企業(yè)質(zhì)量管理體系的信息化研究

文/陳曉晴，中國人民大學(xué)

企業(yè)質(zhì)量管理體系主要包含質(zhì)量方針制定、目標指定、質(zhì)量控制以及質(zhì)量改進等等，其主要依靠企業(yè)實際情況，從多個方面開展質(zhì)量管理活動。完善的質(zhì)量管理體系工作可以細分企業(yè)各項活動，保障各項環(huán)節(jié)都可以實現(xiàn)標準化與制度化。當前，我國諸多企業(yè)都引入了質(zhì)量管理體系，但質(zhì)量管理體系的實施存在一定的問題，嚴重影響其運行效率，所以，需要在企業(yè)建立的質(zhì)量管理體系中滲透信息化技術(shù)，以此來保障質(zhì)量管理體系在企業(yè)中的有效運行。

1 信息化質(zhì)量管理體系的提出與概念

1.1 信息化質(zhì)量管理體系的提出

當前，信息技術(shù)已經(jīng)不再是制約信息化發(fā)展的瓶頸，即便是運用同樣的系統(tǒng)，也會因為企業(yè)的運用程度不同呈現(xiàn)出不同的效果。所以，在企業(yè)發(fā)展進程中，想要實現(xiàn)信息化質(zhì)量管理，需要提升信息技術(shù)與設(shè)備的先進性。企業(yè)質(zhì)量管理內(nèi)容十分廣泛，在過程中運用信息化技術(shù)來實現(xiàn)全過程管理，僅靠編制一些管理辦法是無法實現(xiàn)質(zhì)量管理的需求的。所以，需要構(gòu)建一套完善且標準化的質(zhì)量管理體系，以此來規(guī)范信息化質(zhì)量管理建設(shè)。

1.2 信息化質(zhì)量管理體系的概念

首先為信息化質(zhì)量管理體系的內(nèi)涵。依照ISO9000對質(zhì)量管理體系的定義來講，可以將信息化質(zhì)量管理體系定義為：信息化質(zhì)量管理體系主要是以信息化建設(shè)與有關(guān)活動為對象，以此來提升企業(yè)信息化管理實施的成功率；是由與企業(yè)信息化有關(guān)的組織結(jié)構(gòu)、職責、過程以及文件等互聯(lián)的要素構(gòu)成整體。其以質(zhì)量管理體系為地基，在過程中需要借助過程控制來保障信息化建設(shè)的順利開展和進行。

其次為信息化質(zhì)量管理的特征。信息化質(zhì)量管理主要有以下幾點特征：①信息化質(zhì)量管理通過系統(tǒng)工程思想，從整體觀念出發(fā)，其內(nèi)容隱含信息化建設(shè)的所有方面；②信息化質(zhì)量管理屬于過程式管理，可以將資源與活動作為過程來進行管理，重點強調(diào)持續(xù)改進；③信息化質(zhì)量管理也是一種開放性的管理方式，可以在持續(xù)改進的過程中保障管理體系的完善性與充實性。

2 當前企業(yè)質(zhì)量管理體系運行存在的問題

2.1 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)思想認識存在誤區(qū)

在企業(yè)實施質(zhì)量管理體系的過程中，諸多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對質(zhì)量管理體系的認識普遍存在誤區(qū)，使得指導(dǎo)工作沒有很好實施，以致質(zhì)量管理體系難以在企業(yè)中良好運行，同時也難以起到改進和完善企業(yè)質(zhì)量管理水平的作用。

2.2 企業(yè)質(zhì)量管理體系缺少自我改進機制

質(zhì)量管理體系的認證能夠全面提升企業(yè)在社會市場中的競爭力，同時還可以為企業(yè)拓展市場奠定良好基礎(chǔ)。然而，即使當前諸多企業(yè)都會投入大量的時間和精力來取得質(zhì)量管理體系證書，但拿到的證書并沒有發(fā)揮其真正的自身價值，而僅僅只是作為“浮于”企業(yè)表面的一紙憑證而已，主要原因就是企業(yè)缺少自我創(chuàng)新和依據(jù)企業(yè)實際情況改進體系的意識，使得實際運營機制難以滿足質(zhì)量管理體系的要求，同時質(zhì)量管理體系也無法真正地為企業(yè)管理服務(wù)。

