“互聯(lián)網(wǎng)＋”時(shí)代醫(yī)院檔案管理方式的探討

郭慶波

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2019）10-103-01

摘 要 檔案對醫(yī)院正常運(yùn)營和規(guī)范管理有著重要意義，改革和優(yōu)化醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院綜合管理增效提質(zhì)的必要舉措。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)期，經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展愈發(fā)依賴互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新成果，醫(yī)院檔案管理亟需變革傳統(tǒng)體制，尋求新的路徑。本文首先探討“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)，提出改善管理效率和質(zhì)量的可行對策，全面推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作轉(zhuǎn)型發(fā)展。

關(guān)鍵詞 互聯(lián)網(wǎng)+ 醫(yī)院 檔案管理 優(yōu)化策略

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)期醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)

（一）存儲(chǔ)數(shù)字化

傳統(tǒng)檔案需要依賴紙張、照片等存儲(chǔ)介質(zhì)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)期，信息技術(shù)與檔案管理行業(yè)的聯(lián)系日益緊密，檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)日益豐富，微縮膠片、硬盤、光盤、云盤等已經(jīng)成為重要的存儲(chǔ)載體。存儲(chǔ)數(shù)字化使得醫(yī)院檔案資源和數(shù)據(jù)能與公共信息服務(wù)生態(tài)圈高度對接，簡化傳統(tǒng)管理體制下繁瑣的管理流程，節(jié)省管理成本，最大程度保障檔案資源的完整性。

（二）管理信息化

檔案管理涵蓋收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、開發(fā)利用。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作依托人工開展，存在效率低、錯(cuò)誤率高，無法保證檔案信息時(shí)效性等問題。隨著互聯(lián)網(wǎng)在生產(chǎn)要素中的集成和配置作用日漸顯著，醫(yī)院檔案的收集、整理、統(tǒng)計(jì)和開發(fā)向智能化、信息化發(fā)展。一方面，檔案資源的搜索、收集從被動(dòng)轉(zhuǎn)為主動(dòng)，醫(yī)院各歸檔部門可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)歸檔，預(yù)防檔案丟失、損壞、失效風(fēng)險(xiǎn)。另一方面，云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)與醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫的深度結(jié)合，能有效提升檔案檢索效率。

（三）服務(wù)個(gè)性化

檔案中蘊(yùn)含著豐富的信息資源，醫(yī)院應(yīng)積極實(shí)施檔案資源開發(fā)和利用，用文本挖掘、專題文件匯集、數(shù)據(jù)分析等方法加大檔案開發(fā)力度。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作服務(wù)意識淡薄，服務(wù)人員能力和素質(zhì)不高，服務(wù)項(xiàng)目僅限于檢索查詢、借閱、打印等。信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，打破了檔案信息資源互聯(lián)共享的隔閡，使得人們可以根據(jù)自己的需求選擇相應(yīng)的服務(wù)內(nèi)容，并及時(shí)給與評價(jià)和反饋，拓寬了檔案服務(wù)的時(shí)空界限，有利于提高醫(yī)院檔案的編研能力和水平。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)期醫(yī)院檔案管理優(yōu)化路徑

（一）完善基礎(chǔ)配置

醫(yī)院檔案管理涉及醫(yī)院的會(huì)計(jì)、人事、安全、設(shè)備應(yīng)用等方面，規(guī)范、科學(xué)的檔案管理工作能明確發(fā)展方向，清晰事件內(nèi)因和狀況，為醫(yī)院提升醫(yī)療和服務(wù)水平，增強(qiáng)綜合管理能力提供依據(jù)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)期的醫(yī)院檔案管理優(yōu)化應(yīng)以完善基礎(chǔ)配置為根本，不斷更新軟、硬件設(shè)備，夯實(shí)管理基礎(chǔ)。硬件層面，應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》和醫(yī)院檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)安排相應(yīng)場地，購置符合要求的計(jì)算機(jī)、掃描儀、防塵器、除濕機(jī)、檔案密集柜、溫濕度記錄儀、錄像機(jī)、攝像機(jī)等。定期保養(yǎng)、替換設(shè)備，做好檔案室的控溫、清潔、防雷和安全工作，及時(shí)登記故障設(shè)備，明確設(shè)備的責(zé)任人和責(zé)任范圍，制訂硬件設(shè)備外借標(biāo)準(zhǔn)和審批流程。軟件層面，醫(yī)院應(yīng)了解檔案管理的行政法規(guī)和規(guī)范性文件，恪守《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》、《全宗單》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。結(jié)合自身檔案管理現(xiàn)狀，采購合理的管理軟件，將日常行政辦公系統(tǒng)與信息管理系統(tǒng)融合，構(gòu)筑覆蓋醫(yī)院各部門和層級的電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

