如何做好新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理工作

□胡 妤

人事檔案就個(gè)人而言，是個(gè)人身份的一種象征，就單位而言，是為組織人事工作和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)提供重要的依據(jù)。作為公益一類事業(yè)單位往往忙于應(yīng)付日常繁復(fù)的行政事務(wù)工作，卻疏忽了對(duì)人事檔案的管理。隨著事業(yè)單位制度體制改革不斷深化，2018年底中共中央辦公廳《干部人事檔案工作條例》，為人事檔案管理科學(xué)化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化管理提出了新的要求和新的挑戰(zhàn)。

一、事業(yè)單位人事檔案管理具有積極意義

人事檔案無(wú)小事，從檔案本身來(lái)看，它記錄并保存著個(gè)人基本信息、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷以及反映著個(gè)人工作中德、能、勤、廉情況，主要工作貢獻(xiàn)，專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)情況，工資變動(dòng)、獎(jiǎng)懲、考評(píng)結(jié)果等。從延伸的角度來(lái)看，人事檔案對(duì)個(gè)人職務(wù)定級(jí)和晉升、職稱評(píng)審申報(bào)、五險(xiǎn)一金的辦理、退休工齡認(rèn)定等多方面提供重要依據(jù)。因此，干部人事檔案是事業(yè)單位的重要組成部分。

干部人事檔案對(duì)干部群眾來(lái)說(shuō)它關(guān)系著工作人員職業(yè)規(guī)劃發(fā)展，對(duì)組織來(lái)說(shuō)它是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。中國(guó)共產(chǎn)黨第十九次全國(guó)代表大會(huì)將習(xí)近平的中國(guó)特色社會(huì)主義新時(shí)期確定為全黨的指導(dǎo)思想，落實(shí)干部標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)干部，所有這些都需要在干部人事檔案工作中落實(shí)，需要從制度層面進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)劃和全面部署。

二、事業(yè)單位人事檔案存在的問(wèn)題

1.領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，管理人員責(zé)任意識(shí)不夠。在國(guó)家層面，1991年中央組織部修訂了《干部檔案工作條例》，并出臺(tái)了《干部檔案整理工作細(xì)則》，目的是更好地為干部工作服務(wù)，為國(guó)家積累檔案史料。關(guān)于干部人事檔案管理，僅在27年后對(duì)《干部人事檔案工作條例》進(jìn)行了新的規(guī)定。從交通運(yùn)輸系統(tǒng)來(lái)講，未曾下發(fā)結(jié)合本系統(tǒng)實(shí)際而印發(fā)的人事檔案管理相關(guān)文件?？梢?jiàn)，大多數(shù)事業(yè)單位人事檔案管理意識(shí)相對(duì)較弱。交通運(yùn)輸部東海航海保障中心于2012年正式成立，各項(xiàng)規(guī)章制度中也未涉及相關(guān)工作。由于制度不完善，工作人員思想松懈，執(zhí)行不嚴(yán)，所收集的材料不夠全面。有些檔案記錄的信息或文件無(wú)法準(zhǔn)確、全面地反映個(gè)人的實(shí)際情況。這在一定程度上影響了文件的質(zhì)量，且對(duì)檔案的利用率不高。

2.人事檔案管理規(guī)范性不夠、專業(yè)性不強(qiáng)。人事檔案的規(guī)范管理是真實(shí)性的制度保證，是人事檔案最重要的特性之一。近些年報(bào)刊、新聞?lì)l頻播報(bào)檔案內(nèi)容造假，甚至發(fā)現(xiàn)有些事業(yè)單位的干部人事檔案出現(xiàn)涂改、造假等情況，嚴(yán)重?fù)p害了檔案的權(quán)威性和可信性，這就迫切要求國(guó)家和單位從制度建設(shè)入手，收緊“圍欄”、建設(shè)“大壩”，從根本上消除了干部人事檔案造假的土壤和條件等問(wèn)題。

