應(yīng)用型本科二級(jí)學(xué)院教務(wù)員工作探析

江 冰 顧焰波

（南京理工大學(xué)泰州科技學(xué)院，江蘇泰州 225300）

應(yīng)用型本科高校辦學(xué)思路旨在服務(wù)地方社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、培養(yǎng)應(yīng)用型人才、增強(qiáng)學(xué)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)能力，而二級(jí)學(xué)院是培養(yǎng)應(yīng)用型本科人才專業(yè)綜合能力的核心單位，其直接承擔(dān)著應(yīng)用型人才的培養(yǎng)任務(wù)，其教務(wù)管理服務(wù)能力與應(yīng)用型人才培養(yǎng)質(zhì)量息息相關(guān)，二級(jí)學(xué)院教務(wù)工作承擔(dān)著學(xué)院思想理念到具體實(shí)施的重要橋梁作用。其工作繁雜瑣碎，但是決定整個(gè)二級(jí)學(xué)院的教學(xué)運(yùn)行質(zhì)量和師生的幸福指數(shù)。對(duì)教務(wù)工作模式的探討以及如何提升效率顯得尤其重要。

1 二級(jí)學(xué)院教務(wù)員的工作特性

教務(wù)員工作是呈連續(xù)性，教務(wù)員必須對(duì)每一學(xué)期需要承擔(dān)的教務(wù)管理工作和工作核心熟悉和精通。其次是服務(wù)好院系師生，學(xué)校人才培養(yǎng)方案的實(shí)施核心在教學(xué)，許多具體實(shí)施的事務(wù)還需教務(wù)員配合處理，同時(shí)教務(wù)員的工作就是為二級(jí)院系的教學(xué)服務(wù)，為學(xué)院師生服務(wù)。再次就是瑣碎性，繁雜性，教務(wù)工作不是單一的，隨著學(xué)校教學(xué)改革和教務(wù)工作是要進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整的。四是周期性強(qiáng)，在工作繁多瑣碎的過程又具有周期性，每學(xué)年所要從事的常規(guī)工作是穩(wěn)定的， 例如課表的編排、學(xué)生重補(bǔ)修、期末考試安排、學(xué)生評(píng)教等等，在一定的時(shí)間內(nèi)要完成工作。教務(wù)工作必須仔細(xì)嚴(yán)謹(jǐn)，才能確保二級(jí)學(xué)院的教學(xué)工作井然有序，這就很考驗(yàn)教務(wù)員工作的細(xì)心和耐心，教務(wù)工作雖平凡但是它是保證二級(jí)學(xué)院教學(xué)工作開展的重中之重。

2 二級(jí)學(xué)院教務(wù)員的工作模式

2.1 教務(wù)常規(guī)工作模式

2.1.1 做好二級(jí)學(xué)院教師的教務(wù)工作

根據(jù)二級(jí)學(xué)院教務(wù)工作需求做好教師授課計(jì)劃、教學(xué)進(jìn)程表、教學(xué)任務(wù)書、開課情況統(tǒng)計(jì)表等；組織教師調(diào)整各專業(yè)教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱，根據(jù)教師的教學(xué)任務(wù)初步計(jì)算教師工作量等；做好各科成績的錄入以及相應(yīng)補(bǔ)考，安排課程以及期末考試；進(jìn)行畢業(yè)生的畢業(yè)論文答辯工作等；報(bào)送期末考試試卷樣卷；報(bào)送畢業(yè)論文、畢業(yè)實(shí)習(xí)成績；報(bào)送畢業(yè)生畢業(yè)、學(xué)位資格審核相關(guān)材料，提供畢業(yè)生畢業(yè)、結(jié)業(yè)、授予學(xué)士學(xué)位的學(xué)生名單。

2.1.2 做好學(xué)生教務(wù)工作

配合教務(wù)處做好新生分班、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等工作。通知學(xué)生進(jìn)行核心通識(shí)課（公共選修課）選課等。

2.1.3 其它教務(wù)工作

處理好教師調(diào)停課，定期檢查教學(xué)計(jì)劃與教學(xué)大綱執(zhí)行情況并做好總結(jié)、重要材料整理歸檔等工作，在應(yīng)用型人才培養(yǎng)方案實(shí)施階段，對(duì)應(yīng)用型課程建設(shè)、課程調(diào)整等進(jìn)行相關(guān)協(xié)助，學(xué)期末通知本學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教師進(jìn)行同行評(píng)教，統(tǒng)計(jì)本學(xué)院評(píng)教的所有數(shù)據(jù)報(bào)送統(tǒng)計(jì)結(jié)果至教務(wù)處。通知教師進(jìn)行期末考試試卷命題工作；進(jìn)行專業(yè)課期末考試安排；進(jìn)行畢業(yè)生的畢業(yè)論文答辯工作等。

2.2 服務(wù)工作模式

教育本身就是一種服務(wù)，教務(wù)員工作的本質(zhì)就是服務(wù)好二級(jí)學(xué)院的師生。教務(wù)員的服務(wù)工作模式，直接影響二級(jí)學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生的教務(wù)管理質(zhì)量。

2.2.1 服務(wù)二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)

