企業(yè)合同管理的信息化發(fā)展研究

岳峻

中圖分類號：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2019）10-081-02

摘 要 合同管理不僅僅是簡單的建立協(xié)議，還包含了法律權(quán)利以及民事義務(wù)，我國《合同法》中明確規(guī)定了合同管理的原則，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)重視。本文將結(jié)合信息化建設(shè)對合同管理的必要性，討論信息技術(shù)在提高合同起草效率、在線變更終止、生產(chǎn)項(xiàng)目管理、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)審核、合同風(fēng)險(xiǎn)管理等方面的應(yīng)用，為相關(guān)人員提供參考。

關(guān)鍵詞 企業(yè)合同管理 信息化

在計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，企業(yè)在完成現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型時(shí)，建立信息化合同管理系統(tǒng)已經(jīng)是必然趨勢。信息化合同管理系統(tǒng)能有效彌補(bǔ)人力管理的不足，例如：提高合同文件共享效率、準(zhǔn)確分析數(shù)據(jù)漏洞等等。通過對數(shù)據(jù)庫的檢索與分類，可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況起草最佳的合同方案。

一、企業(yè)合同管理內(nèi)容

合同的出現(xiàn)源于人類經(jīng)濟(jì)貿(mào)易發(fā)展的需要，早在古羅馬時(shí)期的經(jīng)濟(jì)交易形式中就出現(xiàn)了合同的雛形，人們事先做出交易規(guī)定，這些規(guī)定以簽訂形成確定后，對應(yīng)法律條文產(chǎn)生效力。隨著西方國家資本主義形式的不斷完善，合同形式與簽訂制度也在不斷細(xì)化。例如：分類、數(shù)量、形式、內(nèi)容都在更新。相比較于西方國家來說，我國的合同管理起步相對較晚，尤其是在以前計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)安排生產(chǎn)經(jīng)營活動均以計(jì)劃指令的形式傳達(dá)，合同管理的形式比較粗淺，相關(guān)的法律法規(guī)尚不健全。改革開放后中國市場經(jīng)濟(jì)得到了巨大發(fā)展，社會經(jīng)濟(jì)活動中交易體量和企業(yè)數(shù)量大幅度增加，合同管理工作也因此越來越受到重視。企業(yè)在日常運(yùn)營中需要處理各式各樣的業(yè)務(wù)，尤其是近幾年全球經(jīng)濟(jì)一體化的深入，讓我國在世界舞臺上占據(jù)更重要的位置，企業(yè)所開展的經(jīng)濟(jì)活動種類愈加復(fù)雜，各項(xiàng)活動在執(zhí)行時(shí)都會衍生大量數(shù)據(jù)信息，如果不對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，會導(dǎo)致企業(yè)在交易合作時(shí)，面臨較大的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。例如：根據(jù)《中國500強(qiáng)企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)調(diào)研報(bào)告》顯示，對于500強(qiáng)企業(yè)造成最大法律風(fēng)險(xiǎn)的活動就是合同管理與內(nèi)部控制。很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員在崗時(shí)間較長，受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)管理模式影響比較深，缺少對市場經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)的防范心理，導(dǎo)致合同管理尚未形成標(biāo)準(zhǔn)制度，對信息化技術(shù)的引進(jìn)也不夠徹底。現(xiàn)代企業(yè)的合同管理主要內(nèi)容包括：合同簽訂管理、合同履約管理、合同變更管理、合同爭議及法律糾紛管理、合同文件管理，其中合同簽訂方面的管理又涵蓋了評審會簽、簽訂用印、登記、備案等內(nèi)容。從企業(yè)實(shí)際糾紛情況來分析，超出50%的糾紛都源于合同管理，因此只有做好合同管理，積極開發(fā)信息化系統(tǒng)的價(jià)值，才能確保企業(yè)在現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)環(huán)境中穩(wěn)定發(fā)展。

二、實(shí)現(xiàn)信息化合同管理的必要性

大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈無疑是21世紀(jì)最熱門的IT詞語，伴隨著世界上第一臺計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)，人類社會的信息運(yùn)行方式開始不斷被改寫。我國李克強(qiáng)總理于2015年在《政府會議報(bào)告》中提到了“互聯(lián)網(wǎng)+”概念，明確了我國信息化改革的方向。企業(yè)身處復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)市場環(huán)境，需要處理的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)日益膨脹，例如：企業(yè)每年需要簽署的合同數(shù)量開始激增，為了保證項(xiàng)目運(yùn)行順利，就需要以合同管理為基礎(chǔ)，對簽訂、履行、核實(shí)等方面工作進(jìn)行深入跟蹤控制，如果仍沿用傳統(tǒng)人工方式進(jìn)行合同管理，在效率、質(zhì)量上都無法滿足社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展對企業(yè)合同管理日益增加的需求。伴隨著外部經(jīng)濟(jì)環(huán)境的復(fù)雜化也給企業(yè)在運(yùn)營時(shí)帶來了更多的風(fēng)險(xiǎn)，例如：財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、法律糾紛風(fēng)險(xiǎn)等等。為了避免風(fēng)險(xiǎn)影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)收益，就需要對合同內(nèi)容加強(qiáng)監(jiān)督。信息化合同管理模式能夠取代傳統(tǒng)人力辦公，利用計(jì)算機(jī)邏輯運(yùn)算提高合同管理的精準(zhǔn)度。合同管理質(zhì)量與企業(yè)內(nèi)部資源調(diào)度、經(jīng)濟(jì)收益核算、生產(chǎn)過程控制等內(nèi)容息息相關(guān)。落實(shí)合同管理信息化建設(shè)，就是將企業(yè)運(yùn)營全過程自動化、智能化，保持高效的工作效率，而且相比較于傳統(tǒng)的人工管理模式，利用信息化技術(shù)進(jìn)行合同管理成本投入小，且操作更為便捷。

