鋼鐵企業(yè)質(zhì)量文檔管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)

文/馬靜 梁夕雯，唐山鋼鐵集團有限責任公司 華北理工大學

1 背景

在鋼鐵企業(yè)中，質(zhì)量文檔種類多，數(shù)量龐大，是支撐整個產(chǎn)品生產(chǎn)全生命周期的關鍵所在。通常情況下，文件經(jīng)過審批以電子文檔形式下發(fā)，但下發(fā)后，無法進行有效的版本控制，歸檔不及時。而在生產(chǎn)現(xiàn)場為了能夠更易于獲得文件，往往以紙質(zhì)文檔保存，這更加劇了文檔管理的難度。質(zhì)量文檔關系公司技術秘密，電子文檔易于傳播，紙質(zhì)文檔較易丟失和破損，技術秘密無法有效進行保護。因此，在質(zhì)量文檔管理中迫切需要解決文檔獲得、文檔同步、文檔歸檔和文檔保密等問題。本系統(tǒng)對管理人員、技術人員和操作人員的實際需求進行了充分調(diào)研，主要設計五大功能模塊，包括用戶管理模塊、權限管理模塊、文檔維護模塊、文檔查看模塊和消息管理模塊，并用Silverlight插件支撐多瀏覽器兼容顯示。

2 質(zhì)量文檔管理系統(tǒng)的設計

2.1 數(shù)據(jù)庫設計

數(shù)據(jù)庫的設計是質(zhì)量管理系統(tǒng)設計中的一個極為重要的部分。本系統(tǒng)中，共設計了7個表，分別是用戶表、部門對照表、文檔管理表、用戶角色表、權限-角色對照表、模塊管理表和文檔結(jié)構表。用戶表主要用來保存系統(tǒng)使用者的基本信息；部門對照表主要存儲整個企業(yè)中所有一級部門及二級部門的名稱及對應關系；文檔管理表是本系統(tǒng)中數(shù)據(jù)量最大，對應關系最全面的一個表結(jié)構；用戶角色表主要是存儲部門下的不同角色；權限-角色對照表主要存儲角色與相應角色下所擁有權限的對應關系；模塊管理表主要是存儲在整個文檔管理系統(tǒng)中功能模塊；文檔結(jié)構表主要保存文檔層級目錄及各目錄之間的關系。

2.2 質(zhì)量文檔管理系統(tǒng)各功能模塊設計

2.2.1 用戶管理模塊

系統(tǒng)可以增加、查詢、修改和刪除用戶。新增加的用戶登錄時輸入用戶名和密碼，系統(tǒng)對用戶名和密碼進行匹配校驗。系統(tǒng)將用戶名和密碼進行匹配校驗，成功后登錄到系統(tǒng)主頁。系統(tǒng)管理人員可根據(jù)部門、用戶名稱、聯(lián)系電話等對用戶的詳細信息進行查詢，如果用戶信息發(fā)生變化，需要對用戶的實際信息進行相應的變更或刪除維護。

2.2.2 權限管理模塊

權限管理是本系統(tǒng)非常重要的安全策略，它確保系統(tǒng)中重要的生產(chǎn)質(zhì)量及工藝文件根據(jù)不同的授權范圍被訪問，確保生產(chǎn)質(zhì)量及工藝文件不被泄露及外傳。權限管理又包括角色權限管理和文檔權限管理。

角色權限管理根據(jù)系統(tǒng)中已經(jīng)建立的各部門進行角色分配。角色權限將系統(tǒng)中已經(jīng)建立的不同功能直接分配到各二級部門中，二級部門中的用戶擁有該部門分配的權限。

文檔權限管理是對系統(tǒng)中不同文檔類別以及相應類別下文檔的權限管理。系統(tǒng)管理員可以將不同二級部門與文檔類別進行關聯(lián)，并賦予不同權限，這些權限主要包括查看、打印和下載權限。同時，本系統(tǒng)中文檔權限管理可以細化到單個文檔權限的控制。同時，為了保證文檔不被泄露，對打印權限與用戶及用戶使用的電腦IP地址進行綁定，只有用戶及IP都一致時，才允許用戶進行打印操作，這也就將文檔安全進行了更高的提升。

2.2.3 文檔維護模塊

擁有文檔維護功能的用戶才能進行文檔的相關管理工作，且只能在被賦予權限規(guī)則內(nèi)進行。文檔維護主要包括新增、刪除、修改、保存和歸檔文檔五種功能。用戶點擊新增后，需要選擇文檔所屬目錄結(jié)構，所能上傳的目錄是有權限控制的，同時選擇內(nèi)部編號、文檔顯示名稱、開始有效時間和結(jié)束有效時間以及文檔路徑進行文檔的上傳新增。文檔在實際進行顯示時會對文件的大小進行容量的限制，同時按照已經(jīng)規(guī)定的規(guī)則對文件名稱進行處理，將相應的文件編號和名稱進行分別顯示。當文檔因為新標準下發(fā)或者其它變化，需要對文檔進行歸檔操作，用戶也可以對文檔進行修改和刪除操作。

2.2.4 文檔查看模塊

文檔查看是通過Silverlight空間，將文檔進行顯示的功能模塊。用戶登錄此模塊后，系統(tǒng)根據(jù)用戶擁有的權限，在頁面中顯示出可以查閱的文件名稱、文件路徑、文件類別、上傳用戶、上傳時間、上傳部門等的列表，用戶點擊文件名稱可自動鏈接到文檔內(nèi)容的展示頁面，頁面支持放大、縮小和全屏顯示功能，在此文檔中支持內(nèi)容查詢，可輸入要查詢的內(nèi)容快速在文檔中定位。用戶也可以根據(jù)需要將此文檔進行收藏，以便能夠更快速的找到常用文檔。具有打印權限的用戶，在相應IP地址下可以進行文檔的打印。

同時，系統(tǒng)支持根據(jù)文檔名稱中關鍵字進行查詢，用戶可根據(jù)需要導出整個文件的目錄。

2.2.5 消息管理模塊

消息管理模塊主要對上傳文檔后進行消息提醒。當有新文檔進行上傳后，當用戶登錄時，會有提示消息。用戶可點擊提示消息，自動鏈接到文檔。用戶也可以到消息管理模塊中找到此消息，點擊鏈接進行文檔的查看。同時，可以對消息標記為已讀以及刪除消息等操作。

3 結(jié)論

質(zhì)量文檔管理系統(tǒng)將質(zhì)量標準、三級規(guī)程、管理體系文件和管理制度等技術文件全部納入系統(tǒng)，進行規(guī)范、高效、全面系統(tǒng)管控和貫徹?？梢酝ㄟ^現(xiàn)場三級機制將有關規(guī)程、標準和管理制度直接貫徹到崗位，并根據(jù)用戶權限設計實施文件分配，減少了文件管控層級，有效解決了傳統(tǒng)模式下的文件發(fā)放不及時、不到位等問題，方便現(xiàn)場得到文件、學習文件、執(zhí)行文件；有效解決了文件修訂后不能對作廢文件及時收回并有效控制的問題。同時，系統(tǒng)可以實現(xiàn)文件下載控制，以及對不必要崗位的屏蔽，有效實施技術文件的保密控制。系統(tǒng)的實施進一步夯實了質(zhì)量管理基礎，將成為體系落地、產(chǎn)品質(zhì)量控制能力持續(xù)提升的有力支撐。該系統(tǒng)的開發(fā)和投入，使文件管理效率和有效性顯著提升，是質(zhì)量管理推進過程中創(chuàng)新管理的具體舉措。