辦公室工作精細(xì)化管理難點(diǎn)和策略研究

田競

摘 要 進(jìn)入新時(shí)代以來，我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展進(jìn)一步趨向完善，這同時(shí)也對我國企業(yè)的發(fā)展建設(shè)提出了新的要求。辦公室工作作為企業(yè)管理的重要組成部分，不僅職能關(guān)鍵，而且涉及企業(yè)上下所有工作人員及企業(yè)的大部分事務(wù)。因此，提高辦公室工作的精細(xì)化程度就顯得尤為重要。

關(guān)鍵詞 辦公室工作 精細(xì)化管理 策略研究

就辦公室這一部門的工作職能而言，其在整個(gè)企業(yè)中起到了承上啟下的聯(lián)結(jié)作用，是協(xié)調(diào)各個(gè)部門工作的關(guān)鍵，也是建言獻(xiàn)策、輔助企業(yè)管理人員制定科學(xué)發(fā)展決策的關(guān)鍵所在。但反觀目前我國辦公室的管理工作現(xiàn)狀，仍不盡如人意，尚存在一些問題需要解決。提高辦公室精細(xì)化管理程度可提高辦公效率，避免出現(xiàn)責(zé)任推諉的狀況，對提升企業(yè)的市場競爭能力、增強(qiáng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展能力而言，可謂十分重要。

一、提升辦公室工作精細(xì)化管理的難點(diǎn)

（一）對精細(xì)化管理的重視程度不高

對辦公室的管理工作而言，提升精細(xì)化管理工作的根本就在于提升人對辦公室管理工作精細(xì)化的認(rèn)知程度。辦公室的工作人員作為精細(xì)化管理的核心所在，是推進(jìn)辦公室精細(xì)化管理的核心驅(qū)動力。辦公室的工作具有瑣碎的特點(diǎn)，在實(shí)際工作中，事務(wù)煩冗、任務(wù)繁重的情況時(shí)有發(fā)生。這就很容易導(dǎo)致工作人員出現(xiàn)“十個(gè)指頭按跳蚤”的工作情況。由于沒有從全局去思考問題，且工作策劃缺乏整體性，這就容易導(dǎo)致很少有人能夠真正認(rèn)識到辦公室工作精細(xì)化管理的重要性。辦公室工作人員往往把大部分工作時(shí)間用在了處理瑣碎事務(wù)上，用在精細(xì)化工作事項(xiàng)上的時(shí)間卻很少。這就很容易導(dǎo)致企業(yè)缺乏一個(gè)可以長期為之奮斗的發(fā)展目標(biāo)，而且工作效率也會由于缺乏科學(xué)管理而降低。

總而言之，辦公室工作人員如若缺乏對工作精細(xì)化管理的認(rèn)知與重視程度，就難以提高工作效率，辦公室工作的疏漏也更容易出現(xiàn)。這會嚴(yán)重破壞辦公室工作的和諧程度以及企業(yè)的效益。

（二）辦公室工作人員的素質(zhì)有待提高

在一個(gè)企業(yè)內(nèi)部，辦公室的工作與其他職能部門相比，具有一定的獨(dú)特性。辦公室工作的難度雖然較低，但是事務(wù)繁雜，需要工作人員有較強(qiáng)的耐心，更要求工作人員有極強(qiáng)的責(zé)任感以及使命感。

但我國辦公室管理的現(xiàn)狀卻不容樂觀，受種種因素影響，我國企業(yè)的辦公室人員素質(zhì)往往是參差不齊的。大部分企業(yè)的辦公室工作人員都或多或少地存在工作敷衍應(yīng)付，缺乏細(xì)心、耐心，辦事效率低，拖拉懶散等問題，這也是導(dǎo)致辦公室工作難以實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的主要原因之一。

（三）辦公室精細(xì)化管理制度存在缺陷

“沒有規(guī)矩不成方圓”，對于一個(gè)企業(yè)而言更是如此。要想使一個(gè)企業(yè)的辦公室工作始終保持較高的精細(xì)化程度，就必須加強(qiáng)辦公室管理工作，建立健全企業(yè)辦公室精細(xì)化管理制度。

