來一場(chǎng)“撈干貨”的年終總結(jié)

朱俊峰

年底將至，HR又要忙著寫總結(jié)和明年的工作計(jì)劃了。坐到電腦前，很多HR大腦一片空白：“這工作好像沒法總結(jié)，整天都是忙些事務(wù)性工作，根本不知道從何說起啊?！边€有些HR雖然已經(jīng)做到了中高層職位，但是仍然視寫公文為危途，一到年底就不知道如何是好。在此，筆者就將自己總結(jié)的訣竅分享給大家。

年終總結(jié)有實(shí)績(jī)

首先，對(duì)照計(jì)劃?rùn)z視工作

一般來說，任何個(gè)人和部門都有一個(gè)年初計(jì)劃，然后到了年底對(duì)其完成情況加以總結(jié)。對(duì)照年初的計(jì)劃來寫總結(jié)，總不會(huì)太難。但是對(duì)于一些年中才入職的員工來說，根本沒有寫過個(gè)人的計(jì)劃，或者部門也是剛成立的，年初也沒有相應(yīng)的計(jì)劃，那這個(gè)問題怎么解決呢？其實(shí)不難，即便沒有書面的計(jì)劃可供對(duì)照，但是口頭的計(jì)劃總是有的。比如，本崗位的職責(zé)是什么，工作重點(diǎn)是什么，部門成立的主要任務(wù)是什么，要達(dá)到怎樣的目標(biāo)，想解決什么問題……這些都是在寫年終總結(jié)時(shí)的重要依據(jù)。有了這些，年終總結(jié)的內(nèi)容基本上就不用發(fā)愁了。

但是我們也會(huì)遇到年初計(jì)劃在年中被調(diào)整，或者自己的職位被調(diào)整，部門被撤銷等狀況。除非是換了一家公司，如果這些變化都發(fā)生在同一個(gè)公司的話，就按照自己在不同部門、不同崗位的工作職責(zé)分別總結(jié)。但是一般以現(xiàn)任的崗位或者是任職時(shí)間最長(zhǎng)的崗位為主。比如，從開年到10月份你一直在做行政工作，但是11月份忽然被調(diào)做人事工作，部門和工作崗位都換了，那么這個(gè)時(shí)候，你的年終總結(jié)就要以行政工作為主，人事工作所占的比例不應(yīng)過大。

遇到這種情況，筆者建議最好回到原部門參加年終總結(jié)和績(jī)效評(píng)估，現(xiàn)部門只提供參考意見。

其次，以項(xiàng)目制的角度來總結(jié)工作

這一點(diǎn)比較好理解。無論是日常工作還是階段性工作，最好都將其看成是一個(gè)項(xiàng)目來總結(jié)。比如，對(duì)于一個(gè)銷售人員來說，走訪客戶可能就是日常的工作，但是如果把這項(xiàng)工作看作一個(gè)項(xiàng)目的話，我們就可以從流程、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、效果等方面來總結(jié)了。以項(xiàng)目的角度來看待工作，要以STAR原則來寫。就是說，在什么背景下，有什么問題，采取了什么措施，收到了哪些效果。以這樣的角度來總結(jié)，就能避免將年終總結(jié)寫成流水賬。

以項(xiàng)目角度來寫年終總結(jié)的另一個(gè)好處是，可以用客觀數(shù)據(jù)來展現(xiàn)成果，這比自己拼命表功更有說服力。而且對(duì)數(shù)據(jù)歸納整理后，也可以讓領(lǐng)導(dǎo)更清楚地了解你的工作思路和方法。這也有助于自己及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，找到工作當(dāng)中存在的薄弱環(huán)節(jié)，有效地提高自己的績(jī)效。

如果有可能的話，不妨使用數(shù)據(jù)分析的方法來寫年終總結(jié)。數(shù)據(jù)分析不僅要有年度的靜態(tài)數(shù)據(jù)，最好還有不同時(shí)期的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)比較，使績(jī)效提升和不足的地方更加直觀地表現(xiàn)出來，也更容易發(fā)現(xiàn)問題的癥結(jié)，從而找出對(duì)策。