三、企業(yè)合同管理信息化發(fā)展研究

（一）提高合同起草效率

企業(yè)在建立項(xiàng)目合同時(shí)，需要根據(jù)實(shí)施項(xiàng)目的具體內(nèi)容與財(cái)政條件來確定合同文件中的各項(xiàng)細(xì)節(jié)，并完成對應(yīng)的起草、審批工作，利用信息化技術(shù)可以有效提高合同的起草效率。1、信息化線上簽審平臺能夠極大改進(jìn)合同起草、簽審流程的效率，例如：初擬的合同可以在線上即時(shí)發(fā)送，用戶角色經(jīng)過權(quán)限設(shè)定后，可以在批準(zhǔn)權(quán)限范圍內(nèi)對合同進(jìn)行查看、審批、修改，加快了信息傳輸?shù)乃俣龋鉀Q了傳統(tǒng)文件流通效率不高的問題，從整體上提高了合同起草的效率。2、建立并運(yùn)用云數(shù)據(jù)庫，可以檢索過去經(jīng)驗(yàn)、提出合理建議。例如，將企業(yè)運(yùn)營過程中所有產(chǎn)生過的歷史數(shù)據(jù)共同集成起來，按照不同內(nèi)容、類型、發(fā)生時(shí)間進(jìn)行歸類，并可以通過搜索引擎非常方面的查找到需要的信息。3、區(qū)塊鏈技術(shù)能更加有效的保障合同文件安全性、保密性。例如，區(qū)塊鏈自身具有閉環(huán)效果，集成了分布式數(shù)據(jù)儲存、點(diǎn)對點(diǎn)傳輸、算法加密等計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以使用密碼學(xué)來構(gòu)建分布式數(shù)據(jù)賬本，且具有防篡改、防盜取等優(yōu)勢。

（二）線上辦理合同變更終止

一旦合同簽訂生效了，如果在項(xiàng)目合同履行期間內(nèi)，需要修改一些合同條款或其他內(nèi)容，合同需要交給項(xiàng)目主導(dǎo)業(yè)務(wù)部門起草變更，并確保新起草的補(bǔ)充合同審批流程與原合同相一致。根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際管理經(jīng)驗(yàn)，合同在執(zhí)行時(shí)，經(jīng)常會因?yàn)橐馔庾儎?、突發(fā)情況造成條款上的修改或終止，以往人工管理模式下，信息的流通速度比較慢，這樣一來，合同變更的執(zhí)行率也會降低，而使用信息技術(shù)后，在軟件平臺上可以第一時(shí)間觀察到合同變更的情況，然后提高業(yè)務(wù)處理效率。對于無法繼續(xù)的合同，也可以通過合同管理流程的審核評估后，選擇是否終止合同。

（三）統(tǒng)籌生產(chǎn)項(xiàng)目管理

一個(gè)企業(yè)在運(yùn)行時(shí)，往往需要同時(shí)執(zhí)行多個(gè)項(xiàng)目，而合同信息管理中的分系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)在線對所有項(xiàng)目數(shù)據(jù)的一體化監(jiān)控，例如：代辦項(xiàng)目、項(xiàng)目進(jìn)度、已完成的項(xiàng)目，然后以不同的視角對項(xiàng)目運(yùn)行情況進(jìn)行監(jiān)控，例如：流轉(zhuǎn)情況、完成時(shí)間、經(jīng)濟(jì)產(chǎn)值高低、生產(chǎn)類別、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人情況等等，從而使管理層對項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)精細(xì)化的全方位管理。首先，項(xiàng)目的經(jīng)營人員可以在數(shù)據(jù)平臺上添加項(xiàng)目的信息，建立項(xiàng)目。在信息化平臺中，公司領(lǐng)導(dǎo)層人員可以對所立項(xiàng)目進(jìn)行審批，系統(tǒng)可以對審批通過，待完成的項(xiàng)目進(jìn)行自動儲存，最終以圖表的形式展示，項(xiàng)目人員可以通過查看詳情，了解到項(xiàng)目的生產(chǎn)方案、技術(shù)方案、項(xiàng)目人員等數(shù)據(jù)信息。