值得注意的是，現(xiàn)在我國企業(yè)的精細(xì)化管理制度普遍存在缺陷。一些企業(yè)的辦公室難以實(shí)現(xiàn)通過制度來管人、管事，這就導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部難以形成較為有效的制度約束。毫無疑問，辦公室要想實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理就必須建立健全管理制度。唯有如此，工作人員在處理辦公室工作時(shí)才會條理清晰、有條不紊。實(shí)踐證明，沒有良好的規(guī)章制度來輔助工作人員處理辦公室事務(wù)，就很容易導(dǎo)致辦公室出現(xiàn)工作混亂的情況。盡管當(dāng)前大部分企業(yè)對建立健全辦公室管理制度做了一些有益的嘗試，但進(jìn)步的空間還是比較大，一些棘手的辦公室精細(xì)化管理問題，還有待進(jìn)一步解決。

二、實(shí)現(xiàn)辦公室工作精細(xì)化管理的策略

（一）加強(qiáng)辦公室工作人員管理教育

進(jìn)入新時(shí)代以來，我國企業(yè)的發(fā)展對人才素質(zhì)的要求進(jìn)一步提高。一個(gè)優(yōu)秀的辦公室工作人員應(yīng)該是一個(gè)復(fù)合型人才。

每個(gè)企業(yè)都會有很多新上崗的辦公室工作人員，一些企業(yè)為了壓縮成本，就不會給他們安排專業(yè)培訓(xùn)，而是要求他們直接開展工作。這就容易導(dǎo)致這些員工在平時(shí)工作中出現(xiàn)敷衍應(yīng)付的現(xiàn)象，在損毀公司形象的同時(shí)也會降低其他部門的總體工作效率。所以企業(yè)應(yīng)注重細(xì)節(jié)把控，加強(qiáng)課程化、專業(yè)化的訓(xùn)練，以提高工作人員的工作素質(zhì)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)辦公室精細(xì)化管理。[1]

（二）提高工作人員重視程度

一個(gè)企業(yè)辦公室工作人員的責(zé)任意識和服務(wù)意識事關(guān)辦公室工作效率的高低以及工作質(zhì)量的好壞。因此，在實(shí)踐中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)帶頭宣傳辦公室精細(xì)化管理，進(jìn)而加強(qiáng)辦公室工作人員對精細(xì)化管理的重視程度。

提高辦公室工作的精細(xì)化程度應(yīng)從細(xì)節(jié)和小事入手，引導(dǎo)員工加強(qiáng)自身責(zé)任意識的培養(yǎng)，提高員工的服務(wù)意識、責(zé)任意識，這正是實(shí)現(xiàn)辦公室工作精細(xì)化管理的關(guān)鍵所在。[2]

（三）建立健全管理制度以及考評體系

在實(shí)踐中，要想提高辦公室工作的精細(xì)化程度，就必須根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況建立配套的辦公室管理制度，實(shí)現(xiàn)量化管理，進(jìn)而達(dá)到明確每一個(gè)員工的工作職責(zé)的目標(biāo)。這有利于減少員工出現(xiàn)工作懈怠、失誤的情況。[3]

除此之外，企業(yè)還必須完善科學(xué)的考評體系，將員工的績效與員工平日表現(xiàn)、工作業(yè)績、客戶回饋相掛鉤，這就可以極大地激發(fā)工作人員的工作積極性，使員工的工作積極性在無形之中得到提升。[4]

三、結(jié)語

一個(gè)優(yōu)秀的新時(shí)代企業(yè)要想在商海中立于不敗之地，就必須實(shí)現(xiàn)辦公室精細(xì)化管理，不斷革新自身管理理念，從而提高企業(yè)發(fā)展活力，增強(qiáng)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展力與創(chuàng)新能力。

（作者單位為山東省水利水電建筑工程承包有限公司）

參考文獻(xiàn)

[1] 黃慧萍.關(guān)于辦公室工作精細(xì)化管理難點(diǎn)和對策分析[J].農(nóng)村經(jīng)濟(jì)與科技，2019（14）：243-244.

[2] 吳芳.淺析辦公室工作精細(xì)化管理的難點(diǎn)與應(yīng)對策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（10）：39.

[3] 周玉梅.淺析辦公室工作精細(xì)化管理難點(diǎn)和對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（11）：9.

[4] 張文.辦公室工作精細(xì)化管理難點(diǎn)與應(yīng)對策略[J].企業(yè)改革與管理，2017（10）：41-42.