在跨行業(yè)集團(tuán)化企業(yè)實(shí)施ERP項(xiàng)目淺談

本次實(shí)施的ERP企業(yè)是包含一個(gè)總部和三個(gè)項(xiàng)目公司的小型集團(tuán)化的企業(yè)，企業(yè)涵蓋煤炭、火電、水電的等行業(yè)，在多企業(yè)、多項(xiàng)目的情況下通過(guò)一套ERP系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)四家獨(dú)立法人企業(yè)、三個(gè)項(xiàng)目企業(yè)的統(tǒng)一管理。

系統(tǒng)涵蓋人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、物資管理、安全管理、全面預(yù)算管理、工作計(jì)劃考核與管理、資金管理及費(fèi)用管理、燃料管理、生產(chǎn)管理等業(yè)務(wù)模塊。人力資源管理涵蓋了組織機(jī)構(gòu)、員工信息、考勤、薪酬管理、績(jī)效管理、培訓(xùn)管理、員工招聘、規(guī)章制度等管理內(nèi)容。財(cái)務(wù)管理涵蓋了總賬、固定資產(chǎn)、會(huì)計(jì)核算、發(fā)票、應(yīng)付、應(yīng)收、財(cái)務(wù)報(bào)表等管理內(nèi)容。物資管理涵蓋了物資計(jì)劃、詢價(jià)、采購(gòu)、合同管理、入庫(kù)、領(lǐng)用、結(jié)算、付款、供應(yīng)商等管理過(guò)程。安全管理涵蓋了安全檢查、安全計(jì)劃、培訓(xùn)、安全獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰、安全事故統(tǒng)計(jì)、安全器材等管理內(nèi)容。全面預(yù)算管理涵蓋了預(yù)算的編制、審核、下發(fā)、控制等內(nèi)容，與物資管理、人力資源管理、生產(chǎn)管理相銜接，做到事前控制，事中管理，事后核對(duì)的有效管理手段。工作計(jì)劃考核與管理主要涵蓋年度工作、月度工作，對(duì)工作的過(guò)程控制實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)管理，做到重點(diǎn)工作有人管理、對(duì)接、處理。資金管理及費(fèi)用管理主要涵蓋財(cái)務(wù)對(duì)資金的借貸審批、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的審批和管理。燃料管理主要涵蓋入廠煤稱重、化驗(yàn)、消耗的過(guò)程管理。生產(chǎn)管理涵蓋設(shè)備管理、缺陷管理、運(yùn)行管理、定期管理、日志管理、工作票、操作票等管理內(nèi)容。

企業(yè)ERP項(xiàng)目實(shí)施按照信息化實(shí)施方法論，根據(jù)信息化建設(shè)的步驟，即需求調(diào)研及確認(rèn)、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、內(nèi)部測(cè)試、上線試運(yùn)行、上線運(yùn)行、系統(tǒng)驗(yàn)收等階段過(guò)程，完成各階段任務(wù)和文檔。ERP項(xiàng)目管理從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：按照項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃實(shí)施。項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃是信息化成功的有力保證，明確項(xiàng)目過(guò)程每個(gè)階段和工作內(nèi)容，ERP實(shí)施工作按照進(jìn)度計(jì)劃執(zhí)行。組織保障，建立項(xiàng)目組織和人員，項(xiàng)目組通過(guò)人員分工，業(yè)務(wù)模塊由項(xiàng)目組業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)，信息人員負(fù)責(zé)權(quán)限、流程、軟件翻譯、系統(tǒng)搭建等工作，有序的推進(jìn)項(xiàng)目實(shí)施工作。項(xiàng)目周例會(huì)制度，每周定期召開(kāi)項(xiàng)目周例會(huì)，匯總項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的問(wèn)題，明確下周的工作計(jì)劃。項(xiàng)目例會(huì)制度是對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行控制的有效手段，保證項(xiàng)目按照實(shí)施計(jì)劃執(zhí)行，同時(shí)掌握影響進(jìn)度的原因，及時(shí)解決問(wèn)題。項(xiàng)目過(guò)程文檔控制，按照項(xiàng)目過(guò)程管理要求，形成各階段文檔，主要過(guò)程文檔《企業(yè)ERP系統(tǒng)需求文檔》、《企業(yè)ERP系統(tǒng)開(kāi)發(fā)文檔》、《企業(yè)ERP系統(tǒng)測(cè)試報(bào)告》、《企業(yè)ERP系統(tǒng)用戶手冊(cè)》。一把手工程，ERP項(xiàng)目是一把手工程，企業(yè)的最高領(lǐng)導(dǎo)者的管理思路和工作要求需要明確，通過(guò)召開(kāi)不同階段的審核會(huì)、定期的匯報(bào)等方式了解一把手對(duì)管理的要求，從而實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的真正實(shí)施，并取得良好的應(yīng)用效果。

