機(jī)關(guān)公文處理工作思考

摘 要：公文處理工作的水平，不僅反映了公文處理人員的素質(zhì)，也反映了一個(gè)機(jī)關(guān)的工作水平和工作作風(fēng)。對(duì)于機(jī)關(guān)單位來說，公文處理多數(shù)是在辦公室中進(jìn)行的工作，由文秘、機(jī)要人員和檔案人員相互配合完成，如何能夠高效、安全、高質(zhì)量的處理好公文文件，如何提高公文處理水平一直是相關(guān)工作人員研究、思考的方向。本文從公文處理的全流程入手，分步驟的分析每個(gè)環(huán)節(jié)的工作目標(biāo)、內(nèi)容與實(shí)施方法，只有通過每個(gè)環(huán)節(jié)的嚴(yán)格規(guī)范管理，才能達(dá)到公文水平的整體提升，才能發(fā)揮“以文輔政”的作用。

關(guān)鍵詞：公文處理;提升水平;以文輔政

對(duì)于機(jī)關(guān)公文處理工作，以下六個(gè)工作節(jié)點(diǎn)非常重要，分別是簽收和登記、傳閱和承辦、催辦、審核、保管和歸檔、安全保密。只有“對(duì)癥用藥”，方能達(dá)到提升改進(jìn)效果。

1 把好文件處理第一關(guān)，嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范做好文件的簽收和登記

文件處理要始終堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理原則，機(jī)關(guān)辦公室是文件處理的歸口管理部門，一定要嚴(yán)把文件入口關(guān)，對(duì)來文核對(duì)無誤后再簽收，并做好詳細(xì)登記。所有往來正式公文都應(yīng)做到專人來統(tǒng)收、統(tǒng)辦、統(tǒng)管，以便于規(guī)范管理、查閱利用。

2 區(qū)分輕重緩急，科學(xué)、高效的開展傳閱、承辦工作

辦公室機(jī)要室每天都要接收大量文件，如何做到準(zhǔn)確無誤并且高效完成文件的傳閱和承辦，則需要辦文秘書采取科學(xué)有效的分類傳閱和記錄方式。首先，辦文秘書要對(duì)文件按照緊急程度和重要級(jí)別的不同進(jìn)行準(zhǔn)確區(qū)分，然后利用文件夾的顏色將區(qū)分開的文件分類擺放，緊急、重要的文件用紅色文件夾進(jìn)行傳閱承辦，一般文件用藍(lán)色文件夾傳閱承辦，密級(jí)文件用黑色寫有“保密”字樣的文件夾傳閱承辦。這樣使領(lǐng)導(dǎo)和承辦人員對(duì)文件大致情況可以一目了然，做到急件急辦，特件特辦，保證緊急和重要公文先辦理、先運(yùn)行、先落實(shí)。其次，文件在傳閱承辦的過程中，要準(zhǔn)確地做好記錄，理清領(lǐng)導(dǎo)批示內(nèi)容、辦理程度、辦理進(jìn)度等情況，做到每一份文件的處理過程都有一條清晰的運(yùn)轉(zhuǎn)軌跡，便于跟蹤文件辦理情況和痕跡資料的留存?zhèn)洳椤?/p>

3 科學(xué)靈活的開展催辦工作，緊抓辦文時(shí)效性

文件工作對(duì)辦文秘書最基本的要求就是責(zé)任心和時(shí)間觀念，每份文件都是在特定的時(shí)間內(nèi)才能產(chǎn)生效用，文件辦理要做到隨到隨辦，不拖、不壓、不誤、不漏，這是公文處理工作時(shí)效性的最基本要求，而時(shí)效性的強(qiáng)弱，則直接影響和決定著企業(yè)的工作效率。某種意義上講，辦文秘書在辦文的過程中就是要跟時(shí)間賽跑，緊抓辦文時(shí)效性。