教務(wù)員充分發(fā)揮學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)以及各部門與二級(jí)學(xué)院紐帶作用，一方面及時(shí)傳達(dá)學(xué)院發(fā)展精神以及工作部署安排，同時(shí)配合好二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)安排工作；另一方面將教師意見、教學(xué)意見、學(xué)生想法意見及時(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)布置工作時(shí)提供師生意見信息等。

2.2.2 服務(wù)二級(jí)學(xué)院教師

確保二級(jí)學(xué)院的教學(xué)工作順利開展，在學(xué)期中各個(gè)時(shí)間段都會(huì)有相應(yīng)的工作進(jìn)程要求，這就需要教務(wù)員和教師們參與和配合好，在開展工作的過程中，要做好事先通知，細(xì)心解答、熱心服務(wù)，理清工作流程和各項(xiàng)材料手續(xù)的準(zhǔn)備環(huán)節(jié)，減少教師們重復(fù)整理，優(yōu)化服務(wù)方式。

2.2.3 服務(wù)二級(jí)學(xué)院學(xué)生

根據(jù)每一位學(xué)生的不同情況，提出的不同問題，教務(wù)員要悉心解決，并且注意解決問題的方式，學(xué)生由于存在個(gè)體差異，對(duì)待學(xué)生的態(tài)度、方式要注意技巧，無法解決的問題不能一口回絕，要指出學(xué)生解決問題的方法和相應(yīng)解決問題的部門，告訴學(xué)生如何解決，

2.3 拓展工作模式

教務(wù)管理工作是專業(yè)常規(guī)性以及動(dòng)態(tài)性兼具的工作，這就需要教務(wù)員充分履行好教務(wù)管理工作，同時(shí)還要有工作技能和心得體會(huì)，這樣才能勝任自己的工作。主要通過教務(wù)員處理好工作與服務(wù)兩者之間的關(guān)系，對(duì)自身的教務(wù)管理工作不斷進(jìn)行反思，在執(zhí)行工作職責(zé)的同時(shí)服務(wù)好院系師生。另外，對(duì)學(xué)院的發(fā)展定位以及應(yīng)用型人才培養(yǎng)方案要了然于心，采取有效的方式提升自我素養(yǎng)，在工作中要會(huì)運(yùn)用心理學(xué)、管理學(xué)以及教育學(xué)的學(xué)科。這不僅能有效提升自身的理論素養(yǎng)，而且可以完善知識(shí)結(jié)構(gòu)。此外，在應(yīng)用型本科轉(zhuǎn)型的背景下，二級(jí)學(xué)院肩負(fù)培養(yǎng)符合社會(huì)發(fā)展需要人才重任，教務(wù)管理工作應(yīng)當(dāng)不斷拓展服務(wù)理念，應(yīng)在工作方式以及工作理念上進(jìn)行創(chuàng)新拓展，提升工作內(nèi)涵。

3 二級(jí)院系教務(wù)員工作效率低的原因

3.1 院系事務(wù)繁雜

教務(wù)員除管理學(xué)籍、成績、教學(xué)檔案的基本工作，同時(shí)還需承擔(dān)二級(jí)學(xué)院行政事務(wù)。除了常規(guī)教務(wù)工作要及時(shí)做完外，還要根據(jù)學(xué)院整體工作布置，處理大量文檔整理工作，工作繁雜，量大。隨著應(yīng)用型人才培養(yǎng)方案的調(diào)整，各專業(yè)擴(kuò)招師生人數(shù)又年年攀升，教師與學(xué)生的人數(shù)不斷上升，這就造成教務(wù)員的工作量增大，突發(fā)事件增多，部分工作又必須相應(yīng)責(zé)任，教務(wù)員要承受相應(yīng)的心理壓力。

3.2 教務(wù)管理系統(tǒng)不夠完善

大多院校為了跟上信息化的發(fā)展變化，提高管理水平和工作效率都在使用不同版本的教務(wù)管理系統(tǒng)。但教務(wù)系統(tǒng)有時(shí)在使用的過程中，系統(tǒng)功能不完善，許多教務(wù)工作環(huán)節(jié)不能緊扣相連，還要重復(fù)勞動(dòng)，一些院系的教務(wù)工作流程與教務(wù)管理系統(tǒng)不匹配，部分教務(wù)工作及工作流程與系統(tǒng)要求不一致的現(xiàn)象。造成教務(wù)工作仍較混亂、繁瑣，不能有效地提高工作效率。

3.3 缺乏激勵(lì)獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制

基于教務(wù)管理工作的特性，常常需要其在處理事情的過程中格外謹(jǐn)慎和細(xì)心，所以工作量難以量化，往往沒有固定的規(guī)范條例來衡量他們工作的質(zhì)量，各二級(jí)學(xué)院由于招生規(guī)模以及專業(yè)方向存在不同，各二級(jí)學(xué)院教務(wù)員工作也不盡相同，而在評(píng)優(yōu)評(píng)獎(jiǎng)、職稱評(píng)定上大家又在相同的工作層面，造成一些教務(wù)員工作心理落差大，工作積極性受影響。

