合同管理系統(tǒng)在煤礦企業(yè)管理創(chuàng)新中的應用

宋代廣，秦 蝶，趙盼盼

（山東物商集團濟寧公司 ，山東 濟寧 272100）

0 引 言

臨沂億金物資有限責任公司（以下簡稱為億金公司）作為煤礦物資供應企業(yè)，日常業(yè)務經營涉及大量的合同簽訂與監(jiān)督執(zhí)行、客戶/供應商管理、收付款管理、交貨管理等工作環(huán)節(jié)。特別是隨著企業(yè)發(fā)展，業(yè)務量越來越大，涉及的合同越來越多，各合同的要素也不相同，繼續(xù)采用傳統(tǒng)的手工管理合同方式，往往出現(xiàn)信息不集中，實時性不強等問題。

具體體現(xiàn)在：一是紙質傳遞審批合同，效率低、費時長，無法有效監(jiān)控審簽進度，存檔后查詢不便，可追溯性不強。二是合同信息封閉，無法實時共享信息。三是由于合同種類、數目多，參與人員多，手工和普通Word、Excel管理，無法實現(xiàn)合同進度的實時監(jiān)控。四是采用手工或Excel管理時，由于不同組織的數據格式不統(tǒng)一，采集不能及時持續(xù)，而且準確性低。

所以，傳統(tǒng)的合同管理手段已經不能滿足現(xiàn)有的業(yè)務發(fā)展，必須對合同管理工作實施改革創(chuàng)新，運用信息化的手段，建立一套專門的合同管理系統(tǒng)。這一新的合同管理系統(tǒng)，必須與企業(yè)內控制度相結合，實現(xiàn)合同管理的網絡化、實時化、安全化，有效降低管理成本，提高工作效率；統(tǒng)一合同管理的業(yè)務流程，強化監(jiān)控力度，有效控制經營風險[1-3]。

1 合同管理系統(tǒng)功能需求

通過對億金公司實際合同管理流程的考察及對相關干系人的交流，在認真分析了實際需求并經過確認后，總結出系統(tǒng)應具備以下功能。

1）能夠實時準確地查閱合同的基本信息、計劃收付款和實際收付款狀況、合同變更情況、合同交貨情況、合同開（收）發(fā)票情況、合同進度執(zhí)行情況。

2）可對客戶和供應商評級、鎖定信用差的客戶/供應商；記錄開票、付款信息和聯(lián)絡備忘；可直接查看客戶/供應商參與的項目、簽署的合同、計劃和實際的收付款現(xiàn)狀、開（收）發(fā)票情況；實現(xiàn)對項目相關的合同信息的查詢和統(tǒng)計；實現(xiàn)對客戶或供應商的便捷查詢、隨時調用和任意統(tǒng)計的功能。

3）對公司所運作的業(yè)務進行分類項管理，方便統(tǒng)計每一個業(yè)務項的執(zhí)行情況。

4）通過從系統(tǒng)合同模板起草新合同，規(guī)范合同文本；實現(xiàn)合同文本打印、合同請章管理、合同變更管理，對歷史變更信息及時查詢、對比和分析。記錄雙方當事人簽字蓋章等簽約情況。

