資料檔案管理在水利工程建設中的重要性

才繼超

河北省水利工程局第八工程處 河北石家莊 530000

1 存在的主要問題

1.1 不規(guī)范的文件形式

根據(jù)檔案管理實踐工作經(jīng)驗和相關資料統(tǒng)計分析，文件形式不規(guī)范存在以下類型: 對建設項目、平面布置與結(jié)構(gòu)形式等超過 1 /3的重大變更沒有重新繪制竣工圖; 設計變更未在竣工圖上顯現(xiàn)或未按規(guī)定簽字; 格式書寫和檢驗記錄簽章不標準; 數(shù)據(jù)資料不利檢索、分類混亂、數(shù)據(jù)準確性與完整性較低。不同類型的問題摻雜在一起，不利于數(shù)據(jù)資料的調(diào)取與再利用[1]。

1.2 不健全的文件歸檔

工程變更審批手續(xù)不規(guī)范或者沒有審批資料，文件有請示、有復印件而沒有批復和原件的情況較為常見，文件材料在項目建設前期缺失。在項目建設過程中施工、技術人員往往掌握著大量的文件材料，文件歸檔不及時容易造成材料歸檔不齊全。另外，由于檔案借閱手續(xù)不規(guī)范使得部分材料不能及時收回，容易出現(xiàn)有借無還的現(xiàn)象。

1.3 不規(guī)范的文件整編

由于目前還未形成較為系統(tǒng)、完善的檔案管理方法，因此在建設活動中往往存在較多的問題，主要體現(xiàn)在以下方面: 檔案管理更多的傾向于建設過程、竣工驗收的管理，而對項文件的編制、資料收集完整性不夠重視，另外缺乏對人的有效激勵機制并忽視了人的主觀能動性，因此在檔案管理過程中人員的潛能未被充分的挖掘和激發(fā);主要體現(xiàn)在工程名稱與卷案題名不規(guī)范、卷內(nèi)備考表與目錄沒有按要求填寫、組卷排序混亂和分類不科學等方面。同時，在項目建設時存在利用初設圖紙的現(xiàn)象。

2 原因分析

2.1 檔案管理意識薄弱

對于檔案工作各參建方的不夠重視，存在注意力集中在項目建設，而忽視檔案管理的思想，監(jiān)管系統(tǒng)不完善; 部分項目存在資金投入不足、機構(gòu)空缺以及無人分管等現(xiàn)象，從而使得文件收集不齊全、檔案保存設備落后以及管理水平較低等結(jié)果。另外，在實踐工程中施工與監(jiān)理單位通常在檔案專項驗收前才開始進行相關工作，突擊補充物力、人力出現(xiàn)填數(shù)據(jù)、補手續(xù)、印文件等現(xiàn)象，從而造成檔案內(nèi)容失真等情況[2]。

2.2 管理部門關系不清

臨時設置的檔案管理機構(gòu)的職責和功能不夠具體、詳細，參建方的認識還不夠清晰和科學。部門之間的協(xié)調(diào)困難、關系混亂，從而使得檔案材料要求與實際交接、管理情況存在較大差異。另外，在檔案管理機構(gòu)撤銷或工作交接過程中未給出具體的目錄，也會使得資料缺失的現(xiàn)象出現(xiàn)，甚至存在具有較高價值的信息資料的丟失。

3 完善水利工程資料檔案管理的對策

3.1 轉(zhuǎn)變管理方式

第一，要對原有的工作方式進行改變。首先，要將原有的手工管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C管理方式，包括電子文件管理、檔案統(tǒng)計以及登記等等。同時將原有實體檔案向著信息化檔案的方向發(fā)展，對檔案進行網(wǎng)絡化利用，在對安全性做出保證的基礎上對檔案信息資源在企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展當中的作用進行充分發(fā)揮，對檔案信息資源水平進行提升。第二，要在現(xiàn)有的基礎上對檔案信息化管理模式進行研究。根據(jù)勘測單位實際工作開展中對于檔案的使用要求以及管理要求，將傳統(tǒng)檔案借閱、保管實現(xiàn)對用戶需求的轉(zhuǎn)變，對快速數(shù)據(jù)檔案利用、數(shù)據(jù)加工處理服務以及查詢技術資訊服務等模式進行轉(zhuǎn)變，通過技術方式的應用對電子文件完好性以及歸檔準確率問題進行解決。同時，要根據(jù)勘測工作需求做好檔案信息化管理系統(tǒng)的設計與應用，在對目前相關規(guī)范、規(guī)定要求進行滿足的情況下對不同電子文檔類型提供支持。第三，要積極創(chuàng)新技術，保證檔案在利用、查詢方面的快速性。對于目前部分電子文件來說，其通常具有較大的容量，在普通網(wǎng)絡環(huán)境下無法保證速度。對于該種情況，則可以聯(lián)系自身需求做好檔案信息管理平臺的研發(fā)，以此對檔案服務的下載利用、快速傳輸與瀏覽等目標進行實現(xiàn)。如可以通過高倍率壓縮、高保真還原技術的應用對檢索、瀏覽的快速性進行實現(xiàn)，對于檔案管理人員大量重復錄入信息的問題，可以應用OCR以及圖像解析技術，以自動的方式將信息添加到系統(tǒng)中，進一步提升工作效率。

3.2 積極指導，規(guī)范水利工程檔案管理

（1）深入一線，用跟蹤服務規(guī)范檔案工作在工程建設過程中，應定期深入工程建設現(xiàn)場，根據(jù)工程項目建設特點，基礎工程建設進度和現(xiàn)場文件材料形成情況，對檔案工作進行現(xiàn)場指導，以便及時解決發(fā)現(xiàn)的問題，從而實現(xiàn)跟蹤服務。針對檔案工作人員管理中存在的問題，及時采取有效措施，必要時組織短期培訓。一方面幫助一線檔案工作者學習和理解相關標準規(guī)范，掌握專業(yè)技能，提高專業(yè)水平。另一方面，需要了解項目動態(tài)和數(shù)據(jù)流，確保以完整和準確的方式收集檔案材料。（2）夯實基礎，完整收集工程建設資料水利工程的完整檔案是記錄有關參建單位績效的主要依據(jù)，真實反映了一個工程的各個分部、單元工程施工是否規(guī)范，管理是否科學有序，各參建單位工作是否做到了實處。因此，各參建單位必須夯實檔案工作基礎，及時有效地收集各類應歸檔的工程檔案文件材料[3]。

4 結(jié)語

水利工程檔案能夠真實反映水利工程建設和管理的全過程，是工程建設管理的證據(jù)和依據(jù)，對項目的運營和效益的發(fā)揮起著非常重要的作用。水利工程建設和管理過程中應加大對檔案管理工作的重視和關注，不斷提高檔案管理的水平，使檔案管理在水利工程建設中的意義得到充分的發(fā)揮，促進水利工程建設事業(yè)健康蓬勃發(fā)展。