淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

文/于斌 馬健，泗水縣人力資源和社會(huì)保障局

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

1.1 檔案信息資源未能實(shí)現(xiàn)合理開發(fā)

檔案信息資源的利用價(jià)值開發(fā)屬于事業(yè)單位檔案管理的重要工作內(nèi)容，但據(jù)調(diào)查得知，檔案管理信息化資源利用程度較低的問(wèn)題普遍存在于我國(guó)事業(yè)單位。在實(shí)際走訪調(diào)查中，發(fā)現(xiàn)很多事業(yè)單位檔案管理人員認(rèn)為過(guò)時(shí)的檔案信息不具備利用價(jià)值，這種認(rèn)知下檔案信息資源的有效管理與開發(fā)自然難以實(shí)現(xiàn)。此外，我國(guó)事業(yè)單位檔案信息管理過(guò)于嚴(yán)格與信息資源合理開發(fā)問(wèn)題也存在著一定聯(lián)系，較少的檔案信息開放量直接阻礙著事業(yè)單位檔案信息開發(fā)與共享。

1.2 檔案信息內(nèi)容安全難以得到保障

檔案庫(kù)房曾長(zhǎng)時(shí)間為事業(yè)單位檔案信息內(nèi)容安全保障提供支持，但隨著檔案管理信息化建設(shè)的開展，檔案信息內(nèi)容安全保障正面臨諸多新的挑戰(zhàn)。保證涉密資料的安全屬于檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，但很多事業(yè)單位往往忽略這一點(diǎn)，這就使得事業(yè)單位信息化建設(shè)后出現(xiàn)的公開信息資料審查程序不嚴(yán)、涉密計(jì)算機(jī)使用不規(guī)范等情況，都有可能威脅檔案信息內(nèi)容的安全，一些非法分子很容易憑借竊取的信息達(dá)到不可告人的目的，事業(yè)單位甚至國(guó)家的利益都有可能遭受威脅。

1.3 信息化建設(shè)中的規(guī)范制度缺乏

制度不完善問(wèn)題曾長(zhǎng)期侵?jǐn)_我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作，而隨著檔案管理信息化建設(shè)的開展，新一輪制度問(wèn)題在這一工作中不斷涌現(xiàn)。事業(yè)單位的檔案往往會(huì)進(jìn)行絕密、機(jī)密、秘密等不同等級(jí)的保密規(guī)格劃分，不同規(guī)格的檔案信息也需要給予不同的關(guān)注，但在實(shí)際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，很多事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)后存在著規(guī)范制度建設(shè)滯后的情況，這就直接導(dǎo)致不同保密規(guī)格的檔案未能在管理中體現(xiàn)出差異，同時(shí)引發(fā)的檔案保密系統(tǒng)混亂便很容易為不法分子提供可趁之機(jī)。此外，管理檔案電腦的不規(guī)范、隨意使用同樣屬于規(guī)劃制度缺乏的具體表現(xiàn)。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題的解決措施

2.1 構(gòu)建完善的檔案信息化管理體系

為了提高我國(guó)事業(yè)單位檔案信息化管理的效率，應(yīng)構(gòu)建完善的檔案信息化管理體系。檔案信息化管理的網(wǎng)站是查詢檢索信息服務(wù)的主要模式，其不但能夠方便信息的傳遞，而且便于信息的管理。在網(wǎng)站的建設(shè)中應(yīng)保證其不斷升級(jí)完善，以便于滿足時(shí)代發(fā)展的需要。另外，在日常管理工作中可借助掃描儀將信息進(jìn)行完整的復(fù)制，并儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中，減少管理的費(fèi)用。同時(shí)，還可構(gòu)建檔案全文與目錄的數(shù)據(jù)庫(kù)，方便檔案的管理與分類。在檔案信息化管理中，需同傳統(tǒng)管理模式結(jié)合，彌補(bǔ)信息化管理的弱項(xiàng)，增強(qiáng)管理質(zhì)量。