再次，要有思考，有實(shí)例，有措施

年終總結(jié)如果僅僅只報(bào)告自己做了什么，那一定會(huì)成為流水賬。因此，在總結(jié)當(dāng)中不僅要寫自己做了什么，更要談?wù)勛约菏侨绾巫龅?，有什么收獲，有什么不足，有什么教訓(xùn)，下一步打算在哪些方面改進(jìn)?；蛘吲e例說明在哪件事情上的某個(gè)情況，自己是怎么思考的，結(jié)果是什么，從中得到哪些啟發(fā)。比如：一位負(fù)責(zé)招聘工作的HR，面試邀約電話打了多少，成功邀約了多少應(yīng)聘者，這些成功邀約的人都有哪些共同特點(diǎn)，自己在電話里用哪些語言打動(dòng)了他們；那些沒有邀約成功的有哪些情況，這些情況建議用什么方法來應(yīng)對(duì)……總之一句話，年終總結(jié)一定要把自己的思考寫進(jìn)去。

最后，要突出重點(diǎn)，不要平均使力

寫總結(jié)一定要突出重點(diǎn)，這個(gè)重點(diǎn)是指整個(gè)公司的工作重點(diǎn)，而不是你自己在什么事情上花的時(shí)間最多。寫總結(jié)是為了全面回顧一年的工作，對(duì)老板來說最重要的不是你一年到底有多辛苦，而是你對(duì)公司有多大貢獻(xiàn)。辛苦和貢獻(xiàn)不能畫等號(hào)。那么，什么是貢獻(xiàn)呢？就是你為公司實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、公司戰(zhàn)略做了多少事兒。這個(gè)才是重點(diǎn)。

說到底，年終總結(jié)的重點(diǎn)就是年度績(jī)效評(píng)估表上的重點(diǎn)內(nèi)容。如果里面權(quán)重較大的指標(biāo)你都能做好了，都能總結(jié)到位了，那么這份總結(jié)也就基本合格了。至于那些細(xì)枝末節(jié)的事情，只要提到就好，不需要大書特書。

總之，寫總結(jié)就是寫老板關(guān)心的熱點(diǎn)問題、焦點(diǎn)問題、重點(diǎn)問題，以及在解決這些問題的過程中你到底做了什么，達(dá)到了什么效果，自己有什么成長(zhǎng)，有哪些收獲和思考，得到哪些經(jīng)驗(yàn)，又有哪些教訓(xùn)，準(zhǔn)備如何改進(jìn)。

年度計(jì)劃有依據(jù)

年終總結(jié)與年度計(jì)劃稱得上是“姐妹篇”，既然講了總結(jié)怎么寫，那么也一定要講講計(jì)劃怎么寫。

首先，梳理年初計(jì)劃的基本思路

制訂計(jì)劃的基本思路，就是先找到計(jì)劃的依據(jù)。我們仔細(xì)分析一下，計(jì)劃的依據(jù)無非就這么幾個(gè)。

1.公司戰(zhàn)略。這是最根本的依據(jù)。公司往哪里去，要達(dá)成什么樣的目標(biāo)，必須靠每年往前走一步、分幾步走來實(shí)現(xiàn)。我們?cè)谡効?jī)效的時(shí)候經(jīng)常談到這個(gè)問題。通常要按照“戰(zhàn)略——規(guī)劃——計(jì)劃——方案”這個(gè)順序來講工作計(jì)劃和戰(zhàn)略之間的關(guān)系。

2.外部市場(chǎng)環(huán)境。這關(guān)系到我們制訂計(jì)劃時(shí)的外部制約因素。在市場(chǎng)普遍低迷的時(shí)候，計(jì)劃就不能太激進(jìn)。相反，在外部市場(chǎng)發(fā)展迅速的時(shí)候，我們也不能過于保守。順勢(shì)而為，這也是制訂計(jì)劃的基本思路之一。

3.公司自身的資源。公司要發(fā)展，但是也不能期望一口吃成胖子，飯還是要一口一口地吃，路要一步一步地走。公司自身的資源約束也是一個(gè)重要因素。我們計(jì)劃的目標(biāo)，可以比實(shí)際掌握的資源能達(dá)成的目標(biāo)略微高出一點(diǎn)，以此來激發(fā)員工的積極性和主觀能動(dòng)性。但是如果計(jì)劃偏離太遠(yuǎn)，員工反而會(huì)消極怠工。

4.公司的盈利預(yù)期。這是涉及公司是否能生存發(fā)展的基礎(chǔ)。任何企業(yè)都是營(yíng)利性組織，只有通過賺錢才能發(fā)展，因此，營(yíng)利目標(biāo)也是制訂計(jì)劃的重要依據(jù)。