2.3 企業(yè)質(zhì)量管理考核指標不科學(xué)

有效的考核對企業(yè)質(zhì)量管理體系的順利實施有著極大的作用。在質(zhì)量管理體系運行的過程中，每一項環(huán)節(jié)都需要有完善的考核標準，同時還可以依照考核結(jié)果來實施獎懲措施，這是保障質(zhì)量管理體系運行的重要環(huán)節(jié)。但大部分企業(yè)的獎懲措施并不清晰，考核標準也不健全，使得質(zhì)量管理體系難以順利在企業(yè)中有效運行。

2.4 管理體系培訓(xùn)工作落實較差

在企業(yè)發(fā)展進程中，推廣與運行質(zhì)量管理體系不僅僅是領(lǐng)導(dǎo)人員的責任，身為企業(yè)重要組成部分的工作人員也肩負著重要責任，可以說推動質(zhì)量管理體系運行是每一位員工必須要參與的任務(wù)。在推廣的過程中，企業(yè)需要對工作人員進行全面培訓(xùn)和教育，使得工作人員可以認識和意識到質(zhì)量管理體系對企業(yè)發(fā)展的重要作用。但是企業(yè)在實際培訓(xùn)過程中存在諸多問題，例如培訓(xùn)與教育僅流于形式，沒有起到良好的效果；只重視對領(lǐng)導(dǎo)人員的培訓(xùn)，忽視了對基層工作人員的培訓(xùn)等等，這些問題都嚴重影響了體系運行的整體質(zhì)量。

3 企業(yè)質(zhì)量管理體系實現(xiàn)信息化的方式

3.1 信息化質(zhì)量管理的運行

信息化質(zhì)量管理體系屬于一種系統(tǒng)化的管理方式，著重強調(diào)依照系統(tǒng)思想來管理信息化建設(shè)的各項事物，使信息化質(zhì)量管理體系可以在企業(yè)中順利實施。另外，為進一步適應(yīng)系統(tǒng)化的管理需要，信息化質(zhì)量管理體系可以運用戴明模型，即為PDCA循環(huán)模型，借助識別影響企業(yè)信息化的因素來構(gòu)建計劃與方案，全面控制企業(yè)的運行體系。在過程中，還可以采用監(jiān)控與測量方式，一旦發(fā)現(xiàn)問題，就需要及時進行改進，全面實現(xiàn)管理體系的高效運行。

為使信息化質(zhì)量管理體系可以全面發(fā)揮出其自身作用，可以構(gòu)建相應(yīng)的工作管理機制，這樣可以進一步規(guī)范信息化建設(shè)的各項行為。另外，因為信息化建設(shè)有著技術(shù)性較強的特點，其在運行的過程中離不開知識庫建設(shè)，因此可以借助知識庫對企業(yè)信息化領(lǐng)域的理論知識與經(jīng)驗教訓(xùn)進行儲存和管理，不僅有利于企業(yè)構(gòu)建出最佳的信息化質(zhì)量管理方案，同時還可以幫助企業(yè)識別出各種風險，進而保障信息化質(zhì)量管理體系建設(shè)的有效性。

3.2 信息化質(zhì)量管理體系的實施路徑

依照對信息化質(zhì)量管理體系運行模式的分析發(fā)現(xiàn)，信息化質(zhì)量管理體系的實施主要是由體系策劃、體系運行、體系評價以及體系改進等部分組成，下面對其實施步驟與內(nèi)容進行分析。

