淺談人力資源檔案管理

陳志強(qiáng)

四川省渠縣人力資源執(zhí)法監(jiān)察大隊(duì) 四川達(dá)州 635200

人力資源管理水平的提高，在很大程度上能提升公司的總體工作環(huán)境。望此篇文章對(duì)我國(guó)各企業(yè)人力資源管理能有一定的幫助。

1 健全制度流程

提高重視程度，爭(zhēng)取將人事檔案工作納入企業(yè)年度績(jī)效考核。持續(xù)完善人事檔案管理工作制度，每2～3年修訂一次，明確管理權(quán)限，細(xì)化業(yè)務(wù)流程。將該制度納入企業(yè)制度匯編予以印發(fā)，確保管理人員熟悉，普通員工知曉。加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)，堅(jiān)持先培訓(xùn)后上崗，培訓(xùn)內(nèi)容包括法規(guī)制度、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)操技能。每年集中開展1次工作講評(píng)或業(yè)務(wù)交流。通過(guò)企業(yè)內(nèi)部展板展屏、媒體刊物，定期介紹工作動(dòng)態(tài)和相關(guān)知識(shí)。對(duì)擬提任干部，在報(bào)上級(jí)組織人事部門審批前由專人負(fù)責(zé)審檔；審核發(fā)現(xiàn)人事檔案不完整、不規(guī)范的，要求限期整改，確保其規(guī)范性和嚴(yán)肅性[1]。

2 增擴(kuò)渠道范圍

根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要，抓好“自選動(dòng)作”，對(duì)不同崗位的人事檔案適當(dāng)開展“私人訂制”，改變傳統(tǒng)檔案“千人一面、千篇一律”的面貌。除組織人事部門的材料外，應(yīng)適當(dāng)納入由各級(jí)職能部門、工青婦等群團(tuán)組織形成的榮譽(yù)嘉獎(jiǎng)材料，由紀(jì)檢監(jiān)察部門形成的黨內(nèi)外懲處材料，以及函授培訓(xùn)、繼續(xù)教育、比賽競(jìng)聘、資格或注冊(cè)考試等材料。要潛心分析崗位特點(diǎn)，分層分類的開展收集。如對(duì)業(yè)務(wù)部門員工，著重業(yè)績(jī)成果證明材料；對(duì)綜合部門員工，著重反映管理、協(xié)調(diào)和應(yīng)急能力的材料。尤其要將員工在重大活動(dòng)、重點(diǎn)工作、突發(fā)情況中的表現(xiàn)及時(shí)入檔。通過(guò)上述舉措，努力將人事檔案打造成選拔培養(yǎng)、人崗適配的高質(zhì)量依據(jù)。

3 提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)

想要做好個(gè)人檔案管理工作，需要工作人員對(duì)檔案管理的相關(guān)理論知識(shí)爛熟于心，并且需要能夠熟練的了解計(jì)算機(jī)技術(shù)，還需要具有相當(dāng)高的責(zé)任感以及職業(yè)道德和認(rèn)真謹(jǐn)慎的態(tài)度。企業(yè)需要對(duì)檔案管理人員定期展開思想教育工作，使其充分的了解到檔案管理工作的重要程度以及實(shí)際意義。另外還需要增強(qiáng)工作人員自身的責(zé)任感和榮譽(yù)感，以助于提高工作的效率[2]。

探索檔案資源利用價(jià)值。在檔案管理中，應(yīng)用檔案服務(wù)其他部門工作提供切實(shí)支持是檔案資源開發(fā)利用的一個(gè)重要方面，要與包括公安、司法、工商、民政、銀行、稅收等部門在內(nèi)的有關(guān)單位做好信息鏈接，發(fā)揮信息共享的優(yōu)勢(shì)，完善檔案社會(huì)信用體系的構(gòu)建。另外，還要加強(qiáng)補(bǔ)充檔案的收集與管理，尤其是干部人事檔案方面，要加強(qiáng)對(duì)其政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作績(jī)效、道德品質(zhì)等方面資料的收集，確保及時(shí)反映個(gè)人狀況，為干部人事管理服務(wù)。信息化手段服務(wù)檔案管理。人事檔案管理工作中要積極利用新技術(shù)服務(wù)于信息化水平的提升，在掌握現(xiàn)代檔案管理理論與模式的基礎(chǔ)上，配合管理工作需求積極開發(fā)相關(guān)管理軟件，對(duì)人事檔案做動(dòng)態(tài)化管理與維護(hù)，提升數(shù)字化水平，建立數(shù)據(jù)庫(kù)與備用數(shù)據(jù)庫(kù)，利用云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)有網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)提升辦公自動(dòng)化水平與管理信息化水平，服務(wù)檔案動(dòng)態(tài)化管理，并逐漸充實(shí)、優(yōu)化個(gè)人檔案的建設(shè)與管理，減少遺漏與損壞。