5.部門和個(gè)人的計(jì)劃要體現(xiàn)出公司的總體要求。前面幾點(diǎn)都是講了公司的計(jì)劃，但是我們大多數(shù)人更關(guān)心自己的部門計(jì)劃怎么寫，個(gè)人計(jì)劃怎么寫。那就要先看公司的總體要求是什么，即便還沒看到公司計(jì)劃的全部?jī)?nèi)容，也要先了解公司的總體經(jīng)營(yíng)目標(biāo)是什么，在此基礎(chǔ)上，根據(jù)本部門的定位和個(gè)人的崗位要求來制訂部門計(jì)劃和個(gè)人計(jì)劃。

其次，年初計(jì)劃的內(nèi)容

年初計(jì)劃的內(nèi)容基本上也要遵循STAR原則，就是列出工作內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、要求、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等內(nèi)容。在內(nèi)容方面，筆者不建議寫得太瑣碎，和寫總結(jié)的思路類似，也是按照項(xiàng)目制的方式來寫會(huì)比較好。

1.公司、部門或者個(gè)人的主要工作內(nèi)容和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。這個(gè)部分是計(jì)劃的主體部分，差不多和績(jī)效中的關(guān)鍵指標(biāo)直接相關(guān)。但是，千萬不要將先后順序、因果關(guān)系顛倒，從而讓計(jì)劃完全淪為績(jī)效方案。下一級(jí)的計(jì)劃是以上一級(jí)的計(jì)劃為依據(jù)的，而績(jī)效方案又是以計(jì)劃為依據(jù)的，環(huán)環(huán)相扣。

2.人員安排。任何工作都需要有人去做，因此對(duì)于人員編制的要求也要在計(jì)劃里體現(xiàn)，特別是業(yè)務(wù)部門要注意，在計(jì)劃里寫上人員要求，等于通知人力資源部門自己的用人需求，讓人力資源部門能事先做好準(zhǔn)備。這樣部門之間協(xié)調(diào)起來也容易些。當(dāng)然，這并不代表把在正式提出招聘需求前的流程省略了，但是的確可以作為人力資源部門制訂年度招聘預(yù)算和招聘計(jì)劃的參考。

3.需要的資源支持。這里所說的資源主要是物質(zhì)資源，包括各種裝備、設(shè)備、工具等等。一般來說，年初計(jì)劃中談資源支持時(shí)主要提固定資產(chǎn)，或者可以多次反復(fù)使用的大件物品。至于紙筆之類的易耗品可以忽略不提，除非部門工作主要就是靠這個(gè)來做，而且消耗量極大，那么可以一并列入。

4.與計(jì)劃相匹配的預(yù)算。編列了預(yù)算就知道了成本。這個(gè)預(yù)算一般都是和本部門工作直接相關(guān)的成本。有些預(yù)算可能會(huì)交叉，比如人力成本在部門里被提到了，在人力資源部也被提到，財(cái)務(wù)部又再次提到，至于最終以哪個(gè)數(shù)字為準(zhǔn)，內(nèi)部協(xié)調(diào)好就行。一般來說，涉及錢的問題，人力資源部門和業(yè)務(wù)部門掌握的數(shù)據(jù)都不全面，財(cái)務(wù)部門則能掌握全面數(shù)據(jù)，因此，建議以財(cái)務(wù)部門的最終測(cè)算為準(zhǔn)。

最后，計(jì)劃的修訂

年初計(jì)劃不是一成不變的，可以在實(shí)施的過程中根據(jù)外部環(huán)境和內(nèi)部需求的變化而調(diào)整，但是一般不宜做太大的改動(dòng)，除非形勢(shì)發(fā)生了根本性的變化。計(jì)劃修訂的過程和制訂的過程相似，但是可以稍微省略一些，特別是對(duì)于計(jì)劃的微調(diào)，就更加簡(jiǎn)便了。

總之，計(jì)劃是否符合實(shí)際，能否最終得到執(zhí)行，是關(guān)系到企業(yè)健康發(fā)展的大事。計(jì)劃的改變往往牽一發(fā)而動(dòng)全身，因此在制訂計(jì)劃的時(shí)候，不要好高騖遠(yuǎn)，一定要腳踏實(shí)地，制訂出切合實(shí)際的有可操作性的計(jì)劃來，最好是那種跳一下就能夠得著的，而不要那種搭了梯子都上不去的。

作者 上海仕席咨詢有限公司總經(jīng)理