信息時代高職院二級院校檔案管理工作的創(chuàng)新策略

徐椏

（江蘇商貿(mào)職業(yè)學(xué)院，江蘇南通 226011）

當(dāng)前統(tǒng)招擴招正考驗著高職院二級院校的運行體制，其中針對院校檔案管理方面的工作最為關(guān)鍵。在切實考量二級院校檔案管理工作的實際情況后，發(fā)現(xiàn)大力推進(jìn)檔案管理的信息化工作進(jìn)程是極有必要的，它能夠為高職院校的整體運作發(fā)展提供新動力、新空間。

1 高職院二級院校檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

1.1 二級院校檔案管理的政策實施

在 2014年6月，我國國務(wù)院就正式印發(fā)了《關(guān)于加快發(fā)展現(xiàn)代職業(yè)教育的決定》《現(xiàn)代職業(yè)教育體系建設(shè)規(guī)劃（2014～2020年）》，這些標(biāo)志了我國職業(yè)教育發(fā)展將邁入新階段。為了切實相應(yīng)黨中央號召，各地高職院校也結(jié)合時代發(fā)展新形勢不斷擴大辦學(xué)規(guī)模，建立健全的高職院校組織制度。就以高職院二級院校為例，目前國內(nèi)各地高職院二級院校都建立了“二級管理”體制，它作為一種新型的管理體制迎合信息化時代發(fā)展需要，屬于高職院校級職能背景下的一種宏觀調(diào)控策略，它專門將管理權(quán)限下放到二級院校中，依托于信息化時代新技術(shù)重新架構(gòu)二級院校綜合管理體制。就從綜合管理運營體制上來看，這種新模式相比于傳統(tǒng)的單向單層單級管理模式就融入了像大數(shù)據(jù)、云計算這樣的先進(jìn)技術(shù)內(nèi)容，實現(xiàn)了二級學(xué)院內(nèi)部管理工作的有效細(xì)化，特別是徹底解決了傳統(tǒng)二級學(xué)院在檔案管理工作方面的諸多疑難問題，它為二級院校的新一輪高職人才培養(yǎng)及工作數(shù)據(jù)采集提供了頗有價值的客觀依據(jù)，也為高職院教學(xué)改革、社會服務(wù)提供了合理有效的參考平臺。

1.2 高職院二級院校檔案管理工作的基本現(xiàn)狀

高職院校的主要教育目標(biāo)就是培養(yǎng)高職生職業(yè)技能，所以針對校內(nèi)的檔案管理工作一定要做到位。傳統(tǒng)高職院校所采用的是紙質(zhì)檔案，其中涉及檔案類型眾多，如科研檔案、教學(xué)檔案、黨政文件檔案、計生檔案，以及各種校慶、校際活動、會議、競賽等影像記錄檔案等。這些檔案材料的產(chǎn)生都以實際工作內(nèi)容價值為標(biāo)準(zhǔn)，這為檔案管理人員的日常工作帶來巨大壓力。就以高職院二級院校為例，在剛剛構(gòu)建“二級管理”體制時，他們需要快速接受并適應(yīng)高職院一級組織下移的管理權(quán)限，工作權(quán)限與工作量明顯增多，工作內(nèi)容也相當(dāng)繁雜。就目前許多高職院校而言，他們的二級院校就無法良好承接這一工作，導(dǎo)致自身在檔案管理工作方面存在偏頗。具體來講就包括以下四點現(xiàn)實問題。

1.2.1 檔案管理工作明顯缺乏制度基礎(chǔ)

在“二級管理”體制提出并構(gòu)建之前，高職院校的檔案管理工作始終都遵循“一級管理”工作目標(biāo)，結(jié)合這一工作目標(biāo)分配工作任務(wù)。但對于校內(nèi)的二級院校來說，他們的檔案管理工作制度并沒有完全形成，其工作團(tuán)隊也未能實現(xiàn)對新型二級管理體制工作流程的有效把控，整體來看在檔案管理制度方面還嚴(yán)重缺乏實操經(jīng)驗，如此一來，二級學(xué)院也就無法在短時間內(nèi)建立一套符合于自身的檔案管理工作規(guī)章制度與管理實施辦法。究其根本，高職院二級院校在檔案管理工作方面還明顯缺乏制度基礎(chǔ)，在制度未先行的情況下，其實際管理工作也無法做到有章可循，這為校內(nèi)的檔案管理工作整體帶來諸多困難。

