新時(shí)期高校行政管理舉措探析

□楊苑梅

從事務(wù)性質(zhì)上劃分，高校日常管理工作包括行政管理、教學(xué)管理和科研管理等。其中，行政管理是學(xué)校教育教學(xué)、學(xué)術(shù)研究和各項(xiàng)工作的基本保障，是學(xué)校各項(xiàng)工作有序開展的基礎(chǔ)，影響著學(xué)校人才培養(yǎng)的情況和教育教學(xué)質(zhì)量。如今，高校行政管理水平已成為衡量高校綜合實(shí)力的重要標(biāo)準(zhǔn)之一，而隨著我國(guó)教育事業(yè)的發(fā)展和國(guó)家行政管理體制的變革，高校行政管理工作也呈現(xiàn)出新的發(fā)展趨勢(shì)。對(duì)此，高校管理人員應(yīng)準(zhǔn)確把握高校行政管理的未來(lái)發(fā)展方向，切實(shí)探索出一條提升高校行政管理能力的道路。

一、新時(shí)期高校行政管理的趨勢(shì)

1.社會(huì)化。高校行政管理工作的職能主要面向校內(nèi)的相關(guān)行政事務(wù)，主要涉及人事、組織、宣傳、基建、后勤等。一直以來(lái)，高校行政管理都較為封閉，較少面向社會(huì)。如今，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及黨和政府對(duì)高校工作的重視程度越來(lái)越高，高校開始較多地面向社會(huì)服務(wù)，這主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是十九大明確提出迫切需要教育戰(zhàn)線進(jìn)一步提高人才培養(yǎng)和社會(huì)服務(wù)能力。這就要求高校要不斷探索服務(wù)社會(huì)的新方式，提高行政管理效率。此外，建設(shè)服務(wù)型政府的要求也促使高校不斷提高服務(wù)社會(huì)和服務(wù)大眾的能力。二是高校服務(wù)對(duì)象的社會(huì)化。高校本身不僅擁有著豐富的教育資源，還有著其他各類社會(huì)資源，如《全民健身計(jì)劃綱要》中就明確提出各種國(guó)有體育場(chǎng)地設(shè)施都要向社會(huì)開放，加強(qiáng)管理，提高使用效率。在未來(lái)，隨著我國(guó)服務(wù)型政府建設(shè)的不斷完善以及社會(huì)資源分配的不斷優(yōu)化，高校所擁有的社會(huì)資源會(huì)逐步向公眾開放，高校行政管理也會(huì)呈現(xiàn)社會(huì)化的趨勢(shì)。

2.多樣化。隨著管理理念的變革和信息技術(shù)的發(fā)展，高校行政管理方式也呈現(xiàn)出多樣化的發(fā)展趨勢(shì)。在過(guò)去，文件的起草、公布，文檔的整理等行政管理工作較為機(jī)械，如今隨著高校信息化建設(shè)的穩(wěn)步推進(jìn)，高校行政管理工作逐步趨向機(jī)器管理與人工管理、線下管理與線上管理相結(jié)合。如今，高校在教學(xué)信息化建設(shè)方面已取得了一定成就，從內(nèi)容上看，課程資源已十分豐富并實(shí)現(xiàn)了全國(guó)范圍內(nèi)的資源共享；從渠道和形式上看，電視、廣播等傳播渠道的建立也使得課程形式更加豐富多彩。而在高校內(nèi)部OA系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、后勤管理系統(tǒng)等信息化管理方式的不斷升級(jí)也使得管理工作日益多樣，在傳統(tǒng)管理模式下難以實(shí)現(xiàn)的功能借助信息化的建設(shè)得以拓展，如教學(xué)督導(dǎo)和教學(xué)質(zhì)量的監(jiān)控在過(guò)去需要監(jiān)管人員實(shí)地到訪，異地考察更會(huì)耗費(fèi)大量的人力物力，而如今可以借助信息化的設(shè)備遠(yuǎn)程進(jìn)行質(zhì)量管理和質(zhì)量監(jiān)控，大大提升了管理效率。另外，管理對(duì)象的多樣化，在信息化建設(shè)的幫助下，如今高校工作管理對(duì)象不斷擴(kuò)展。在過(guò)去，管理對(duì)象通常為實(shí)體的人、物等，而如今數(shù)據(jù)、電子課程資源等非實(shí)體把管理對(duì)象也納入管理工作中。