（二）創(chuàng)新管理機(jī)制

管理機(jī)制的滯后和不匹配是影響醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的主要因素，對此，應(yīng)全面創(chuàng)新管理機(jī)制，在已有的軟、硬件基礎(chǔ)上組織有力的領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)制度和完備的監(jiān)督考核制度。檔案室應(yīng)與醫(yī)院其他科室掛鉤，在檔案的收集、統(tǒng)計(jì)、利用上探索部門合力，從其他部門領(lǐng)導(dǎo)層中抽調(diào)人員構(gòu)成醫(yī)院檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，定期召開工作會(huì)議，研究最新的行業(yè)政策和標(biāo)準(zhǔn)，開展技能培訓(xùn)，確保各項(xiàng)檔案管理工作落到實(shí)地。獎(jiǎng)懲分明的監(jiān)督考核制度與檔案管理效率密不可分。醫(yī)院可以將檔案管理納入全單位綜合目標(biāo)考核體系，根據(jù)督查結(jié)果落實(shí)工作獎(jiǎng)懲，對業(yè)務(wù)完成度高，積極參與醫(yī)院醫(yī)療研究、經(jīng)營核查、財(cái)務(wù)審計(jì)、資料審計(jì)、設(shè)備采購等項(xiàng)目的所屬部門和個(gè)人予以表揚(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)。檔案室工作人員的工作態(tài)度、操作技能、業(yè)務(wù)素質(zhì)應(yīng)納入個(gè)人榮譽(yù)和績效，貫徹有功必獎(jiǎng)，有責(zé)必究的管理精神。

（三）優(yōu)化服務(wù)隊(duì)伍

檔案管理人員的能力和素養(yǎng)很大程度上決定著醫(yī)院檔案管理工作水平?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)期的檔案管理工作對相關(guān)人員提出更高的技能要求，應(yīng)開展檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從理論和應(yīng)用兩方面訓(xùn)練其基本技能，引導(dǎo)其樹立互聯(lián)網(wǎng)思維，掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、電子技術(shù)、多媒體技術(shù)等新興信息技術(shù)知識，提高信息調(diào)研、導(dǎo)航和決策能力。除此以外，醫(yī)院要加強(qiáng)對檔案管理人員的思想政治教育和職業(yè)素養(yǎng)教育，向其灌輸愛崗敬業(yè)、熱情服務(wù)、大局為先、耐心細(xì)致等優(yōu)秀品質(zhì)，提高檔案管理人員的政治覺悟，激發(fā)其責(zé)任意識和奮斗精神。醫(yī)院應(yīng)重視檔案管理人才招聘，提高應(yīng)聘門檻，實(shí)行公開、公正的招聘考核。可與高校簽訂人才委培協(xié)議，培育有潛力、有技能、有思想、有紀(jì)律的檔案管理人員，不斷優(yōu)化檔案管理工作隊(duì)伍。

三、結(jié)語

“互聯(lián)網(wǎng)+”使得醫(yī)院檔案管理工作面臨全新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。要實(shí)現(xiàn)深度轉(zhuǎn)型和優(yōu)化發(fā)展，醫(yī)院必須完善與檔案管理相關(guān)的軟硬件配置，創(chuàng)新領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)和監(jiān)督考核機(jī)制，重視員工培訓(xùn)，優(yōu)化管理隊(duì)伍，不斷加深檔案資源的開發(fā)和利用程度，解決技術(shù)難題，拓展服務(wù)范圍，讓檔案管理成為醫(yī)院深化內(nèi)部改革，改善醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，樹立良好口碑的窗口。

參考文獻(xiàn)：

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