檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的運(yùn)用

文/王中瑞，吉林省洮南市機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心

1 檔案管理原理概述

檔案管理工作一直在不斷革新，逐漸進(jìn)入到現(xiàn)代化檔案管理中。值得注意的是檔案管理工作程序非常多，需要不斷記錄最新數(shù)據(jù)，及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，屬于緩慢型管理。當(dāng)前社會(huì)越來越關(guān)注檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，檔案管理工作開展期間，包含很多管理階段，不同檔案管理階段呈現(xiàn)出不同的檔案管理原理。從客觀角度來講，檔案管理的很多活動(dòng)嚴(yán)重阻礙了社會(huì)中各種檔案之間的溝通以及交流，檔案管理具有封閉性特點(diǎn)，因此檔案的管理與檔案的利用之間存在一定的沖突性，這種沖突性激發(fā)出各種檔案管理矛盾，這期間就需要嚴(yán)格遵循檔案管理原則，主要包含標(biāo)準(zhǔn)化、簡潔化、統(tǒng)一化、通用化以及最優(yōu)化。

1.1 標(biāo)準(zhǔn)化：檔案管理原理中標(biāo)準(zhǔn)化主要是指在檔案管理中需要根據(jù)基礎(chǔ)管理標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)管理標(biāo)準(zhǔn)為出發(fā)點(diǎn)?；A(chǔ)檔案標(biāo)準(zhǔn)管理需要注意，根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案管理，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。技術(shù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)主要是現(xiàn)代化檔案管理中一定要積極引進(jìn)先進(jìn)檔案管理設(shè)備以及各種電子信息技術(shù)，合法、合理的對(duì)檔案進(jìn)行管理。

1.2 簡潔化：簡潔化主要是因?yàn)闄n案管理信息比較繁雜，同時(shí)數(shù)據(jù)更是非常多，需要盡量保證檔案管理的各種類型簡潔化，將重復(fù)多余的檔案管理項(xiàng)目進(jìn)行刪除，減少檔案管理的冗余環(huán)節(jié)，這樣才能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效、簡潔。

1.3 統(tǒng)一化：檔案管理還需要嚴(yán)格遵守統(tǒng)一化原理。統(tǒng)一化主要是樹立明確的檔案管理目標(biāo)，對(duì)各個(gè)類型的檔案管理都需要遵守統(tǒng)一的管理規(guī)范；不管是檔案還是檔案內(nèi)容存在的不同，都需要進(jìn)行統(tǒng)一管理，不斷改進(jìn)檔案管理中存在的疏忽以及偏頗問題；檔案管理手段以及模式積極實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一。

1.4 通用化：通用化在檔案管理中的體現(xiàn)主要在檔案重復(fù)管理方面。檔案管理中包含文書立卷、檔案編號(hào)、檔案鑒定以及檔案標(biāo)引等各種程序，這些程序的管理都需要統(tǒng)一操作，及時(shí)對(duì)各項(xiàng)目的管理進(jìn)行更新，保證檔案管理能夠跟上社會(huì)發(fā)展的步伐。

2 檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的運(yùn)用策略

2.1 反饋原理的運(yùn)用

在檔案管理工作中，反饋原理可以簡單理解為檔案信息得到利用后的認(rèn)識(shí)與創(chuàng)新。檔案信息的價(jià)值取決于其在社會(huì)中能夠發(fā)揮出的作用，而非是檔案管理工作的完善與否，因此即便當(dāng)前的檔案管理工作尚不夠完善，但檔案信息本身的價(jià)值卻并不會(huì)因此而受到影響。因此，檔案管理現(xiàn)代化需要以反饋原理為基礎(chǔ)，將檔案提供利用環(huán)節(jié)充分重視起來，使檔案信息最大化的發(fā)揮出自身價(jià)值，并實(shí)現(xiàn)對(duì)其社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益的全面反饋。這樣一來，檔案信息的重要性能夠被充分體現(xiàn)出來，而人們也能夠正確認(rèn)識(shí)到檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義，進(jìn)而對(duì)檔案管理進(jìn)行更多的了解，并提供更多的支持，這對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化來說是非常關(guān)鍵的[3]。另外，檔案信息的使用反饋還能夠及時(shí)體現(xiàn)出當(dāng)前檔案信息的問題以及其在實(shí)際應(yīng)用過程中存在的不足，而檔案管理人員則能夠在基礎(chǔ)上對(duì)當(dāng)前檔案管理的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容、模式等多方面展開針對(duì)性的創(chuàng)新、改進(jìn)、拓展，從而更好的滿足社會(huì)對(duì)于檔案信息的需求，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