4 提高二級(jí)學(xué)院教務(wù)員工作效率的策略

4.1 加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高教務(wù)員的綜合業(yè)務(wù)水平

學(xué)院根據(jù)教務(wù)員崗位需具備的理論知識(shí)和專業(yè)能力要求，進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)及學(xué)習(xí)拓展，給教務(wù)員創(chuàng)造一個(gè)互相交流工作經(jīng)驗(yàn)的平臺(tái)。通過充分了解高等教育發(fā)展現(xiàn)狀，把握學(xué)院教務(wù)核心工作，熟悉掌握教學(xué)管理的基本知識(shí)；熟悉學(xué)校的教學(xué)規(guī)章制度、教學(xué)環(huán)節(jié)和教學(xué)計(jì)劃。

加強(qiáng)教務(wù)員對(duì)教務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用能力，熟練操作現(xiàn)代化辦公軟件，讓辦公更加方便與快捷?？梢暂p松地統(tǒng)計(jì)各種數(shù)據(jù)，提升工作效率，減少錯(cuò)誤。因此，教務(wù)員通過不斷自我充電，適應(yīng)現(xiàn)代化辦公模式，從而提高工作效率。

4.2 建立科學(xué)有序工作模式，提升工作效率

盡管教務(wù)工作龐雜、繁瑣且時(shí)效性強(qiáng)，但一些常規(guī)工作是固定的，每學(xué)年循環(huán)一次。常規(guī)工作教務(wù)員可做好規(guī)劃，提前準(zhǔn)備，例如，提前做好排課準(zhǔn)備，安排好補(bǔ)考和期末考試的前期工作，打印好師生課表和班級(jí)考勤表、避免了開學(xué)初的忙亂。所以教務(wù)員要主動(dòng)工作，合理安排時(shí)間，工作要有前瞻性、未雨綢繆，就會(huì)讓工作有序開展，就能做到事半功倍，從而提高工作效率。而對(duì)于突發(fā)性和緊急性的非常規(guī)工作，這就需要教務(wù)員分清事情的輕重緩急，果斷處理。

教務(wù)員常常要具備主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，雖然目前教務(wù)工作比較復(fù)雜以及繁瑣，常常局限于領(lǐng)導(dǎo)安排工作任務(wù)，服務(wù)方式比較被動(dòng)，但是要干好這項(xiàng)工作，需要自己深入思考，積極主動(dòng)找到工作任務(wù)，并且采取有效的辦法保質(zhì)保量按時(shí)完成任務(wù)。在教務(wù)工作當(dāng)中，要能夠?qū)ぷ魅蝿?wù)的時(shí)間進(jìn)行合理安排。梳理出工作任務(wù)的輕重緩急，才能更好地工作好，服務(wù)好。

4.3 增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)，建立良好人際關(guān)系

1)教務(wù)員聯(lián)系著領(lǐng)導(dǎo)和二級(jí)學(xué)院的師生在，支持配合好領(lǐng)導(dǎo)工作，得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，才會(huì)得到領(lǐng)導(dǎo)支持保證工作的順利開展。2)與院系教師友好相處，對(duì)于教師的要求盡量給予幫助，提高服務(wù)的滿意度。3)增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，以謙和寬容的態(tài)度對(duì)待師生，尊重師生。帶著微笑服務(wù)，對(duì)師生提出的要求盡力幫助辦理，如不能辦理，指明辦理的渠道和方法，這樣才能獲得師生的認(rèn)同，二級(jí)學(xué)院的師生在教務(wù)員開展工作時(shí)也會(huì)積極配合，工作效率自然能有效提高。

4.4 建立激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)工作潛能

高校教學(xué)管理二級(jí)學(xué)院教務(wù)員的工作中要善于運(yùn)用激勵(lì)手段，根據(jù)二級(jí)學(xué)院應(yīng)用型人才培養(yǎng)方案的不同，教務(wù)員的工作內(nèi)容不盡相同，工作量也不能統(tǒng)一考量，對(duì)于工作能力強(qiáng)，創(chuàng)造性高，敬業(yè)愛崗工作業(yè)績突出的教務(wù)工作人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)晉升，同時(shí)建立良好的幫帶互助關(guān)系，鼓勵(lì)具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)和經(jīng)驗(yàn)豐富的教務(wù)員傳授工作心得，大家共同成長，工作氛圍要團(tuán)結(jié)向上，在學(xué)習(xí)互助的過程中進(jìn)一步激發(fā)教務(wù)管理員內(nèi)在的潛能，充分調(diào)動(dòng)其積極性。

做好二級(jí)學(xué)院的教務(wù)工作，是一項(xiàng)長期的、復(fù)雜的過程，教務(wù)員在繁重枯燥的工作中要學(xué)會(huì)調(diào)整自己的工作狀態(tài)，時(shí)刻加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)能力，要運(yùn)用好自己綜合辦公能力，人際關(guān)系處理能力，注重提高工作效率的方式方法，才能保證工作質(zhì)量，服務(wù)好二級(jí)學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)和全體師生，只有得到他們的滿意和肯定才是衡量教務(wù)員工作優(yōu)劣的關(guān)鍵。