二、新時(shí)期高校行政管理的問(wèn)題

1.管理制度創(chuàng)新滯后。在新時(shí)期，高校行政管理的趨勢(shì)使得行政管理的客體更加豐富，新的管理內(nèi)容也要求行政管理多個(gè)主體間的相互溝通協(xié)調(diào)，因此首先就要從管理層予以制度指導(dǎo)。但從目前我國(guó)高校行政管理部門制度建設(shè)的現(xiàn)狀來(lái)看，主要存在兩個(gè)問(wèn)題：一是管理制度滯后。當(dāng)前高校部分行政管理部門還在沿用著傳統(tǒng)管理環(huán)境下的制度，隨著行政管理不斷豐富和管理內(nèi)容的復(fù)雜化，行政管理社會(huì)化、多樣化成為趨勢(shì)，管理標(biāo)準(zhǔn)、管理規(guī)范和管理流程都要進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，滯后的管理制度會(huì)制約著高校行政管理工作的開展。二是管理制度缺乏針對(duì)性。從高校行政管理的內(nèi)容上看，涉及人事、組織、宣傳、基建、后勤等事務(wù)，這就要求在具體的工作領(lǐng)域有一套適應(yīng)性較強(qiáng)的管理制度。但目前高校行政管理制度較多采用的還是總體綱領(lǐng)性制度，適用性和針對(duì)性較差，降低了行政管理的效率。

2.行政管理缺乏規(guī)范化。規(guī)范化是行政管理工作的基本保障。高校行政管理缺乏規(guī)范化主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是文件整理缺乏規(guī)范化。文件整理是高校行政管理中重要的常規(guī)性工作，如今文件管理主體逐漸增多，高校行政管理相關(guān)文件的種類、保存方式等較過(guò)去更加復(fù)雜，而大多的管理部門沒有對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一的管理。與此同時(shí)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各管理部門開始采用文件管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)、云計(jì)算服務(wù)等增進(jìn)文件管理效率，但不同管理部門采用的系統(tǒng)版本、數(shù)據(jù)庫(kù)類型沒有做好系統(tǒng)化的整合工作，這就給行政文件共享以及數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通帶來(lái)了一定的困難。二是管理流程缺乏規(guī)范化。部分管理人員認(rèn)為只要處置結(jié)果合理得當(dāng)，就不必嚴(yán)格遵守管理程序。此外，還存在個(gè)人因素影響大于流程規(guī)范的情況。在高校行政管理社會(huì)化背景下，行政管理流程的規(guī)范性不僅是為了保證行政管理的效率，更是為了能給人民群眾提供更標(biāo)準(zhǔn)、更全面的服務(wù)。

3.行政管理人才不足。行政管理人才不足主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是人員結(jié)構(gòu)失衡。一般來(lái)說(shuō)，高校行政管理部門的人員流動(dòng)較少，人員結(jié)構(gòu)相對(duì)穩(wěn)定，但這也造成了管理人員缺乏競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。隨著高校行政管理工作更多面向社會(huì)和我國(guó)教育體系的市場(chǎng)化，高校行政管理人員勢(shì)必會(huì)面臨著更加激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境。二是素質(zhì)建設(shè)體系不完善。未來(lái)高校行政管理人員面臨著更大的工作壓力和更高的工作要求，而目前我國(guó)行政管理人員和基層工作人員的培訓(xùn)技術(shù)和培訓(xùn)內(nèi)容都較為滯后，培訓(xùn)重點(diǎn)與現(xiàn)實(shí)工作有偏差，僅注重行政管理人員系統(tǒng)操作、政策學(xué)習(xí)硬性知識(shí)的提升，在思想建設(shè)方面主要注重政治思想的教育。但從高校行政管理工作的發(fā)展趨勢(shì)我們可以看出，未來(lái)高校行政管理人員還要注重創(chuàng)意意識(shí)、服務(wù)意識(shí)和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)的培養(yǎng)。