本次實(shí)施的ERP特點(diǎn)。實(shí)現(xiàn)多企業(yè)信息化管理，在多企業(yè)、多項(xiàng)目的情況下通過(guò)一套信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)目前四家獨(dú)立法人企業(yè)、三個(gè)項(xiàng)目企業(yè)的統(tǒng)一管理，并根據(jù)不同的業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)企業(yè)、職能部門(mén)、項(xiàng)目的多級(jí)管理。扁平化管理，企業(yè)多行業(yè)、多項(xiàng)目的小型集團(tuán)化管理模式在ERP的固化中無(wú)法匯總審批的問(wèn)題，確定解決方案，項(xiàng)目企業(yè)業(yè)務(wù)流程審批延伸至總部，實(shí)現(xiàn)扁平化管理，業(yè)務(wù)層、管理層、決策層的直接對(duì)接。通過(guò)ERP固化企業(yè)管理流程制度，固化總部、項(xiàng)目企業(yè)業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程審批的標(biāo)準(zhǔn)化，滿足企業(yè)內(nèi)控管理要求。統(tǒng)一物資編碼，從源頭抓物資分類(lèi)，明細(xì)物資編碼，總部與項(xiàng)目企業(yè)統(tǒng)一物資編碼，提取各企業(yè)共性物資統(tǒng)一編碼，屬各企業(yè)生產(chǎn)類(lèi)物資按照編碼規(guī)則執(zhí)行，建立了5級(jí)13位的編碼體系。龐大的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)梳理，梳理業(yè)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。實(shí)時(shí)庫(kù)存管理，通過(guò)ERP系統(tǒng)，實(shí)時(shí)查看當(dāng)前庫(kù)存，提高需求計(jì)劃提報(bào)的準(zhǔn)確性，通過(guò)安全庫(kù)存功能，實(shí)現(xiàn)庫(kù)存及時(shí)補(bǔ)庫(kù)。

業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成化，有效降低管理費(fèi)用，降低庫(kù)存，提高資金利用率及控制經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)；減少壞賬、呆賬金額等；降低備件庫(kù)存及備件成本。業(yè)務(wù)流程規(guī)范化、電子化、標(biāo)準(zhǔn)化，對(duì)企業(yè)現(xiàn)有流程進(jìn)行固化、優(yōu)化，使其更規(guī)范、更有效，改善管理效率。管理更有序，促進(jìn)制度的執(zhí)行，提高設(shè)備的利用率和可靠性指標(biāo)，控制維護(hù)及維修費(fèi)用，延長(zhǎng)設(shè)備的生命周期，提高采購(gòu)效率，更有效地配置生產(chǎn)設(shè)備、人員及其他資源，提高從物資計(jì)劃、采購(gòu)、驗(yàn)收、結(jié)算、付款、保管到領(lǐng)用的綜合管理水平。

流暢性,確保整個(gè)業(yè)務(wù)操作的流暢性。有效性,針對(duì)重要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)設(shè)置預(yù)警等內(nèi)部控制，預(yù)算控制,提報(bào)計(jì)劃時(shí)，選擇預(yù)算科目后自動(dòng)引出發(fā)生前金額，可避免出現(xiàn)無(wú)預(yù)算和超預(yù)算計(jì)劃提報(bào)情況的出現(xiàn)。定標(biāo)控制,定標(biāo)審批界面增加超預(yù)算金額及比例紅色預(yù)警欄，預(yù)警的同時(shí)可以正確選擇對(duì)應(yīng)的審批流；結(jié)算、付款控制，合同簽訂金額≧入庫(kù)金額≧發(fā)票匹配金額≧結(jié)算金額≧付款金額。銜接度,物資模塊與財(cái)務(wù)模塊的業(yè)務(wù)流程銜接。標(biāo)準(zhǔn)化，各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)操作界面的完整性、字段翻譯正確性、字段排列的合規(guī)性。實(shí)操性，根據(jù)項(xiàng)目分類(lèi)（物資類(lèi)、非物資類(lèi)）、合同分類(lèi)（合同類(lèi)、非合同類(lèi)、代儲(chǔ)代銷(xiāo)協(xié)議類(lèi)、合同變更）、付款分類(lèi)（預(yù)付款、進(jìn)度款、質(zhì)保金）不同情況，分別在合同接受/入庫(kù)、出庫(kù)、結(jié)算、付款等環(huán)節(jié)均做了不同的操作方式。

