物資采購風(fēng)險因素分析及防控

文/徐長貴，舍得酒業(yè)股份有限公司

物資采購是為了保障生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常開展而購入各類材料、設(shè)施、工具等。物資的采購工作作為企業(yè)生產(chǎn)運營中的重要環(huán)節(jié)，是其利潤收取、控制成本的關(guān)鍵源頭。物資采購主要包含制訂購置計劃、選取供貨商、物資購買審批、定價咨詢、訂立合同并落實、物資驗收和領(lǐng)用、貨款支付、核算等多項內(nèi)容。在采購時，因多種原因影響，使得在采購的各階段都有著諸多風(fēng)險。因此，必須通過不斷提升對采購風(fēng)險的控制力度，強化風(fēng)險管控，以確保企業(yè)經(jīng)濟收益和質(zhì)量的不斷提升。

1 企業(yè)在物資采購中的主要風(fēng)險因素

1.1 價格風(fēng)險

首先，在投標前因相關(guān)業(yè)務(wù)人員與供應(yīng)商之間互相串通，可能會出現(xiàn)標底透露等問題，從而造成企業(yè)采購遭受經(jīng)濟損失。其次，采購人員在價格評估時發(fā)生失誤且進行了批量購進，引起價格風(fēng)險。

1.2 采購質(zhì)量存在風(fēng)險

首先，因供應(yīng)商所提供物資的質(zhì)量不滿足產(chǎn)品要求，造成企業(yè)無法正常開展生產(chǎn)活動，對用戶在技術(shù)、經(jīng)濟及企業(yè)名譽等方面造成嚴重損害。其次，供應(yīng)商所提供物資質(zhì)量以次充好，從而對企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量、加工制造及交貨期等造成直接影響，降低了企業(yè)的產(chǎn)品競爭力與信譽。

1.3 計劃風(fēng)險

首先，由于市場需求出現(xiàn)變動，對采購計劃準確性上帶來重要影響。其次，采購計劃制定不科學(xué)，和預(yù)定目標存在很大偏差，在采購中引起計劃風(fēng)險的出現(xiàn)。

1.4 合同風(fēng)險

首先，盲目簽訂合同，存在條款模糊等現(xiàn)象，并簡化違約職責(zé)約束，君子協(xié)定、口頭協(xié)議，且公證、鑒證合同比例較低等。其次，不正當(dāng)?shù)暮贤袨椋u方為了轉(zhuǎn)變其不利的市場競爭地位，經(jīng)常會采取許多不正當(dāng)?shù)氖侄危缧匈V采購人員以套得采購標底，提供虛假優(yōu)惠，用一些好處當(dāng)誘餌來公開出售劣質(zhì)產(chǎn)品。此外，有的采購人員為貪圖小利而犧牲了企業(yè)的利益，無法嚴格依照規(guī)定進行合同簽訂。

1.5 驗收風(fēng)險

數(shù)量短缺，質(zhì)量方面以次充好、魚目混珠；在規(guī)格、品種方面貨物不滿足產(chǎn)品規(guī)定和質(zhì)量要求等。

1.6 存量風(fēng)險

首先，采購量方面無法及時達到生產(chǎn)需求，造成生產(chǎn)活動中斷進而引起風(fēng)險。其次，盲目采購，引起貨物積壓，使得大量資金被沉積在庫存之中，造成資金的周轉(zhuǎn)率下降，從而引起存量風(fēng)險。

2 物資采購風(fēng)險因素的防控措施

2.1 實施物資的集中采購

物資集中化采購，可使分散權(quán)力得以集中，并使隱性權(quán)力透明化。加強對物資供應(yīng)采購的統(tǒng)一化管控，保證專業(yè)優(yōu)勢的充分發(fā)揮。同時，集中采購便于監(jiān)控，從而在買方市場環(huán)境下，可使批量優(yōu)勢得以有效發(fā)揮，以盡可能防控采購風(fēng)險。

2.2 改善供商資源，構(gòu)建合格供應(yīng)商系統(tǒng)

首先，要認真調(diào)查供貨商資質(zhì)、品牌、倉儲能力、銷售業(yè)績等，在可能的情況下，派人到現(xiàn)場實地考察，以對其做出總體客觀評價。從企管、采購、專業(yè)技術(shù)等部門抽調(diào)人員組建供貨商選評小組，以對供貨商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨能力、售后、技術(shù)水平等方面進行評價。第二，對供貨商產(chǎn)品實施小批量試用，并按照合作狀況逐漸增大采購力度。再者，做好年度供貨商考核，對于較好合作的供應(yīng)商，可建立長期的合作關(guān)系。為防止物資采購的質(zhì)量風(fēng)險，可根據(jù)所采購物資的重要性開展分類，并對一些重點物資實施二次檢測。

2.3 合理確定采購價格與選擇采購方式

首先，完善采購價格的確定方式，通過采用招標、協(xié)議、多方競價和咨詢比對等多類形式來制定科學(xué)的購入物資價格。其次，采購單位要按照需求選擇與經(jīng)濟、技術(shù)、法律法規(guī)、環(huán)保、質(zhì)量等相關(guān)人員參加審核與談判，嚴格控制采購過程。再者，采購單位要研究關(guān)鍵物資的價格走勢與成本組成，明確關(guān)鍵物資的參考價和采購價，并創(chuàng)建購買定價數(shù)據(jù)庫，以定期分析關(guān)鍵物資的供需情況和價格趨勢加以科學(xué)運用。