辦文秘書在辦文過程中要能夠科學(xué)靈活的掌控“辦文全局”，每份文件的時(shí)限是多少、領(lǐng)導(dǎo)批示意見是什么、辦理到哪里了、辦到什么程度，都要做到心中有數(shù)。俗話說“好記性不如爛筆頭”，做好辦文記錄就顯得尤為重要。每天上班對(duì)照在辦的文件記錄，稍加回憶，整個(gè)“辦文全局”則了然于心。哪些文件需要催辦、該怎么催辦、需要催辦到什么程度，自然心中有數(shù)。

4 嚴(yán)肅認(rèn)真把好公文審核關(guān)

根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》第一章第三條：黨政機(jī)關(guān)公文是黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報(bào)告、通報(bào)和交流情況等的重要工具。以單位和辦公室名義印發(fā)的公文，代表著單位的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，必須按照既定程序、格式來進(jìn)行，它通過文件的起草、修改、審核、校對(duì)等多道工序?qū)訉影殃P(guān)，使公文的制發(fā)處在多方、多環(huán)節(jié)的監(jiān)督之下，從而使公文的準(zhǔn)確性、有效性、合理性得到保證。

根據(jù)公文處理辦法的相關(guān)規(guī)定，公文的審核和印發(fā)要堅(jiān)持先排后審、逢文必審、每字必核、審寫分離、急文穩(wěn)審、發(fā)前審止原則。

公文審核人員在公文審核中必須力戒粗枝大葉、盲目修改、經(jīng)驗(yàn)主義、忙中出錯(cuò)、前重后輕、功力不深。唯有做到此"六戒"，方能把公文辦成精品。

5 加強(qiáng)保管和歸檔工作的責(zé)任意識(shí)和安全意識(shí)

公文辦理完成后，由機(jī)要人員暫時(shí)保管，需在指定地點(diǎn)有序存放，一般每年年終根據(jù)文書立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)分類整理，定期向檔案部門移交。歸檔工作是文書處理的最后環(huán)節(jié)也是非常重要的環(huán)節(jié)。機(jī)要人員與檔案管理員在交接歸檔文件的過程中應(yīng)相互配合，仔細(xì)審核歸檔文件的真實(shí)性、完整性和安全性，做到無縫銜接、安全、無遺漏的完成文件歸檔工作。

文件保管和歸檔工作涉及文件數(shù)量大、種類雜，需要管理人員有較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)和安全意識(shí)，能夠站在對(duì)單位負(fù)責(zé)、對(duì)歷史負(fù)責(zé)的高度，認(rèn)真做好每一份文件的保管和歸檔工作。

6 安全保密工作要貫穿始終

機(jī)關(guān)公文作為單位政策、制度等運(yùn)行的主要手段，經(jīng)常會(huì)涉及一些秘密事項(xiàng)，辦文人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國保密法》的相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格按照文件的保密要求和閱知范圍處理文件，并及時(shí)對(duì)可以接觸和閱讀公文的人員，進(jìn)行保密提醒。辦文人員作為涉密文件的直接接觸者，必須不斷加強(qiáng)自身保密意識(shí)、樹立保密觀念。只有做到慎之又慎的保護(hù)每一份涉密文件，才能確保國家秘密、行業(yè)秘密的安全。

總之，公文處理工作就是對(duì)公文處理人員個(gè)人素質(zhì)和能力的考驗(yàn)，公文處理人員不僅要俯而行，腳踏實(shí)地;還要仰而思，靈活變通。不僅要遵循流程，不逾矩;還要勇于突破，敢創(chuàng)新。不僅要求實(shí)、求細(xì)，還要求巧、求精。只有處理公文的人水平提高了，公文處理水平才能真正得到提高。

參考文獻(xiàn)

[1]黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例.第一章第三條

[2]尚棟.公文審核六戒.秘書工作，2018.07

作者簡介

侯倩穎（1983-），女，漢族，山東人，行政秘書，大學(xué)本科理科學(xué)士學(xué)位，西安市煙草專賣局（公司），研究方向：機(jī)關(guān)政務(wù)理論與創(chuàng)新。