5）實現(xiàn)合同的專業(yè)技術、經濟商務、法律審查以及領導審批的網上動態(tài)運行。記錄審批流程各個節(jié)點數據，可追溯歷史查詢。

6）實時查詢合同標的交付及對應的收付款情況。

7）可以實現(xiàn)一筆計劃資金分多次收回和多筆計劃資金一次收回，實現(xiàn)實際資金和計劃資金不對應的實時記錄和回溯查詢。

8）實現(xiàn)對發(fā)票的歸類統(tǒng)計、快捷查詢、明細記錄、及時打印導出相關單據等功能。

9）通過權限管理，實現(xiàn)不同角色享有不同的權限，管理加強了對于數據的控制和安全性管理，也能充分明確職責，并能夠對意外事件進行追查。

10）對所有需代辦事項，如：時間、進度等，系統(tǒng)需做到自動提醒相關負責人處理待辦事項。

2 合同管理系統(tǒng)設計

2.1 總體設計思路

在對功能需求分析的基礎上，明確了合同管理系統(tǒng)的總體設計思路：一是以合同管理為中心，結合客戶/供應商、項目、產品、合同標的、費用、合同文本、進度、收付款、發(fā)票等業(yè)務模塊實現(xiàn)合同全生命周期管理；二是支持查詢、統(tǒng)計、預警、打印、導出、審批等工作；三是強調系統(tǒng)開放性結構，支持多系統(tǒng)對接解決方案。確定了以合同為中心，以文本管理、資金管理、進度管理、標的管理為主線，實現(xiàn)合同全生命周期管理的目標。

2.2 系統(tǒng)架構

整個系統(tǒng)架構包括三層：界面層、業(yè)務層和數據訪問層。

1）界面層。界面層是用戶與系統(tǒng)交互的接口。界面層實現(xiàn)拖拽、縮放、刷新等桌面應用，并實現(xiàn)實時無縫切換。

2）業(yè)務層。業(yè)務層是系統(tǒng)的主體，包含了所有業(yè)務需求模塊及其邏輯關系。各業(yè)務模塊既獨立的進行工作，具有很強的擴展性，又在相互之間建立聯(lián)系。業(yè)務模塊調用數據訪問層對數據庫進行訪問，并將最終結果通過界面層返回給用戶。

3）數據訪問層。數據訪問層主要操作大型關系型數據庫及其所存儲管理的企業(yè)業(yè)務數據。該層通過一定的邏輯模式和權限許可，調閱或者組合分析、形成業(yè)務管理或者管理決策信息，以供業(yè)務層調用。

另外，系統(tǒng)針對每個模塊都提供開放的服務接口功能，用戶經過認證后均可根據授權調用系統(tǒng)內的服務接口。

3 合同管理系統(tǒng)的應用

合同管理系統(tǒng)主要包括合同列表、合同新建、業(yè)務審批、合同資金管理、合同數據查詢統(tǒng)計以及其它功能。

3.1 合同列表

系統(tǒng)提供一組強大的數據列表操作控件，可在任意列表中對相應數據進行列拖拽，正、逆序排列、按列分組查看、隨意顯示/隱藏列頭、多級篩選等。合同列表實現(xiàn)了以下功能：①對合同內容結構化、數據化實現(xiàn)全面信息管理；②支持總分包合同關系管理；③支持框架合同管理；④支持按固定模板起草合同和合同變更管理，可追溯查看任意歷史版本記錄及對比；⑤多狀態(tài)設定，控制合同每個階段審批管理；⑥支持合同每個階段時間提醒，逾期速查；⑦支持多幣種、印花稅管理；⑧支持多種格式合同文本上傳、下載以及任意字段查詢，自定義導出，快速制作和打印各類表單。

3.2 合同新建

合同新建功能包括合同基本信息填寫、合同標的建立以及合同文本的起草等。其中合同文本的起草包含標準合同起草和非標準合同起草兩種情況。標準合同是指運用標準合同庫中的合同模板，快速起草規(guī)范合同。合同經辦人從合同模板中挑選符合經辦合同要求的格式文本，通過自定義變量、引用變量、常量進行控制，對變量部分進行改動。系統(tǒng)能夠識別格式文本哪些地方被修改并做出標記，合同起草完畢后進入該類合同的審核流程。非標準合同文本不需要引用模板，合同經辦人在合同建立頁面直接建立合同并本地上傳或是自由起草合同，系統(tǒng)根據所選擇的合同類別自動生成該類別的審核流程。

當合同新建完成時，系統(tǒng)可以根據合同簽訂時間、合同簽約主體以及合同特征（合同業(yè)務模式+供應商性質）等所填入的合同信息自動生成合同編號。合同編號具有唯一性，當合同作廢后，該編號不可重新使用。

