG Dong?mei et al

（Beijing Academy of Agricultural and Forestry Sciences， Beijing 100097）

Abstract?As an important part of modern agricultural science and technology management， agricultural science and technology archives management is an important link of scientific research activities. Based on the comprehensive analysis of the current archives evaluation systems and the actual science and technology archives management of agricultural scientific research institutes， this paper explores and establishes the performance evaluation index system of agricultural science and technology archives management， in order to provide reference and basis for improving agricultural science and technology archives management work efficiency and quality.

Key words?Agricultural science and technology archives;Management;Performance evaluation

農(nóng)業(yè)科技檔案作為農(nóng)業(yè)科技信息和知識的主要載體，通過文字、數(shù)據(jù)、圖表、聲像等真實記載和反映了農(nóng)業(yè)科技人員在科研活動中的辛勤勞動和智慧[1-3]。新常態(tài)下快速發(fā)展的農(nóng)業(yè)科研創(chuàng)新工作需要為確保農(nóng)業(yè)科研院所科技檔案管理各項工作的執(zhí)行和責任的落實，加強農(nóng)業(yè)科技檔案管理，對提升農(nóng)業(yè)科研單位的科技創(chuàng)新能力和可持續(xù)發(fā)展有著重要的意義[4-5]。出于現(xiàn)代創(chuàng)新管理工作的需要，農(nóng)業(yè)科研院所基本上制定了科技檔案管理工作相應(yīng)的管理辦法，并設(shè)立專門管理部門進行科技檔案的統(tǒng)一管理，農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化和專業(yè)化水平有了顯著提升。

1?工作績效評價的必要性

隨著科技體制改革的不斷深化，原有的農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理工作模式已不能適應(yīng)創(chuàng)新發(fā)展的需要，必須從工作實際出發(fā)，積極探索推進管理體制和機制的創(chuàng)新。工作績效評價作為一種考核制度，能最大限度地調(diào)動員工的積極性[6-7]。農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作績效評價，通過研究探索構(gòu)建目標導(dǎo)向的評價指標體系，系統(tǒng)開展對包括科技項目的立項、實施、驗收、鑒定等階段檔案管理工作的績效考核，用于橫向比較農(nóng)業(yè)科研院所間科技檔案管理工作的差距，縱向查找內(nèi)部管理工作的不足，為科學(xué)謀劃檔案管理事業(yè)發(fā)展、提高專業(yè)化水平、提升檔案資源利用效率和建立健全檔案管理工作獎懲機制奠定基礎(chǔ)，更為農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新能力的全面提升提供了保障。

2?評價體系的構(gòu)建原則

2.1?科學(xué)性原則

績效評價作為對農(nóng)業(yè)科研院所科技檔案管理工作的考察與評估，構(gòu)建的評價體系不僅要有理論依據(jù)，也要能科學(xué)合理的反映被評價對象的實際狀況、存在的問題，更要為被評價單位、上級管理部門農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作的開展和發(fā)展決策提供實踐支撐。

2.2?系統(tǒng)性原則

系統(tǒng)性原則也稱為整體性原則，它要求把決策對象視為一個整體或系統(tǒng)，以整體或系統(tǒng)目標的優(yōu)化為準繩，協(xié)調(diào)整體或系統(tǒng)中各部分或分系統(tǒng)的相互關(guān)系，使整體或系統(tǒng)完整和平衡[8]。實際指標體系構(gòu)建過程中要統(tǒng)籌考慮實現(xiàn)總評價目標與子目標;不同層級之間要層次分明，避免交叉冗余;指標選取要兼顧全面和差異性。

2.3?可操作性原則

評價體系要符合實際工作需要，做到指向明確、簡潔明了、便于實施推廣，以促進評價工作的長效開展。具體表現(xiàn)為評價體系要便于接受，評價方法要便于推廣，評價數(shù)據(jù)要便于獲取和歸一化處理，評價結(jié)果要便于比較。

