大數(shù)據(jù)分析法在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用分析

文/王軍憲，山東省威海市文登區(qū)貿(mào)易辦公室

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，對企業(yè)人力資源管理提出了更嚴(yán)格的要求，企業(yè)檔案管理作為企業(yè)的主要工作內(nèi)容，必須與時俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息管理。大數(shù)據(jù)分析法作為一種科學(xué)的管理模式合理應(yīng)用可以提升管理質(zhì)量與效果。

1 大數(shù)據(jù)分析方法在企業(yè)檔案管理技術(shù)手段

1.1 數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)

數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)是通過對信息內(nèi)容所包含的數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)的挖掘和分析，探索其在大量數(shù)據(jù)信息中的內(nèi)在規(guī)律。在實(shí)踐中，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)主要是通過數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、查詢和實(shí)施等幾個過程來實(shí)現(xiàn)的。

數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用可以有效地提高決策的效果和質(zhì)量。通過日常管理中數(shù)據(jù)信息的集中處理和集成，一些企業(yè)會發(fā)現(xiàn)企業(yè)的數(shù)據(jù)信息量大、信息量大，信息冗余問題嚴(yán)重。毫無疑問，這種情況的存在給數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的準(zhǔn)備帶來了一些困難，因為企業(yè)信息數(shù)據(jù)庫的功能還不完善，即信息數(shù)據(jù)的登記、檢索和統(tǒng)計。在大量信息數(shù)據(jù)中找不到的風(fēng)險數(shù)據(jù)的值。在這方面，有必要對數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行系統(tǒng)的分析和深入的挖掘，挖掘其內(nèi)在規(guī)律和價值。

1.2 數(shù)據(jù)收集和傳播技術(shù)

從計算機(jī)的角度來看，在信息傳遞過程中，無論什么樣的信息是可變的，為了保證信息的真實(shí)性，都有必要在信息傳遞過程中對信息進(jìn)行系統(tǒng)的處理。因此，在信息發(fā)布過程中，員工應(yīng)加強(qiáng)信息的處理，加強(qiáng)管理，確保信息的有效傳遞。然而，在信息傳輸過程中，計算機(jī)信息處理技術(shù)相對繁瑣，其工作過程相對復(fù)雜，因為在信息收集和整理過程中，計算機(jī)信息處理技術(shù)必須高效、方便，需要通過數(shù)據(jù)采集和傳播技術(shù)對數(shù)據(jù)進(jìn)行合理配置，并進(jìn)行整理、系統(tǒng)處理，以確保信息的內(nèi)在價值和功能。

在信息管理中，計算機(jī)系統(tǒng)并不簡單地處理各種信息數(shù)據(jù)，而是要對不同信息技術(shù)的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性進(jìn)行探討，深入分析，綜合其關(guān)聯(lián)性特點(diǎn)，強(qiáng)化安全管理，要針對各種信息進(jìn)行系統(tǒng)的驗證和分析，進(jìn)而在根本上保證各種信息的安全性。信息安全技術(shù)的應(yīng)用可以達(dá)到這一效果。信息安全技術(shù)的管理不僅可以提高信息處理的質(zhì)量，而且可以保證信息的準(zhǔn)確性。

1.3 信息處理與存儲技術(shù)

在“大數(shù)據(jù)”環(huán)境下，由于信息量大、內(nèi)容復(fù)雜，這些信息在網(wǎng)絡(luò)中有著密切的關(guān)系，形成了相關(guān)的結(jié)構(gòu)。在這種情況下，信息處理必然存在一些問題和不足，為了提高信息處理的質(zhì)量和速度，在短時間內(nèi)在海量信息中快速、準(zhǔn)確地找到信息內(nèi)容，準(zhǔn)確分析用戶的瀏覽信息，就要通過信息技術(shù)數(shù)段，利用信息處理與存儲技術(shù)存儲和分析用戶的相關(guān)數(shù)據(jù)信息以及數(shù)據(jù)庫中周圍的相關(guān)內(nèi)容，以加快數(shù)據(jù)的響應(yīng)速度。