建立合同的同時還可以建立計劃資金、資金條款、合同備忘、合同附件（包括合同附表、技術協(xié)議、比價資料等）及合同查閱人。

3.3 業(yè)務審批

系統(tǒng)可根據合同類型、合同金額和部門等條件自動匹配審批流程，對合同起草、執(zhí)行、變更、終止和結束進行全流程控制。具體表現(xiàn)為以下幾方面的應用：

1）系統(tǒng)能對客戶/供應商等級、項目、合同簽訂/變更、付款、開票實現(xiàn)線上審批流轉，可追溯、查詢每一次審批記錄。

2）系統(tǒng)可以按照不同的部門、下屬單位進行合同的審批會簽流轉，每個單位在流程中擔任不同的節(jié)點，有不同的審批、授權及征詢的權限。

3）系統(tǒng)根據用戶不同的需求，設置固定流、自有流和臨時流，匹配不同的部門、經辦機構、合同類別、資金范圍、審批對方等條件信息，匹配不同的流程要求，可以自動觸發(fā)，也可以人工選擇。

4）系統(tǒng)具有合同打回、歷史意見和流程保存、征詢交流、授權審批、加簽審批、一票否決/通過等功能，滿足合同審批會簽的多種要求。

3.4 合同資金管理

系統(tǒng)在新建合同時即建立收付款計劃。對計劃收付的金額、時間、經手人等作出描述。在執(zhí)行收付款時，新建實際資金，以實際資金來核銷計劃資金，實現(xiàn)多筆計劃資金被一次核銷和一筆計劃資金被多次核銷。通過計劃資金列表和實際資金列表都能完整描述所有合同的計劃資金和實際資金。計劃資金在起草合同后根據合同金額建立，多份合同計劃資金建立后，可通過計劃付款列表進行查詢、統(tǒng)計等。業(yè)務合同經領導審批通過后，系統(tǒng)將合同狀態(tài)改為“執(zhí)行中”，再建立實際付款。合同的實際付款建立后，也可通過實際付款列表進行查詢、統(tǒng)計等。

資金管理功能還包括對發(fā)票的管理，主要有支持發(fā)票類型自定義管理、發(fā)票信息與實際資金相互管理、提醒差額、記錄發(fā)票明細內容、對發(fā)票的整體情況進行跟蹤管理、支持審批，打印發(fā)票審批單等等功能。

3.5 合同數據查詢統(tǒng)計

合同數據查詢統(tǒng)計主要包括合同相關數據的查詢、統(tǒng)計、報表輸出及單據輸出等。

1）合同查詢。系統(tǒng)提供三種合同查詢的方式：一是模糊快捷查詢，可以根據合同管理的常用字段進行單一模糊查詢，常用字段包括：合同名稱、合同編號、合同類別、合同對方、所屬機構、幣種、合同負責人，合同建立人、所屬項目等。二是列表字段組合篩選。在篩選欄中可以輸入相關條件，進行多列組合篩選。三是高級查詢。系統(tǒng)提供高級查詢的功能。高級查詢可以將查詢條件保存起來，當點擊相應按鈕時則執(zhí)行當時保存的查詢操作，實現(xiàn)便捷查詢。用戶可以根據不同的情況靈活選用相應的查詢方式進行合同信息的查詢。

2）分析統(tǒng)計功能。用戶自定義統(tǒng)計數據，系統(tǒng)能夠以折線圖、柱圖、餅圖等方式自動快速顯示出統(tǒng)計數據，該功能不但提高了統(tǒng)計數據的效率，還保證了統(tǒng)計數據的正確性。

3）報表輸出。針對查詢和統(tǒng)計出的數據并結合預先設定的樣式，系統(tǒng)可以自動生成特定的報表，并且報表支持導出EXCEL文件以及打印。

4）單據自動生成。系統(tǒng)根據預先定義的格式自動生成各種單據，比如在合同審批流程執(zhí)行完成后，生成并可以打印合同審查單。在合同付款審批流程執(zhí)行完成后，可以自動生成并打印付款審批單。