（四）財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)審核

資金財(cái)產(chǎn)是一個(gè)企業(yè)保證經(jīng)營活動順利開展的物質(zhì)基礎(chǔ)，因此財(cái)務(wù)管理的重要性不言而喻，同樣財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)審核也是公司在合同擬定時(shí)需要重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容。目前，財(cái)務(wù)管理工作內(nèi)容比較復(fù)雜，例如：資金收入、成本支出、采購費(fèi)用、貸款融資、稅務(wù)管理等等。在合同管理階段養(yǎng)成良好的財(cái)務(wù)管理意識能夠幫助管理層人員更直觀的分析公司現(xiàn)有財(cái)政狀況，并了解每項(xiàng)財(cái)務(wù)的具體支出及收入。以往財(cái)務(wù)管理工作都是由會計(jì)人員完成，但是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)量增加后，為了保證財(cái)務(wù)管理效果，就需要將財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)工作與信息化技術(shù)良好的結(jié)合起來。在構(gòu)建信息化平臺后，公司內(nèi)部的所有財(cái)務(wù)管理內(nèi)容都可以在數(shù)據(jù)平臺上得以實(shí)現(xiàn)共享管理，移動終端可以自動根據(jù)當(dāng)日賬單生成財(cái)務(wù)日記數(shù)據(jù)，然后在列表界面中顯示，以便于用戶可以隨時(shí)隨地按照檢索信息來查詢平臺中的各項(xiàng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。另外，數(shù)字化的財(cái)務(wù)系統(tǒng)還為合同管理人員提供了在線審核的操作功能，項(xiàng)目人員將日記賬提交之后，相關(guān)工作人員會對日記賬信息進(jìn)行審核，審核通過后，系統(tǒng)會生成財(cái)務(wù)報(bào)賬單，財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)將報(bào)賬單管理起來。工作人員登錄網(wǎng)站后即可對報(bào)賬單審核情況進(jìn)行查看，并及時(shí)了解回款情況。

（五）合同風(fēng)險(xiǎn)管理

在企業(yè)的合同管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)能夠較為準(zhǔn)確的對現(xiàn)有合同內(nèi)容進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評級，并根據(jù)市場環(huán)境的動態(tài)趨勢，預(yù)測可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，列舉出不同風(fēng)險(xiǎn)的實(shí)際發(fā)生概率，幫助管理者正確分析風(fēng)險(xiǎn)問題，作出正確決策。另外，在信息平臺中還可以實(shí)現(xiàn)對合同風(fēng)險(xiǎn)的自動預(yù)警操作。例如：計(jì)算機(jī)可以自動根據(jù)項(xiàng)目投入數(shù)值與項(xiàng)目規(guī)劃計(jì)算出應(yīng)有的收益率，并判斷勞動力的實(shí)際配置效率，如果項(xiàng)目的配置效率或收益率低于合同要求的基準(zhǔn)收益率，系統(tǒng)就能識別分析出該項(xiàng)目的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)程度，并按照風(fēng)險(xiǎn)等級向各級管理人員及時(shí)發(fā)出預(yù)警信息。

（六）協(xié)同各部門合同管理職能

現(xiàn)在的合同管理涉及專業(yè)內(nèi)容比較復(fù)雜，僅依靠法律或單個(gè)業(yè)務(wù)部門無法保證合同管理的質(zhì)量，且合同在執(zhí)行過程中隨時(shí)可能會出現(xiàn)變化，為了確保合同管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，需要企業(yè)內(nèi)各專業(yè)人員共同參與到合同管理工作中來。傳統(tǒng)管理模式下，企業(yè)內(nèi)各個(gè)部門對于合同內(nèi)容的了解比較局限，而且各部門之間的溝通效率比較低，信息交互效果欠佳，從而形成“信息孤島”現(xiàn)象。在使用信息化合同管理技術(shù)后，合同管理工作就不再是某單個(gè)業(yè)務(wù)部門的任務(wù)，而是在信息化管理平臺上形成以主辦部門牽頭、法律部門引導(dǎo)、相關(guān)部門配合的工作機(jī)制，各相關(guān)專業(yè)人員都將協(xié)同參與合同管理。這樣一來，促進(jìn)企業(yè)的內(nèi)部資源調(diào)配更加優(yōu)化，崗位職責(zé)劃分更加明確，提高了信息交互效率，從而大幅度減少合同管理中的漏洞。為了更好的發(fā)揮各部門專業(yè)職能，需在信息系統(tǒng)中明確定義每個(gè)部門在合同管理中的責(zé)任，例如：審核會簽部門專門負(fù)責(zé)合同起草與簽訂，參與合同談判、論證等工作中，為合同擬定提供專業(yè)的信息咨詢與技術(shù)支持。在合同文本初步擬定后，對專業(yè)內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)。

四、結(jié)語

企業(yè)面臨的經(jīng)濟(jì)市場環(huán)境日益復(fù)雜，企業(yè)與企業(yè)之間的競爭更加激烈，為盡快提高自身的核心競爭力，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)轉(zhuǎn)變思想，重視加強(qiáng)合同管理的信息化建設(shè)，充分發(fā)揮出信息化技術(shù)高效、精準(zhǔn)、共享等優(yōu)勢，規(guī)避合同執(zhí)行中可能會出現(xiàn)的各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)，保持企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。

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