2.2 系統(tǒng)管理原理的運(yùn)用

系統(tǒng)管理通常是指相對(duì)于分割式管理模式的一種管理思想，其主要目的是一整體觀念為核心構(gòu)建一個(gè)相對(duì)龐大且系統(tǒng)化的管理模式，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)工程的有效管理。而在檔案管理工作中，系統(tǒng)管理原理則可以理解為不同工作環(huán)節(jié)、工作內(nèi)容在實(shí)際工作中的有效溝通與協(xié)同合作，這對(duì)于解決當(dāng)前檔案管理工作中各部門各自為政的問題能夠起到很大的幫助。因此，在檔案管理工作中，檔案管理人員必須要對(duì)系統(tǒng)管理的重要性進(jìn)行充分的認(rèn)識(shí)，將檔案管理工作看做是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，明確自身在這一系統(tǒng)中的責(zé)任與作用。而管理人員則需要堅(jiān)持系統(tǒng)管理的思想展開管理工作，加強(qiáng)各部門的工作信息溝通，注意對(duì)各部門工作進(jìn)行有效協(xié)調(diào)，從而改變各部門的工作狀態(tài)，加深各部門間的工作聯(lián)系，使檔案管理的工作效率得到大大提升。

2.3 整分合原理的運(yùn)用

整分合原理要求管理工作必須要從系統(tǒng)工程的整體入手，了解發(fā)展過程，總結(jié)發(fā)展規(guī)律，同時(shí)將整體分解為不同功能的部分，之后在通過合理的組織使各個(gè)部分能夠合為一體，使系統(tǒng)工程的分工更加明確。各部分聯(lián)系更加緊密。而在檔案管理工作中，則需要基于這一管理思想展開對(duì)管理目標(biāo)的制定，對(duì)檔案管理工作的當(dāng)前實(shí)際情況以及具體流程進(jìn)行了解，確立科學(xué)合理的整體目標(biāo)，之后根據(jù)檔案整理、檔案保管、檔案檢索、檔案收集等各個(gè)環(huán)節(jié)將整體目標(biāo)細(xì)化為各部門的具體工作目標(biāo)，同時(shí)對(duì)工作責(zé)任、職能范圍進(jìn)行明確。而在實(shí)際工作中，則需要通過針對(duì)性的組織管理來將各個(gè)環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容綜合聯(lián)系起來，這樣一來，檔案管理不僅能夠?qū)崿F(xiàn)各部門的明確分工，使各部門的工作職能得到更好的發(fā)揮，而檔案管理的工作效率也會(huì)隨之提升。

2.4 動(dòng)力原理的運(yùn)用

從檔案管理工作的角度來看，我們可以將動(dòng)力原理簡單理解為對(duì)科學(xué)技術(shù)、硬件設(shè)施等因素的充分利用，而在當(dāng)前形勢(shì)下，檔案管理工作則需要將技術(shù)創(chuàng)新、硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、人才培養(yǎng)等工作重視起來，對(duì)現(xiàn)有資源進(jìn)行最大化的合理利用，從而將科學(xué)技術(shù)、先進(jìn)設(shè)備、信息系統(tǒng)的作用充分發(fā)揮出來，為檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)提供強(qiáng)有力的基礎(chǔ)與動(dòng)力。

3 結(jié)語

檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工作，耗時(shí)較長，只有充分認(rèn)識(shí)案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值才能不斷的提高檔案管理工作的有序性、科學(xué)性、完整性以及安全性。在實(shí)際的應(yīng)用中，應(yīng)該不斷提高檔案的保護(hù)意識(shí)與管理能力，減少外界環(huán)境對(duì)檔案資料的破壞，實(shí)現(xiàn)檔案管理對(duì)于社會(huì)的現(xiàn)代化建設(shè)和國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要實(shí)用意義與價(jià)值。