3.6 其它功能

合同管理系統(tǒng)除了以上應用外，還具備以下其它功能：

（1）首頁顯示。在系統(tǒng)的首頁設置有合同動態(tài)的提醒信息，顯示最新的待辦事項，以統(tǒng)計圖的形式顯示最新時間區(qū)間的合同、資金信息數據。

（2）移動審批。安裝移動版的合同審批軟件系統(tǒng)后，用戶登錄本系統(tǒng)就會自動顯示所有審批的信息，點擊需要審批的內容，可以進行審批的操作。該功能實現(xiàn)了移動辦公，億金公司各職能人員隨時隨地都可以完成相關工作，減少了信息溝通、傳遞等許多繁縟的環(huán)節(jié)，節(jié)約了成本，縮短了時間，提高了工作效率。

（3）短信提醒功能。用戶在操作本合同系統(tǒng)時，如有提醒事項，系統(tǒng)自動將提醒信息通過發(fā)短信通知用戶。該功能加快了員工處理問題的反應速度，降低了差旅費用和溝通成本，實現(xiàn)了及時以及實時處理合同審批及資金審批等相關業(yè)務工作的目標，從而提高了公司整體運營效率。

4 實施效果

自合同管理系統(tǒng)正式運行以來，億金公司實現(xiàn)了合同管理的信息化、實時化和安全化，有效降低了可管理成本，提高了工作效率，為公司帶來了直接效益和間接效益。

4.1 直接效益

經過實踐，合同管理系統(tǒng)為億金公司帶來的直接效益主要是表現(xiàn)如下幾個方面：

1）在合同管理方面，規(guī)范了合同文本的起草和審批流程，提高了辦公效率，保證了相關資料的完整性，從而有效地節(jié)約了管理成本、降低了經營風險。

2）在資金收付管理方面，財務人員可以準確掌握收付款狀況，保障了賬、款的一致性，執(zhí)行人員和管理人員可以實時監(jiān)督每筆資金的流向，及時匯總報表，從而規(guī)避了財務風險。

3）在合同履行方面，系統(tǒng)提供暢通的交流平臺，支持數據共享，管理人員可以實時監(jiān)督合同、執(zhí)行情況，保證了合同的順利履行。

4）在數據的查詢、統(tǒng)計、歸檔方面，系統(tǒng)強大的數據庫可以存儲大量資料，并能進行精準高效的統(tǒng)計歸檔，進而制定相關報表，從而節(jié)約了數據存儲空間、縮短了統(tǒng)計時間、降低了人工成本。

4.2 間接效益

在取得直接效益的同時，合同管理系統(tǒng)也為企業(yè)帶來巨大的間接效益，具體表現(xiàn)在如下幾個方面：

1）提升企業(yè)形象。億金公司在采用合同管理軟件的同時，考慮了企業(yè)內的物流資源整合，不僅僅提高了自身的管理水平，也大幅度提高了企業(yè)的形象和市場競爭力。

2）為實施供應鏈管理奠定堅實的基礎。通過改造，公司的整體物流體系將比較容易實現(xiàn)一體化的構想，從而對前后端產生極大的影響，大幅度降低整個供應鏈的總成本。

3）行業(yè)示范作用巨大。通過合同管理軟件促進物流整合，提升企業(yè)管理水平，為整個臨礦集團其他企業(yè)作了示范，從而可帶動整個集團管理水平的提高，甚至示范作用將會擴大到整個行業(yè)，產生巨大的社會效益。

4）推動企業(yè)其他管理改進。由于精確的管理和資金信息流的高度統(tǒng)一，將暴露出公司其他管理的薄弱環(huán)節(jié)，從而推動了公司其他管理環(huán)節(jié)的改進。