4 體系的策劃

在信息化質(zhì)量管理體系中，各個企業(yè)都需要構(gòu)建信息化管理組織部門，同時明確成員職責，發(fā)揮出帶頭作用，該部門需要與其他部門共同進行策劃，然后給出體系策劃的實施步驟，主要包含企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、信息化發(fā)展規(guī)劃、信息化質(zhì)量管理體系的識別以及編制文件等。需要對每步驟進行全面分析，然后闡述其工作內(nèi)容、工作方式以及預(yù)期成果等，下面對每一步驟進行詳細介紹：①企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃。確定企業(yè)戰(zhàn)略定位以及戰(zhàn)略目標，同時明確企業(yè)的主要業(yè)務(wù)。借助文字的形式來描述企業(yè)如何對改變做出正確反應(yīng)，例如客戶實際需求、發(fā)展機遇、競爭壓力以及各項活動等等；如何合理配置資源，例如資本投資、技術(shù)開發(fā)等等；如何將企業(yè)的發(fā)展目標和發(fā)展策略融合成為一個整體的行動方案；②企業(yè)信息化發(fā)展規(guī)劃。在過程中需要對信息進行全面分析，包括分析企業(yè)運用信息化進行質(zhì)量管理的優(yōu)勢、弱點、挑戰(zhàn)以及機遇，使得企業(yè)可以認識到自身實際發(fā)展情況以及信息化所處水平，這樣可以為決策者提供參考依據(jù)；③信息化質(zhì)量管理體系的過程識別。識別企業(yè)信息化質(zhì)量管理體系的過程主要包含確定信息質(zhì)量管理體系的適用范圍、方針、目標設(shè)定以及資源分析等等。適用范圍的確定能夠指揮信息化質(zhì)量管理體系的精確建設(shè)；確定的方針是信息化質(zhì)量管理體系的推動原則；目標設(shè)定明確了信息化質(zhì)量管理體系的發(fā)展方向，之后對總目標進行分析和拆分，進而確定下屬各個部門的發(fā)展目標，從而保障總目標的順利實現(xiàn)；資源分析對象主要包含人力、成本和軟硬件，資源分析工作即全面明確各個部門資源的使用方式與用途等等，這樣可以保障資源的合理運用。只有識別和分析信息化質(zhì)量管理體系的過程，才能夠在體系運行的過程中對其進行合理控制；④編制系統(tǒng)文件。編制系統(tǒng)文件屬于最后一個步驟，該步驟是進行系統(tǒng)評價的重要依據(jù)，在過程中需要構(gòu)建完善的總體結(jié)構(gòu)。體系的文件主要為管理手冊、程序文件以及表單記錄三個部分。

4.1 體系運行

在體系策劃的背景下，體系運行需要進行企業(yè)信息系統(tǒng)與管理體系的導(dǎo)入與實施，主要包含宣傳、教育與培訓(xùn)，組織調(diào)整以及資源配置。

宣傳、教育與培訓(xùn)的對象是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員和管理信息化工作的人員，內(nèi)容主要是與企業(yè)信息化相關(guān)的理念、技術(shù)以及方案，目的就是提升領(lǐng)導(dǎo)人員對信息化質(zhì)量管理體系建設(shè)的重視度和決心，另外，還可以使信息化工作人員快速掌握開展信息化質(zhì)量管理的技術(shù)與方式，進而解決企業(yè)缺少信息化人才的這一問題。

4.2 體系評價

這一階段主要是對運行過程進行監(jiān)督與評價，包括企業(yè)內(nèi)部審核、過程監(jiān)控以及信息化效益的評價等等。對運行過程進行評審、對數(shù)據(jù)信息進行收集與分析，可以使企業(yè)了解和掌握信息化質(zhì)量管理體系與信息系統(tǒng)的運行情況，同時還可以清楚知道需要改善的地方。是以，這一階段的輸出成果是體系改進階段的關(guān)鍵輸入。

4.3 體系改進

將體系評價的輸出結(jié)果作為參照依據(jù)，制定完善的糾正措施與預(yù)防措施。針對體系運行過程中存在的問題制定相應(yīng)的改進措施，這樣可以使企業(yè)信息化質(zhì)量管理水平不斷提升，業(yè)務(wù)流程也會更加標準化，為提升企業(yè)綜合實力打下堅實的基礎(chǔ)。

5 結(jié)束語

結(jié)合全文，在企業(yè)中實施信息化質(zhì)量管理，需要對企業(yè)運行過程進行全面監(jiān)督與控制，以此來保障信息化質(zhì)量管理體系的有效性。企業(yè)信息化質(zhì)量管理體系應(yīng)依照企業(yè)自身特點來進行設(shè)計，在運行的過程中需要根據(jù)PDCA模型進行持續(xù)改進以呈現(xiàn)“螺旋式上升”的發(fā)展趨勢，這不僅對建立規(guī)范化的信息化質(zhì)量管理有重要作用，同時還可以為企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展提供保障。