4 勞動(dòng)人事檔案管理工作服務(wù)手段現(xiàn)代化

為適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，盡快拋棄過(guò)去那種手寫筆抄落后的服務(wù)手段，利用計(jì)算機(jī)電腦技術(shù)、信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)服務(wù)手段現(xiàn)代化已迫在眉睫，在勞動(dòng)人事檔案管理工作服務(wù)方面切實(shí)推進(jìn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化、自動(dòng)化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)電腦軟件、大數(shù)據(jù)建立檔案電子化、自動(dòng)化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)人事檔案信息資源進(jìn)行分類、分析、提取、加工修改和高速便捷查詢。建立勞動(dòng)人事檔案網(wǎng)站平臺(tái)和信息服務(wù)中心，為檔案信息迅速傳遞交流提供網(wǎng)絡(luò)支持，為勞動(dòng)人事檔案管理服務(wù)社會(huì)創(chuàng)造條件，利用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檢索、編目、登記、借閱，使利用者快速準(zhǔn)確便捷地查找檔案信息[3]。

5 保證職工檔案的安全性

如果職工檔案被不法分子利用，并且職工檔案管理人員，不能及時(shí)的發(fā)現(xiàn)，被做了手腳的檔案有問(wèn)題，或者不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，某個(gè)職工的檔案被竊。那么，將會(huì)對(duì)職工的利益有所損失。并且受害者在遭受損失的同時(shí)，職工檔案管理人員，也將會(huì)，因?yàn)槁毠n案管理不當(dāng)而被處罰。所以為了大家的利益著想。人力資源管理部門應(yīng)該做好職工檔案管理的安全工作，時(shí)刻確保職工檔案處于安全狀態(tài)。

6 職工檔案管理有關(guān)部門要更新觀念，擴(kuò)大服務(wù)范圍

人事制度不斷變遷。職工檔案管理工作也在不斷地遇到新的難題。傳統(tǒng)型的職工檔案管理工作，它的服務(wù)方式比較閉合，主動(dòng)服務(wù)能力差，職工檔案管理的方法也比較簡(jiǎn)單，這種傳統(tǒng)型的職工檔案管理服務(wù)，并不能長(zhǎng)盛不衰，并且存在著許多缺陷。所以我們應(yīng)該及時(shí)變革，不斷優(yōu)化，我們的職工檔案管理服務(wù)，才能在服務(wù)這塊市場(chǎng)上長(zhǎng)久立足。我們應(yīng)該主動(dòng)服務(wù)。經(jīng)常了解各單位對(duì)職工檔案管理的需求，可以采取問(wèn)卷調(diào)查的方法，對(duì)各單位開展跟蹤式人力資源管理服務(wù)，把服務(wù)工作做到最需要之處，爭(zhēng)取最大限度地，發(fā)揮出職工檔案管理工作的作用。

因?yàn)楝F(xiàn)在是科技信息化時(shí)代。所以，職工檔案信息也加入了科技領(lǐng)域的行列里，現(xiàn)代職工檔案管理的模式可以借助電腦進(jìn)行存儲(chǔ)和備份，并可直接登錄系統(tǒng)進(jìn)行查閱，這在很大程度上節(jié)約了職工檔案管理工作的時(shí)間和成本。職工檔案管理工作的開展，為人才的培養(yǎng)提供了合理發(fā)展計(jì)劃。極大程度上，人力資源管理水平被提高。我相信，人力資源管理的輝煌發(fā)展指日可待！