2.4 強化合同管理和合同風(fēng)險防控

在簽訂合同前，要認真檢驗相應(yīng)條款是否與政策、法規(guī)等相背離，防止出現(xiàn)合同內(nèi)容違法或合同范圍超出當(dāng)事人主體經(jīng)營范圍等情況；利用資信調(diào)查，以掌握供貨商履約水平；對合同條款齊全性及用語是否合理進行審查，并檢驗是否出現(xiàn)以單代約、當(dāng)事人的義務(wù)權(quán)利是否明確、是否簽章齊全、是否具備合同手續(xù)等情況，還應(yīng)審查有關(guān)審批手續(xù)的完備性，強化對原始合同資料的管理和存檔，從而由源頭上控制合同風(fēng)險。對于采購合同已簽訂的，其主辦部門需按照合同內(nèi)主要確定的條款進行及時檢查和跟蹤，在出現(xiàn)異常時，要注意儲存、收集相關(guān)的書面資料，并結(jié)合法律方面相應(yīng)對策采取措施加以處理。

2.5 對物資采購強化驗收控制

首先，應(yīng)不斷改進貨物驗收流程，并考慮貨物的相關(guān)屬性以明確必須檢驗的貨物清單，并要求該類物資必須在提供質(zhì)檢合格報告的條件下才可以入庫。其次，驗收部門或相關(guān)人員需按照合同和質(zhì)檢機構(gòu)的質(zhì)檢證明文件，對發(fā)票、合同等初始材料和所購置物資的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等進行檢查。當(dāng)檢驗合格之后，填寫入庫證明文件，并蓋上入庫收貨用章，然后登記入賬。在貨物入庫之前，相關(guān)采購單位要檢驗商檢證書、合格證等各類質(zhì)量證明材料。在驗收中，對于有較強技術(shù)性、大宗量、新型物資材料，還需實施專業(yè)化檢測，有需要時還應(yīng)委任有相應(yīng)檢驗資格的單位以及由外部選聘專業(yè)人員幫助開展檢驗工作。再者，在驗收中出現(xiàn)異常狀況時，如出現(xiàn)大幅超越合同范圍、缺少合同、超出預(yù)算、出現(xiàn)毀壞等情況的貨物，驗收部門及相關(guān)人員必須及時上報企業(yè)有關(guān)管理部門，然后在查出原因后及時進行解決。針對質(zhì)量檢驗不合格的貨物，相關(guān)部門要按照檢測結(jié)果采取索賠、退貨、有條件的接收等處理措施。

2.6 加強業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)和構(gòu)建內(nèi)部控制機制

首先，應(yīng)構(gòu)建和優(yōu)化采購流程和信息的透明機制，實施公開化的采購制度，防止暗地操作等情況，嚴格化采購流程，做到公開公正。其次，對采購員定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，特別是職業(yè)道德培訓(xùn)，強化采購員的法律意識和理念。再者，對各個崗位的責(zé)任權(quán)力和限制進行明確，并實現(xiàn)各個崗位之間的互相監(jiān)督與限制。最后，要盡可能的控制審批和授權(quán)機制，對有審批權(quán)限的人員在其業(yè)務(wù)方面的審批授權(quán)形式、流程、職責(zé)、權(quán)限等進行嚴格控制。

2.7 整合信息管理系統(tǒng)進行科學(xué)采購

有效整合企業(yè)的生產(chǎn)信息、物資采購系統(tǒng)、財務(wù)信息、營銷信息等系統(tǒng)平臺，以便于各類信息之間實現(xiàn)共享。如根據(jù)生產(chǎn)營銷計劃、財務(wù)預(yù)算、貨物消耗定額等，可獲得準確、可靠的物料采購計劃清單，并可計算出貨物需求情況，確保庫存量的合理性，以保證購置計劃的編制工作可基于準確評估的條件下，降低了人為影響，避免了因計劃偏差而引起物料積存或供應(yīng)短缺等風(fēng)險。

2.8 強化采購績效考核和評估

績效評測即通過構(gòu)建合理有效的評測指標系統(tǒng)，用以檢驗和反映采購單位及業(yè)務(wù)人員的業(yè)績和效率等。當(dāng)前，對于采購工作評測還缺乏統(tǒng)一指標，企業(yè)應(yīng)按照本身狀況合理制定考核指標和要求，按照購入成本、物料質(zhì)量、管理、組織等方面開展評價。采購工作評測人員可由相關(guān)主管單位以及生產(chǎn)、財務(wù)等相關(guān)管理人員和供應(yīng)商共同組成?？冃гu測的首要目的是保證完成采購的目標，其次要提供績效評估的優(yōu)化方法，并為單位和個人獎懲提供參考標準，再者，也可增大業(yè)務(wù)的公開性，同時也可形成良好的激勵作用。

2.9 優(yōu)化企業(yè)的供貨鏈條和開展戰(zhàn)略采購

采購戰(zhàn)略是指企業(yè)在競爭和合作之間追尋平衡性的一種采購方式，以減少采購成本作為目標，以充分掌握物料市場和企業(yè)本身的長期規(guī)劃為基礎(chǔ)，和關(guān)鍵物料供貨商之間建立互贏互惠的伙伴關(guān)系，以有效防止出現(xiàn)供貨中斷等問題，使企業(yè)具備長久的市場競爭力。

3 結(jié)束語

隨著競爭的日益激烈化和經(jīng)濟條件的不斷復(fù)雜化，企業(yè)應(yīng)提升風(fēng)險意識，增強辨識風(fēng)險的水平，并開展有效防控。而物資采購工作作為企業(yè)和外部連接的必然接口，對采購風(fēng)險的防控是十分復(fù)雜的一項工作，其不僅對采購主管單位是一種考驗，也要求企業(yè)各部門間互相配合，從而實現(xiàn)物資采購的預(yù)期效果。