機關事業(yè)單位檔案管理的重要性分析

文/杜姝，湖北省棗陽市市容環(huán)境衛(wèi)生管理局

史時期，機關事業(yè)單位迎來了改革發(fā)展的新契機，檔案管理工作的深入推進，為檔案管理工作的創(chuàng)新、改革發(fā)展的推動，提供了切實有效的保障。當前，機關事業(yè)單位紛紛推進檔案管理建設，在很大程度上提高了檔案管理質量。但是，檔案管理專業(yè)化、信息化建設仍比較滯后，弱化了其在機關事業(yè)單位工作中的重要性。

1 新時期機關事業(yè)單位檔案管理的重要性

當前，我國正處于全面深化改革發(fā)展的新時期，檔案管理的重要性更加明顯，是宣傳教育的主要素材，是機關事業(yè)單位工作查考的依據(jù)，也是深化機關事業(yè)單位改革的重要保障。新的歷史時期，檔案管理在機關事業(yè)單位建設及發(fā)展中有著重要的作用，并集中體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.1 檔案管理為機關事業(yè)單位的工作查考提供依據(jù)

檔案管理作為一項長期而系統(tǒng)的工作，檔案資料庫的完善度能夠保證機關事業(yè)單位的資料查考準確性。檔案資料是單位在實踐活動的產(chǎn)物，有的是當事人的親筆批示、簽名或手稿，這些檔案資料可以作為憑證，為機關查考工作提供依據(jù)；檔案管理記錄著機關事業(yè)單位的人事建設及改革發(fā)展等內容。機關事業(yè)單位工作的系統(tǒng)性、復雜性，特殊性需要檔案管理工作的開展，為單位工作的情況、成果等內容進行歸檔、整理，進而更好地反映單位的現(xiàn)狀。

1.2 檔案管理是機關事業(yè)單位深化內控

檔案管理工作的信息化，加快了檔案管理現(xiàn)代化建設的步伐，為內控管理改革創(chuàng)設了良好的內在環(huán)境；檔案管理為內控管理改革提供了依據(jù)，為改革工作方法的制定及推進夯實了基礎，保障了內控管理改革的全面開展；檔案是宣傳教育的主要素材，為單位工作的開展、改革的推進，創(chuàng)建了良好的宣傳環(huán)境。

1.3 檔案管理為文書資料管理工作創(chuàng)設了良好的內在條件。強化文書資料管理，是機關事業(yè)單位檔案管理工作有效落實的重要保障：首先，在文字資料佐證等情況之下，需要文書檔案信息資源作為重要的依據(jù)，以確保檔案資料的準確性；其次，通過文書檔案，可以更好地利用檔案資料，提高內控管理的質量及效率；再次，機關事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化建設，為文書資料管理工作提供了更加便捷、準確的檔案信息資料，優(yōu)化了管理工作的環(huán)境。

2 目前機關事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)存問題

2.1 檔案管理的重要性未被重視。當機關事業(yè)單位進行檔案管理工作時， 并未正確認識到該項工作的重要性， 因此， 單位領導者進行管理人員的聘請時， 往往缺少相應考察直接上崗， 管理人員管理能力較弱， 或者缺少相關檔案管理工作經(jīng)驗等， 均不利于發(fā)揮檔案管理的作用，最終造成管理工作頻繁出現(xiàn)問題， 直接阻礙了檔案管理的發(fā)展。

2.2 未開展人員離職交接工作。當單位人員出現(xiàn)離職情況時， 只有認真做好相關交接工作， 才能保證各項工作的順利進行。但是，根據(jù)當前情況發(fā)現(xiàn)， 管理人員出現(xiàn)離職后， 并未認真做好具體交接工作， 多數(shù)人員無法全面了解檔案信息， 使其發(fā)生較大經(jīng)濟損失。

3 強化機關事業(yè)單位檔案管理的應對措施

3.1 完善檔案管理制度，提高管理效力

機關事業(yè)單位建立健全管理制度，對管理職責進行細化，提高管理人員的工作積極性，把檔案管理工作作為重點。落實各項規(guī)章制度，確保檔案管理工作落到實處。建立完善的管理制度，明確管理職責，轉變當前管理松散的局面，強化管理監(jiān)督，提高檔案管理效力。優(yōu)化檔案管理模式，以創(chuàng)新發(fā)展為驅動，依托制度創(chuàng)新，為檔案管理改革發(fā)展提供新的思路，以更好地適應新的管理環(huán)境。

3.2 推進檔案管理信息化，優(yōu)化管理環(huán)境

新的歷史時期，要求檔案管理應轉變思維模式，以信息化管理為導向，提高管理效率、創(chuàng)新管理方式：是落實信息系統(tǒng)建設工作，特別是對于信息系統(tǒng)硬軟件的投入，是實現(xiàn)信息化建設的重要基礎；檔案管理信息化建設是一個過程，需要單位立足實際情況，進行科學有效的規(guī)劃，有序推進各項工作。

3.3 強化檔案管理服務，提高利用價值

提高檔案利用價值的關鍵在于機關事業(yè)單位應強化檔案管理的服務效率，要轉變思想觀念，堅持以服務為導向，提高檔案管理的服務性，為檔案管理、創(chuàng)新改革提供數(shù)據(jù)資料，以更好地發(fā)揮檔案管理的重要作用。因此，新的歷史時期，新的工作局面，要求在服務理念上進一步調整，提高檔案資源的利用價值，體現(xiàn)檔案管理的重要性。

綜上，在全新的社會環(huán)境下，公眾對機關單位的服務要求有所提高。做好檔案管理工作，能夠為工作人員執(zhí)行機關服務工作提供重要信息依據(jù)，同時也能夠為領導者提供決策依據(jù)。機關單位為了切實提高工作效率，必須加強內部工作體制改革，尤其是在檔案管理工作方面，一定要重視更新管理理念，創(chuàng)新管理方法，從而實現(xiàn)檔案管理朝高效化、信息化方向發(fā)展。