眾所周知，事業(yè)單位績(jī)效工資改革正不斷推進(jìn)中，人事管理工作量非常大，人事檔案工作僅是人事工作一小部分，通常缺乏關(guān)注。勢(shì)必會(huì)出現(xiàn)管理水平不高、精力投入不足問(wèn)題。特別是大多數(shù)管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)和研究，缺乏文件管理的理論和實(shí)踐。近年來(lái)，中心人教處也在積極尋找人事檔案管理培訓(xùn)基地，以便更加規(guī)范、科學(xué)地做好人事檔案管理工作。咨詢上海市人社部、檔案管理局等有關(guān)部門尋求解決方案，均未得到有效幫助。

3.人事檔案管理水平不高，利用率低。在信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代，大多數(shù)機(jī)構(gòu)的人事檔案管理由單位內(nèi)的人事部門完成，還停留在紙質(zhì)檔案的建立和保管層面，即使有些單位不斷加入信息化手段，由于信息系統(tǒng)疏于維護(hù)更新，其管理的重心還是在實(shí)體管理上，先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)尚未得到廣泛運(yùn)用。由于人事檔案本身具有機(jī)密性、專一性和一次性等特點(diǎn)，導(dǎo)致人事檔案利用率低，不能反映其價(jià)值。中心人事檔案的利用使用次數(shù)屈指可數(shù)，曾在2006年事業(yè)單位工資改革中集中查閱、核實(shí)信息；2017年參加上海市社會(huì)保險(xiǎn)過(guò)程中逐個(gè)查閱人事檔案，因此而發(fā)現(xiàn)人事檔案管理存在諸多問(wèn)題，列如參加工作時(shí)間填寫不一致、工齡計(jì)算有誤差等，導(dǎo)致延遲進(jìn)入社會(huì)保障的時(shí)間，不利于正常工作的有序發(fā)展。

三、新時(shí)期做好事業(yè)單位人事檔案的新舉措

1.加強(qiáng)理解，重視事業(yè)單位人事檔案的管理。制度建設(shè)是治本之策。從國(guó)家層面，新《條例》是在新時(shí)期黨的建設(shè)的基本要求基礎(chǔ)上，全面把習(xí)近平總書(shū)記的重要指示精神貫徹到總結(jié)中國(guó)共產(chǎn)黨十八大以來(lái)吸收干部人事檔案工作的經(jīng)驗(yàn)和實(shí)踐。從制度機(jī)制、內(nèi)容建設(shè)、日常管理、利用評(píng)估、紀(jì)律等方面全面、嚴(yán)格地規(guī)范干部人事檔案工作。為今后各級(jí)各類干部的人事檔案提供基本遵循。它明確了新時(shí)期干部人事檔案的定位，是黨的重要執(zhí)政資源，始終服務(wù)于廣大干部，服務(wù)于黨的新的偉大工程。制度執(zhí)行是關(guān)鍵所在，從事業(yè)單位角度出發(fā)，有必要加強(qiáng)單位內(nèi)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的重視，進(jìn)一步提高檔案意識(shí)。一是開(kāi)展學(xué)習(xí)培訓(xùn)。深入詮釋《條例》，準(zhǔn)確把握《條例》的精神和要求。二是完善配套制度和相關(guān)措施，落實(shí)《條例》要求。三是加強(qiáng)督促檢查。建立人事檔案管理考核制度，以便有力有序地推進(jìn)工作。