三、新時(shí)期高校行政管理的對(duì)策

1.創(chuàng)新管理制度。行政管理制度的完善主要從兩個(gè)層面進(jìn)行：一是校級(jí)的綱領(lǐng)性制度。要從校級(jí)對(duì)行政管理現(xiàn)狀、面臨的問(wèn)題和未來(lái)的工作重點(diǎn)進(jìn)行制度完善，加強(qiáng)學(xué)校服務(wù)、社會(huì)服務(wù)等方面的制度建設(shè)，給行政管理服務(wù)提供指導(dǎo)性的綱領(lǐng)。同時(shí)為學(xué)校各行政管理部門提供解決方案，最大限度地保證各項(xiàng)事務(wù)的有章可循，形成從縱向到橫向、宏觀到微觀、集中到分散的行政管理制度，保證高校行政管理工作的順利進(jìn)行。二是加強(qiáng)二級(jí)管理單位制度建設(shè)，不斷完善制度內(nèi)容。隨著高校行政管理工作要求的不斷變化和國(guó)家對(duì)高等教育事業(yè)發(fā)展策略的調(diào)整，行政管理方式面臨的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題也不是一成不變的。因此，二級(jí)管理部門在及時(shí)學(xué)習(xí)新出臺(tái)的政策法規(guī)和校級(jí)管理制度的基礎(chǔ)上，要對(duì)最新的工作重點(diǎn)和相關(guān)的管理意見、規(guī)定有著足夠了解，保證行政管理工作的政策性和連續(xù)性。

2.規(guī)范文件管理流程。規(guī)范管理流程首先要從最基礎(chǔ)的層面進(jìn)行，即文件整理和管理的規(guī)范化。第一，要對(duì)文件的撰寫、發(fā)布進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，格式、字體等細(xì)節(jié)要做到統(tǒng)一化，將文檔撰寫格式放置于辦公室醒目位置以及官方網(wǎng)站的首頁(yè)欄目中。第二，要對(duì)行政管理的相關(guān)文件進(jìn)行集中管理，在線上要推動(dòng)各部門之間文件的共享，將每臺(tái)電腦串聯(lián)起來(lái)，方便每個(gè)人都能查找到相應(yīng)的文件。同時(shí)，為保證共享文件的集中和安全管理，要進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限管理。文件管理權(quán)限從訪問(wèn)權(quán)限、查詢權(quán)限、下載權(quán)限等具體操作上進(jìn)行限定，在訪問(wèn)者權(quán)限上根據(jù)訪問(wèn)者處理的模塊和管理級(jí)別進(jìn)行權(quán)限限定，在日常工作中除了專門管理人員，其他人員不得隨意修改和挪動(dòng)文件，如遇確實(shí)需要更改，則需要郵件授權(quán)或紙質(zhì)授權(quán)文件。另外，要做好文件的備份管理，備份要線上和線下共同進(jìn)行，線上采用移動(dòng)設(shè)備存儲(chǔ)和云存儲(chǔ)相結(jié)合的方式，線下則主要進(jìn)行復(fù)印文檔的保存工作。

3.培養(yǎng)行政管理人才。加強(qiáng)高校行政管理人員培養(yǎng)，要注重人才隊(duì)伍思想素養(yǎng)和知識(shí)技能的雙重提升。高校行政管理工作要在市場(chǎng)化、信息化的環(huán)境下保持高度的組織性和紀(jì)律性，要延伸思想教育的內(nèi)涵，將服務(wù)意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)、競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)、職業(yè)規(guī)劃等思想教育融入人才隊(duì)伍建設(shè)中。此外，從管理人員的角度還應(yīng)樹立自主學(xué)習(xí)意識(shí)和愛崗敬業(yè)的作風(fēng)，勇于面對(duì)新技術(shù)、新環(huán)境帶來(lái)的挑戰(zhàn)，努力提升自身綜合素質(zhì)，為高校行政管理工作做出應(yīng)用的貢獻(xiàn)。在新時(shí)期，高校行政管理工作更加突出了社會(huì)化和服務(wù)化。因此，行政管理人員應(yīng)逐步轉(zhuǎn)變管理理念，主動(dòng)了解服務(wù)型政府的相關(guān)政策理論，不斷提升自身管理理念的開放性和服務(wù)性。同時(shí)，管理人員應(yīng)提升觀察能力，即發(fā)現(xiàn)管理流程問(wèn)題和挖掘管理需求的能力，并將發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和需求與各項(xiàng)業(yè)務(wù)有機(jī)結(jié)合，以管理目標(biāo)和管理對(duì)象的需求驅(qū)動(dòng)管理流程和管理方式的革新。