實(shí)施過(guò)程中的問(wèn)題及解決辦法。系統(tǒng)用戶數(shù)有限，權(quán)限職責(zé)不明細(xì)，ERP合同有110用戶數(shù)，因企業(yè)業(yè)務(wù)和人員在總部和三個(gè)項(xiàng)目企業(yè)內(nèi)分配，用戶數(shù)量分配不夠，部分工作采用公用賬號(hào)，影響ERP系統(tǒng)內(nèi)業(yè)務(wù)運(yùn)行效果，系統(tǒng)權(quán)限和責(zé)任不明細(xì)。在實(shí)際工作中，流程環(huán)節(jié)需要實(shí)現(xiàn)人員實(shí)名制，如：火電廠生產(chǎn)管理的工作票、操作票、動(dòng)火票等內(nèi)容，雖已通過(guò)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)實(shí)現(xiàn)了實(shí)名制，但手動(dòng)選擇，無(wú)法保證是實(shí)際工作人員。根據(jù)實(shí)際需要，進(jìn)行半自動(dòng)化流程模式，增加手簽環(huán)節(jié)。系統(tǒng)匯總功能薄弱，業(yè)務(wù)審批數(shù)量增大，ERP系統(tǒng)無(wú)法實(shí)現(xiàn)匯總功能，雖然通過(guò)扁平化管理方式，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)制度和流程的固化，但需要審批的業(yè)務(wù)數(shù)量增大。集中表現(xiàn)在物資采購(gòu)計(jì)劃和人資薪酬、績(jī)效審批環(huán)節(jié)，雖然物資采購(gòu)計(jì)劃按照歸口部門(mén)進(jìn)行填報(bào)，但按照物資分類(lèi)：生產(chǎn)類(lèi)、辦公后勤類(lèi)、勞保類(lèi)、安全類(lèi)，進(jìn)行按類(lèi)審批。時(shí)間緊，任務(wù)重，系統(tǒng)要持續(xù)優(yōu)化。項(xiàng)目組人員雖然是各業(yè)務(wù)的精英，熟悉業(yè)務(wù)流程，但對(duì)企業(yè)的管控思路和重點(diǎn)不清晰，需要和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，需要過(guò)程。項(xiàng)目組人員處于半脫產(chǎn)狀態(tài)，原部門(mén)工作需要兼顧。針對(duì)用戶培訓(xùn)時(shí)，項(xiàng)目組人員是全體培訓(xùn)員，業(yè)務(wù)人員加強(qiáng)軟件功能設(shè)置方面操作，信息人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)流程方面操作，形成項(xiàng)目組人人都是培訓(xùn)員，從而在企業(yè)形成以點(diǎn)帶面，以面帶全局的培訓(xùn)層次。

針對(duì)企業(yè)管理特點(diǎn)，形成與企業(yè)匹配的ERP系統(tǒng)管理，是ERP成功實(shí)施的前提。在ERP系統(tǒng)功能方面，充分體現(xiàn)總部和項(xiàng)目企業(yè)管理一體化的要求，總部和項(xiàng)目企業(yè)的業(yè)務(wù)、流程體系，既滿足項(xiàng)目企業(yè)內(nèi)部管理的需要，同時(shí)滿足總部對(duì)項(xiàng)目企業(yè)垂直管理的需要。針對(duì)企業(yè)特點(diǎn)，ERP各業(yè)務(wù)模塊實(shí)現(xiàn)扁平化管理的要求，項(xiàng)目企業(yè)的業(yè)務(wù)流程審批應(yīng)延伸至總部，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)層、管理層、決策層的直接對(duì)接，確保過(guò)程可查可控。在進(jìn)行ERP項(xiàng)目在建設(shè)時(shí)，要充分征詢相關(guān)部門(mén)和項(xiàng)目企業(yè)管理要求和意見(jiàn)，融合管理中的共性，形成合理內(nèi)容，從而形成ERP業(yè)務(wù)需求方案。只有通過(guò)這種方式，ERP系統(tǒng)才能滿足、適合企業(yè)管理要求。

ERP是現(xiàn)代企業(yè)管理的靈魂，是優(yōu)化企業(yè)整體管理的重要手段，是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成。要站在企業(yè)發(fā)展全局的高度，將企業(yè)已成熟的業(yè)務(wù)、管理體系和制度建設(shè)，通過(guò)ERP系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)一步固化，形成管理嚴(yán)謹(jǐn)、系統(tǒng)化和剛性的管理體系，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展要求，滿足企業(yè)管理需要。通過(guò)ERP系統(tǒng)，將企業(yè)的人力流、資金流、物流、信息流形成有機(jī)整體，有效提高管理要求；通過(guò)ERP系統(tǒng)，將企業(yè)已成熟的管理體系和制度流程進(jìn)行流程化、表單化、信息化，有效提升企業(yè)制度剛性。

與此同時(shí)，要充分認(rèn)識(shí)到EPR系統(tǒng)建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，不可能一蹴而就，要結(jié)合企業(yè)發(fā)展實(shí)際，分批逐步實(shí)施，確保實(shí)施一批、見(jiàn)效一批。ERP系統(tǒng)需要不斷優(yōu)化，持續(xù)改進(jìn)，即使系統(tǒng)的上線試運(yùn)行后，重點(diǎn)是結(jié)合實(shí)際使用情況對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行不斷完善，逐步達(dá)到企業(yè)管理要求。