2.加強(qiáng)管理模式創(chuàng)新，用新形式、新方法應(yīng)對(duì)新形勢(shì)。從國(guó)家層面來(lái)看，新《條例》首先是管理體制的創(chuàng)新。在《干部檔案工作條例》中簡(jiǎn)化和整合日常管理的具體內(nèi)容，形成以宏觀層面指導(dǎo)和原則要求為重點(diǎn)的黨內(nèi)部規(guī)章，兼顧實(shí)際操作。其次是管理形式方法創(chuàng)新。突出全面、從嚴(yán)要求是新《條例》特色之一。其中，十大類干部人事檔案的具體內(nèi)容已經(jīng)完善；新設(shè)“紀(jì)律和監(jiān)督”章節(jié)；新增檔案審核內(nèi)容等。從事業(yè)單位角度來(lái)看，按照新《條例》精神，首先要加強(qiáng)干部人事檔案“凡提必審”“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”，重點(diǎn)審查干部的出生日期、參加工作時(shí)間等基本信息和重要社會(huì)關(guān)系，檢查檔案內(nèi)容是否真實(shí)，材料是否齊全，是否存在影響干部使用的情況。其次，人事檔案工作應(yīng)堅(jiān)持解決問(wèn)題的關(guān)鍵。根據(jù)干部人事檔案涂改造假等重點(diǎn)問(wèn)題，采用嚴(yán)格的制度和嚴(yán)格的紀(jì)律，規(guī)范檔案的建設(shè)、管理和使用環(huán)節(jié)。要有具體措施：一是嚴(yán)明“建”的職責(zé)。按照各自職責(zé)，共同建立干部人事檔案內(nèi)容，確保歸檔材料的真實(shí)性。二是嚴(yán)肅“管”的紀(jì)律。對(duì)檔案管理環(huán)節(jié)，細(xì)化工作要求，闡明系統(tǒng)規(guī)則。三是嚴(yán)格“用”的程序。明確利用的工作要求、范圍和程序。四是嚴(yán)抓監(jiān)督懲處。建立監(jiān)督檢查、問(wèn)責(zé)制度，對(duì)干部人事檔案中違規(guī)違紀(jì)違法行為作出規(guī)定。

3.加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高專業(yè)水平。人事檔案管理必須首先指導(dǎo)人事檔案工作人員重視檔案管理工作，并定期開(kāi)展檔案管理工作培訓(xùn)。根據(jù)新《條例》要求，特別對(duì)干部人事檔案工作的紀(jì)律和監(jiān)督方面加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，重點(diǎn)抓好三個(gè)方面：一是嚴(yán)明紀(jì)律。提出“十一條禁令”的紀(jì)律要求，劃出工作底線，標(biāo)明工作禁區(qū)，豎立護(hù)欄。二是嚴(yán)格監(jiān)督。明確規(guī)定監(jiān)督職責(zé)，建立全面的多維立體監(jiān)督制度，如上級(jí)監(jiān)督、自我監(jiān)督、內(nèi)部監(jiān)督、其他部門監(jiān)督、社會(huì)監(jiān)督。三是嚴(yán)肅追責(zé)。違反有關(guān)規(guī)定和紀(jì)律的，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定予以糾正。涉嫌違法犯罪的，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家法律法規(guī)處理。

4.創(chuàng)新人事檔案管理和利用方式，注重實(shí)用性。事業(yè)單位干部人事檔案屬于人才信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，其工作核心在于利用使用。這必須將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段納入人事檔案管理，強(qiáng)化服務(wù)理念，嚴(yán)格使用程序，創(chuàng)新使用方法，提高利用效率，充分發(fā)揮檔案資源的作用，體現(xiàn)憑證價(jià)值，提高檔案的管理效率。新《條例》強(qiáng)調(diào)，干部人事檔案使用主要包括查（借）閱、復(fù)制和摘錄等。新《條例》明確了七個(gè)方面干部人事檔案的使用范圍，并率先提出了干部維護(hù)合法權(quán)益的方式和要求。事業(yè)單位組織人事部門應(yīng)利用大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，建立和完善干部人事檔案科學(xué)運(yùn)用機(jī)制，提供準(zhǔn)確、高效的服務(wù)，如干部資源配置、領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)、干部宏觀管理、組織人事工作規(guī)則研究等。只有通過(guò)合理應(yīng)用各種人才信息資源才能促進(jìn)其最大化實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的效用。

總之，人事檔案管理工作在事業(yè)單位的發(fā)展和個(gè)人發(fā)展中發(fā)揮著重要作用，加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案的應(yīng)用與管理，幫助促進(jìn)和實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。在新時(shí)代和新形勢(shì)下，人事檔案管理只有不斷改革和創(chuàng)新系統(tǒng)和模式，形成新的檔案理念，為適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，為檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。