3?農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作績效評價指標體系

結(jié)合農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作實際需求，在綜合考慮各類檔案評價體系的基礎(chǔ)上，從政策環(huán)境、基礎(chǔ)設(shè)施、規(guī)范化建設(shè)、信息化水平、工作成效5個不同角度探索構(gòu)建了一套針對農(nóng)業(yè)科研院所科技檔案管理工作績效評價的指標體系，用于對農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作進行考核。該體系由3個層次組成，基本框架包括1個一級指標（A）、5個二級指標（Bi），20個三級指標（Ci），每個三級指標通過調(diào)查問卷的方式獲取評價所需的具體調(diào)查數(shù)據(jù)。評價體系見表1。

3.1?政策環(huán)境

政策環(huán)境是政策制定者進行決策時所依據(jù)的各種外部的情況、條件、以及影響整個社會發(fā)展及其內(nèi)部子系統(tǒng)發(fā)展的各種因素的聚合[9]。良好的政策環(huán)境是工作開展的重要保障，直接反映了單位對檔案管理工作的重視程度。二級指標政策環(huán)境通過政策法規(guī)、發(fā)展規(guī)劃、主管領(lǐng)導(dǎo)、工作會議4個三級指標進行體現(xiàn)，具體調(diào)查獲取的是被評價單位科技檔案管理相關(guān)政策法規(guī)的名稱和數(shù)量，有無針對農(nóng)業(yè)科技檔案長效發(fā)展的規(guī)劃和是否將農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作納入單位整體發(fā)展規(guī)劃中，是否由單位的主要領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，以及是否定期召開農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作相關(guān)會議落實相關(guān)工作。

3.2?基礎(chǔ)設(shè)施

基礎(chǔ)設(shè)施是指為農(nóng)業(yè)科研院所科技檔案管理工作提供公共服務(wù)的物質(zhì)工程設(shè)施，如儀器設(shè)備、檔案庫房等用于保證檔案管理工作正常進行和生存發(fā)展的一般物質(zhì)條件。二級指標基礎(chǔ)設(shè)施通過投入金額、儀器設(shè)備、庫房面積、檔案密集架4個三級指標進行體現(xiàn)，具體調(diào)查獲取的是單位年度檔案管理工作投入的經(jīng)費，檔案室擁有的電腦、服務(wù)器、掃描儀、打印機、除濕器等檔案專用設(shè)備的數(shù)量和金額，用于存放農(nóng)業(yè)科技檔案的庫房面積以及檔案密集架數(shù)量，可以有效了解現(xiàn)有檔案工作開展的物質(zhì)基礎(chǔ)和檔案庫房利用效率提升的潛力。

3.3?規(guī)范化程度

規(guī)范化反映的是科技檔案管理工作相符于單位相關(guān)管理制度、標準的情況。二級指標規(guī)范化程度通過管理機構(gòu)、人才隊伍、培訓(xùn)與交流、三查落實4個三級指標進行體現(xiàn)，具體調(diào)查獲取的是是否設(shè)有單獨的農(nóng)業(yè)科技檔案管理機構(gòu)，專職的檔案管理人員數(shù)量，參加的專業(yè)培訓(xùn)次數(shù)與開展的業(yè)務(wù)交流次數(shù)，內(nèi)容齊全、合乎標準、考核指標完成的科技檔案和提交驗收檢查檔案的數(shù)量，直觀體現(xiàn)日常業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化、標準化和精細化水平。

3.4?信息化水平

檔案信息化是指在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行數(shù)字化管理和提供利用[10]。隨著包括基礎(chǔ)設(shè)施、檔案信息資源、檔案服務(wù)平臺及信息安全等檔案信息化建設(shè)的推進，傳統(tǒng)的手工管理模式正逐步被綜合應(yīng)用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的電子化辦公模式所取代[11-12]。二級指標信息化水平反映的是農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化發(fā)展水平，通過信息平臺、電子化歸檔率、定期數(shù)據(jù)備份、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)4個三級指標進行體現(xiàn)，具體調(diào)查獲取的是是否建有統(tǒng)一的檔案管理信息系統(tǒng)和信息資源數(shù)據(jù)庫，電子化歸檔文件數(shù)量和應(yīng)進行電子化歸檔文件的數(shù)量，科技檔案電子數(shù)據(jù)備份周期，是否提供遠端的數(shù)據(jù)查詢、下載等信息化服務(wù)等。