1.2.2 檔案管理工作缺乏實際條件

目前許多高職院二級院校在檔案管理工作方面缺乏實際條件，首先在硬件條件方面，二級院校未能設(shè)置一套標(biāo)準(zhǔn)化的檔案庫房，在檔案材料存放管理方面都需要工作人員自主選擇，無法實現(xiàn)對檔案的集中管理與有序管理。再一方面就是高職院二級院校的檔案管理工作未能結(jié)合現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)手段，在針對新技術(shù)、新設(shè)備的應(yīng)用方面還有所欠缺。

如果從軟件層面看，二級院校并沒有設(shè)置專門的檔案管理體系，在檔案的收集、整理、編目、檢索、利用、保密以及銷毀等方面還無法做到切實到位，沒有針對性的軟件管理方案作為技術(shù)依托。軟件方面的無法跟進(jìn)容易造成二級院校檔案管理工作的不及時、不規(guī)范與不標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)重還可能造成檔案管理收集的無法全面到位，存在檔案管理分類不清、使用不到位等情況。

1.2.3 檔案管理工作缺乏信息化運作過程

傳統(tǒng)高職院二級院校還依然采用舊式檔案管理工作思想與流程，一方面是因為二級院校檔案管理工作人員適應(yīng)舊管理模式，另一方面也是因為二級院校在檔案管理工作信息化體系建設(shè)方面缺乏充足的資金支持。種種原因就導(dǎo)致了二級院校檔案管理工作質(zhì)量與效率的嚴(yán)重低下，許多檔案管理工作任務(wù)無法有效落實到位，這也同時嚴(yán)重影響到了檔案管理工作之于高職院校綜合建設(shè)價值的有效提升。

1.2.4 檔案管理工作缺乏創(chuàng)新意識

在國內(nèi)高職院二級院校中，檔案管理工作普遍缺乏創(chuàng)新意識，學(xué)校會將更多的人力、物力、財力都投放于教學(xué)以及師資力量培育上，同時卻忽視了校內(nèi)檔案管理工作。目前的二級院校中普遍缺乏良好的檔案管理工作模式，特別是對傳統(tǒng)管理模式的突破與改革策略少之又少，這種創(chuàng)新意識的缺乏也從根本上限制了讓二級院校檔案管理工作的突破與優(yōu)化[1]。

大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下的高職院二級院校檔案管理工作創(chuàng)新性策略思考。

在信息時代，高職院二級院校也要做到與時俱進(jìn)，在充分接受高職院?！岸壒芾怼睓?quán)限，建設(shè)“二級管理”體制的過程中，也要充分利用信息時代創(chuàng)新技術(shù)內(nèi)容，如采用大數(shù)據(jù)技術(shù)從整體上優(yōu)化二級院校的檔案管理工作，思考并提出更多創(chuàng)新性管理工作策略。

2 建立二級院校檔案管理工作新制度

首先應(yīng)該建立二級院校檔案管理新制度，實現(xiàn)其檔案掛辦理工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)目標(biāo)，做到檔案管理工作的有序、良性、健康發(fā)展。在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下，二級院校也要更多借鑒海外經(jīng)驗，從根本上立足高職院校教育需要，結(jié)合《電子文件歸檔與檔案管理規(guī)范》這一國家標(biāo)準(zhǔn)來制定符合于二級院校檔案管理工作的有效辦法。在建立檔案管理工作新制度的同時，也必須明確檔案歸檔的具體范圍、電子文件接收的具體格式要求以及檔案保管方式的具體安全級別，結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理模式對檔案的收集、存儲與保密過程進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整?？傮w而言，就是要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)特點，確保二級院校檔案管理工作的實效性，結(jié)合二級院校檔案管理工作動態(tài)構(gòu)建新制度，確保檔案管理有特色、無重復(fù)、形成二級院校所獨有的檔案管理風(fēng)格特色[2]。

