關(guān)于高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀分析與改進(jìn)對策探討

文/王鑫鑫，赤峰工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

1 高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

高職院校檔案管理工作關(guān)系著高職院校的健康發(fā)展，雖然很多高職院校領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)認(rèn)識到了檔案管理的重要性，并采取了一定的措施開展檔案管理工作，但是檔案管理仍然不是十分健全，其管理中還存在諸多問題。具體來看，高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀總結(jié)如下：

1.1 對檔案管理的重視力度不夠

高職院校是人才培養(yǎng)的重要基地，當(dāng)前隨著社會的快速發(fā)展，高職院校的數(shù)量也在不斷增多，高職院校在實際發(fā)展中面臨著較大的壓力，因此院校領(lǐng)導(dǎo)往往都比較注重就業(yè)率和升學(xué)率，而忽視其它方面的管理，這就導(dǎo)致很多領(lǐng)導(dǎo)不注重檔案管理，使得檔案管理面臨著較多的問題。同時，雖然隨著高職院校的有效發(fā)展，部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到了檔案管理的重要性，但是由于受到經(jīng)費以及其它方面原因的影響而導(dǎo)致檔案管理受到影響，無法引入現(xiàn)代化的設(shè)備，這就會導(dǎo)致檔案管理無法滿足院校的實際發(fā)展需求。

1.2 檔案管理專業(yè)化人才欠缺

檔案管理是一項復(fù)雜的工作，其中涉及到的內(nèi)容較多，包含到高校的方方面面，因此只有專業(yè)化的人才才能夠做好檔案管理工作。然而就當(dāng)前我國高職院校的實際發(fā)展情況來看，很多院校都比較缺乏專業(yè)化的檔案管理人員，往往是聘用退休的教師或者沒有經(jīng)驗的學(xué)生來擔(dān)任檔案管理工作，這就導(dǎo)致檔案管理不夠?qū)I(yè)，不利于高校的有效發(fā)展。另外，退休的教師往往年齡較大，對計算機(jī)的運(yùn)用不夠熟悉，在檔案管理的過程中也無法進(jìn)行創(chuàng)新，不能推動檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，從而不利于檔案管理的開展。因此，從這里來看，做好檔案管理人才的培養(yǎng)十分重要。

1.3 沒有構(gòu)建健全的檔案管理制度

健全的檔案管理制度往往能夠?qū)Ω呗氃盒n案管理工作進(jìn)行規(guī)范，使得高職院校檔案管理更加科學(xué)。不過，當(dāng)前我國很多高職院校并沒有構(gòu)建規(guī)范化的檔案管理制度，沒有依據(jù)院校的實際發(fā)展情況進(jìn)行檔案管理制度的制定，導(dǎo)致檔案管理人員在實際管理中沒有規(guī)范化的制度做參考，從而會導(dǎo)致檔案管理較為混亂，管理不夠科學(xué)，影響了檔案管理的效率。

2 高職院校檔案管理工作的改進(jìn)對策

做好高職院校檔案管理工作對于高職院校的長遠(yuǎn)十分有利，具體來看，其檔案管理工作的改進(jìn)應(yīng)當(dāng)從提升重視力度、做好專業(yè)化人才培養(yǎng)以及健全管理制度等方面出發(fā)。

2.1 提升檔案管理的重視力度

首先，高職院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到檔案管理對于院校發(fā)展的重要性，不應(yīng)當(dāng)只重視升學(xué)率和就業(yè)率，應(yīng)當(dāng)將檔案管理放在一個全新的高度，如此才能夠使得檔案管理更加規(guī)范，提升檔案管理的整體水平和效率。其次，應(yīng)當(dāng)做好高校資金的分配，盡量為檔案管理部門分配足夠的資金，以便更好地進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備的引進(jìn)，推動檔案管理更加現(xiàn)代化和先進(jìn)化。最后，應(yīng)當(dāng)在高校內(nèi)部積極開展檔案管理方面的培訓(xùn)，使得高校教師能夠認(rèn)識到檔案管理的重要性，并在具體工作中積極配合檔案管理部門，積極為其提供有用的信息，做好各項信息的健全，為檔案管理的更好開展做好基礎(chǔ)。

2.2 做好檔案管理專業(yè)化人才的培養(yǎng)

一方面，高職院校應(yīng)當(dāng)積極進(jìn)行專業(yè)化檔案管理人才的培養(yǎng)，定期對檔案管理人員進(jìn)行新知識培訓(xùn)，使得他們能夠定期進(jìn)行知識更新，不斷提升檔案管理水平。另一方面，在選擇檔案管理人才的時候應(yīng)當(dāng)把好關(guān)，對其專業(yè)化技能以及綜合素質(zhì)等進(jìn)行考核，確保所選擇的檔案管理人員能夠具備較高的技能和素質(zhì)，促進(jìn)檔案管理水平的全面提升。另外，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理人員計算機(jī)技能的培訓(xùn)，使得檔案管理人員具備較高的計算機(jī)水平，能夠積極運(yùn)用現(xiàn)代化設(shè)備開展管理工作，為檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)行提供應(yīng)有的保障。

2.3 構(gòu)建規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理制度

為了推動檔案管理更加科學(xué)、規(guī)范，高職院校應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的實際發(fā)展情況構(gòu)建相對應(yīng)的檔案管理制度，使得檔案管理人員能夠有明確的制度做參考，推動檔案管理更加規(guī)范。在制定制度的時候應(yīng)當(dāng)結(jié)合高校的實際發(fā)展情況，盡量細(xì)化各類管理標(biāo)準(zhǔn)，比如構(gòu)建科學(xué)化的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)、存放標(biāo)準(zhǔn)等。另外，國家相關(guān)部門也針對于檔案管理頒布了一系列相關(guān)的法律規(guī)范，高職院校在制定檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)的時候，應(yīng)當(dāng)結(jié)合國家該方面的規(guī)定，使得檔案管理具有更強(qiáng)的信息化、現(xiàn)代化等特點，為檔案管理人員更方便地管理做好鋪墊，促進(jìn)高校檔案管理向更加規(guī)范化的方向發(fā)展。

3 結(jié)束語

檔案管理是高職院校基礎(chǔ)性的工作，高職院校的健全發(fā)展離不開檔案管理工作的支持，不過當(dāng)前我國高職院校檔案管理工作開展的還不是十分順利，很多院校檔案管理中都存在一些問題，院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)正視這些問題，不斷進(jìn)行制度以及管理模式的創(chuàng)新，推動檔案管理發(fā)揮更加有利的作用。