3.5?工作成效

工作成效是農(nóng)業(yè)科研院所科技檔案管理工作價值的體現(xiàn)，反映的是工作成就和認可程度。二級指標工作成效通過檢索利用、歸檔準確率、整改落實、滿意度4個三級指標進行體現(xiàn)，具體調(diào)查獲取的是科技檔案資源檢索利用頻次，符合歸檔要求的農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)量和實際歸檔檔案的數(shù)量，是否按時完成問題檔案的整改歸檔工作，科研人員、上級部門和領(lǐng)導(dǎo)專家對檔案管理工作的滿意程度。

4?數(shù)據(jù)處理與結(jié)果計算

4.1?指標權(quán)重的確定

專家打分法是專家根據(jù)經(jīng)驗對實際問題主觀判斷，通過數(shù)學(xué)處理獲得指標的權(quán)重[13]。為綜合考慮被評價單位負責人員、上級主管部門管理者、領(lǐng)導(dǎo)與專家等各方的直觀感受，充分利用其經(jīng)驗和知識，本文選用專家打分法確定各指標的權(quán)重，并進行相應(yīng)的百分化賦值。

4.2?數(shù)據(jù)定量化和無量綱化處理

4.2.1?定量化處理。

針對評價體系中定性指標定量化的問題，需要結(jié)合指標特性設(shè)定規(guī)則并賦予一定的數(shù)值。如針對是否設(shè)立專業(yè)機構(gòu)指標，設(shè)定是為1，否為0;又如針對滿意度指標，設(shè)定91%～100%為非常滿意，81%～90%為滿意，60%～80%為一般滿意，60%以下為不滿意，數(shù)據(jù)獲取時被調(diào)查人根據(jù)相應(yīng)的賦值區(qū)間填寫具體量化數(shù)據(jù)。

4.2.2?無量綱化處理。

為避免各指標數(shù)據(jù)不同的量綱和數(shù)量級會對評價結(jié)果的準確性造成影響，筆者采用極大值法進行數(shù)據(jù)的無量綱化處理。公式如下：

Xi=（X）i/Xmax×100%

Xi為第i項指標各數(shù)據(jù)的無量綱化值，（X）i為第i項指標數(shù)據(jù)的實際值，Xmax為第i項指標數(shù)據(jù)中的最大值。

4.3?評價結(jié)果

評價等級通過最終計算形成百分制得分進行劃分。農(nóng)業(yè)科研院所科技檔案管理工作績效評價指數(shù)的計算公式為：

f（xi）=ni=1WiXi

f（xi）為農(nóng)業(yè)科研院所科技檔案管理工作績效評價指數(shù)，Xi為第i項指標的無量綱化值，Wi為第i項指標的百分化賦值。評價結(jié)果根據(jù)實際分值區(qū)間按照優(yōu)、良、中、及格、差進行等級評定。

5?結(jié)論與建議

農(nóng)業(yè)科研院所科技檔案管理工作績效評價是一個了解現(xiàn)狀、查找問題與不足、溝通反饋促提升的過程，尤其是針對評價過程中發(fā)現(xiàn)的問題與不足，要通過評價報告和專題溝通會的形式反饋給被評價單位、上級管理部門、領(lǐng)導(dǎo)專家等參與人員，并通過聯(lián)合會商機制一同制定落實針對扣分項的整改，形成以評促管、以評促建、以評促改的績效評價長效機制，實現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作效率和質(zhì)量的持續(xù)提升。

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