2.1 融入二級院校檔案管理信息化實操內(nèi)容

要全面構(gòu)建二級院校的大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，并對系統(tǒng)下的檔案管理工作模式進(jìn)行深度評估，比如說在針對黨群類檔案掛辦理、行政教輔類檔案管理、學(xué)生資料檔案管理、實驗室建設(shè)檔案管理、二級院校總資產(chǎn)檔案管理方面就要才用到綜合功能較強的 Edoas 教育行政辦公系統(tǒng)。這一自動化辦公系統(tǒng)類似于企業(yè)中所采用的 OA 系統(tǒng)，它能夠?qū)崿F(xiàn)對二級院校前端、終端等所有內(nèi)容的全程管控，并實現(xiàn)二級院校與高職院校的相互連接，串接形成一套高職院校整體化的信息檔案管理體系，為高職院校的綜合化發(fā)展做好技術(shù)鋪墊。

2.2 建立檔案管理工作的危機預(yù)警機制與響應(yīng)機制

要為二級院校建立檔案管理的危機預(yù)警機制與響應(yīng)機制，并積極構(gòu)架檔案管理的災(zāi)難恢復(fù)數(shù)據(jù)庫，以實現(xiàn)對檔案管理內(nèi)容的有效完整轉(zhuǎn)換和安全備份，提高檔案管理的機密程度。傳統(tǒng)高職院二級院校的檔案管理是存在巨大漏洞的，它常常因為系統(tǒng)癱瘓而造成檔案資料損失，對二級院校的發(fā)展不利。為此，二級院校應(yīng)該設(shè)置、構(gòu)架信息檔案的安全保護(hù)系統(tǒng)，建立一套行之有效的檔案管理危機預(yù)警與響應(yīng)機制，特別是重視對信息檔案災(zāi)難恢復(fù)數(shù)據(jù)庫的建立，保證信息檔案在校內(nèi)被永久保存。目前許多高職院二級院校都會建立這一在線配合脫機備份的數(shù)據(jù)庫多重保護(hù)系統(tǒng)，配合大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)對信息檔案的災(zāi)難恢復(fù)處理，并取得了不錯的檔案管理效果[3]。

2.3 建立檔案管理工作的創(chuàng)新信息化模式

高職院二級院校必須重視自身內(nèi)部信息檔案的管理與使用過程，要建立檔案管理工作的創(chuàng)新信息化模式，充分結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)內(nèi)容，復(fù)制并生產(chǎn)處更多信息內(nèi)容，以擺脫傳統(tǒng)中對檔案管理認(rèn)知不強的錯誤意識。具體來講，二級學(xué)院檔案作為高職院校檔案的重要組成部分，它的綜合活動原始記錄需要更具權(quán)威性，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)針對該權(quán)威性檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，可確保檔案的再生與復(fù)原，避免傳統(tǒng)中檔案損毀后檔案內(nèi)容的無跡可尋。為此，二級院校還需要探索實施文檔一體化和歸檔雙軌制檔案管理工作信息化模式，以歸檔雙軌制為例，它就提倡將紙質(zhì)檔案文件轉(zhuǎn)化為電子文件，并同時提供大數(shù)據(jù)技術(shù)支持。在如此的技術(shù)思想支持下，二級院校的檔案管理也能實現(xiàn)專題化、系統(tǒng)化、有序化、并同時體現(xiàn)信息化管理的唯一性，為校內(nèi)檔案管理工作人員減負(fù)，也為二級院校檔案管理提供更為優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)工作思路[3]。

除上述外，高職院二級院校針對檔案管理工作人員的崗位工作能力也提出了要求，它就迎合了《高等學(xué)校檔案管理辦法》中所提到的“高校檔案管理人員需要具備檔案管理的專業(yè)知識及信息化管理技能?！倍壴盒n案管理工作枯燥且工作量繁重，所以高職院校一定要提出基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的創(chuàng)新管理辦法與工作模式，一方面為高職檔案管理工作人員減負(fù)，一方面切實提高校內(nèi)檔案管理工作水平，通過校內(nèi)檔案管理工作人員信息化技術(shù)培訓(xùn)、大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用普及等等來提升檔案管理工作人員的崗位工作水平，切實做好二級院校的檔案管理工作。

3 結(jié)語

綜上所述，在信息化時代高職院二級院校的檔案管理工作必須尋求突破創(chuàng)新，滿足當(dāng)前高職院校的統(tǒng)招擴招要求，同時確保檔案管理工作模式與內(nèi)容的及時更新。即運用大數(shù)據(jù)等創(chuàng)新技術(shù)來強化二級院校的整體教育水平，打造二級院校的未來信息化綜合服務(wù)體系。