2 大數(shù)據(jù)分析法在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用分析

在企業(yè)檔案管理過程中要合理的應(yīng)用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)與手段，在實(shí)踐中要重視管理技術(shù)與設(shè)備的引入，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，利用大數(shù)據(jù)提升服務(wù)質(zhì)量，其具體如下：

2.1 引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)和設(shè)備

加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息技術(shù)的應(yīng)用，通過大數(shù)據(jù)分析法整合企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)的實(shí)際情況，并無縫銜接。只有這樣，才能為人力資源管理信息化的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。因此，在實(shí)踐中，運(yùn)用各種先進(jìn)的技術(shù)手段和設(shè)備，建設(shè)一個完整的網(wǎng)絡(luò)信息管理平臺。

對此，在實(shí)踐中更要重視硬件與軟件設(shè)備的管理，基于企業(yè)檔案管理的實(shí)際狀況合理的配置相關(guān)設(shè)備，基于大數(shù)據(jù)為支持，應(yīng)用智能化的軟件系統(tǒng)，在軟件硬件以及大數(shù)據(jù)分析技術(shù)的支持之下，實(shí)現(xiàn)對企業(yè)檔案管理的信息化、智能化管理。

2.2 加強(qiáng)檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)

檔案信息數(shù)據(jù)庫在查詢、檢索、統(tǒng)計和快速生成表格方面具有顯著的優(yōu)勢，但在實(shí)踐中不能滿足相關(guān)人員對檔案信息的組織識別。通過實(shí)踐中的全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，對材料評估等工作可以從根本上提高企業(yè)檔案利用的工作效率，系統(tǒng)地整合各類信息，深化企業(yè)檔案信息的開發(fā)利用。有效提高工作效率和質(zhì)量，是保護(hù)單位檔案的重要途徑。全文信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)可以根據(jù)咨詢的需要進(jìn)行簡化。

完善的企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的建設(shè)，以具體的管理權(quán)限為基礎(chǔ)，可以實(shí)現(xiàn)逐層企業(yè)檔案局域網(wǎng)的建設(shè)，利用局域網(wǎng)可以實(shí)現(xiàn)信息的鏈接，并可以進(jìn)行檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。它可以提高檔案管理的有效性，真正實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化。在實(shí)踐中，必須構(gòu)建完善的企業(yè)管理信息中間線，充分發(fā)揮其指導(dǎo)和技術(shù)支持的作用，規(guī)范企業(yè)檔案信息的流通渠道。

2.3 通過大數(shù)據(jù)分析提升服務(wù)質(zhì)量

通過對數(shù)據(jù)資源流向、流量和流量的分析，計算分析了數(shù)字檔案的需求和服務(wù)能力，合理確定了數(shù)字檔案的服務(wù)資源，實(shí)現(xiàn)了資源共享。同時，利用信息數(shù)據(jù)對顧客滿意度、資源的利用和分配以及發(fā)展趨勢進(jìn)行深入分析，通過信息循環(huán)的方式進(jìn)行反饋處理，實(shí)現(xiàn)了信息導(dǎo)航、讀者服務(wù)等功能，真正實(shí)現(xiàn)了以數(shù)據(jù)為導(dǎo)向的服務(wù)模式。

基于大數(shù)據(jù)庫的資源平臺改造，通過資源整合和統(tǒng)一調(diào)度應(yīng)用，解決了資源共享和專業(yè)資源與本地資源在不同領(lǐng)域的整合問題。作為整體綜合資源的重要組成部分，對用戶不同維度的信息內(nèi)容進(jìn)行了匯總和細(xì)化，并基于這些維度構(gòu)建數(shù)據(jù)立方體，實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)資源的預(yù)測和分析。這將有效地提高資源利用的效率和質(zhì)量。

3 結(jié)束語

企業(yè)檔案管理是一項長期、系統(tǒng)的管理工作。在管理過程中，管理者要與時俱進(jìn)，不斷完善自己的管理理念，在實(shí)踐中探索合適的檔案管理方法和手段，全面促進(jìn)檔案管理的有效發(fā)展。完善企業(yè)制度，強(qiáng)化檔案管理觀念，提高企業(yè)檔案工作者的綜合素質(zhì)和能力，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、規(guī)范化、科學(xué)化的管理模式，為企業(yè)的發(fā)展提供寶貴的檔案信息資源。