淺談如何做好基層事業(yè)單位檔案管理工作

董遜

煙臺市萊山經(jīng)濟開發(fā)區(qū)管理委員會 山東煙臺 264003

管理的核心就是資料檔案管理，且檔案管理的價值在事業(yè)單位檔案管理工作中不可小覷，也正因如此正確認識檔案管理價值，并且處理好檔案資料管理工作則尤為重要。為此，本文介紹了事業(yè)單位檔案管理工，進一步總結(jié)了做好事業(yè)單位檔案管理工作的具體對策，以此為廣大同行在今后的檔案管理工作上提供有益的參考借鑒。

1 做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的必要性與重要性

檔案不僅是國家法規(guī)規(guī)定的記錄行為與檔案，其更是事業(yè)單位個人參與社會活動、參與工作的重要履歷證明，具有十分重要的社會價值意義。也正是因為事業(yè)單位人事檔案記錄了事業(yè)單位工作人員的全部履歷，所以科學有效的開展事業(yè)單位檔案管理工作，不僅能夠有效提高事業(yè)單位的行政管理職能，還能夠進一步激發(fā)事業(yè)單位工作人員的工作積極性，為事業(yè)單位的健康穩(wěn)定發(fā)展提供助推力。

2 當前檔案管理工作中存在的問題

2.1 人員方面

（1）重視程度的忽視。個別單位對檔案管理工作重視程度不夠。從單位領導到具體檔案管理人員沒有充分認識到檔案管理工作的重要意義，做不到系統(tǒng)地收集、管理、利用檔案。有的單位只保留財務、人事檔案，其他的檔案很少留存。有的單位安排其他人員從事檔案管理工作，在一定程度上反映了對檔案管理工作的重視程度遠遠不夠[1]。

（2）管理人員專業(yè)水平。檔案管理人員的專業(yè)水平有待提高，檔案管理是一項綜合性工作，做好這項工作需要具備一定的文字知識和相關知識技能，在基層單位，大多數(shù)單位沒有專職檔案管理人員，兼職人員從事的工作較多，很多情況下，忙于其他工作，忽視了檔案管理工作，更很少有時間對檔案管理工作業(yè)務進行學習和研究，在檔案理論和實際操作能力方面有待提高，有的單位和人員往往是年底突擊整理一下檔案了事。

（3）相關技能培訓較少。檔案工作者水平較低的另一個原因是缺乏檔案專業(yè)培訓。在各單位，與黨務、財務、人事等工作相比，檔案工作很少組織專門培訓，檔案工作者沒有機會系統(tǒng)地學習檔案的理論和知識，有時檔案管理人員跟不上信息時代對檔案管理的要求。

2.2 制度方面

（1）制度不健全。檔案管理系統(tǒng)包括檔案的收集、整理、評價、儲存、利用、統(tǒng)計、教育和科學研究。在實踐中，大多數(shù)基層單位只制定了保管、出借、保密等基本制度，部分制度有待進一步完善。

（2）制度制定相對滯后。當前制定的制度，大多是針對傳統(tǒng)的檔案收集、整理、保管等形式，對于信息化條件下的檔案管理制度建設研究不多。

2.3 硬件設施方面

（1）沒有獨立的檔案室。受辦公用房、資金等多種因素影響，很多基層單位沒有建立專門的檔案室，特別是在一些事業(yè)單位當中，將檔案存放在辦公室中，而辦公室人員眾多，給檔案的保管帶來了安全隱患，更不利于涉密檔案的管理。

（2）檔案室硬件設施不達標。有的單位雖然建立了檔案室，但只是安裝了的防盜門窗，配備了檔案柜、滅火器等基本設施，沒有配備監(jiān)控、報警等設備，更達不到“三分開”“八防”等要求。

（3）檔案數(shù)字化程度不夠。大多單位以紙質(zhì)檔案為主，很少形成系統(tǒng)的電子檔案。與檔案數(shù)字化管理有一定的差距，在一定程度上影響了檔案的開發(fā)和利用效率。

3 做好事業(yè)單位檔案管理工作的具體對策

3.1 對事業(yè)單位檔案管理水平加以提升

對事業(yè)單位檔案管理水平加以提升，能夠進一步的推動事業(yè)單位行政管理工作的高效率開展。因此，在事業(yè)單位的日常檔案管理工作過程中，就必須要提供必要的組織保障，將檔案管理工作納入到事業(yè)單位日常管理體系之中。并且選擇具有良好思想品質(zhì)的，具有較高專業(yè)技術能力的，責任性強的專職人員，負責檔案管理工作[2]。

3.2 進一步提高事業(yè)單位檔案管理工作職能

進一步完善高校檔案管理職能，有利于檔案管理工作的順利開展。為此，事業(yè)單位應根據(jù)自己的實際情況，建立健全檔案管理制度，對檔案進行定期檢查和監(jiān)督，確保檔案管理措施能夠積極落實到位。充分發(fā)揮檔案管理服務的主動性，主動為事業(yè)單位工作人員提供檔案服務，利用信息服務。

3.3 進一步加強事業(yè)單位檔案業(yè)務工作

要想進一步加強事業(yè)單位檔案的業(yè)務工作，就必須在事業(yè)單位內(nèi)部構(gòu)建一個完善的文件整理規(guī)定，對檔案管理范圍進行確定，制定出科學合理的檔案整理程序，從而保證檔案案卷質(zhì)量[3]。并且還要以規(guī)范化標準對事業(yè)單位的檔案數(shù)據(jù)信息錄入工作加以要求，充分借助計算機軟件系統(tǒng)對檔案進行歸檔，并整理成為數(shù)字文檔，以方便日后的信息檢索使用。

3.4 用信息技術提升安全水平

隨著信息技術的發(fā)展和應用，事業(yè)單位的檔案信息安全管理可以利用網(wǎng)絡技術的優(yōu)勢，提高檔案信息安全管理的效率和質(zhì)量，同時方便檔案檢索工作，節(jié)省大量紙質(zhì)文件管理時間。事業(yè)單位檔案管理人員應加強現(xiàn)代信息管理觀念，掌握以信息為基礎的檔案管理手段，能夠利用掃描儀等信息設備對書面文件進行轉(zhuǎn)換，保證檔案信息的完整性和完整性，避免損失。

4 結(jié)語

無論事業(yè)單位的制度如何改變，檔案管理的價值都是無法取代的，所以事業(yè)單位的工作人員必須要充分的認識到事業(yè)單位檔案管理工作的價值，做好檔案管理工作的必要性與重要性。從而在今后的工作中，不斷的優(yōu)化自身的檔案管理工作，構(gòu)建科學合理的檔案管理模式，提高檔案管理能力，推動事業(yè)單位管理工作的良好發(fā)展的同時，促進事業(yè)單位的健康成長[4]。