2.2 積極引入信息化建設(shè)專業(yè)人才

要想全面推進(jìn)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，就必須要加大力度引進(jìn)信息化建設(shè)專業(yè)人才，為信息化建設(shè)工作搭建起最廣闊的平臺(tái)，進(jìn)一步確保信息化建設(shè)的高效性、便捷性與安全性。在平臺(tái)建設(shè)過(guò)程中，我們必須要將前期測(cè)試使用工作做到位，保證將測(cè)試工作落到實(shí)處，嚴(yán)格按照既定的操作要求來(lái)做好所有的改良的工作，不放過(guò)任何細(xì)小環(huán)節(jié)，全面提升系統(tǒng)操作的人性化，緊密配合事業(yè)單位工作開展的特點(diǎn)。

2.3 加大對(duì)先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的投入力度

信息化建設(shè)，最強(qiáng)有力的支撐便是先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，技術(shù)設(shè)備的先進(jìn)性是保證信息化建設(shè)高質(zhì)量的重要力量。不管是軟件支持還是硬件支持，都需要嚴(yán)格依據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況做出最佳的建設(shè)與管理方案。我們必須要嚴(yán)格按照事業(yè)單位自身的實(shí)際情況，來(lái)設(shè)置權(quán)限，完成好各項(xiàng)功能的開發(fā)與利用，竭盡全力提升系統(tǒng)軟件操作之間的兼容性，除此之外，我們還需要進(jìn)一步加強(qiáng)安全管理維護(hù)的力度，控制系統(tǒng)操作設(shè)備的管理，對(duì)于涉密資料不能在外網(wǎng)環(huán)境下操作，需要保持在內(nèi)網(wǎng)安全防護(hù)環(huán)境中，做好資料安全防護(hù)處理。

2.4 建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全屏障

檔案信息的安全問(wèn)題應(yīng)該引起相關(guān)管理人員的重視，特別是對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，很多檔案資料都帶有保密性，一旦失誤泄露，后果不堪設(shè)想。因此，檔案管理部門需要通過(guò)有效措施來(lái)保障檔案信息的安全性，定期更新病毒庫(kù)和主機(jī)，并徹底查殺木馬等計(jì)算機(jī)病毒。同時(shí)，還可結(jié)合實(shí)際，設(shè)立資料借閱規(guī)章制度，借閱程序需要符合規(guī)定，實(shí)現(xiàn)檔案的有序管理。檔案資料在網(wǎng)絡(luò)間進(jìn)行傳遞也需進(jìn)行嚴(yán)格細(xì)化，可根據(jù)資料的核心程度以及重要程度，差異化的設(shè)置等級(jí)，通過(guò)這種方式，保證檔案的安全性。同時(shí)，國(guó)家也需盡快完善網(wǎng)絡(luò)安全法規(guī)，加大網(wǎng)絡(luò)犯罪的打擊和懲罰力度，為我國(guó)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境凈化提供保障，給用戶創(chuàng)造一個(gè)安全、優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)共享環(huán)境。

2.5 完善檔案信息化監(jiān)督制度

不斷的完善事業(yè)單位檔案信息化建都制度，能夠有效的促進(jìn)相關(guān)的工作合理的進(jìn)行及開展。而且，相關(guān)的工作人員也可以在具體的監(jiān)督下，調(diào)動(dòng)自己的工作積極性，確保能夠按照相關(guān)的法律法規(guī)，更加主動(dòng)的進(jìn)行管理，同時(shí)還能夠確保相關(guān)檔案的信息安全。事業(yè)單位一定要合理的運(yùn)用好內(nèi)部監(jiān)督以及外部監(jiān)督。使能夠共同合作，互相結(jié)合，能夠促進(jìn)及時(shí)的發(fā)現(xiàn)檔案管理的不足之處，及時(shí)采取相關(guān)解決措施，建立完善的信息管理系統(tǒng)。

總之，信息化時(shí)代，做好檔案管理信息化建設(shè)對(duì)提高事業(yè)單位的檔案管理水平、實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開、促進(jìn)事業(yè)單位良性發(fā)展均具有積極的意義。新時(shí)期，事業(yè)單位要充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，從檔案管理的管理制度、硬件設(shè)施、管理人員等方面入手，切實(shí)做好檔案管理信息化建設(shè)。